## Warum das zählt

Ein Einstellungsprozess beginnt selten mit einer leeren Pipeline. Irgendwo liegt ein Ordner mit Lebensläufen von einer Karrieremesse, eine Shortlist einer Agentur im Posteingang, vierzig Bewerbungen aus einer Stelle vom letzten Jahr. Nichts davon ist in Kit – und weil niemand das von Hand abtippen will, bleibt es, wo es ist.

Der Import nimmt den ganzen Ordner auf einmal – und mit ihm den Teil, den niemand gern erledigt. Jede dieser Dateien ist ein Mensch, dessen Daten Sie jetzt verarbeiten und der auf Ihrem Karriereportal nie etwas angeklickt hat. Kit verlangt deshalb, dass Sie angeben, woher die Dateien stammen, bevor auch nur eine davon gespeichert wird.

## Wo die Lebensläufe landen

Sie wählen zuerst das Ziel, und es gilt für den gesamten Stapel:

- **Eine Stellenanzeige** – öffnen Sie die Anzeige unter [Hiring > Stellenanzeigen](/hiring/job_postings) und wählen Sie **Lebensläufe importieren**, entweder im Menü ⋯ der Anzeige oder auf der Karte **Bewerbungen**. Sie legen fest, in welche Phase alle einsortiert werden – eine Shortlist kann also direkt im Interview landen statt ganz oben im Bewerbertrichter.
- **Der Talentpool** – starten Sie unter [Hiring > Talentpool](/hiring/talent_pool). Es wird keine Stelle verknüpft. Wählen Sie diesen Weg für Lebensläufe, die Sie später wiederfinden wollen, nicht für Personen, die Sie gerade bewerten. Wie diese Liste funktioniert, steht unter [Talentpool](/docs/talent-pool).

Die Wahl fällt vor dem Hochladen und lässt sich mitten im Stapel nicht mehr ändern. Gehört die Hälfte des Ordners zu einer Stellenanzeige, führen Sie zwei Importe durch.

## Dateien hochladen

Ziehen Sie einen Ordner auf die Ablagefläche oder klicken Sie, um Dateien auszuwählen. Die Dateien werden **einzeln nacheinander** hochgeladen und gelesen, mit laufendem Fortschrittszähler – eine langsame Datei blockiert also nie den Rest.

| Einschränkung | Limit |
|---------------|-------|
| Dateien pro Import | 200 |
| Maximale Dateigröße | 10 MB pro Datei |
| Akzeptierte Formate | PDF und .docx |

`.doc`, das ältere Word-Format, wird abgewiesen – speichern Sie die Datei zuerst als PDF.

Kit prüft, was eine Datei enthält, nicht, wie sie heißt. Wer `photo.png` in `cv.pdf` umbenennt, kommt damit nicht durch: Die Datei wird beim Hochladen abgewiesen, der Grund steht direkt daneben.

## Die Prüfablage

Das Hochladen speichert noch nichts in Ihrer Pipeline. Jede Datei wird zu einer Zeile in einer Prüfablage, die nur Ihr Team sieht – und in dieser Ablage findet die Prüfung statt.

| Zeilenstatus | Bedeutung |
|--------------|-----------|
| Ausstehend | In der Warteschlange, noch nicht gelesen |
| Wird gelesen | Die KI liest diese Datei gerade |
| Bereit | Name, E-Mail, Telefon, Position und Unternehmen sind da – prüfen Sie sie |
| Kein Lebenslauf | Lesbar, aber kein Lebenslauf |
| Nicht lesbar | Beschädigt, ohne Texterkennung gescannt oder passwortgeschützt |
| Nicht gelesen | Die KI-Anreicherung ist aus oder die Credits sind aufgebraucht – tragen Sie die Felder selbst ein |

Die KI liest ausschließlich Identitätsdaten: Name, E-Mail, Telefon, aktuelle Position, aktuelles Unternehmen. Sie bewertet niemanden, erstellt kein Ranking und vergibt keine Punktwerte. Die [Lebenslauf-Extraktion](/docs/resume-extraction) im Volltext läuft danach, sobald die Einträge existieren.

**Jede Zeile braucht eine E-Mail-Adresse, bevor der Stapel gespeichert werden kann.** Zeilen ohne E-Mail werden markiert, und die Schaltfläche **Import abschließen** bleibt deaktiviert, bis Sie sie ergänzen oder die betroffenen Zeilen entfernen.

Den Tab zu schließen ist unkritisch. Verloren gehen nur Dateien, deren Upload noch nicht abgeschlossen war – alles, was bereits in der Ablage liegt, wartet unter **Hiring > Importe** auf Sie.

## Duplikate zusammenführen

Ein Stapel enthält fast immer Personen, die Kit schon kennt. Diese Zeilen werden markiert: Kit legt nie stillschweigend eine zweite Kopie eines Menschen an – und verwirft nie stillschweigend eine Zeile, nur weil sie bekannt aussieht. Für jede markierte Zeile entscheiden Sie:

- **Lebenslauf an die vorhandene Person anhängen** – die Datei wandert zu dem Eintrag, den Sie bereits haben
- **Als neu importieren** – Sie haben entschieden, dass es zwei verschiedene Personen sind
- **Überspringen** – diese Zeile gar nicht importieren

Der Abgleich läuft über die E-Mail-Adresse. Ein Lebenslauf ohne eine E-Mail, die Kit lesen konnte, kann also mit nichts abgeglichen werden. Tragen Sie zuerst die E-Mail ein, dann erscheint der Treffer.

## Quelle und Rechtsgrundlage

Ein importierter Lebenslauf trägt keinen Einwilligungsnachweis – niemand hat ein Kästchen angekreuzt, weil niemand dabei war. Bevor der Stapel gespeichert wird, halten Sie deshalb fest, **woher die Dateien stammen** (Ihr eigener Posteingang, eine frühere Stellenanzeige, eine Empfehlung, eine Veranstaltung oder eine eigene Beschreibung), und **bestätigen eine Rechtsgrundlage** für die Verarbeitung.

Beides wird mit jedem Eintrag gespeichert, den der Import anlegt, und auf jedem Profil angezeigt. Die Frage „Warum haben wir den Lebenslauf dieser Person?“ beantwortet sich ein Jahr später also direkt auf der Seite – nicht aus dem Gedächtnis.

> [!WARNING]
> Die Bestätigung der Rechtsgrundlage dokumentiert Ihre Entscheidung, sie ist keine Rechtsberatung – und Kit prüft sie nicht nach. Die betroffenen Personen darüber zu informieren, dass Sie ihren Lebenslauf verarbeiten, bleibt Ihre Aufgabe: Kit hält die Entscheidung fest, verschickt aber keine Benachrichtigung. Wenn Sie für einen Stapel keine Rechtsgrundlage benennen können, importieren Sie ihn nicht.

## So sieht ein importierter Eintrag aus

Kit nennt diese Einträge nirgends Bewerbungen, wo eine Person es sehen könnte. Auf der Kandidatenseite steht **Importiert am 14. März von Anna Kowalska**, dazu die von Ihnen erfasste Quelle, der ursprüngliche Dateiname und ein Link zurück zum Import.

Niemand erhält die Nachricht, seine Bewerbung sei weitergekommen – denn nichts ist weitergekommen. Die erste E-Mail, die diese Menschen je von Ihnen bekommen, ist die, die Kit verschickt, wenn **Sie** sie in eine Phase weiterführen: der Moment, in dem ein fremder Mensch zum ersten Mal von Ihrem Unternehmen hört. Lesen Sie diese E-Mail, bevor Sie klicken.

## Den Import abschließen

Beim Abschließen meldet Kit, was passiert ist: wie viele Einträge **angelegt** wurden, wie viele Lebensläufe mit vorhandenen Personen **zusammengeführt** wurden, wie viele Zeilen Sie **übersprungen** haben und wie viele **fehlgeschlagen** sind.

Ab diesem Moment sind es gewöhnliche Einträge: dieselbe Pipeline, dasselbe Vorgehen beim [Prüfen von Bewerbungen](/docs/reviewing-applications) und beim [Verwalten der Pipeline](/docs/managing-your-pipeline), dieselben Aufbewahrungs- und Anonymisierungsregeln wie für alle anderen ([Kandidatenschutz und Einwilligung](/docs/candidate-privacy-and-consent)) – und sie erscheinen wie jeder andere Kandidat in den [Datenexporten](/docs/data-export).

## KI-Credits

Das Auslesen läuft über die KI-Credits Ihres Kontos, etwa zwei Aufrufe pro Datei. Sind die Credits aufgebraucht oder ist das Abonnement inaktiv, kommen die Zeilen als **Nicht gelesen** zurück: Der Import funktioniert trotzdem, Sie tragen die Felder selbst ein, und das Auslesen läuft automatisch weiter, sobald wieder Credits da sind. Den Stand sehen Sie unter [KI-Einstellungen](/integrations/ai/settings).

## Berechtigungen

| Aktion | Wer kann es tun |
|--------|-----------------|
| Import in eine Stellenanzeige durchführen | Admins sowie die Personalverantwortlichen der Anzeige |
| Import in den Talentpool durchführen | Nur Admins |
| Importierte Einträge ansehen und bearbeiten | Alle Teammitglieder |

Was jede Rolle abdeckt, steht unter [Team-Rollen](/docs/team-roles).

## Auf einen Blick

- [ ] Legen Sie das Ziel vor dem Hochladen fest – eine Stellenanzeige samt Phase oder der Talentpool
- [ ] Speichern Sie `.doc`-Dateien als PDF und halten Sie jede Datei unter 10 MB
- [ ] Ergänzen Sie jede fehlende E-Mail vor dem Abschließen, damit Duplikate abgeglichen werden können
- [ ] Lösen Sie jedes markierte Duplikat auf: anhängen, als neu importieren oder überspringen
- [ ] Erfassen Sie die Quelle und bestätigen Sie eine Rechtsgrundlage, die Sie vertreten können
- [ ] Lesen Sie die Phasen-E-Mail, bevor Sie eine importierte Person weiterführen – sie ist Ihr Erstkontakt