## Warum das zählt

Ein Feld der Kandidaten-Einblicke meldet **In Poznań ansässig: Nein**, und die Stelle verlangt Präsenz im Büro. Die KI hat recht – im Lebenslauf steht Kraków. Trotzdem fehlt genau die Auskunft, auf die es ankommt: ob diese Kandidatin oder dieser Kandidat umziehen würde.

Bisher blieben Ihnen drei Wege: raten, das Feld mit der eigenen Vermutung überschreiben oder eine einzelne E-Mail schreiben und die Antwort im Postfach liegen lassen. Fragen Sie über Kit, erhalten Sie „Nein – aber ich ziehe im ersten Quartal dorthin“, gespeichert im Feld und sichtbar für alle, die die Bewerbung prüfen. Kein noch so gründlicher zweiter Extraktionslauf hätte diesen Satz hervorbringen können, denn er steht nicht im Lebenslauf.

## So funktioniert es

Im Abschnitt **Kandidaten-Einblicke** einer Bewerbung wählen Sie die Felder aus, die bestätigt werden sollen, begründen jedes einzelne und senden eine E-Mail. Der Kandidat öffnet einen Link, der ausschließlich diese Felder zeigt, beantwortet sie, und seine Antwort wird ins Feld zurückgeschrieben – gekennzeichnet als von ihm selbst stammend.

Der Ablauf besteht aus vier Schritten:

1. **Felder auswählen** – jedes Feld der Kandidaten-Einblicke, das für Sie sichtbar ist, ob ausgefüllt oder leer
2. **Pro Feld begründen** – der Kandidat liest diese Begründung, sie soll also erklären und nicht verhören
3. **Eine E-Mail senden** – eine Nachricht für alle ausgewählten Felder, nicht eine pro Feld
4. **Die Antwort landet im Feld** – markiert mit **Kandidat** und geschützt vor jedem späteren Extraktionslauf

## Eine Rückfrage senden

Öffnen Sie die Bewerbung und gehen Sie zum Abschnitt **Kandidaten-Einblicke**. Wählen Sie in dessen Menü **Beim Kandidaten nachfragen…**. Der Dialog **Rückfrage an den Kandidaten** öffnet sich.

Unter **Was soll der Kandidat bestätigen?** steht eine Zeile pro Feld. Haken Sie die Felder an, die beantwortet werden sollen. Leere Felder lesen sich als Bitte, etwas einzutragen, gefüllte Felder als Bitte, den Wert zu bestätigen oder zu korrigieren. Beides ist legitim – ein selbstbewusst falscher Wert verdient mehr Aufmerksamkeit als ein leerer.

Sobald Sie eine Zeile ankreuzen, erscheint das Textfeld **Warum Sie fragen**, vorbelegt mit einer Formulierung, die zum Typ des Felds passt. Schreiben Sie sie in eigenen Worten neu, wann immer die Vorgabe zu allgemein bleibt: Dieser eine Satz entscheidet darüber, ob der Kandidat sich einbezogen oder überprüft fühlt. **Begründungen vorschlagen** übergibt die angekreuzten Felder an die KI und ersetzt die Texte durch zugeschnittene Formulierungen, die Sie weiterhin bearbeiten können.

Unter den Feldern liegen zwei optionale Textfelder:

| Textfeld | Wer es sieht |
|-----|-------------|
| **Nachricht an den Kandidaten** | Der Kandidat, oberhalb der Fragen |
| **Interne Notiz** | Nur Ihr Team – wird unter Notizen gespeichert und nie versendet |

**Rückfrage senden** verschickt die E-Mail.

> [!WARNING]
> **Interne Notiz** erreicht den Kandidaten nie, **Nachricht an den Kandidaten** immer. Beide Textfelder sehen im Dialog gleich aus – lesen Sie also die Beschriftung, bevor Sie etwas eintippen, das niemand weiterleiten soll.

Felder, die nur für Manager sichtbar sind, bietet der Dialog gar nicht erst an. Ein Feld, das Ihr erweitertes Team nicht sehen darf, kann damit auch in keiner E-Mail an Kandidaten landen. Wie die Sichtbarkeit von Feldern festgelegt wird, steht unter [Kandidaten-Datenfelder](/docs/candidate-data-fields).

## Was der Kandidat sieht

Der Link öffnet eine kurze Seite mit der Überschrift **Ein paar kurze Fragen zu Ihrer Bewerbung** – nur die abgefragten Felder, sonst nichts aus der Bewerbung, und ohne Anmeldung.

Jedes Feld zeigt seine Beschriftung, Ihre Zeile unter **Warum wir fragen**, ein zum Feldtyp passendes Bedienelement und ein Freitextfeld:

| Feldtyp | Bedienelement |
|------------|---------|
| Ja/Nein | **Ja** / **Nein** / **Bin nicht sicher** |
| Auswahl | Die Auswahlmöglichkeiten des Felds |
| Bewertung | Eine Skala von 1 bis zum Höchstwert |
| Tags | Kommagetrennter Text |
| Zahl, Datum, URL, Text | Das jeweils passende Eingabefeld |

Das Freitextfeld **Möchten Sie uns noch etwas mitteilen?** steht unter **Ihre Antwort** immer bereit. Dort landet die Antwort aus dem Poznań-Beispiel: Der Kandidat wählt **Bin nicht sicher**, was den Wert unangetastet lässt, und schreibt „ziehe im ersten Quartal dorthin“. Sie bekommen die Nuance, ohne dass ein falscher Wert gespeichert wird.

**Antworten senden** sendet alles auf einmal ab.

## Eine Antwort darf ausbleiben

Die Seite sagt das unmissverständlich, und **Ich möchte lieber nicht antworten** ist eine echte Schaltfläche. Wer sie benutzt, dessen Bewerbung bleibt unberührt: keine Markierung, kein Vermerk „abgelehnt“ auf Ihrer Seite, keine Auswirkung auf die Bewertung. Sie sehen lediglich, dass die Rückfrage ohne Antworten geschlossen wird.

Das ist Absicht. Eine Rückfrage ist eine Frage und keine Phase – behandeln Sie eine ausbleibende Antwort entsprechend.

## Wo die Antwort landet

Ein beantwortetes Feld weist als Quelle **Kandidat** statt **AI** aus, und der Wert stammt vom Kandidaten.

Dieses Kennzeichen ist keine Zierde. Ein erneuter KI-Extraktionslauf überschreibt einen vom Kandidaten stammenden Wert nie – so wenig, wie er einen von Ihrem Team von Hand eingetragenen Wert überschreibt. **Erneut extrahieren** nach einer Kandidatenantwort ist also unbedenklich. Was ein erneuter Lauf sehr wohl anfasst, steht unter [KI-Extraktion für Kandidatendaten](/docs/ai-extraction).

Der Wert, den die KI ursprünglich gefunden hat, bleibt am Datensatz erhalten. Sie sehen also weiterhin, was sie gelesen hatte, bevor der Kandidat sie korrigiert hat.

## Eine Rückfrage verfolgen

An drei Stellen sehen Sie, wie es um eine Rückfrage steht:

| Wo | Was dort steht |
|-------|---------------|
| Abschnitt **Kandidaten-Einblicke** | Ein Chip **Angefragt** an offenen Feldern, **Beantwortet**, sobald die Antwort eintrifft, und **Noch keine Antwort** anstelle eines Werts |
| **Notizen** | Ihre interne Notiz sowie wer die Rückfrage wann gesendet hat |
| Der E-Mail-Verlauf | Die Nachricht, die der Kandidat tatsächlich erhalten hat |

Sobald die Antworten eintreffen, erhalten Sie zusätzlich eine Benachrichtigung, Sie müssen also nicht ständig in den Abschnitt schauen. Alles davon sieht jeder, der die Bewerbung öffnen kann, siehe [Bewerbungen prüfen](/docs/reviewing-applications).

## Links, Erinnerungen und erneuter Versand

Der Link in der E-Mail funktioniert **14 Tage** lang. Hat der Kandidat nach **5 Tagen** nicht geantwortet, schickt Kit eine Erinnerung – genau eine, keine Serie.

Pro Bewerbung kann immer nur eine Rückfrage offen sein. Versuchen Sie, eine zweite zu senden, weist Kit Sie darauf hin, dass bereits eine offen ist und Sie diese zuerst abbrechen müssen. Diese Grenze verhindert, dass ein Kandidat fünf E-Mails von drei Teammitgliedern zur selben Bewerbung sammelt.

Für alles Weitere gibt es zwei Schaltflächen:

- **E-Mail erneut senden** – dieselben Fragen, ein frischer Link, für Kandidaten, die die E-Mail nicht mehr finden
- **Rückfrage abbrechen** – schließt die Runde und setzt den verschickten Link außer Kraft

> [!NOTE]
> Antworten, Absagen, Abbrechen und erneutes Senden entwerten jeden zuvor verschickten Link. Nur die jeweils letzte E-Mail einer Runde enthält einen funktionierenden Link.

## Auf einen Blick

- [ ] Öffnen Sie die Bewerbung und wählen Sie im Menü des Abschnitts **Kandidaten-Einblicke** den Eintrag **Beim Kandidaten nachfragen…**
- [ ] Wählen Sie nur die Felder aus, deren Antwort eine Entscheidung verändern würde
- [ ] Formulieren Sie jede Zeile unter **Warum Sie fragen** so, dass sie wie eine Frage klingt und nicht wie eine Prüfung
- [ ] Kontrollieren Sie, dass Vertrauliches in **Interne Notiz** steht und nicht in **Nachricht an den Kandidaten**
- [ ] Rechnen Sie mit einer Antwort innerhalb von 14 Tagen, mit einer Erinnerung an Tag 5
- [ ] Prüfen Sie, ob das beantwortete Feld nun als Quelle **Kandidat** ausweist
- [ ] Werten Sie **Ich möchte lieber nicht antworten** als neutrales Ergebnis, nicht als Signal