## Vor der Einladung veröffentlichen

Einladungen erzeugen aktive Teilnahmen. Kit nimmt sie deshalb nur für ein veröffentlichtes Programm an. Prüfen Sie die Teilnehmeransicht in der Vorschau, bestätigen Sie Inhalte und Bestätigungstext und veröffentlichen Sie das Programm anschließend.

Teilnehmer benötigen keinen Teamplatz. Ihre Einladungs-E-Mail öffnet ein separates Portal. Bevor Kit den Zugriff gewährt, prüft es, ob die eingeladene Person die E-Mail-Adresse kontrolliert.

## Eine Person oder eine Teilnehmerliste einladen

Öffnen Sie die Seite **Invitations** (Einladungen) des Programms. Sie können eine Person in das Formular eingeben oder bis zu 500 Zeilen im CSV-Stil einfügen – eine Person pro Zeile und in dieser Reihenfolge. Fügen Sie keine Kopfzeile ein; Kit behandelt jede nicht leere Zeile als Person.

```text
Jane Doe,jane@example.com,E-104,Engineering,Developer,2026-08-01
```

Nur die E-Mail-Adresse ist erforderlich. Eingefügte Zeilen müssen trotzdem dieselbe Spaltenreihenfolge einhalten. Lassen Sie bei einer Zeile nur mit E-Mail-Adresse die Namensspalte leer: `,jane@example.com`. Im Formular für eine einzelne Person füllen Sie einfach das E-Mail-Feld aus. Personalnummer, Abteilung, Rolle und Eintrittsdatum machen das Abschlussregister aussagekräftiger. Bei einem Eintrittsdatum endet die Frist nach dem Eintrittsdatum zuzüglich der Karenzzeit des Programms. Andernfalls beginnt die Karenzzeit heute.

Kit entfernt doppelte E-Mail-Adressen aus dem Stapel. Eine nicht leere Zeile ohne E-Mail-Adresse wird übersprungen und gezählt. Ist eine andere Zeile ungültig oder übersteigt der Stapel das verbleibende tägliche E-Mail-Limit des Kontos, lehnt Kit den gesamten Stapel ab. So entsteht keine nur teilweise eingeladene Gruppe.

Solange die Teilnahme einer Person noch offen ist, aktualisiert eine erneute Einladung derselben Adresse nur die von Ihnen angegebenen Felder der Teilnehmerliste. Sie erzeugt keine weitere Teilnahme. Laden Sie eine Person erneut ein, die das Programm abgeschlossen hat, öffnet Kit einen neuen ausstehenden Zyklus. Diese Person gilt damit im Abschlussregister wieder als offen. Verwenden Sie **Resend** (Erneut senden), wenn Sie lediglich die bestehende Einladung nochmals verschicken möchten.

## Das Abschlussregister lesen

Die Phase jeder Zeile zeigt, was als Nächstes zu tun ist:

| Phase | Bedeutung | Was zu tun ist |
|-------|-----------|----------------|
| Nachweis abgelehnt | Eine Aufnahme für eine Checkliste muss ersetzt werden | Prüfvermerk lesen und Teilnehmer um eine neue Aufnahme bitten |
| Unterschrift ausstehend | Die Aufgaben sind erledigt, aber die Bestätigung ist nicht unterschrieben | Erinnerung senden |
| In Bearbeitung | Der Teilnehmer hat begonnen | Aktivität, Frist und Erinnerungsverlauf prüfen |
| Nicht begonnen | Auf die Einladung folgte noch kein Fortschritt | Einladung erneut senden oder einen eingeschriebenen Teilnehmer erinnern |
| Rezertifizierung fällig | Ein neuer Jahreszyklus ist offen | Der neuen Teilnahme nachgehen |
| Abgeschlossen | Der aktuelle Abschlussnachweis ist gültig | Zertifikat herunterladen oder Register exportieren |
| Abgelaufen | Ein älterer Abschluss ist abgelaufen oder wurde ersetzt | Als Verlauf aufbewahren; für Folgeaufgaben den aktuellen Zyklus verwenden |

Die Seite zeigt Fristen, Überfälligkeit, letzte Aktivitäten und die Zahl der Erinnerungen, ohne abgeschlossene Nachweise umzuschreiben. Für eine offene Teilnahme können Sie manuell eine Erinnerung senden; eine Sperre verhindert doppelte Sendungen innerhalb einer Stunde. Die automatische Zeitplanung beschreibt [Erinnerungen und Fristen](/docs/training-reminders-and-deadlines).

## Nachweise exportieren

Exporte werden im Hintergrund in zwei Formaten erstellt:

- **CSV** verwendet die sieben Vanta-Spalten für Abschlüsse: Name, Personalnummer, Abteilung, Rolle, Trainingsmodul, Abschlussdatum und Status.
- **PDF** erzeugt ein Abschlussregister mit Branding und denselben Kernfeldern.

Checklisten-Exporte ergänzen eine separate Nachweisansicht mit Prüfstatus, Anzahl der Kontrollpunkte und Dateien, Gerätebezeichnungen und Aufnahmedaten. Für eine einzelne Person können Sie das Abschlusszertifikat herunterladen oder ein [Nachweispaket](/docs/training-evidence-checklists) erstellen.

Abgeschlossene Zeilen und Zertifikate beruhen auf einem unveränderlichen Schnappschuss der Person, des Programms und der Bestätigung zum Zeitpunkt des Abschlusses. Spätere Änderungen am Profil oder Programm schreiben den unterzeichneten Stand nicht um.

## Jährliche Rezertifizierung

Für neue Programme ist ein jährlicher Rhythmus aktiviert. Ein Jahr nach dem letzten Abschluss eines Teilnehmers eröffnet ein veröffentlichtes Programm eine neue Teilnahme, sendet eine neue Einladung und gibt der Person die aktuelle Karenzzeit des Programms für den Abschluss.

Der neue Zyklus bleibt vom alten getrennt. Frühere Abschlussdatensätze, Zertifikate und aufbewahrte Nachweise bleiben historische Tatsachen; der aktuelle Zyklus enthält die noch offenen Aufgaben. Kit legt für dieselbe Person und dasselbe Programm keinen zweiten offenen Zyklus an.

## Checkliste für die Einführung

- [ ] Programmtyp, Inhalte und Bestätigung passen zu der Kontrolle, die Sie nachweisen möchten
- [ ] Das Programm ist veröffentlicht und die Teilnehmeransicht wurde geprüft
- [ ] E-Mail-Adressen und Beschäftigungsdaten der Teilnehmerliste wurden geprüft
- [ ] Die Karenzzeit gibt neuen Mitarbeitern genug Zeit
- [ ] Der jährliche Rezertifizierungszyklus ist in Ihrer Richtlinie und Zuständigkeitsplanung berücksichtigt
- [ ] Für unvollständige Aufgaben und abgelehnte Nachweise gibt es eine verantwortliche Person
- [ ] Der CSV- oder PDF-Export wurde vor der Auditfrist getestet