Jak przekazać kandydatowi odmowę i wyjaśnić decyzję

Wiadomość z odmową powinna dotrzeć po podjęciu decyzji i jasno ją przekazywać. Po rozmowie warto też wyjaśnić konkretny powód związany z wymaganiami stanowiska. Kandydat nie powinien odgadywać wyniku z ciszy ani ze zmiany statusu w portalu.

Poniżej opisujemy, co pomaga przygotować taką wiadomość, jakich obietnic unikać i jak wykorzystać zapis ocen. Przywołane badania opisują doświadczenia kandydatów i deklaracje dotyczące kontaktu z firmą.

Odmowa jest częścią rekrutacji

Zwykle więcej osób otrzyma odmowę niż ofertę zatrudnienia. Warto więc przygotować ten etap równie starannie jak zaproszenie na rozmowę: ustalić odpowiedzialność za wiadomość, termin i zakres wyjaśnienia.

Co kandydaci mówią o informacji zwrotnej

LinkedIn Talent Solutions podaje, że 94% kandydatów chce informacji zwrotnej po rozmowie. Przywoływane badania doświadczeń kandydatów wskazują też około 41% osób, które taką informację dostały, a w innym badaniu 29% poznało powód odmowy. To różne pytania i grupy badanych; nie należy traktować tych odsetków jak jednego pomiaru tego samego procesu.

W badaniu Lighthouse Research przywoływanym przez JobScore informację zwrotną otrzymywało 65% kandydatów wewnętrznych i 17% zewnętrznych lub z polecenia. Wynik opisuje badaną grupę pracodawców w Ameryce Północnej. Nie dowodzi, że każda osoba bez wyjaśnienia pozostaje też bez wiadomości o samej decyzji.

Doświadczenia kandydatów a relacje z klientami

Przy rekrutacji do firmy konsumenckiej część kandydatów może być także jej klientami. Negatywne doświadczenie może więc wpłynąć na więcej niż zainteresowanie kolejną ofertą pracy. Virgin Media opisywało taki związek we własnej analizie.

Przypadek Virgin Media

W opisywanym przypadku Virgin Media analizowało około 123 000 odmów rocznie i szacowało utratę przychodów związaną ze złym doświadczeniem kandydatów na około 4,4 mln GBP rocznie, czyli w ówczesnych przeliczeniach około 5,4 mln USD. To szacunek firmy przywoływany przez LinkedIn Talent Blog i Fast Company, nie wynik eksperymentu nad treścią odmowy. Podawanych przy tym 18% kandydatów będących klientami, 6% rezygnacji i około 7 500 osób nie można mnożyć jako odsetków tej samej grupy: taki rachunek się nie zgadza.

Nie przenoś kwoty Virgin Media proporcjonalnie na własną firmę. Udział klientów wśród kandydatów i powody rezygnacji mogą być inne. Software Advice podaje deklaracje 42% badanych, którzy nie zamierzali ponownie kupić od firmy, i 34%, którzy odradziliby zakup innym po złym doświadczeniu. Deklaracja zamiaru nie jest pomiarem faktycznej utraty klienta.

Opinie o rekrutacji i decyzje kandydatów

Według CareerArc 72% szukających pracy dzieli się negatywnym doświadczeniem rekrutacyjnym online lub z innymi osobami. Warto zatem czytać powtarzające się uwagi o komunikacji i sprawdzać, czego dotyczą, zamiast zakładać, że każda krytyczna opinia wynika z samej odmowy.

CareerPlug podaje, że 58% kandydatów odrzuciło ofertę z powodu złego doświadczenia rekrutacyjnego. Cały proces obejmuje jednak także rozmowy, warunki oferty i organizację spotkań. Sam ten wynik nie pozwala ustalić, jaki udział miały opóźnienia lub brak informacji zwrotnej.

Co utrudnia przekazanie informacji zwrotnej

Brak informacji zwrotnej może wynikać z ograniczonego czasu, niepewności co do treści albo braku zapisanych ocen. Każdy z tych problemów wymaga osobnego rozwiązania.

„Nie mamy czasu” to problem systemu

Jeśli wyjaśnienie trzeba odtwarzać z pamięci po kilku dniach, przygotowanie wiadomości jest trudniejsze. Zapisuj oceny i powody decyzji na bieżąco. Wyznacz też osobę, która sprawdzi treść i wyśle odpowiedź.

Niepewność co do treści i odpowiedzialności

Informacja zwrotna powinna być prawdziwa, związana z pracą i zgodna z udokumentowaną decyzją. Nie ujawniaj danych innych kandydatów ani nie dopisuj wygodnego powodu po fakcie. Ustal z zespołem HR lub prawnikiem zasady odpowiednie dla waszej rekrutacji. Karta oceny powinna zawierać obserwacje uzasadniające decyzję.

„Nie mamy nic do powiedzenia” to problem karty oceny

Bez zapisanych kryteriów trudno wyjaśnić, co przesądziło o wyniku. Ustal wymagania i poproś rozmówców o przykłady uzasadniające oceny. „Na tym stanowisku potrzebujemy doświadczenia z utrzymaniem systemów rozproszonych, którego nie potwierdziliśmy w rozmowie” jest konkretniejsze niż „nie pasujesz”. Zobacz, jak przygotować karty oceny rozmów.

Jak przygotować odmowę

Przygotowując wiadomość, sprawdź cztery rzeczy: termin, jasność decyzji, zgodność powodu z oceną i ton wobec odbiorcy.

Na czas: dotrzymaj zapowiedzianego terminu

W przywoływanych badaniach 83% kandydatów chciało szybkiej informacji o zakończeniu udziału, a około 62% deklarowało utratę zainteresowania po dwóch tygodniach ciszy. Nie czekaj z wysyłką na koniec całej rekrutacji, jeśli decyzja dotycząca tej osoby już zapadła.

Nie dodawaj sztucznego opóźnienia tylko po to, by automatyczna decyzja wyglądała na ręcznie przemyślaną. Najpierw sprawdź podstawę odmowy i treść, a potem poinformuj kandydata. Jeśli decyzja wymaga jeszcze oceny człowieka, nie wysyłaj jej wcześniej.

Konkretnie: opieraj się na roli, nie na osobie

Oprzyj wyjaśnienie na wymaganiach oraz materiale z rozmowy lub zadania. Zamiast oceniać osobę jako „zbyt nerwową”, wskaż umiejętność, której nie udało się potwierdzić. Nie utożsamiaj braku informacji w CV z pewnością, że kandydat nie ma doświadczenia. W badaniu Lighthouse Research 70% kandydatów wskazywało, że jasny powód odmowy pozostawia pozytywne wrażenie; nie oznacza to, że każdy dobrze przyjmie decyzję.

Spójnie: ten sam proces dla każdego kandydata

Stosuj porównywalne kryteria wobec kandydatów na to samo stanowisko. Treść wiadomości powinna jednak odpowiadać konkretnej decyzji, a nie być identyczna dla wszystkich. Uwzględniaj też uzasadnione dostosowania procesu, na przykład potrzebę innej formy zadania.

Przykładowa wiadomość po rozmowie

Poniższy przykład pokazuje formę wiadomości. Użyj tylko takiego powodu, który odpowiada rzeczywistej ocenie. Zaproszenie do przyszłego kontaktu dodaj wyłącznie wtedy, gdy masz taki zamiar.

Cześć Mario,

dziękujemy za rozmowę na stanowisko Senior Backend Engineer i omówienie projektu systemu.

Zdecydowaliśmy się kontynuować rekrutację z inną osobą. Na tym stanowisku potrzebujemy doświadczenia z utrzymaniem potoków zdarzeń o dużej przepustowości. Podczas rozmowy nie uzyskaliśmy wystarczających przykładów pracy w tym zakresie.

Dziękujemy za czas poświęcony na rekrutację.

Zapisany powód ułatwia przygotowanie odpowiedzi. Przed wysłaniem sprawdź, czy sformułowanie jest zgodne z oceną i nie ujawnia wewnętrznych komentarzy nieprzeznaczonych dla kandydata.

Kiedy warto wrócić do dawnego finalisty

Konkretny powód pozwala kandydatowi lepiej zrozumieć decyzję. Jeśli później pojawi się inne stanowisko, wróć do tego wyjaśnienia i wskaż, co się zmieniło.

Informacja zwrotna a gotowość do ponownego kontaktu

LinkedIn podaje, że osoby otrzymujące konstruktywną informację zwrotną są cztery razy bardziej skłonne rozważyć firmę przy przyszłej okazji. To deklarowana skłonność, nie czterokrotny wzrost rzeczywistej liczby zatrudnień. Były finalista nadal może zmienić plany, oczekiwania lub dostępność.

Przy ponownym kontakcie masz już część materiałów i historię rozmów. Sprawdź, czy pozostają aktualne i czy możesz je wykorzystać w tym celu. CareerArc podaje, że 42% pracodawców kontaktuje się z odrzuconymi kandydatami w sprawie kolejnych ofert. Sam fakt posiadania ich danych nie oznacza gotowej puli zainteresowanych osób.

W nowej wiadomości wyjaśnij, co się zmieniło i dlaczego ta oferta może być odpowiednia. Nie zakładaj, że wcześniejsza uprzejma odmowa zobowiązuje do odpowiedzi. Praktyczne wskazówki znajdziesz w artykule o ponownym kontakcie z dawnymi finalistami.

Jak Kit wspiera przygotowanie odmowy

W Kit możesz zapisać wewnętrzny powód odmowy oraz osobną wiadomość dla kandydata. Nie są tym samym polem. Powód nie zawsze jest obowiązkowy; przy braku uzasadnienia i wcześniejszych ocen system może poprosić o jego uzupełnienie. Wewnętrzne notatki wymagają przeglądu przed wykorzystaniem w wiadomości do kandydata.

Wiadomość do kandydata może pojawić się w mailu z odmową i w portalu. Ustawienia pozwalają zaplanować wysyłkę, a odstępstwa od zasad są zapisywane. Opóźnienie służy organizacji procesu; nie dowodzi, że kandydatura została dokładnie oceniona.

Portal kandydata pozwala wrócić do przekazanych informacji. Gdy otworzy się kolejne stanowisko, dopasowywanie dawnych finalistów może pomóc znaleźć wcześniejsze zgłoszenia. Zespół nadal sprawdza aktualne dopasowanie i zasadność kontaktu.

FAQ

Czy firmy muszą przekazywać informację zwrotną po rozmowie?

Obowiązki zależą od prawa właściwego dla rekrutacji i okoliczności sprawy. Zakres wymaganego wyjaśnienia trzeba ustalić dla danego przypadku. Niezależnie od obowiązków warto ustalić, jak firma informuje o wyniku i jakie wyjaśnienia przekazuje po rozmowie.

Dlaczego rekruterzy nie przekazują informacji zwrotnej po rozmowach?

Możliwe przyczyny to brak czasu, niepewność co do treści i brak zapisanej podstawy decyzji. Pomagają jasne kryteria, bieżące oceny oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za odpowiedź.

Czy wolno wyjaśniać kandydatom powód odmowy?

Można przygotować rzeczowe wyjaśnienie związane z wymaganiami stanowiska. Trzeba zadbać o prawdziwość informacji, prywatność i właściwe zasady prawne. Samo użycie karty oceny nie usuwa ryzyka ani nie uzasadnia każdej decyzji.

Jak długo czekać z odmową dla kandydata?

Wyślij wiadomość po podjęciu i sprawdzeniu decyzji, zgodnie z terminem zapowiedzianym kandydatowi. Jeśli proces się przedłuża, przekaż aktualizację. Nie twórz sztucznej zwłoki, żeby zasugerować dłuższą ocenę.

Czy doświadczenie kandydata wpływa na przychody?

Może wpływać na decyzje zakupowe, zwłaszcza gdy kandydaci są też klientami. Virgin Media szacowało taki koszt na około 4,4 mln GBP rocznie. Nie należy jednak traktować jednego przypadku ani deklaracji ankietowych jako dowodu konkretnej straty w każdej firmie.

Zapisz powód decyzji, przygotuj wyjaśnienie odpowiednie dla kandydata i wyślij je w ustalonym terminie. Późniejszy kontakt proponuj wtedy, gdy pojawi się rzeczywiście odpowiednie stanowisko.

Zobacz, jak działa Kit, jeśli chcesz prowadzić zgłoszenia, oceny i wiadomości do kandydatów w jednym miejscu.