Ile kosztuje ATS rozliczany za użytkownika? Jak porównać oferty

Cena ATS podana na stronie dostawcy nie zawsze odpowiada całemu rachunkowi. Do abonamentu mogą dojść opłaty za użytkowników, dodatki i wdrożenie. Zanim porównasz narzędzia, ustal, kto będzie z nich korzystać i jakie uprawnienia są tej osobie potrzebne.

W modelu opłat za użytkownika płacisz za dostęp członków zespołu. Nie chodzi o stanowiska, na które rekrutujesz. To istotne rozróżnienie: firma może prowadzić trzy rekrutacje z udziałem dziesięciu rozmówców albo kilkanaście rekrutacji prowadzonych przez mały zespół HR.

Kto potrzebuje dostępu do ATS?

Przy zatrudnianiu jednego programisty w procesie mogą uczestniczyć rekruter, dwie osoby prowadzące rozmowy techniczne, przyszły przełożony i założyciel zatwierdzający ofertę. Nie zakładaj jednak, że każda z tych osób potrzebuje najdroższej licencji.

Wypisz zadania poszczególnych osób:

Zapytaj dostawcę, które z tych czynności wymagają płatnego dostępu i jakiego poziomu. Niektóre plany rozróżniają administratorów, rekruterów i okazjonalnych rozmówców. Cena jednego rodzaju licencji pomnożona przez wszystkich pracowników może dać błędny wynik.

Jak obliczyć roczny koszt

Zacznij od czterech składników: abonamentu podstawowego, płatnych dostępów, potrzebnych dodatków i opłat jednorazowych. Czas zespołu oszacuj osobno, żeby nie mieszać faktury dostawcy z kosztem własnej pracy.

Rozważmy przykład obliczeniowy, a nie cennik konkretnego dostawcy. Firma potrzebuje 20 płatnych dostępów po 800 USD rocznie, a abonament podstawowy kosztuje 4 800 USD rocznie:

• 20 × 800 USD = 16 000 USD za dostęp użytkowników;
• 16 000 USD + 4 800 USD = 20 800 USD rocznie;
• przy 30 zatrudnieniach daje to około 693 USD kosztu oprogramowania na zatrudnienie.

Wynik zmieni się, jeśli część rozmówców korzysta z bezpłatnego dostępu, umowa obejmuje pakiet licencji albo potrzebny jest płatny dodatek. Koszt na zatrudnienie nie obejmuje tu ogłoszeń na portalach, czasu rozmówców ani usług agencji.

Nie traktuj tego wskaźnika jako jedynej miary opłacalności. W roku z mniejszą liczbą zatrudnień wzrośnie nawet przy niezmienionym abonamencie. Narzędzie może też obsługiwać trwające rekrutacje, które nie zakończą się zatrudnieniem w tym samym roku.

Jak porównać Greenhouse, Lever, Ashby i inne narzędzia

Porównuj aktualne oferty dla tego samego zakresu. Publiczna cena startowa jednego produktu i indywidualna oferta z dodatkami drugiego nie dają uczciwego zestawienia.

Przekaż każdemu dostawcy te same założenia: liczbę pracowników, rekruterów i rozmówców, planowaną liczbę zatrudnień oraz potrzebne funkcje. Poproś o rozpisanie kosztów pierwszego roku i odnowienia umowy.

Nie przypisuj z góry każdemu narzędziu określonej liczby godzin administracji. Podczas próby wykonaj własne zadania: utwórz ofertę, zmień etap, zaproś rozmówcę, zbierz ocenę i wyeksportuj dane. Zanotuj, gdzie potrzebujesz pomocy administratora lub dostawcy.

Co może się stać przy zbyt małej liczbie dostępów

Ograniczenie płatnych kont może obniżyć fakturę, ale warto sprawdzić, jak wpłynie na pracę. Jeśli rozmówcy nie mogą zapisywać ocen w ATS, ktoś będzie musiał przenosić je z wiadomości. Jeśli przełożony nie widzi zgłoszeń, rekruter będzie przygotowywać dla niego dodatkowe zestawienia.

To możliwe skutki przyjętych zasad dostępu, nie nieunikniony efekt opłat za użytkownika. Tańszy poziom licencji albo dostęp przeznaczony tylko do rozmów może wystarczyć. Sprawdź to, zanim kupisz kolejne pełne konta lub przeniesiesz oceny do prywatnych arkuszy.

Dostęp powinien też odpowiadać zakresowi pracy. Osoba oceniająca zadanie nie musi widzieć wszystkich rekrutacji i danych rozliczeniowych. Koszt oraz uprawnienia oceń razem: celem jest dostęp do informacji potrzebnych danej osobie, nie pełny wgląd dla całej firmy.

Stały abonament, opłata za użytkownika czy za wykorzystanie?

Każdy model warto przeliczyć na własnych danych:

• Opłata za użytkownika zależy od liczby płatnych dostępów. Przy małym zespole może być korzystna, ale trzeba uwzględnić kolejne osoby włączane do rekrutacji.
• Stały abonament może upraszczać budżet, o ile obejmuje potrzebną liczbę użytkowników i funkcji. Sprawdź limity oraz warunki przejścia do wyższego planu.
• Opłata za wykorzystanie może zależeć na przykład od liczby aktywnych ofert lub innych rozliczanych jednostek. Koszt zmieni się wraz z aktywnością, nawet jeśli zespół pozostanie ten sam.

Sama nazwa modelu nie przesądza o cenie. Porównaj koszt przy obecnej skali, planowanym wzroście i okresie mniejszej liczby rekrutacji.

Jak rozliczany jest Kit

Kit pobiera opłatę za użytkowników zespołu. Dodanie kolejnych płatnych użytkowników zwiększa koszt; nie jest to stała cena za nieograniczoną liczbę osób. Aktualne stawki oraz rozliczenie miesięczne i roczne znajdziesz w cenniku Kit.

W Kit możesz ustawić etapy rekrutacji, zaprosić zespół, zbierać oceny i prowadzić komunikację przy zgłoszeniu kandydata. Przed zakupem sprawdź, ile osób potrzebuje dostępu i czy dostępne funkcje odpowiadają waszemu procesowi.

Sześć rzeczy do sprawdzenia przed umową

1. Policz użytkowników według zadań. Oddziel rekruterów, administratorów i okazjonalnych rozmówców. Potwierdź, który dostęp wystarczy każdej grupie.
2. Przelicz wzrost. Poproś o wycenę dla obecnego zespołu i realistycznego planu na kolejny rok. Podwojenie liczby pracowników nie musi oznaczać podwojenia liczby płatnych użytkowników ATS.
3. Dolicz potrzebne dodatki. Uwzględnij funkcje, z których rzeczywiście będziecie korzystać, wraz z limitami i opłatami za ich przekroczenie.
4. Rozdziel koszt wdrożenia od odnowienia. Migracja i szkolenie mogą być jednorazowe; sprawdź, co zostaje na kolejnej fakturze.
5. Wykonaj próbę z zespołem. Zmierz czas potrzebny na zwykłe zadania i sprawdź, kto potrafi zmieniać ustawienia procesu.
6. Przetestuj eksport. Pobierz przykładowe zgłoszenia, oceny i załączniki. Zobacz, czy można z nich skorzystać po zakończeniu umowy.

Sposób organizacji etapów opisujemy w artykule o procesie rekrutacji inspirowanym pracą z kodem. Możliwości i ograniczenia funkcji AI omawia tekst Czym jest ATS z funkcjami AI?. Przy wyborze narzędzia warto też wrócić do typowych błędów rekrutacyjnych startupów: więcej funkcji nie pomoże, jeśli zespół nie ustalił, jak ocenia kandydatów i kto podejmuje decyzję.

Wypróbuj Kit za darmo, a koszt dostępu porównaj dla osób, które rzeczywiście będą uczestniczyć w rekrutacji.