Rozporządzenie Trumpa o AI a stanowe prawo rekrutacyjne w 2026

Grudniowe rozporządzenie wykonawcze Trumpa z 2025 roku nie unieważnia stanowych przepisów o AI w rekrutacji. Rozporządzenie wykonawcze 14365 nakazuje Departamentowi Sprawiedliwości USA zaskarżać te przepisy w sądzie, ale samo rozporządzenie nie może uchylić ustawy stanowej. NYC Local Law 144, Illinois HB 3773 i kalifornijskie przepisy FEHA o decyzjach automatycznych pozostają w pełni egzekwowalne, dopóki nie powie inaczej sąd albo Kongres. Jeśli używasz AI gdziekolwiek w swoim lejku rekrutacyjnym, nadal musisz się dostosować już dziś, w trakcie trwania sporu.

Dwa komunikaty, opublikowane w odstępie trzech tygodni, mogą wprowadzać w błąd. Ten tekst omawia organizację procesu rekrutacji; nie jest poradą prawną. Jeśli jesteś szefem rekrutacji albo założycielem zatrudniającym w kilku stanach bez prawnika od prawa pracy na stałej obsłudze, znajdziesz tu wskazówki do organizacji procesu w tym kwartale.

Sprzeczne komunikaty o przepisach

11 grudnia 2025 prezydent Trump podpisał rozporządzenie wykonawcze obiecujące rozmontowanie tej mozaiki stanowych przepisów o AI. Trzy tygodnie później, 1 stycznia 2026, nowa antydyskryminacyjna ustawa Illinois o AI i tak weszła w życie.

Zespoły HR muszą uwzględniać oba komunikaty. Jedno źródło mówi, że przepisy zaraz znikną; drugie, że właśnie ruszył kolejny termin. Nie da się wstrzymać rekrutacji, dopóki Waszyngton i stany się spierają, a ten spór może ciągnąć się latami. Warto więc przygotować proces, którego zasady można aktualizować po zmianie prawa.

Przywołane kancelarie zalecają dalsze przestrzeganie obowiązujących przepisów. Ich wskazówki dotyczą m.in. dokumentowania decyzji, powiadomień i nadzoru.

Co rozporządzenie wykonawcze 14365 faktycznie robi (a czego nie)

Rozporządzenie 14365, „Ensuring a National Policy Framework for Artificial Intelligence”, podpisane 11 grudnia 2025, jest poleceniem dla rządu federalnego, żeby atakować stanowe przepisy o AI, a nie ustawą, która je kasuje. Według tekstu Białego Domu i analizy Fisher Phillips robi cztery rzeczy:

• W ciągu 30 dni powołuje przy DOJ grupę zadaniową ds. sporów o AI (AI Litigation Task Force), której jedynym zadaniem jest pozywanie w sprawie stanowych przepisów o AI uznanych za „niezgodne” z rozporządzeniem, na gruncie handlu międzystanowego, preempcji albo jako „w inny sposób niezgodne z prawem”.
• Zleca Departamentowi Handlu opublikowanie w ciągu 90 dni oceny „uciążliwych” stanowych przepisów o AI.
• Wiąże federalne finansowanie sieci szerokopasmowych (BEAD) z tym, czy stany trzymają się z dala od takich przepisów.
• Nakazuje FTC i FCC podjąć w ciągu 90 dni działania wspierające preempcję.

Rozporządzenie wykonawcze nie może unieważnić ustawy stanowej. Preempcja wymaga aktu Kongresu albo ważnego przepisu federalnego, a ostatecznie musi się na to zgodzić sąd. Fisher Phillips wskazuje, że obowiązujące stanowe i lokalne przepisy o AI pozostają wykonalne, dopóki sąd ich nie zablokuje. White & Case i NPR doszli do tego samego wniosku.

Gorzej dla planowania: nie jest nawet jasne, czy przepisy rekrutacyjne będą chronione, jeśli strona federalna wygra. Wyraźne wyłączenia z rozporządzenia (bezpieczeństwo dzieci, infrastruktura AI, zamówienia administracji stanowej) nie obejmują jednoznacznie przepisów o AI związanych z zatrudnieniem. Dlatego reguły dotyczące pracy są prawdopodobnym polem bitwy. Jeden z ekspertów powiedział SHRM, że spodziewa się, iż reguły dotyczące pracy przetrwają jako wyłączenia, ale to prognoza, nie gwarancja. Nie da się zbudować procesu rekrutacji na zgadywaniu, jak skończy się proces sądowy.

Przepisy stanowe, które obowiązują już teraz

Trzy reżimy obowiązują dziś i zaczynają mieć zastosowanie w momencie, gdy używasz AI do selekcji, szeregowania, oceniania albo rekomendowania kandydatów. Każdy określa inne obowiązki.

NYC Local Law 144

Jeśli używasz zautomatyzowanego narzędzia decyzji rekrutacyjnych (Automated Employment Decision Tool, AEDT) wobec kandydatów w Nowym Jorku, musisz zrobić trzy rzeczy, zgodnie z przepisem NYC:

1. Zlecić niezależny audyt stronniczości w ciągu ostatnich 12 miesięcy (audytor nie może mieć finansowego interesu w narzędziu).
2. Publicznie opublikować wyniki audytu dotyczące niekorzystnego wpływu: wskaźniki selekcji i oceniania oraz wskaźniki wpływu (impact ratios), mierzone względem reguły czterech piątych (80%).
3. Powiadomić kandydatów co najmniej 10 dni roboczych przed użyciem narzędzia.

Kary sięgają od 500 do 1500 dolarów za naruszenie, za każdy dzień. Częsta wymówka brzmi: „nikt jeszcze nie dostał grzywny”. Audyt nowojorskiego Comptrollera z grudnia 2025 wykazał, że egzekwowanie było minimalne oraz że urząd zobowiązał się to naprawić. Luźne egzekwowanie to nie to samo co safe harbor, a urząd zapowiedział działania.

Illinois HB 3773

Od 1 stycznia 2026 Illinois znowelizował swój Human Rights Act tak, że używanie AI o efekcie dyskryminacyjnym w rekrutacji, zatrudnianiu, awansach, dyscyplinowaniu albo zwolnieniach jest naruszeniem praw obywatelskich, zgodnie z National Law Review. Trzy rzeczy się wyróżniają:

• Zamiar nie ma znaczenia. Wystarczy dyskryminacyjny efekt.
• Nie wolno używać kodów pocztowych jako proxy dla grup chronionych.
• Istnieje obowiązek aktywnego powiadomienia zawsze, gdy AI ma „wpłynąć na” lub „ułatwić” decyzję objętą ustawą.

Ustawa dotyczy pracodawców mających co najmniej jednego pracownika przez 20 lub więcej tygodni w roku, więc zwolnienie dla małych zespołów, na które wielu założycieli liczy, tu nie istnieje.

Kalifornijskie systemy decyzji automatycznych w FEHA

Kalifornijskie przepisy FEHA o systemach decyzji automatycznych (Automated Decision Systems) weszły w życie 1 października 2025. Według Manatt obejmują każde narzędzie, które „selekcjonuje, ocenia, szereguje lub rekomenduje kandydatów, nawet gdy ostateczna decyzja pozostaje w rękach człowieka”.

Sam udział człowieka nie zwalnia z obowiązków. Czy twoje testowanie pod kątem stronniczości w ogóle istnieje, jak aktualne i jak szerokie jest oraz jak zareagowałeś na to, co wykazało: wszystko to staje się kluczowym dowodem w sprawie o dyskryminację. Symboliczna pieczątka człowieka cię nie zwalnia. Weryfikacja powinna obejmować rzeczywistą ocenę i zapis jej uzasadnienia.

Kolorado: przestroga o legislacyjnej szarpaninie

Jeśli kiedykolwiek skusi cię, żeby postawić swój proces rekrutacji na przetrwanie jednej ustawy, spójrz na Kolorado.

Pierwotny AI Act Kolorado (SB 24-205) uchwalono w maju 2024 z wejściem w życie 1 lutego 2026. Potem harmonogram się rozsypał: datę przesunięto na 30 czerwca 2026, ustawę objęto federalnym zakazem stosowania w kwietniu 2026, a następnie uchylono i zastąpiono przez SB 26-189, podpisaną 14 maja 2026. Pierwotny akt w ogóle nigdy nie wszedł w życie. Następca, lżejszy reżim oparty na powiadomieniach i przejrzystości, wejdzie w życie 1 stycznia 2027 i przewiduje powiadomienia przed użyciem, wyjaśnienia niekorzystnych rozstrzygnięć oraz znaczącą weryfikację przez człowieka, zgodnie z Norton Rose Fulbright.

Uchwalona, dwukrotnie opóźniona, objęta zakazem, uchylona, przepisana. Wszystko to, zanim w ogóle zaczęła obowiązywać. To cały argument zamknięty w jednej ustawie: stawianie swojego procesu na przetrwanie jakiegokolwiek pojedynczego reżimu to przegrany zakład. Przepisy będą się zmieniać. Twój system rekrutacji nie powinien zmieniać się razem z każdym z nich.

Co prawnicy od prawa pracy naprawdę zalecają

We wszystkich kancelariach, które opublikowały wytyczne, rada zbiega się w jednym zdaniu: przestrzegaj obowiązujących przepisów i rozważ wspólne zasady uwzględniające najbardziej restrykcyjne wymagania.

Fisher Phillips zaleca dalsze przestrzeganie obowiązującego prawa stanowego do czasu ewentualnego rozstrzygnięcia sądu. Wytyczne National Law Review o „przejściu przez ucho igielne” są bardziej konkretne: zidentyfikuj przepisy o AI w każdym stanie, w którym działasz, potem „rozważ przyjęcie jednej globalnej polityki opartej na najbardziej restrykcyjnym prawie”, udokumentuj zamierzone użycie i plan nadzoru człowieka dla każdego systemu, okresowo testuj modele na realnych scenariuszach, prowadź zapisy działań naprawczych i „pisz z myślą o elastyczności, na wypadek gdyby stanowe przepisy zostały zaskarżone albo wyparte przez prawo federalne”.

Te zalecenia trzeba przełożyć na codzienną pracę. „Przyjmij jedną globalną politykę” i „dokumentuj wszystko” są słuszne, ale to nie jest system. Ktoś musi zamienić je na faktyczne elementy w twoim stacku rekrutacyjnym.

Buduj pod najsurowszy wspólny mianownik: pięć trwałych elementów

Kiedy zestawisz najsurowsze wymogi z NYC, Illinois, Kalifornii, a nawet uchylonego Kolorado, sprowadzają się one do tych samych pięciu elementów. Te elementy warto uwzględnić w procesie, a ich zgodność z konkretnymi przepisami sprawdzić osobno.

Poniższa lista opisuje wymagania wobec procesu, a nie gwarancję, że sam system ATS zapewni zgodność we wszystkich stanach.

Ścieżka audytu dla każdej decyzji

Każdy przepis w tej mozaice ostatecznie zadaje to samo pytanie: co się stało i jaką rolę odegrało AI? Jeśli kandydat albo regulator zapyta, dlaczego ktoś został odrzucony, „system to zrobił” to zła odpowiedź. Opatrzony znacznikiem czasu zapis tego, kto kogo przeprowadził dalej albo odrzucił, na którym etapie i jaką rolę w decyzji odegrało AI to zapis, na którym opierają się zarówno prowadzenie dokumentacji w Illinois, jak i kalifornijski standard „reakcji na zidentyfikowane ryzyka”. W Kit ręczne rozstrzygnięcia oceny zespołu zapisują autora i uzasadnienie. Zakres dokumentacji wymaganej do audytu trzeba sprawdzić osobno.

Etapy weryfikacji przez człowieka

Samo pozostawienie decyzji człowiekowi nie wyłącza stosowania kalifornijskich przepisów. Gdy proces wymaga ręcznej weryfikacji, zapisz, kto jej dokonał, co sprawdził i jak uzasadnił decyzję. Kit ma ocenę zespołu i ręczne kroki decyzyjne, które zapisują autora i uzasadnienie rozstrzygnięcia. Reguły głosowania mogą też automatycznie przenieść kandydaturę dalej lub odrzucić ją po wecie, więc sprawdź konfigurację przed wdrożeniem.

Informowanie kandydata o użyciu AI

Illinois, NYC i Kolorado wymagają poinformowania kandydatów, że AI uczestniczy w ocenie, prostym językiem, zanim zostaną ocenieni. Mechanika się różni (NYC chce 10 dni roboczych wyprzedzenia; Illinois chce aktywnego powiadomienia), ale element jest jeden: komunikat, który kandydaci faktycznie widzą. Wbudowanie tego w przepływ aplikowania, zamiast zakopania w polityce prywatności, to różnica między powiadomieniem, które się liczy, a takim, które się nie liczy.

Zapisy ocen gotowe pod audyt stronniczości

Niezależny audyt stronniczości w NYC potrzebuje twoich danych decyzyjnych w konkretnej formie: wskaźników selekcji i oceniania oraz impact ratios, mierzonych względem reguły czterech piątych. Kalifornijskie testowanie pod kątem stronniczości chce tych samych liczb u podstaw. Jeśli twoje dane z ocen są uwięzione w czarnej skrzynce dostawcy narzędzia do screeningu, nie wyprodukujesz ich na żądanie i nie obronisz ich. Lekarstwem jest trzymanie danych decyzyjnych i oceniania w formacie eksportowalnym tak, jak oczekuje tego audytor, żeby móc przygotować wymagane dane.

Powiadomienia i niekorzystne rozstrzygnięcia w poszczególnych jurysdykcjach

NYC chce 10-dniowego terminu powiadomienia; nadchodzący reżim Kolorado chce wyjaśnień niekorzystnych rozstrzygnięć; Illinois i Kalifornia chcą każde własnych powiadomień. Zamiast zakodować na sztywno reguły jednego stanu, przygotuj jeden mechanizm powiadomień z ustawieniami dla poszczególnych jurysdykcji, żeby kandydat w Nowym Jorku dostał harmonogram NYC, a kandydat w Illinois powiadomienie Illinois, w tym samym procesie. Konfigurację aktualizujesz po zmianie przepisów.

Co można przygotować już teraz

Zadbaj o zapis ocen, uzasadnienia decyzji i rzeczywisty nadzór nad zastosowaniem AI.

Przejrzysty zapis i rzeczywista kontrola człowieka pomagają ocenić proces. Nie zastępują jednak sprawdzenia, jakie wymagania obowiązują w danym stanie i czy firma je spełnia.

Nie kontrolujesz, czy rozporządzenie 14365 się utrzyma, czy grupa zadaniowa DOJ wygra, ani który stan uchwali kolejną ustawę. Kontrolujesz to, czy twój proces rekrutacji zapisuje swoje decyzje, zapewnia nadzór człowieka nad decyzjami, mówi kandydatom prawdę i pozwala udostępnić zapisy na żądanie.

W Kit możesz skonfigurować etapy i oceny zespołu oraz zapisywać ręczne rozstrzygnięcia z autorem i uzasadnieniem. Sprawdź także automatyczne reguły głosowania oraz wymagania dotyczące powiadomień. Wypróbuj Kit na własnym procesie rekrutacji.

Ten artykuł to wskazówki operacyjne, nie porada prawna. W sprawie swoich konkretnych obowiązków skonsultuj się z prawnikiem od prawa pracy.