Solicitud de contratación: plantilla y guía de aprobación

Una solicitud de contratación es una petición interna para autorizar la cobertura de un puesto o de un número concreto de plazas. Registra la necesidad de negocio, el responsable del presupuesto, el responsable de contratación, los plazos y la aprobación. La descripción del puesto explica el trabajo; la oferta de empleo lo presenta a los candidatos.

La solicitud debe dar a otra persona suficiente información para aprobarla y ejecutarla. «Necesitamos otro ingeniero» deja abiertas las preguntas principales: para qué trabajo, con qué capacidad, de qué presupuesto y cómo se comprobará el éxito.

Trabaja a partir de la plantilla. Adapta las aprobaciones a tu organización; no necesitas crear un comité para cada contratación.

¿En qué se diferencia de una descripción del puesto?

La solicitud pide y registra la autorización; la descripción define la función; y la oferta de empleo explica la oportunidad a los candidatos. Comparten datos, pero sirven a decisiones y lectores distintos.

La descripción oficial de selección de SAP presenta la solicitud con datos del puesto y la organización, seguida de aprobaciones configuradas y publicación. Es un proceso concreto de un producto, no una secuencia obligatoria para todas las empresas.

No publiques información confidencial de aprobación. Las notas presupuestarias, los detalles de una sustitución y los planes organizativos pueden interesar a los aprobadores sin pertenecer al texto para candidatos.

¿Qué debe incluir una solicitud de contratación?

Una solicitud útil define el compromiso de contratación y sus condiciones. Incluye lo necesario para aprobarla y entregarla a selección sin volver a investigar los datos básicos.

Empieza por estos campos:

• Necesidad de negocio: trabajo o problema que justifica contratar.
• Puesto y responsables: título, equipo, responsable de contratación y persona que coordina la búsqueda.
• Número de plazas: cuántas personas autoriza la solicitud.
• Tipo de petición: nuevo puesto, sustitución u otro cambio explicado.
• Organización del trabajo: relación laboral o contractual, ubicación, horario y limitaciones.
• Presupuesto: parámetros salariales, otros costes previstos y responsable de financiarlo.
• Plazos: cuándo puede empezar la búsqueda y periodo deseado de incorporación.
• Plan de selección: requisitos del puesto, pruebas y responsable de decidir.
• Aprobación: quién decidió, cuándo y con qué condiciones.

El número de solicitud identifica el registro; no dice cuántas contrataciones están autorizadas. La API de vacantes de Oracle representa por separado el número, el responsable y las plazas. Registra también esa cantidad expresamente.

Copia esta plantilla de solicitud

Es una propuesta operativa original, no un formulario legal ni una política universal. Sustituye los corchetes, elimina lo innecesario y enlaza documentos de apoyo en vez de copiarlos en varios sitios.

Petición y necesidad de negocio

Puesto, presupuesto y plazos

Resultados, selección y decisión

No dejes una casilla de «aprobado» sin explicación. Especifica qué se aprobó. Explorar un puesto, iniciar la búsqueda y presentar una oferta dentro de unas condiciones son permisos distintos.

¿Cómo es una solicitud cumplimentada?

Un ejemplo debe mostrar el razonamiento, no solo casillas completas. La siguiente petición ficticia es para un ingeniero de soporte. Cifras, fechas, carga y resultados se han inventado para mostrar el formulario; no son referencias salariales ni de dotación.

Petición: un ingeniero de soporte que dependa del responsable de soporte. Es un puesto nuevo. La persona investigará problemas técnicos de clientes y convertirá los recurrentes en instrucciones reutilizables.

Necesidad: los ingenieros de producto resuelven investigaciones rutinarias que soporte aún no puede gestionar. Se propone ampliar la capacidad técnica de soporte y mantener los cambios de código en producto.

Alternativas: mejorar la documentación, rotar a un ingeniero por soporte o reducir la cobertura. El responsable anota por qué no cubren completamente el servicio previsto y qué mejoras se harán igualmente.

Registro de decisión:

Las cifras ilustran la diferencia entre una banda y un límite de coste. Utiliza tus importes y conceptos aprobados. La publicación debe incluir la información retributiva y laboral que corresponda divulgar; el detalle restringido permanece en el registro financiero.

Resultados iniciales orientativos: investigar de forma autónoma una clase definida de incidencias, redactar notas claras para producto y publicar instrucciones aprobadas. Contrasta estas expectativas con la formación y ayuda disponibles.

Aprobación: finanzas autoriza el presupuesto enlazado; contratación asume el puesto y la evaluación; selección confirma la publicación y la capacidad de revisión. Otra plaza o un cambio sustancial de coste vuelve al aprobador correspondiente.

La relación entre trabajo y evaluación importa. La guía de análisis del puesto de la OPM estadounidense examina tareas, competencias y su relación. Utiliza esa pregunta al redactar; sus procedimientos federales no son una plantilla para todas las empresas privadas.

¿Quién debe aprobar la solicitud?

Dirígela a quienes tengan autoridad sobre las decisiones. Puede que necesites comprobaciones separadas de presupuesto, puesto y capacidad de selección, pero el circuito debe reflejar la autoridad real.

En un equipo pequeño una persona puede asumir varias funciones. En una organización mayor quizá intervengan especialistas de ubicación, modalidad laboral o cambios organizativos. Asigna cada decisión para que la solicitud no circule sin responsable.

Las respuestas deben ser claras: aprobar con condiciones, rechazar con un motivo o devolver para una corrección concreta. Indica responsable y fecha de respuesta para resolver las peticiones detenidas.

Separa aprobación y publicación. El ciclo documentado de Oracle distingue borrador, aprobación, preparación, publicación y fase abierta. Puedes simplificar los nombres, manteniendo la diferencia entre autorización y anuncio activo.

¿Cuándo revisar de nuevo una solicitud aprobada?

Revísala cuando cambie de forma importante el compromiso o dejen de cumplirse los supuestos. Acuerda los desencadenantes al aprobar para no tratar igual una corrección de título y una plaza adicional.

Puedes considerar:

• Más plazas de las autorizadas.
• Retribución o costes fuera del límite.
• Otra modalidad o lugar de contratación.
• Cambios importantes de funciones o nivel.
• Una dependencia de negocio incumplida.
• Una pausa que exija comprobar de nuevo necesidad o financiación.

Son controles propuestos, no funciones automáticas de todo ATS. Conserva una nota fechada con la decisión anterior, el cambio y quién tiene autoridad para aprobarlo.

Si ya hay candidatos, asigna a alguien la comunicación. Pausar, cambiar o cancelar afecta a su tiempo y expectativas. Actualizar un documento interno no les explica qué ha pasado.

¿Cómo convertir la aprobación en un proceso útil?

Convierte la definición aprobada del puesto en información para candidatos y un plan breve de evaluación. Conserva la autorización para quien la necesite y entrega a los entrevistadores el puesto y los criterios pertinentes.

El traspaso debe responder a cuatro preguntas:

1. ¿Qué publicamos? Confirma título, funciones, ubicación, condiciones y vía de candidatura.
2. ¿Qué evaluamos? Relaciona requisitos esenciales con pruebas razonables.
3. ¿Quién hace el trabajo? Asigna revisión, entrevistas, valoraciones y decisión.
4. ¿Qué conocerán los candidatos? Explica recorrido, contacto y comunicación de cambios.

Los cuadros de evaluación estructurados conectan observaciones con requisitos. Antes de añadir una entrevista, comprueba su propósito; la guía de diseño de rondas ayuda a revisar la carga.

Si el traspaso revela confusión, vuelve al documento. La lista para definir el puesto trata ese problema previo. Revisa lo aprobado si distintas personas entienden trabajos distintos.

Preguntas frecuentes sobre solicitudes de contratación

¿Son lo mismo que una vacante?

No. La solicitud es la petición o registro que autoriza y gestiona la selección. La vacante es lo que quieres cubrir. Aunque el sistema las conecte, anota cuántas contrataciones autoriza.

¿Hace falta una solicitud para sustituir a alguien?

Depende de la política. Una sustitución también plantea presupuesto, funciones, ubicación y posibles cambios del puesto. Sigue el proceso existente sin dar por hecho que la salida autoriza una contratación idéntica.

¿Qué significa el número que aparece junto a una candidatura?

Identifica el registro de selección del empleador. Consérvalo al preguntar por un puesto, especialmente si hay títulos similares. No revela el estado de tu candidatura, las plazas aprobadas ni si se cubrirá.

¿Puede una solicitud cubrir varias contrataciones?

Algunos sistemas admiten varias plazas. Comprueba producto y política; registra tanto las autorizadas como las cubiertas. Un anuncio público no indica de forma fiable las restantes.

¿Cómo ayuda Kit después de la aprobación?

Utiliza el documento para configurar oferta de empleo, candidatura, evaluaciones y revisión del equipo. Kit admite ofertas y candidaturas con entrevistas, pruebas de trabajo y ejercicios de código. Elige las partes que permitan recoger pruebas relevantes.

Mantén presupuesto y plazas en tu registro de aprobación. El proceso de Kit no demuestra por sí solo que finanzas haya autorizado el puesto; esta plantilla no implica un módulo específico de autorización.

Una solicitud clara fija trabajo, compromiso y responsables. Puedes explorar las plantillas de contratación o probar Kit para convertir el documento en un proceso comprensible para candidatos y evaluadores.