Prawo o AI w rekrutacji w 2026: praktyczny poradnik zgodności

Przy używaniu AI w rekrutacji trzeba ustalić, co narzędzie robi, jakie dane przetwarza i kto może zmienić jego wynik. Następnie można ocenić obowiązki informacyjne, nadzór i dokumentację. Krótka lista czynności pomaga przygotować ten przegląd, ale nie zastępuje ustalenia przepisów właściwych dla konkretnego zastosowania.

Poniżej porządkujemy pytania do takiego przeglądu.

Czy unijny AI Act już obowiązuje?

AI Act (Rozporządzenie (UE) 2024/1689) wszedł w życie 1 sierpnia 2024 roku. Poszczególne obowiązki stosuje się w różnych terminach.

Aktualizacja z 6 września 2026 r. Po wejściu w życie AI Omnibus obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka z załącznika III, obejmującego określone zastosowania w zatrudnieniu, mają zastosowanie od 2 grudnia 2027 r. Wcześniejszy termin, 2 sierpnia 2026 r., został przesunięty. Aktualny harmonogram podaje Komisja Europejska.

Nie każde narzędzie używane przez rekrutera jest automatycznie systemem wysokiego ryzyka. Znaczenie mają przeznaczenie, załącznik III i reguły klasyfikacji z art. 6, w tym wyjątki.

RODO (Rozporządzenie (UE) 2016/679) obowiązuje niezależnie od tego harmonogramu. Art. 22 co do zasady chroni przed decyzjami opartymi wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które mają skutki prawne lub podobnie istotne. Przewiduje wyjątki i zabezpieczenia; gdy stosuje się ust. 3, obejmują one interwencję człowieka, przedstawienie stanowiska i zakwestionowanie decyzji.

Trzy grupy przepisów do sprawdzenia

AI Act i RODO są rozporządzeniami UE. Nie oznacza to jednak, że wyczerpują wszystkie obowiązki pracodawcy. Istotne są również krajowe przepisy o zatrudnieniu i równym traktowaniu.

RODO obowiązuje niezależnie od terminu AI Act

Przy automatycznych decyzjach trzeba sprawdzić warunki art. 22 oraz właściwe obowiązki informacyjne z art. 13–15. Nie wystarczy dodać człowieka do procesu tylko po to, żeby zatwierdzał wynik modelu bez przeglądu. Nadzór nad ochroną danych w Polsce sprawuje UODO.

Sprawdź klasyfikację i harmonogram

Dla określonych zastosowań rekrutacyjnych z załącznika III właściwy jest termin 2 grudnia 2027 r. Nie odracza on obowiązków wynikających z RODO i prawa pracy. Obowiązki dostawcy systemu oraz pracodawcy, który go stosuje, trzeba rozpatrywać osobno.

Ustal właściwy organ i podstawę prawną

Nadzór nad ochroną danych sprawuje UODO. Sprawy prawa pracy rozpatrują właściwe sądy, a PIP kontroluje przestrzeganie przepisów w zakresie swoich uprawnień. Przy obowiązkach z AI Act sprawdź aktualne przepisy krajowe o nadzorze. Zapowiedź utworzenia organu w projekcie ustawy nie jest równoznaczna z jego powołaniem.

Rekrutacja transgraniczna

Wspólne rozporządzenia UE nie znoszą różnic w krajowym prawie pracy. Przy rekrutacji w kilku krajach ustal właściwe przepisy dla danego modelu zatrudnienia i przetwarzania danych. Amerykańskie wymagania mogą również mieć znaczenie, jeśli działalność firmy lub rekrutacja podlega ich zakresowi.

Czy używanie ATS z AI czyni mnie odpowiedzialnym, nawet jeśli model zbudował dostawca?

Pracodawca ma obowiązki wynikające z własnej roli, niezależnie od obowiązków dostawcy. W AI Act trzeba ustalić, czy firma jest podmiotem stosującym, dostawcą lub pełni inną rolę. W RODO znaczenie ma między innymi rola administratora danych.

Amerykański spór Mobley v. Workday, opisany w tekście o pozwie przeciwko Workday o AI w rekrutacji, dotyczy odpowiedzialności dostawcy na innej podstawie prawnej. Nie rozstrzyga obowiązków polskiego pracodawcy.

Prawo o równym traktowaniu

Kodeks pracy zakazuje dyskryminacji bezpośredniej i pośredniej. Pozornie neutralne kryterium może stawiać określoną grupę w szczególnie niekorzystnej sytuacji. Ocena dyskryminacji pośredniej uwzględnia jednak również obiektywne uzasadnienie celu oraz odpowiedniość i konieczność użytych środków. Unijne podstawy obejmują dyrektywy 2000/43/WE i 2000/78/WE.

W badaniu SHRM z 2025 roku 19% organizacji używających AI lub automatyzacji w rekrutacji zgłosiło przeoczenie lub odrzucenie wykwalifikowanych kandydatów przez narzędzie. To deklaracje badanych firm z USA, a nie pomiar polskiego rynku ani dowód dyskryminacji w każdym takim przypadku. Więcej o mechanizmach selekcji piszemy w tekstach o wykluczeniu kandydatów przez wspólne modele i automatyzacji rekrutacji po obu stronach procesu.

Pięć elementów przeglądu procesu

Poniższe czynności pomagają zebrać informacje potrzebne do oceny procesu. Nie są pełnym katalogiem obowiązków prawnych.

1. Opisz użycie AI. Wskaż, które czynności wspiera model, jakie dane otrzymuje i czy może wykonywać działania. Zakres informacji i termin jej przekazania zależą od zastosowania narzędzia oraz właściwych przepisów. W badaniu Pew Research z 2023 roku 66% Amerykanów deklarowało niechęć do aplikowania u pracodawcy używającego AI przy decyzjach rekrutacyjnych. Wynik ten nie określa wpływu samego komunikatu o AI na decyzję kandydata.

2. Wyznacz osobę do przeglądu. Osoba nadzorująca potrzebuje informacji, czasu i uprawnień do rzeczywistej oceny. Samo zatwierdzanie wyników modelu bez sprawdzania materiałów nie zapewnia skutecznego nadzoru.

3. Zapisuj decyzje i ich podstawy. Zapis powinien umożliwiać odtworzenie decyzji i jej podstaw. Ustal również dostęp do dokumentacji i zasady jej przechowywania.

4. Sprawdź automatyzację i uprawnienia. Rozróżnij podsumowanie, rekomendację i wykonanie działania. Jeśli człowiek ma zatwierdzać każdą decyzję, konfiguracja musi to odzwierciedlać.

5. Ustal sposób zgłaszania pytań. Kandydat powinien wiedzieć, do kogo zwrócić się z pytaniem o proces lub prośbą o przegląd. Zakres odpowiedzi i praw ustal na podstawie właściwych przepisów.

Czy jestem zwolniony, jeśli mam mniej niż 50 pracowników?

Nie ma ogólnego zwolnienia z ochrony danych i zakazu dyskryminacji dla firm poniżej 50 pracowników. Szczegółowe obowiązki, wyjątki i ułatwienia zależą od przepisu oraz sposobu użycia systemu.

Według SHRM 43% badanych organizacji korzystało z AI w zadaniach HR w 2025 roku, wobec 26% rok wcześniej. Wśród firm korzystających z AI w rekrutacji 82% stosowało je do przeglądu CV. Są to dane z USA; nie określają odsetka polskich pracodawców.

Reguły decyzji i dostęp asystenta w Kit

Konfiguracja procesu ma znaczenie dla tego, kto i kiedy podejmuje decyzję.

W Kit reguły głosowania mogą automatycznie przesuwać kandydatów, a włączone weto lidera może prowadzić do automatycznego odrzucenia. Asystent połączony przez MCP może wykonywać udostępnione czynności zgodnie z uprawnieniami użytkownika, w tym przesuwać i odrzucać kandydatów.

Sprawy nierozstrzygnięte przez skonfigurowane reguły trafiają do kolejki oczekujących decyzji. Uprawniona osoba zapisuje rozstrzygnięcie i uzasadnienie. Jeśli chcesz zatwierdzać osobiście każde przejście, sprawdź reguły głosowania oraz dostęp asystenta do zapisu.

Przy ocenie prawnej sprawdź rzeczywisty sposób użycia tych funkcji, zakres automatyzacji i podstawę przetwarzania danych. Szerszy kontekst opisujemy w tekstach o AI Act i rekrutacji wysokiego ryzyka oraz ATS-ie z funkcjami AI.

Co zrobić w tym tygodniu

Zacznij od listy narzędzi i czynności, które mogą wykonywać. Sprawdź ustawienia automatycznych decyzji, dostęp do danych, treść informacji dla kandydatów i możliwość ponownego przeglądu. Zapisz kwestie wymagające ustalenia podstawy prawnej lub konsultacji. Wracaj do przeglądu po zmianie narzędzia, uprawnień lub przepisów.

W Kit możesz rozpocząć darmowy okres próbny i przejrzeć ustawienia własnego procesu rekrutacji.