Déclaration de l’usage de l’IA dans le recrutement en Ontario en 2026 : qu’est-ce qui est visé ?

Depuis le 1er janvier 2026, les employeurs ontariens qui comptent au moins 25 salariés doivent généralement indiquer dans toute offre d’emploi annoncée publiquement s’ils utilisent l’intelligence artificielle pour présélectionner, évaluer ou sélectionner des candidats. L’employeur n’a pas à nommer ni à expliquer le système et reste responsable lorsqu’un cabinet de recrutement utilise l’IA pour son compte.

La déclaration elle-même est la partie la plus simple. La difficulté consiste à déterminer ce que font réellement les fonctionnalités activées dans votre ATS, les outils d’évaluation et d’entretien ainsi que les partenaires de recrutement. Le nom d’un produit ne suffit pas à répondre à cette question. Vous devez suivre la manière dont chaque fonctionnalité traite les données des candidats et vérifier si ses résultats influent sur leur progression.

Ce guide explique le minimum légal et propose un audit pratique. Il fournit des informations générales et non des conseils juridiques. La règle ontarienne est récente, plusieurs termes importants restent indéfinis et les questions propres à une situation donnée doivent être soumises à un avocat en droit du travail.

Que doivent déclarer les employeurs ontariens au sujet de l’IA en 2026 ?

L’article 8.4 de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario impose à tout employeur visé d’inclure une déclaration dans une offre d’emploi annoncée publiquement s’il utilise l’IA pour présélectionner, évaluer ou sélectionner des candidats au poste. Cette obligation relève de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, et non d’une « loi ontarienne sur l’IA » distincte.

La déclaration doit figurer dans l’offre d’emploi publique. Il ne suffit pas de l’insérer uniquement dans le formulaire de candidature, l’avis de confidentialité ou les conditions de la plateforme de recrutement. Selon les directives du ministère de l’Ontario, vous n’avez pas à décrire le système en détail ni à expliquer son utilisation. Une phrase directe qui mentionne l’usage concerné suffit.

L’obligation s’applique lorsque l’IA remplit l’une des trois fonctions suivantes :

• présélectionner des candidats ;
• évaluer des candidats ; ou
• sélectionner des candidats.

La loi n’exige pas expressément de déclarer que vous n’utilisez pas l’IA. Vous pouvez le faire volontairement, mais l’article 8.4 ne l’impose pas.

Quels employeurs et quelles offres d’emploi sont visés ?

Le règlement exempte généralement tout employeur qui compte moins de 25 salariés le jour de la publication de l’offre. Un effectif d’exactement 25 salariés entre donc dans le champ d’application. Selon le guide du ministère, ce seuil correspond à 25 salariés ou plus en Ontario et porte sur le nombre de personnes, non sur des équivalents temps plein. Un salarié à temps partiel ou occasionnel compte pour une personne.

Ne remplacez pas le critère ontarien par l’effectif mondial de l’entreprise. Les relations de travail relevant de la compétence fédérale, certains organismes de la Couronne et d’autres questions de périmètre peuvent compliquer l’analyse. Si votre organisation se trouve à la limite du champ d’application, faites confirmer l’effectif et la compétence par un avocat avant toute publication.

Le règlement définit une offre d’emploi annoncée publiquement comme une annonce externe destinée au grand public pour un poste précis, qu’elle soit publiée par l’employeur ou par son mandataire. Cette définition exclut :

• une campagne générale de recrutement qui ne vise aucun poste précis ;
• une affiche générale de recrutement qui ne vise aucun poste précis ;
• une offre réservée aux salariés déjà en poste ; et
• certains postes dont le travail s’effectue hors de l’Ontario.

Une offre externe publiée sur votre portail carrière, un site d’emploi ou le site d’une agence de recrutement peut donc être visée. Le recours à un mandataire ne transfère pas l’obligation. Si un cabinet de recrutement publie l’offre ou utilise l’IA pour votre compte, vous devez tout de même disposer de suffisamment d’informations pour déterminer ce que l’offre doit indiquer.

Qu’entend-on par présélection, évaluation ou sélection au moyen de l’IA ?

L’Ontario définit l’IA comme un système informatique qui, à partir des données qu’il reçoit, fait des inférences afin de générer des résultats tels que des prédictions, du contenu, des recommandations ou des décisions susceptibles d’influencer des environnements physiques ou virtuels. L’inférence et les effets comptent davantage que l’étiquette du produit. Un ATS n’entre pas automatiquement dans le champ d’application, et un « assistant » au nom anodin n’en est pas automatiquement exclu.

La Loi de 2000 sur les normes d’emploi et son règlement ne définissent pas les verbes « présélectionner », « évaluer » et « sélectionner ». Les recherches menées pour cet article n’ont révélé aucune décision publiée appliquant l’article 8.4. Le tableau ci-dessous propose donc une interprétation opérationnelle, et non une règle de droit établie.

Appliquez un test en trois étapes à chaque fonctionnalité configurée :

1. S’agit-il d’une IA fondée sur l’inférence au sens du règlement ? Déterminez quelles données elle reçoit et quel résultat elle génère.
2. Agit-elle sur les candidats à ce poste ? Distinguez l’évaluation des candidats de la recherche de candidats, de la création de contenu et de l’administration.
3. Le résultat filtre-t-il, classe-t-il, note-t-il, évalue-t-il ou recommande-t-il les candidats, ou influence-t-il leur progression ? Examinez les effets réels du flux de travail, et non le discours commercial du fournisseur.

Lorsque les trois réponses sont positives, déclarer l’usage de l’IA est l’interprétation la plus prudente. Le fait qu’un recruteur prenne la décision finale n’efface pas l’utilisation antérieure de l’IA. Le texte en vigueur ne prévoit aucune exemption lorsqu’une personne intervient dans l’examen, même si les tribunaux n’ont pas encore tranché toutes les limites.

Votre ATS, votre analyseur de CV ou votre outil d’entretien déclenche-t-il l’obligation de déclaration ?

Vous ne pouvez pas classer un outil une fois pour toutes ni appliquer cette qualification à chaque poste. La même plateforme peut remplir une fonction administrative dans un flux de travail et une fonction d’évaluation dans un autre. La configuration, le flux de données et le comportement des recruteurs déterminent l’analyse de conformité.

Prenons un analyseur de CV. S’il se contente de copier dans des champs structurés l’employeur et l’intitulé de poste déclarés par un candidat, il peut s’agir d’une extraction plutôt que d’une évaluation fondée sur l’inférence. S’il déduit des compétences, note l’expérience, recommande des correspondances ou alimente une liste restreinte automatisée, les faits indiquent plutôt une présélection ou une évaluation.

Une règle fixe doit également être examinée. Une simple case à cocher qui écarte toute personne déclarant ne pas détenir un permis légalement requis peut être déterministe plutôt que fondée sur l’IA. Un système qui prédit si un CV atteste de ce permis, pondère l’expérience connexe et classe le vivier met en œuvre un processus différent.

Les logiciels d’entretien enregistré offrent un autre exemple clair. Le stockage et la lecture sont des fonctions administratives. La transcription seule peut ne constituer aucune évaluation. En revanche, noter les réponses, déduire des traits, produire un score d’aptitude ou recommander les candidats qui progressent relève concrètement de l’évaluation ou de la sélection.

L’intervention humaine ne constitue pas une échappatoire générale. Si un classement par IA modifie l’ordre dans lequel les recruteurs ouvrent les candidatures, façonne les éléments qu’ils voient ou recommande les personnes qui progressent, le système peut influencer la présélection ou l’évaluation même si la validation finale revient à une personne.

Que doit contenir une déclaration ontarienne sur l’utilisation de l’IA ?

Votre déclaration doit être exacte, directe et adaptée au flux de travail configuré. Le minimum légal peut tenir en une phrase. Une formulation pensée pour les candidats peut apporter un contexte utile, mais chaque promesse supplémentaire doit rester conforme à la pratique.

Déclaration minimale sur la présélection

Nous utilisons l’intelligence artificielle pour présélectionner les candidats à ce poste.

Déclaration sur la présélection pensée pour les candidats

Nous utilisons l’IA pour comparer les candidatures aux exigences indiquées pour le poste lors de la présélection initiale. Les recruteurs examinent les résultats et décident qui passe à l’étape suivante.

Déclaration sur l’évaluation

Nous utilisons l’IA pour faciliter la notation des réponses écrites à l’évaluation. L’équipe de recrutement examine l’évaluation et prend toutes les décisions relatives à la progression et à l’embauche.

Déclaration concernant un tiers

Notre partenaire de recrutement utilise l’IA pour classer les candidatures selon les critères du poste. Notre équipe de recrutement examine les candidatures classées et prend toutes les décisions.

N’écrivez pas « l’IA peut être utilisée » si elle intervient effectivement dans le flux de travail. Ne promettez pas un examen par un recruteur, un processus décisionnel particulier ou un usage limité si les opérations ne correspondent pas à la déclaration. Si les outils diffèrent selon les postes, publiez une formulation propre à chaque poste plutôt qu’un avertissement vague à l’échelle de l’entreprise.

Veillez à ce que la phrase reste identique sur chaque canal public. Si votre portail carrière affiche la déclaration mais pas la copie publiée par le cabinet de recrutement, les candidats consultent toujours une version publique qui ne la contient pas. Traitez l’offre comme un document doté d’un historique de versions et diffusé sur plusieurs canaux.

Qu’est-ce que la règle ontarienne sur l’IA dans le recrutement n’exige pas ?

L’article 8.4 impose de déclarer l’usage de l’IA, mais ne constitue pas un cadre complet d’utilisation responsable de l’IA. Il ne vous impose pas, à lui seul, de fournir :

• une interdiction de l’IA, le consentement du candidat, un droit d’opposition ou un avis individuel destiné au candidat ;
• le nom du fournisseur, le modèle, la logique, les critères, les données, le score ou le niveau d’automatisation ;
• un audit des biais, un test de précision, une analyse d’impact, un rapport public ou une voie de recours ;
• un processus imposant l’intervention d’une personne ;
• une déclaration négative lorsque les conditions de déclaration ne sont pas remplies ;
• une déclaration lorsque l’IA sert uniquement à des tâches administratives sans rapport avec l’évaluation ou à la rédaction de contenu ; ou
• la conservation pendant trois ans des candidatures, des CV, des scores d’IA ou d’un inventaire des systèmes d’IA au titre de ces dispositions particulières relatives aux dossiers des offres.

Le fait de déclarer une pratique ne la rend pas pour autant automatiquement légale ou responsable. Les règles relatives aux droits de la personne, à la vie privée, à l’accessibilité et à d’autres aspects de l’emploi peuvent s’appliquer indépendamment. La Commission ontarienne des droits de la personne et le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée ont publié des principes pour une utilisation responsable de l’intelligence artificielle, mais il s’agit de recommandations de gouvernance, et non d’exigences supplémentaires ajoutées à l’obligation de déclaration dans l’offre prévue par la Loi de 2000 sur les normes d’emploi pour les employeurs privés.

Cette distinction est importante. Décrivez précisément la nature de vos mesures de contrôle : la déclaration constitue une obligation légale lorsque les conditions sont remplies ; une analyse d’impact, un test de performance ou une procédure de recours peut relever d’une gouvernance prudente ou être exigé par une autre règle. Ne présentez pas le minimum légal comme une sphère de sécurité (Safe Harbor).

Comment auditer un flux de recrutement pour repérer l’utilisation de l’IA ?

Un audit utile suit le parcours des données des candidats, et non la liste de vos logiciels. La déclaration publique et la durée de conservation prescrite constituent des obligations légales au titre des dispositions citées. L’inventaire, les éléments fournis par les fournisseurs et les mécanismes de réexamen ci-dessous sont des moyens prudents de prendre la bonne décision et de la justifier.

1. Dressez un inventaire par fonction

Recensez toutes les fonctionnalités de l’ATS ainsi que les analyseurs, outils d’évaluation, agents conversationnels, outils d’entretien, modèles et partenaires de recrutement utilisés pour le poste. Décomposez les suites en fonctionnalités activées. « Nous utilisons le fournisseur X » ne suffit pas lorsqu’un seul module classe les candidats.

2. Cartographiez le parcours réel des données

Pour chaque fonctionnalité, consignez ses données d’entrée, ses résultats, ses inférences et son effet sur le flux de travail. Demandez-vous si le résultat filtre, classe, note, évalue, recommande ou modifie la progression, ou s’il ne fait que stocker et transporter des informations. Incluez les solutions de contournement manuelles, les intégrations et les exportations qui peuvent ne pas apparaître sur le schéma principal de l’ATS.

3. Obtenez une réponse écrite du fournisseur

Demandez quelles fonctionnalités sont activées, quel système produit chaque résultat, si des sous-traitants utilisent l’IA et si les réglages peuvent changer sans préavis. Interrogez le fonctionnement, pas les étiquettes. Un fournisseur qui se dit « fondé sur l’IA » ou affirme « nous ne prenons pas de décisions » ne vous indique pas si son classement influence vos recruteurs.

4. Publiez une formulation exacte et conservez-en la version

Insérez la déclaration dans l’offre publique et reproduisez-la sur chaque canal. Conservez la version publique complète, le contenu auquel elle renvoie et ses révisions. Un inventaire daté des outils, la réponse du fournisseur, une exportation de la configuration ou une capture d’écran, l’approbation du responsable, un instantané de l’offre, l’historique des versions et la date du prochain examen peuvent expliquer comment vous avez arrêté la formulation.

5. Réexaminez chaque modification du flux de travail ou du fournisseur

Reprenez l’analyse lorsqu’une fonctionnalité est activée, qu’une intégration change, qu’un partenaire de recrutement est ajouté ou que le poste passe par un nouveau parcours d’évaluation. Désignez un responsable et fixez une date de réexamen. Sans contrôle des modifications, une déclaration exacte peut devenir inexacte sans que personne ne s’en aperçoive.

Le vocabulaire du secteur évolue déjà rapidement. Indeed Hiring Lab a indiqué que des termes liés à l’IA figuraient dans 28 % des offres ontariennes de son échantillon suivi en mai 2026, contre 9 % en octobre 2025. Il ne s’agit pas d’une estimation de l’utilisation réelle de l’IA dans l’ensemble de la population, car certains termes peuvent décrire les compétences attendues, mais ce chiffre montre pourquoi un audit ponctuel des logiciels perd vite sa pertinence.

Quelles autres obligations ontariennes s’appliquent aux offres d’emploi ?

La déclaration relative à l’usage de l’IA n’est qu’un volet du régime ontarien de 2026 applicable aux offres publiques. Les offres visées doivent aussi généralement indiquer la rémunération attendue ou une fourchette, sous réserve de l’exception applicable au-delà de 200 000 $ et d’un écart maximal annoncé de 50 000 $ dans la fourchette. Elles ne doivent pas imposer d’expérience canadienne et doivent préciser si un poste vacant existe réellement.

L’employeur doit également informer tout candidat reçu en entretien, dans un délai de 45 jours, du fait qu’une décision d’embauche a ou non été prise. Il n’est pas tenu de transmettre un refus, un résultat ou un motif dans les 45 jours. Les dossiers relatifs à l’offre, le formulaire de candidature vierge associé, les contenus liés qui font partie de l’offre et les révisions publiques doivent généralement être conservés pendant trois ans après la fin de leur accessibilité au public.

L’Ontario n’a pas interdit les « offres fantômes » ni exigé que chaque poste annoncé soit pourvu. Pour connaître l’ensemble des limites et des exemples, consultez notre guide complémentaire consacré aux règles ontariennes sur les offres fantômes et les offres d’emploi.

Comment Kit sépare-t-il l’aide de l’IA des décisions de recrutement ?

Kit illustre pourquoi un inventaire fonctionnel est plus utile qu’une simple étiquette « utilise l’IA ». Chaque fonctionnalité présente des limites différentes, et l’usage que vous faites de ses résultats reste déterminant.

Live Review de Kit est un assistant privé destiné au recruteur qui examine un candidat. Ses garde-fous lui permettent de faire ressortir des éléments probants, des zones d’ombre et des questions. Il ne doit ni faire progresser, ni rejeter, ni classer, ni noter, ni contacter un candidat, ni prétendre prendre une décision de recrutement. Cette limite apporte un élément utile sur ce que la fonctionnalité ne peut pas faire, mais elle ne tranche pas l’analyse ontarienne à votre place.

Kit peut également utiliser l’IA pour extraire des valeurs de métachamps configurés à partir de CV et de réponses aux formulaires de candidature. La qualification de ce résultat comme présélection ou évaluation dépend de votre configuration et de votre usage. Si une valeur extraite ou déduite filtre le vivier, hiérarchise l’examen des candidatures ou influence la progression, évaluez si ce flux de travail déclenche l’obligation de déclaration.

Le formulaire public de candidature de Kit peut afficher un avis personnalisable à l’échelle du compte indiquant qu’un CV peut être analysé à l’aide d’outils assistés par IA, puis conserver le texte de cet avis avec le consentement du candidat. Cet avis n’est pas la déclaration ontarienne consacrée à l’IA, adaptée au poste et insérée dans l’offre publique. Il ne doit pas être considéré comme conforme à l’article 8.4.

Kit conserve les avis rédigés par l’équipe de recrutement et les grilles d’évaluation, mais ne détermine pas automatiquement si une offre ontarienne entre dans le champ d’application, n’insère pas de déclaration ontarienne, ne fournit pas un moteur complet d’analyse des règles applicables selon le territoire, ne garantit pas la conformité juridique et ne promet pas une archive immuable de chaque version publique d’une offre et de chaque source liée pendant trois ans. Le fait de confier la décision finale à une personne n’écarte pas non plus l’obligation de déclaration lorsque l’IA intervient plus tôt pour présélectionner ou évaluer.

L’approche pratique est simple : documentez la fonction réelle de chaque fonctionnalité, retracez la manière dont son résultat influe sur les candidats, publiez une déclaration exacte et propre au poste lorsque les conditions sont remplies, puis conservez les éléments qui justifient ce choix. Vous souhaitez rendre votre flux de recrutement plus vérifiable avec Kit ? Démarrez votre essai gratuit, puis faites examiner votre assujettissement aux règles ontariennes et la formulation de votre déclaration par un avocat spécialisé.