Prozessvorlagen-Konfiguration

Vollständige Referenz zur Konfiguration von Einstellungsprozessvorlagen mit YAML — Phasentypen, Konfigurationsoptionen, Prüfer und Beispiele.

Überblick

Eine Prozessvorlage legt fest, welche Phasen ein Kandidat in Ihrer Einstellungs-Pipeline durchläuft. Vorlagen werden in YAML geschrieben und bestehen aus einer geordneten Liste von Phasen – jede mit einem Typ, einem Namen und optionaler Konfiguration.

Sobald Sie eine Stellenanzeige erstellen und eine Vorlage auswählen, werden die Phasen der Reihe nach angelegt. Kandidaten durchlaufen die Phasen nacheinander – von der Bewerbung bis zum Angebot.

Grundstruktur

name: My Hiring Process
description: |
  A short description of this template.
  Supports **Markdown** formatting.

tags:
  - engineering
  - remote

stages:
  - type: application_form
    name: "Application"
    config:
      candidate_description: "Tell us about yourself."

  - type: live_interview
    name: "Interview"
    config:
      candidate_description: "A conversation about your background."

  - type: offer
    name: "Offer"

Vorlagen werden beim Speichern validiert, und die Konfigurationsschlüssel werden dabei strikt geprüft – ein falsch geschriebener oder nicht unterstützter Schlüssel lässt die Validierung mit einem Fehler fehlschlagen, statt stillschweigend ignoriert zu werden. Tippfehler fallen so sofort auf.

Schlüssel auf oberster Ebene

Schlüssel	Erforderlich	Beschreibung
`stages`	Ja	Geordnete Liste von Phasendefinitionen (mindestens eine)
`name`	Nein	Vorlagenname (lässt sich auch im Formularfeld festlegen)
`description`	Nein	Markdown-formatierte Beschreibung des Prozesses
`tags`	Nein	Liste von String-Tags zur Kategorisierung
`quick_fields`	Nein	Schnellfelder zum Erfassen von Kandidateninformationen (siehe Schnellfelder weiter unten)

Phasenschlüssel

Jede Phase benötigt name und type. Der optionale config-Hash und die reviewers-Liste hängen vom jeweiligen Phasentyp ab.

Schlüssel	Erforderlich	Beschreibung
`name`	Ja	Anzeigename der Phase
`type`	Ja	Einer der 10 unten aufgeführten Phasentypen
`config`	Nein	Typspezifische Konfigurationsoptionen
`reviewers`	Nein	Liste der Prüferzuweisungen

Kandidaten vergüten

Jede Phase kann Kandidaten für ihre Zeit vergüten – am häufigsten eine Take-Home-Aufgabe, aber eine bezahlte Design-Übung oder ein bezahltes Interview funktioniert genauso. Fügen Sie dazu einen verschachtelten payout-Block in die config der Phase ein; sobald ein Kandidat die Phase abschließt, wird eine Auszahlung über den konfigurierten Betrag erstellt. Wie Auszahlungen geprüft und versendet werden, erfahren Sie unter Kandidaten-Auszahlungen.

Schlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`enabled`	boolean	false	Vergütung für diese Phase aktivieren
`amount`	integer	—	Zu zahlender Betrag in der angegebenen Währung (z. B. `250`)
`currency`	string	USD	Dreibuchstabiger Währungscode

- type: code_assignment
  name: "Take-Home Assignment"
  config:
    candidate_description: "Complete a practical coding exercise."
    payout:
      enabled: true
      amount: 250
      currency: USD

Referenz der Phasentypen

application_form

Der Einstiegspunkt für Kandidaten. Erfasst strukturierte Angaben über benutzerdefinierte Formularfelder. Hält Kandidaten optional in einem Screening-Status, bevor sie weiterkommen.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`candidate_description`	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
`screening_enabled`	boolean	true	Einreichungen zur manuellen Prüfung zurückhalten, bevor sie weiterkommen. Standardmäßig aktiviert – explizit auf `false` setzen, um das Screening zu deaktivieren
`screening_message`	string	—	Nachricht, die Kandidaten bei aktivem Screening angezeigt wird
`resume_required`	boolean	false	Lebenslauf verlangen – Kandidaten können die Bewerbung nur mit angehängtem PDF- oder Word-Dokument absenden (max. 10 MB)
`fields`	array	—	Liste der Formularfelddefinitionen (siehe unten)

Formularfeldoptionen:

Schlüssel	Erforderlich	Typ	Beschreibung
`name`	Ja	string	Feldbezeichner
`type`	Ja	string	`text`, `textarea`, `file`, `url`, `select`, `checkbox`, `email`, `phone`
`required`	Nein	boolean	Ob das Feld ausgefüllt werden muss – wird beim Absenden der Bewerbung durchgesetzt, auf jedem Bewerbungsweg einschließlich der öffentlichen API
`label`	Nein	string	Anzeigebeschriftung (Standard ist name)
`placeholder`	Nein	string	Platzhaltertext
`max_length`	Nein	integer	Maximale Zeichenanzahl (min: 1)
`options`	Nein	array	Auswahlmöglichkeiten für `select`-Felder

Wichtig: Um einen Lebenslauf zu verlangen, setzen Sie resume_required: true in der Phasenkonfiguration. Ein Formularfeld mit dem Namen resume wird ignoriert – der Lebenslauf hat auf dem Bewerbungsformular seinen eigenen Upload und wird getrennt von den benutzerdefinierten Feldern angehängt. - name: resume mit type: file und required: true zu deklarieren bleibt daher wirkungslos.

- type: application_form
  name: "Application"
  config:
    candidate_description: "Tell us about yourself."
    screening_enabled: true
    screening_message: "We'll review your application shortly."
    resume_required: true
    fields:
      - name: experience_level
        type: select
        required: true
        options:
          - "Junior (0-2 years)"
          - "Mid (2-5 years)"
          - "Senior (5+ years)"
      - name: cover_letter
        type: textarea
        required: false
        max_length: 500

code_assignment

Eine Take-Home-Programmieraufgabe. Wenn GitHub verbunden ist, wird für jeden Kandidaten ein privates Repository aus einer Vorlage erstellt. Beinhaltet eine Fristenverwaltung.

Wichtig: Das in github_template angegebene Repository muss auf GitHub als Vorlage (Template) markiert sein. Voraussetzungen und Einrichtungsschritte finden Sie unter GitHub Template Repository Setup.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`candidate_description`	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
`github_template`	string	—	GitHub-Vorlagen-Repository (z. B. `org/hiring-assignment`)
`duration_days`	integer	7	Verfügbare Tage zur Fertigstellung (min: 1)
`estimated_hours`	integer	—	Geschätzter Aufwand in Stunden (z. B. `5`)
`instructions`	string	—	Anweisungen, die als Commit im Repository des Kandidaten hinterlegt werden
`grace_period_hours`	integer	24	Stunden, die nach Ablauf der Frist noch akzeptiert werden, bevor sie endgültig wird
`allow_extension`	boolean	true	Kandidaten können eine Verlängerung der Frist anfordern

Um Kandidaten für die Aufgabe zu vergüten, fügen Sie einen payout-Block hinzu – siehe „Kandidaten vergüten“ weiter oben. Die älteren Schlüssel paid, payment_amount und payment_currency werden bei code_assignment weiterhin akzeptiert und in eine gleichwertige Auszahlung umgewandelt; verwenden Sie in neuen Vorlagen aber bevorzugt payout.

- type: code_assignment
  name: "Take-Home Assignment"
  config:
    candidate_description: "Complete a practical coding exercise."
    github_template: "mycompany/hiring-challenge"
    duration_days: 7
    estimated_hours: 5
    payout:
      enabled: true
      amount: 250
      currency: USD

portfolio_upload

Kandidaten laden Arbeitsproben hoch (Design-Dateien, Schreibproben usw.). Unterstützt Dateitypbeschränkungen, Upload-Limits und externe Links.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`candidate_description`	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
`accept`	array	`pdf, png, jpg, jpeg, gif, webp`	Erlaubte Dateierweiterungen, ohne führenden Punkt
`max_files`	integer	10	Maximale Dateianzahl (min: 1)
`max_file_size_mb`	integer	25	Maximale Größe pro Datei in MB
`allow_links`	boolean	true	Kandidaten dürfen zusätzlich externe Links einreichen (z. B. Figma, Behance)

- type: portfolio_upload
  name: "Portfolio Review"
  config:
    candidate_description: "Share 3-5 examples of your best work."
    accept:
      - pdf
      - png
      - jpg
    max_files: 5
    max_file_size_mb: 50
    allow_links: true

questionnaire

Schriftliche Fragen, die Kandidaten asynchron beantworten. Nützlich für szenariobasiertes Screening in Support-, Vertriebs- oder Redaktionsrollen.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`candidate_description`	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
`questions`	array	—	Liste der Fragendefinitionen
`duration_days`	integer	—	Empfohlene Antwortzeit in Tagen – erscheint nur in der Vorlagenvorschau und wird nicht durchgesetzt

Fragenoptionen:

Schlüssel	Erforderlich	Typ	Beschreibung
`type`	Ja	string	Fragenkategorie (z. B. `scenario`)
`prompt`	Ja	string	Der Fragetext

- type: questionnaire
  name: "Written Scenarios"
  config:
    candidate_description: "Respond to these real-world scenarios."
    questions:
      - type: scenario
        prompt: "A customer reports a billing error. Walk us through your response."
      - type: scenario
        prompt: "You discover a bug affecting 10% of users. What do you do?"

video

Zeigt dem Kandidaten ein Video. Unterstützt hochgeladene Videos (über Mux) oder eingebettete Videos von externen Plattformen.

Die Video-Einstellungen sind unter einem verschachtelten Schlüssel video innerhalb von config gruppiert.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`candidate_description`	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
`video`	hash	—	Video-Einstellungen (siehe unten)

video-Optionen:

Schlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`source_type`	string	`mux`	`mux` (hochgeladen) oder `oembed` (externe Einbettung)
`oembed_url`	string	—	URL für das eingebettete Video (wenn die Quelle `oembed` ist)
`description`	string	—	Beschreibung oder Kontext zum Video
`min_watch_percentage`	integer	15	Mindestens erforderlicher Wiedergabeanteil in Prozent (1-100)

- type: video
  name: "Company Introduction"
  config:
    candidate_description: "Watch this video about our team and culture."
    video:
      source_type: oembed
      oembed_url: "https://www.youtube.com/watch?v=example"
      description: "A 5-minute overview of our engineering team."
      min_watch_percentage: 80

video_recording

Kandidaten nehmen eine Videoantwort auf einen Prompt auf oder laden eine hoch. Nützlich für Videovorstellungen, Video-Anschreiben oder asynchrone Video-Interviews. Erfordert die Mux-Integration.

Die Aufnahmeeinstellungen sind unter einem verschachtelten Schlüssel video_recording innerhalb von config gruppiert.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`candidate_description`	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
`video_recording`	hash	—	Aufnahmeeinstellungen (siehe unten)

video_recording-Optionen:

Schlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`max_duration_seconds`	integer	120	Maximale Aufnahmelänge in Sekunden
`allow_upload`	boolean	true	Kandidaten das Hochladen einer voraufgezeichneten Videodatei erlauben
`max_retakes`	integer	—	Anzahl erlaubter Neuaufnahmen (leer = unbegrenzt)

- type: video_recording
  name: "Video Introduction"
  config:
    candidate_description: "Record a 2-minute video introducing yourself."
    video_recording:
      max_duration_seconds: 120
      allow_upload: true
      max_retakes: 3

team_review

Eine interne Prüfungsphase, in der Ihr Team einen Kandidaten bewertet. Unterstützt Abstimmungsschwellen und Vetoregeln.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`candidate_description`	string	—	Nachricht, die dem Kandidaten während dieser Phase angezeigt wird
`voting`	hash	—	Abstimmungskonfiguration (siehe unten)

Abstimmungsoptionen:

Schlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`threshold`	integer	2	Mindestanzahl an Ja-Stimmen zum Weiterkommen (1-10)
`require_all_reviewers`	boolean	false	Alle zugewiesenen Prüfer müssen abstimmen
`veto_auto_rejects`	boolean	false	Ein einzelnes Veto lehnt den Kandidaten automatisch ab

- type: team_review
  name: "Code Review"
  config:
    candidate_description: "Our team is reviewing your submission."
    voting:
      threshold: 2
      require_all_reviewers: true
      veto_auto_rejects: true

live_interview

Ein synchrones Interview per Videoanruf oder persönlich. Lässt sich in die Kalenderplanung integrieren.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`candidate_description`	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
`duration_minutes`	integer	60	Interviewdauer in Minuten (min: 15)
`interviewers_required`	integer	1	Anzahl der Interviewer, die teilnehmen müssen
`includes_roleplay`	boolean	false	Das Interview enthält eine Rollenspiel-Übung

- type: live_interview
  name: "Technical Interview"
  config:
    candidate_description: "A conversation about your technical skills."
    duration_minutes: 90
    interviewers_required: 2

reference_check

Referenzen von Kandidaten einholen und überprüfen. Einen eigenen Ablauf zum Einreichen von Referenzen gibt es noch nicht – Kandidaten sehen die Phasenbeschreibung, und references_required erscheint zwar in der Vorlagenvorschau, wird aber nicht durchgesetzt.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`candidate_description`	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
`references_required`	integer	—	Anzahl benötigter Referenzen (min: 1)

- type: reference_check
  name: "References"
  config:
    candidate_description: "Provide contact details for your references."
    references_required: 2

offer

Die abschließende Phase, in der Sie dem Kandidaten ein Angebot unterbreiten. Hat in der Regel nur minimale Konfiguration.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
`candidate_description`	string	—	Nachricht, die dem Kandidaten angezeigt wird

- type: offer
  name: "Offer"
  config:
    candidate_description: "We'd love to have you join the team."

Prüfer

Sie können jeder Phase Prüfer zuweisen. Jeder Prüfer benötigt eine E-Mail-Adresse und eine Rolle.

Schlüssel	Erforderlich	Beschreibung
`email`	Ja	E-Mail-Adresse des Prüfers (muss einem Teammitglied entsprechen)
`role`	Ja	`reviewer` (Standard) oder `lead` (primärer Entscheidungsträger)

- type: team_review
  name: "Code Review"
  config:
    voting:
      threshold: 2
  reviewers:
    - email: [email protected]
      role: lead
    - email: [email protected]
      role: reviewer
    - email: [email protected]
      role: reviewer

Schnellfelder

Schnellfelder definieren strukturierte Metadaten, die Ihr Team für jeden Bewerber erfasst – etwa Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit, Standortpräferenz oder jedes andere individuelle Signal, das für Ihre Rolle relevant ist. Die Felder erscheinen in der Kandidaten-Seitenleiste.

Wie Sie Felddefinitionen direkt in der Oberfläche verwalten, erfahren Sie unter Kandidaten-Datenfelder.

Schema

Schlüssel	Erforderlich	Typ	Beschreibung
`key`	Ja	string	Eindeutiger Bezeichner (nur Kleinbuchstaben und Unterstriche, z. B. `salary_expectation`)
`label`	Ja	string	Anzeigebeschriftung, die Ihrem Team angezeigt wird
`field_type`	Nein	string	Einer der 4 Feldtypen unten (Standard: `text`)
`placeholder`	Nein	string	Platzhaltertext für die Eingabe
`options`	Nein	array	Auswahlmöglichkeiten für `select`-Felder

Hinweis: Reichhaltigere Feldtypen und Optionen – etwa Zahlen, Bewertungen, KI-Extraktion und Sichtbarkeitsregeln – werden unter metafield_definitions konfiguriert, einem separaten Schlüssel auf oberster Ebene. Siehe Kandidaten-Datenfelder.

Feldtypen

Typ	Beschreibung
`text`	Einzeiliges Texteingabefeld
`textarea`	Mehrzeiliges Texteingabefeld
`select`	Dropdown aus einer festen Auswahlliste
`date`	Datumsauswahl

Beispiele

quick_fields:
  - key: salary_expectation
    label: "Salary Expectation"
    field_type: text
    placeholder: "$80,000 - $100,000"
  - key: start_date
    label: "Earliest Start Date"
    field_type: date
  - key: work_authorization
    label: "Work Authorization"
    field_type: select
    options:
      - "US Citizen"
      - "Permanent Resident"
      - "Requires Sponsorship"
  - key: source
    label: "Source / Referral"
    field_type: text
    placeholder: "e.g. LinkedIn, referral from..."

Vollständiges Beispiel

Eine vollständige Vorlage für die Einstellung eines Software Engineers – einschließlich Screening, einer vergüteten Code-Aufgabe, Teambewertung, zwei Interview-Runden, Referenzen und Angebot.

name: Software Engineer - Standard
description: |
  Comprehensive process for mid-to-senior software engineers.
  Includes a take-home assignment with team code review.

tags:
  - engineering
  - technical
  - assignment

quick_fields:
  - key: salary_expectation
    label: "Salary Expectation"
    field_type: text
    placeholder: "e.g. $120k - $150k"
  - key: notice_period
    label: "Notice Period"
    field_type: text
  - key: location_preference
    label: "Location Preference"
    field_type: text

stages:
  - type: application_form
    name: "Application"
    config:
      candidate_description: "Tell us about yourself and your experience."
      screening_enabled: true
      screening_message: "We're reviewing your application."
      resume_required: true
      fields:
        - name: github_url
          type: url
          required: false
        - name: motivation
          type: textarea
          required: true
          max_length: 500

  - type: code_assignment
    name: "Take-Home Assignment"
    config:
      candidate_description: "Complete a practical coding exercise at your own pace."
      github_template: "mycompany/hiring-assignment"
      duration_days: 8
      estimated_hours: 6
      payout:
        enabled: true
        amount: 250
        currency: USD
    reviewers:
      - email: [email protected]
        role: lead

  - type: team_review
    name: "Code Review"
    config:
      candidate_description: "Our team reviews your code submission."
      voting:
        threshold: 2
        require_all_reviewers: true
        veto_auto_rejects: true
    reviewers:
      - email: [email protected]
        role: lead
      - email: [email protected]
        role: reviewer

  - type: live_interview
    name: "Technical Interview"
    config:
      candidate_description: "A conversation about your technical skills."
      duration_minutes: 90
      interviewers_required: 2

  - type: live_interview
    name: "Culture & Values"
    config:
      candidate_description: "Get to know the team and learn about our culture."
      duration_minutes: 45

  - type: reference_check
    name: "References"
    config:
      references_required: 2

  - type: offer
    name: "Offer"
    config:
      candidate_description: "We'll present you with an offer to join the team."

Tipps

Beginnen Sie mit application_form – das ist der natürliche Einstiegspunkt und ermöglicht das Erfassen von Lebensläufen und grundlegenden Angaben.
Enden Sie mit offer – das hält die Pipeline übersichtlich und gibt Ihnen eine abschließende Phase zur Nachverfolgung.
Nutzen Sie das Screening im Bewerbungsformular, um Kandidaten manuell zu prüfen, bevor sie weiterkommen. So verhindern Sie, dass ungeeignete Kandidaten Aufgaben erhalten.
Vergüten Sie Take-Home-Aufgaben – fügen Sie der Phasenkonfiguration einen payout-Block hinzu, um Kandidaten für ihre Zeit zu entlohnen (das funktioniert bei jedem Phasentyp). Siehe Kandidaten-Auszahlungen.
Halten Sie Prozesse unter 7 Phasen – lange Pipelines führen zu Kandidatenabbrüchen.
Weisen Sie Prüfer den team_review- und code_assignment-Phasen zu, damit die richtigen Personen automatisch benachrichtigt werden.
Verwenden Sie candidate_description in jeder Phase – Kandidaten sehen diese Nachricht, daher reduziert klare Kommunikation Verwirrung und Supportanfragen.
Erfassen Sie häufige Signale mit quick_fields – fügen Sie Felder wie Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit und Standort hinzu, damit Ihr Team sie durchgängig in der Kandidaten-Seitenleiste festhält.
Brauchen Sie reichhaltigere Typen oder KI-Extraktion? – Zahlen, Bewertungen, automatische KI-Befüllung und Sichtbarkeitsregeln liegen unter metafield_definitions. Siehe Kandidaten-Datenfelder.