Prozessvorlagen-Konfiguration

Überblick

Eine Prozessvorlage legt fest, welche Phasen ein Kandidat in Ihrer Einstellungs-Pipeline durchläuft. Vorlagen werden in YAML geschrieben und bestehen aus einer geordneten Liste von Phasen — jede mit einem Typ, einem Namen und optionaler Konfiguration.

Sobald Sie eine Stellenanzeige erstellen und eine Vorlage auswählen, werden die Phasen der Reihe nach angelegt. Kandidaten durchlaufen die Phasen nacheinander — von der Bewerbung bis zum Angebot.

Grundstruktur

name: My Hiring Process
description: |
  A short description of this template.
  Supports **Markdown** formatting.

tags:
  - engineering
  - remote

stages:
  - type: application_form
    name: "Application"
    config:
      candidate_description: "Tell us about yourself."

  - type: live_interview
    name: "Interview"
    config:
      duration_minutes: 60

  - type: offer
    name: "Offer"

Schlüssel auf oberster Ebene

Schlüssel	Erforderlich	Beschreibung
stages	Ja	Geordnete Liste von Phasendefinitionen (mindestens eine)
name	Nein	Vorlagenname (lässt sich auch im Formularfeld festlegen)
description	Nein	Markdown-formatierte Beschreibung des Prozesses
tags	Nein	Liste von String-Tags zur Kategorisierung
quick_fields	Nein	Schnellfelder zum Erfassen von Kandidateninformationen (siehe Schnellfelder weiter unten)

Phasenschlüssel

Jede Phase benötigt name und type. Der optionale config-Hash und die reviewers-Liste hängen vom jeweiligen Phasentyp ab.

Schlüssel	Erforderlich	Beschreibung
name	Ja	Anzeigename der Phase
type	Ja	Einer der 10 unten aufgeführten Phasentypen
config	Nein	Typspezifische Konfigurationsoptionen
reviewers	Nein	Liste der Prüferzuweisungen

Referenz der Phasentypen

application_form

Der Einstiegspunkt für Kandidaten. Erfasst strukturierte Angaben über benutzerdefinierte Formularfelder. Hält Kandidaten optional in einem Screening-Status, bevor sie weiterkommen.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
candidate_description	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
screening_enabled	boolean	true	Einreichungen zur manuellen Prüfung zurückhalten, bevor sie weiterkommen. Standardmäßig aktiviert — explizit auf false setzen, um das Screening zu deaktivieren
screening_message	string	—	Nachricht, die Kandidaten bei aktivem Screening angezeigt wird
fields	array	—	Liste der Formularfelddefinitionen (siehe unten)

Formularfeldoptionen:

Schlüssel	Erforderlich	Typ	Beschreibung
name	Ja	string	Feldbezeichner
type	Ja	string	text, textarea, file, url, select, checkbox, email, phone
required	Nein	boolean	Ob das Feld ausgefüllt werden muss
label	Nein	string	Anzeigebeschriftung (Standard ist name)
placeholder	Nein	string	Platzhaltertext
max_length	Nein	integer	Maximale Zeichenanzahl (min: 1)
options	Nein	array	Auswahlmöglichkeiten für select-Felder

- type: application_form
  name: "Application"
  config:
    candidate_description: "Tell us about yourself."
    screening_enabled: true
    screening_message: "We'll review your application shortly."
    fields:
      - name: resume
        type: file
        required: true
      - name: experience_level
        type: select
        required: true
        options:
          - "Junior (0-2 years)"
          - "Mid (2-5 years)"
          - "Senior (5+ years)"
      - name: cover_letter
        type: textarea
        required: false
        max_length: 500

code_assignment

Eine Take-Home-Programmieraufgabe. Wenn GitHub verbunden ist, wird für jeden Kandidaten ein privates Repository aus einer Vorlage erstellt. Beinhaltet eine Fristenverwaltung.

Wichtig: Das in github_template angegebene Repository muss auf GitHub als Vorlage (Template) markiert sein. Voraussetzungen und Einrichtungsschritte finden Sie unter GitHub Template Repository Setup.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
candidate_description	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
github_template	string	—	GitHub-Vorlagen-Repository (z. B. org/hiring-assignment)
duration_days	integer	—	Verfügbare Tage zur Fertigstellung (min: 1)
estimated_hours	string	—	Geschätzter Aufwand als Freitext (z. B. "4-6 hours")

Vergütung: Auszahlungen werden pro Phase in den Phaseneinstellungen konfiguriert, nicht im Vorlagen-YAML. Jeder Phasentyp kann eine Vergütung anbieten. Details finden Sie unter Kandidaten-Auszahlungen.

- type: code_assignment
  name: "Take-Home Assignment"
  config:
    candidate_description: "Complete a practical coding exercise."
    github_template: "mycompany/hiring-challenge"
    duration_days: 7
    estimated_hours: "4-6 hours"

portfolio_upload

Kandidaten laden Arbeitsproben hoch (Design-Dateien, Schreibproben usw.). Unterstützt Dateitypbeschränkungen und Upload-Limits.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
candidate_description	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
accept	array	—	Erlaubte Dateierweiterungen (z. B. pdf, png, figma)
max_files	integer	—	Maximale Dateianzahl (min: 1)

- type: portfolio_upload
  name: "Portfolio Review"
  config:
    candidate_description: "Share 3-5 examples of your best work."
    accept:
      - pdf
      - png
      - jpg
      - figma
    max_files: 5

questionnaire

Schriftliche Fragen, die Kandidaten asynchron beantworten. Nützlich für szenariobasiertes Screening in Support-, Vertriebs- oder Redaktionsrollen.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
candidate_description	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
questions	array	—	Liste der Fragendefinitionen

Fragenoptionen:

Schlüssel	Erforderlich	Typ	Beschreibung
type	Ja	string	Fragenkategorie (z. B. scenario)
prompt	Ja	string	Der Fragetext

- type: questionnaire
  name: "Written Scenarios"
  config:
    candidate_description: "Respond to these real-world scenarios."
    questions:
      - type: scenario
        prompt: "A customer reports a billing error. Walk us through your response."
      - type: scenario
        prompt: "You discover a bug affecting 10% of users. What do you do?"

video

Zeigt dem Kandidaten ein Video. Unterstützt hochgeladene Videos (über Mux) oder eingebettete Videos von externen Plattformen.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
candidate_description	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
video_source_type	string	—	mux (hochgeladen) oder oembed (externe Einbettung)
video_oembed_url	string	—	URL für das eingebettete Video (wenn die Quelle oembed ist)
video_description	string	—	Beschreibung oder Kontext zum Video
video_min_watch_percentage	integer	—	Mindestens erforderlicher Wiedergabeanteil in Prozent (1-100)

- type: video
  name: "Company Introduction"
  config:
    candidate_description: "Watch this video about our team and culture."
    video_source_type: oembed
    video_oembed_url: "https://www.youtube.com/watch?v=example"
    video_description: "A 5-minute overview of our engineering team."
    video_min_watch_percentage: 80

video_recording

Kandidaten nehmen eine Videoantwort auf einen Prompt auf oder laden eine hoch. Nützlich für Videovorstellungen, Video-Anschreiben oder asynchrone Video-Interviews. Erfordert die Mux-Integration.

Die Aufnahmeeinstellungen sind unter einem verschachtelten Schlüssel video_recording innerhalb von config gruppiert.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
candidate_description	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
video_recording	hash	—	Aufnahmeeinstellungen (siehe unten)

video_recording-Optionen:

Schlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
max_duration_seconds	integer	120	Maximale Aufnahmelänge in Sekunden
allow_upload	boolean	true	Kandidaten das Hochladen einer voraufgezeichneten Videodatei erlauben
max_retakes	integer	—	Anzahl erlaubter Neuaufnahmen (leer = unbegrenzt)

- type: video_recording
  name: "Video Introduction"
  config:
    candidate_description: "Record a 2-minute video introducing yourself."
    video_recording:
      max_duration_seconds: 120
      allow_upload: true
      max_retakes: 3

team_review

Eine interne Prüfungsphase, in der Ihr Team einen Kandidaten bewertet. Unterstützt Abstimmungsschwellen und Vetoregeln.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
candidate_description	string	—	Nachricht, die dem Kandidaten während dieser Phase angezeigt wird
voting	hash	—	Abstimmungskonfiguration (siehe unten)

Abstimmungsoptionen:

Schlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
threshold	integer	—	Mindestanzahl an Ja-Stimmen zum Weiterkommen (1-10)
require_all_reviewers	boolean	false	Alle zugewiesenen Prüfer müssen abstimmen
veto_auto_rejects	boolean	false	Ein einzelnes Veto lehnt den Kandidaten automatisch ab

- type: team_review
  name: "Code Review"
  config:
    candidate_description: "Our team is reviewing your submission."
    voting:
      threshold: 2
      require_all_reviewers: true
      veto_auto_rejects: true

live_interview

Ein synchrones Interview per Videoanruf oder persönlich. Lässt sich in die Kalenderplanung integrieren.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
candidate_description	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
duration_minutes	integer	—	Interviewdauer in Minuten (min: 15)
interviewers_required	integer	—	Anzahl benötigter Interviewer (min: 1)
includes_roleplay	boolean	false	Ob das Interview eine Rollenspiel-Übung beinhaltet

- type: live_interview
  name: "Technical Interview"
  config:
    candidate_description: "A conversation about your technical skills."
    duration_minutes: 60
    interviewers_required: 2

reference_check

Referenzen von Kandidaten einholen und überprüfen.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
candidate_description	string	—	Anweisungen, die dem Kandidaten angezeigt werden
references_required	integer	—	Anzahl benötigter Referenzen (min: 1)

- type: reference_check
  name: "References"
  config:
    candidate_description: "Provide contact details for your references."
    references_required: 2

offer

Die abschließende Phase, in der Sie dem Kandidaten ein Angebot unterbreiten. Hat in der Regel nur minimale Konfiguration.

Konfigurationsschlüssel	Typ	Standard	Beschreibung
candidate_description	string	—	Nachricht, die dem Kandidaten angezeigt wird

- type: offer
  name: "Offer"
  config:
    candidate_description: "We'd love to have you join the team."

Prüfer

Sie können jeder Phase Prüfer zuweisen. Jeder Prüfer benötigt eine E-Mail-Adresse und eine Rolle.

Schlüssel	Erforderlich	Beschreibung
email	Ja	E-Mail-Adresse des Prüfers (muss einem Teammitglied entsprechen)
role	Ja	reviewer (Standard) oder lead (primärer Entscheidungsträger)

- type: team_review
  name: "Code Review"
  config:
    voting:
      threshold: 2
  reviewers:
    - email: [email protected]
      role: lead
    - email: [email protected]
      role: reviewer
    - email: [email protected]
      role: reviewer

Schnellfelder

Schnellfelder definieren strukturierte Metadaten, die Ihr Team für jeden Bewerber erfasst — etwa Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit, Standortpräferenz oder jedes andere individuelle Signal, das für Ihre Rolle relevant ist. Die Felder erscheinen in der Kandidaten-Seitenleiste.

Wie Sie Felddefinitionen direkt in der Oberfläche verwalten, erfahren Sie unter Kandidaten-Datenfelder.

Schema

Schlüssel	Erforderlich	Typ	Beschreibung
key	Ja	string	Eindeutiger Bezeichner (nur Kleinbuchstaben und Unterstriche, z. B. salary_expectation)
label	Ja	string	Anzeigebeschriftung, die Ihrem Team angezeigt wird
field_type	Nein	string	Einer der 4 Feldtypen unten (Standard: text)
placeholder	Nein	string	Platzhaltertext für die Eingabe
options	Nein	array	Auswahlmöglichkeiten für select-Felder

Hinweis: Reichhaltigere Feldtypen und Optionen — etwa Zahlen, Bewertungen, KI-Extraktion und Sichtbarkeitsregeln — werden unter metafield_definitions konfiguriert, einem separaten Schlüssel auf oberster Ebene. Siehe Kandidaten-Datenfelder.

Feldtypen

Typ	Beschreibung
text	Einzeiliges Texteingabefeld
textarea	Mehrzeiliges Texteingabefeld
select	Dropdown aus einer festen Auswahlliste
date	Datumsauswahl

Beispiele

quick_fields:
  - key: salary_expectation
    label: "Salary Expectation"
    field_type: text
    placeholder: "$80,000 - $100,000"
  - key: start_date
    label: "Earliest Start Date"
    field_type: date
  - key: work_authorization
    label: "Work Authorization"
    field_type: select
    options:
      - "US Citizen"
      - "Permanent Resident"
      - "Requires Sponsorship"
  - key: source
    label: "Source / Referral"
    field_type: text
    placeholder: "e.g. LinkedIn, referral from..."

Vollständiges Beispiel

Eine vollständige Vorlage für die Einstellung eines Software Engineers — einschließlich Screening, einer Code-Aufgabe, Teambewertung, zwei Interview-Runden, Referenzen und Angebot. Um der Aufgaben-Phase eine Vergütung hinzuzufügen, konfigurieren Sie die Auszahlungen in den Phaseneinstellungen — siehe Kandidaten-Auszahlungen.

name: Software Engineer - Standard
description: |
  Comprehensive process for mid-to-senior software engineers.
  Includes a take-home assignment with team code review.

tags:
  - engineering
  - technical
  - assignment

quick_fields:
  - key: salary_expectation
    label: "Salary Expectation"
    field_type: text
    placeholder: "e.g. $120k - $150k"
  - key: notice_period
    label: "Notice Period"
    field_type: text
  - key: location_preference
    label: "Location Preference"
    field_type: text

stages:
  - type: application_form
    name: "Application"
    config:
      candidate_description: "Tell us about yourself and your experience."
      screening_enabled: true
      screening_message: "We're reviewing your application."
      fields:
        - name: resume
          type: file
          required: true
        - name: github_url
          type: url
          required: false
        - name: motivation
          type: textarea
          required: true
          max_length: 500

  - type: code_assignment
    name: "Take-Home Assignment"
    config:
      candidate_description: "Complete a practical coding exercise at your own pace."
      github_template: "mycompany/hiring-assignment"
      duration_days: 8
      estimated_hours: "5-7 hours"
    reviewers:
      - email: [email protected]
        role: lead

  - type: team_review
    name: "Code Review"
    config:
      candidate_description: "Our team reviews your code submission."
      voting:
        threshold: 2
        require_all_reviewers: true
        veto_auto_rejects: true
    reviewers:
      - email: [email protected]
        role: lead
      - email: [email protected]
        role: reviewer

  - type: live_interview
    name: "Technical Interview"
    config:
      candidate_description: "A conversation about your technical skills."
      duration_minutes: 75
      interviewers_required: 2

  - type: live_interview
    name: "Culture & Values"
    config:
      candidate_description: "Get to know the team and learn about our culture."
      duration_minutes: 45
      interviewers_required: 1

  - type: reference_check
    name: "References"
    config:
      references_required: 2

  - type: offer
    name: "Offer"
    config:
      candidate_description: "We'll present you with an offer to join the team."

Tipps

• Beginnen Sie mit application_form — das ist der natürliche Einstiegspunkt und ermöglicht das Erfassen von Lebensläufen und grundlegenden Angaben.
• Enden Sie mit offer — das hält die Pipeline übersichtlich und gibt Ihnen eine abschließende Phase fürs Tracking.
• Nutzen Sie das Screening im Bewerbungsformular, um Kandidaten manuell zu prüfen, bevor sie weiterkommen. So verhindern Sie, dass ungeeignete Kandidaten Aufgaben erhalten.
• Vergüten Sie Take-Home-Aufgaben — konfigurieren Sie Auszahlungen in den Phaseneinstellungen, um Kandidaten zu entlohnen. Siehe Kandidaten-Auszahlungen.
• Halten Sie Prozesse unter 7 Phasen — lange Pipelines führen zu Kandidatenabbrüchen.
• Weisen Sie Prüfer den team_review- und code_assignment-Phasen zu, damit die richtigen Personen automatisch benachrichtigt werden.
• Verwenden Sie candidate_description in jeder Phase — Kandidaten sehen diese Nachricht, daher reduziert klare Kommunikation Verwirrung und Supportanfragen.
• Erfassen Sie häufige Signale mit quick_fields — fügen Sie Felder wie Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit und Standort hinzu, damit Ihr Team sie konsistent in der Kandidaten-Seitenleiste festhält.
• Brauchen Sie reichhaltigere Typen oder KI-Extraktion? — Zahlen, Bewertungen, automatische KI-Befüllung und Sichtbarkeitsregeln liegen unter metafield_definitions. Siehe Kandidaten-Datenfelder.