Verfügbarkeit verwalten

Warum das wichtig ist

Ihr Verfügbarkeitsplan steuert, wann Kandidaten Interviews mit Ihnen buchen können. Richten Sie ihn einmal ein, und Kit zeigt Kandidaten automatisch nur die Zeiten an, zu denen Sie frei sind. Aktualisieren Sie ihn jederzeit – Änderungen gelten sofort für alle zukünftigen Buchungen.

Ihren ersten Plan erstellen

Navigieren Sie zu Ihr Account > Verfügbarkeit und klicken Sie auf New Schedule.

Name und Zeitzone

Geben Sie Ihrem Plan einen aussagekräftigen Namen wie “Standardzeiten” oder “Interviewverfügbarkeit”. Wenn Sie mehrere Pläne erstellen, helfen Ihnen klare Namen beim späteren Wechsel.

Ihre Zeitzone bestimmt, wie Kit Ihre Zeiten interpretiert. Wenn Sie 9:00 Uhr in der pazifischen Zeitzone einstellen, sehen Kandidaten in New York 12:00 Uhr. Kit übernimmt die Umrechnung automatisch.

Standardplan

Ihr erster Plan wird automatisch als Standard markiert. Wenn Sie weitere Pläne erstellen, können Sie einen anderen als Standard festlegen. Der Standardplan wird verwendet, wenn Sie einer Interviewstufe hinzugefügt werden, ohne dass ein bestimmter Plan ausgewählt wurde.

Wöchentliche Zeiten

Wöchentliche Zeiten definieren Ihr reguläres Verfügbarkeitsmuster. Klicken Sie auf Add Hours für jeden Zeitblock, in dem Sie verfügbar sind.

Zeiten festlegen

Für jeden Wochentag:

1. Wählen Sie den Tag (Montag, Dienstag usw.)
2. Legen Sie die Startzeit fest (z. B. 9:00 Uhr)
3. Legen Sie die Endzeit fest (z. B. 17:00 Uhr)
4. Klicken Sie auf Add

Sie können mehrere Blöcke pro Tag hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise von 12:00-13:00 Uhr Mittagspause machen, erstellen Sie zwei Blöcke:

• 9:00 - 12:00 Uhr
• 13:00 - 17:00 Uhr

Überlappende Blöcke

Kit führt überlappende oder angrenzende Blöcke automatisch zusammen. Wenn Sie 9:00-12:00 und 12:00-17:00 hinzufügen, kombiniert Kit diese zu einem einzigen Block von 9:00-17:00.

Zeiten auf andere Tage kopieren

Verwenden Sie das Dropdown Copy from, um die Zeiten eines anderen Tages zu übernehmen. Häufiges Muster: Montag einrichten, dann auf Dienstag bis Freitag kopieren.

Tage deaktivieren

Um an einem bestimmten Tag nicht verfügbar zu sein, fügen Sie einfach keine Zeiten für diesen Tag hinzu. Kandidaten sehen keine Zeitfenster an Tagen ohne konfigurierte Zeiten.

Das sollten Sie tun	Das sollten Sie vermeiden
Samstag/Sonntag leer lassen, wenn Sie am Wochenende keine Interviews führen	Zeiten von 9-17 Uhr hinzufügen und dann jedes Wochenende manuell mit Datumsausnahmen blockieren
Einen Block von 9-17 Uhr für ganztägige Verfügbarkeit erstellen	Stundenweise Blöcke erstellen (9-10, 10-11, 11-12…) – unnötig komplex
Mittagspause als Lücke zwischen zwei Blöcken einfügen	Erwarten, dass Kandidaten “wissen”, während der Mittagspause nicht zu buchen

Datumsausnahmen

Mit Datumsausnahmen können Sie bestimmte Tage blockieren oder individuelle Verfügbarkeiten hinzufügen, die von Ihrem wöchentlichen Muster abweichen.

Abwesenheiten eintragen

Um einen Tag als nicht verfügbar zu markieren:

1. Klicken Sie auf Add Override
2. Wählen Sie das Datum
3. Wählen Sie Unavailable
4. Fügen Sie optional eine Notiz hinzu (wird Kandidaten nicht angezeigt)

Verwenden Sie dies für:

• Urlaub und Feiertage
• Konferenzteilnahmen
• Tage, an denen Sie mit anderen Verpflichtungen ausgebucht sind

Individuelle Zeiten für bestimmte Tage

Um für ein bestimmtes Datum andere Zeiten festzulegen:

1. Klicken Sie auf Add Override
2. Wählen Sie das Datum
3. Wählen Sie Custom Hours
4. Fügen Sie Zeitblöcke hinzu (gleicher Ablauf wie bei wöchentlichen Zeiten)

Verwenden Sie dies für:

• Erweiterte Verfügbarkeit an wichtigen Recruiting-Tagen
• Verkürzte Zeiten an halben Tagen
• Einmalige Verfügbarkeit außerhalb Ihres normalen Plans

Priorität von Ausnahmen

Datumsausnahmen haben immer Vorrang vor wöchentlichen Zeiten. Wenn Ihre wöchentlichen Zeiten 9-17 Uhr vorgeben, Sie aber eine Ausnahme für den 25. Dezember als nicht verfügbar hinzufügen, werden an diesem Tag keine Zeitfenster angezeigt – unabhängig von Ihrem wöchentlichen Muster.

Meeting-Limits

Meeting-Limits begrenzen die Anzahl der Interviews, die Sie pro Tag annehmen. So wird verhindert, dass Kandidaten Ihren gesamten Kalender mit aufeinanderfolgenden Interviews füllen.

Limits festlegen

1. Klicken Sie auf Add Limit
2. Wählen Sie die Wochentage (Mehrfachauswahl möglich)
3. Legen Sie die maximale Anzahl der Interviews pro Tag fest
4. Klicken Sie auf Add

Beispiel: Um sich auf 3 Interviews an Werktagen zu begrenzen:

• Tage: Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag
• Max. Interviews: 3

Sobald Sie Ihr Limit für einen Tag erreicht haben, zeigt Kit keine Zeitfenster mehr an, selbst wenn Ihr Kalender noch freie Zeiten hat.

Mehrere Limits

Sie können für verschiedene Tage unterschiedliche Limits erstellen. Häufiges Muster:

• Montag-Donnerstag: maximal 4 Interviews
• Freitag: maximal 2 Interviews (Fokuszeit für andere Aufgaben freihalten)

Wenn Sie überlappende Limits festlegen (z. B. eine Regel für “Alle Tage” und eine weitere für “Freitag”), gilt das restriktivere Limit.

Das sollten Sie tun	Das sollten Sie vermeiden
Realistische Limits basierend auf Ihrem Energielevel setzen	Limits so hoch setzen, dass sie bedeutungslos sind (z. B. 20 pro Tag)
Nicht-Interview-Arbeit in Ihr Tageslimit einrechnen	Annehmen, dass Sie 8 Stunden Interviews am Stück führen können

Puffer

Puffer fügen vor und/oder nach Interviews Zeit hinzu. Nutzen Sie diese für Anfahrtszeit, Vorbereitung oder Kontextwechsel.

Puffer davor

Zeit, die vor jedem Interview blockiert wird. Wenn Sie einen 15-minütigen Vorab-Puffer einstellen und ein Kandidat 14:00-15:00 Uhr bucht, blockiert Kit auch 13:45-14:00 Uhr in Ihrem Kalender.

Puffer danach

Zeit, die nach jedem Interview blockiert wird. Wenn Sie einen 15-minütigen Nachpuffer einstellen und ein Kandidat 14:00-15:00 Uhr bucht, blockiert Kit auch 15:00-15:15 Uhr.

Übliche Werte

Puffer	Anwendungsfall
0 Minuten	Aufeinanderfolgende Videoanrufe ohne Vorbereitung
10-15 Minuten	Kurze Umschaltzeit zwischen Kontexten
30 Minuten	Persönliche Interviews mit Anfahrt oder umfangreicher Vorbereitung

Puffer reduzieren die Anzahl der verfügbaren Zeitfenster, da Kit zusätzliche Zeit rund um jedes Interview reservieren muss. Wägen Sie Ihren Bedarf an Pausen gegen die ausreichende Bereitstellung von Zeitfenstern für Kandidaten ab.

Planungsfenster

Planungsfenster steuern, wie weit im Voraus Kandidaten buchen können und wie viel Vorlaufzeit Sie vor einem Interview benötigen.

Mindestvorlaufzeit

Die kürzeste Zeit zwischen Buchung und Interviewbeginn. Standard sind 24 Stunden.

Wenn ein Kandidat versucht, “heute um 15:00 Uhr” zu buchen, und Ihre Mindestvorlaufzeit 24 Stunden beträgt, zeigt Kit keine Zeitfenster vor morgen 15:00 Uhr an.

Maximale Vorlaufzeit in Tagen

Das am weitesten in der Zukunft liegende Datum, das Kandidaten buchen können. Standard sind 30 Tage.

Wenn ein Kandidat am 1. Januar die Verfügbarkeit prüft und Ihr Maximum 30 Tage beträgt, kann er nichts nach dem 31. Januar buchen.

Warum diese Einstellungen sinnvoll sind

• Mindestvorlaufzeit verhindert kurzfristige Hektik und gibt Ihnen Zeit zur Vorbereitung
• Maximale Vorlaufzeit hält Ihren Kalender flexibel – Sie sind nicht Monate im Voraus an Interviews gebunden, wenn sich Prioritäten ändern könnten

Das sollten Sie tun	Das sollten Sie vermeiden
Mindestvorlaufzeit mindestens auf Ihre typische Vorbereitungszeit setzen	Buchungen am selben Tag erlauben, es sei denn, Sie brauchen wirklich keine Vorbereitung
30-60 Tage als maximale Vorlaufzeit verwenden, um Kandidatenflexibilität und Ihre Planungsbedürfnisse abzuwägen	Maximum auf 365 Tage setzen – zu viel Unsicherheit so weit im Voraus

Mehrere Pläne

Wenn Sie für mehrere Accounts arbeiten oder stark unterschiedliche Verfügbarkeitsmuster haben, erstellen Sie mehrere Pläne.

Wann Sie mehrere Pläne verwenden sollten

• Sie beraten mehrere Unternehmen und haben für jedes unterschiedliche Zeiten
• Sie haben einen “Standard”-Plan und einen “Erweiterte Zeiten”-Plan für dringendes Recruiting
• Sie möchten mit verschiedenen Einstellungen experimentieren, ohne Ihre aktuelle Konfiguration zu verlieren

Pläne wechseln

Jeder Plan wird automatisch mit allen Accounts verknüpft, denen Sie angehören. Bei der Konfiguration einer Interviewstufe können Sie auswählen, welcher Plan für diese Stufe verwendet werden soll.

Pro Account kann nur ein Plan als Standard markiert werden. Der Standard wird verwendet, wenn Sie einer Stufe hinzugefügt werden, ohne explizit einen Plan auszuwählen.

Pläne duplizieren

Um eine Variante eines bestehenden Plans zu erstellen:

1. Öffnen Sie den Plan, den Sie kopieren möchten
2. Klicken Sie auf Duplicate
3. Vergeben Sie einen neuen Namen
4. Passen Sie ihn nach Bedarf an

Beim Duplizieren werden alle wöchentlichen Zeiten, Datumsausnahmen und Meeting-Limits kopiert. Nutzen Sie dies für saisonale Varianten oder zum Testen neuer Einstellungen.

Schnellcheckliste

• Erstellen Sie Ihren ersten Verfügbarkeitsplan mit einem klaren Namen
• Legen Sie wöchentliche Zeiten für jeden Tag fest, an dem Sie für Interviews verfügbar sind
• Fügen Sie Datumsausnahmen für bevorstehende Urlaube oder Feiertage hinzu
• Setzen Sie Meeting-Limits, um Überplanung zu vermeiden
• Konfigurieren Sie Puffer, wenn Sie Vorbereitungszeit zwischen Interviews benötigen
• Legen Sie die Mindestvorlaufzeit fest (empfohlen: mindestens 24 Stunden)
• Verbinden Sie Google Calendar, um Doppelbuchungen zu vermeiden
• Testen Sie die Darstellung, indem Sie den Buchungsablauf für Kandidaten auf einer Stellenanzeige aufrufen