Gérer votre disponibilité

Pourquoi c’est important

Votre planning de disponibilité contrôle quand les candidats peuvent réserver des entretiens avec vous. Configurez-le une fois, et Kit affiche automatiquement aux candidats uniquement les horaires où vous êtes libre. Modifiez-le à tout moment — les changements s’appliquent instantanément à toutes les réservations futures.

Créer votre premier planning

Accédez à Votre compte > Disponibilité et cliquez sur Nouveau planning.

Nom et fuseau horaire

Donnez à votre planning un nom descriptif comme « Horaires standards » ou « Disponibilité entretiens ». Si vous créez plusieurs plannings, des noms clairs vous aident à passer de l’un à l’autre.

Votre fuseau horaire détermine comment Kit interprète vos horaires. Si vous définissez 9h00 en heure du Pacifique, les candidats à New York verront 12h00. Kit gère la conversion automatiquement.

Planning par défaut

Votre premier planning est automatiquement marqué comme défaut. Si vous créez des plannings supplémentaires, vous pouvez en désigner un autre par défaut. Le planning par défaut est utilisé lorsque vous êtes ajouté à une étape d’entretien, sauf si vous en sélectionnez explicitement un autre.

Horaires hebdomadaires

Les horaires hebdomadaires définissent votre schéma de disponibilité récurrent. Cliquez sur Ajouter des horaires pour chaque plage horaire où vous êtes disponible.

Définir les horaires

Pour chaque jour de la semaine :

1. Sélectionnez le jour (lundi, mardi, etc.)
2. Définissez l’heure de début (par exemple, 9h00)
3. Définissez l’heure de fin (par exemple, 17h00)
4. Cliquez sur Ajouter

Vous pouvez ajouter plusieurs plages par jour. Par exemple, si vous prenez une pause déjeuner de 12h00 à 13h00, créez deux plages :

• 9h00 - 12h00
• 13h00 - 17h00

Plages qui se chevauchent

Kit fusionne automatiquement les plages qui se chevauchent ou qui sont adjacentes. Si vous ajoutez 9h00-12h00 et 12h00-17h00, Kit les combine en une seule plage 9h00-17h00.

Copier d’un jour à l’autre

Utilisez le menu déroulant Copier depuis pour dupliquer les horaires d’un autre jour. Schéma courant : définissez les horaires du lundi, puis copiez-les du mardi au vendredi.

Désactiver des jours

Pour vous rendre indisponible un jour donné, n’ajoutez aucun horaire pour ce jour. Les candidats ne verront aucun créneau les jours où aucun horaire n’est configuré.

À faire	À éviter
Laissez samedi/dimanche vide si vous ne faites pas d’entretiens le week-end	Ajouter des horaires 9h-17h puis bloquer manuellement chaque week-end avec des exceptions de dates
Créez une seule plage 9h-17h pour une disponibilité sur toute la journée	Créer des plages d’une heure (9h-10h, 10h-11h, 11h-12h…) — inutilement complexe
Ajoutez la pause déjeuner comme un intervalle entre deux plages	S’attendre à ce que les candidats « sachent » ne pas réserver pendant le déjeuner

Exceptions de dates

Les exceptions de dates vous permettent de bloquer des dates spécifiques ou d’ajouter une disponibilité personnalisée qui diffère de votre schéma hebdomadaire.

Bloquer des congés

Pour marquer une date comme indisponible :

1. Cliquez sur Ajouter une exception
2. Sélectionnez la date
3. Choisissez Indisponible
4. Ajoutez éventuellement une note (non visible par les candidats)

Utilisez ceci pour :

• Les vacances et jours fériés
• Les participations à des conférences
• Les jours où vous êtes surchargé d’autres engagements

Horaires personnalisés pour des dates spécifiques

Pour définir des horaires différents pour une date spécifique :

1. Cliquez sur Ajouter une exception
2. Sélectionnez la date
3. Choisissez Horaires personnalisés
4. Ajoutez des plages horaires (même procédure que pour les horaires hebdomadaires)

Utilisez ceci pour :

• Une disponibilité étendue lors de journées de recrutement critiques
• Des horaires réduits lors de demi-journées
• Une disponibilité ponctuelle en dehors de votre planning habituel

Priorité des exceptions

Les exceptions de dates prennent toujours le pas sur les horaires hebdomadaires. Si vos horaires hebdomadaires indiquent 9h-17h mais que vous ajoutez une exception pour le 25 décembre le marquant comme indisponible, aucun créneau n’apparaît le 25 décembre, quel que soit votre schéma hebdomadaire.

Limites de réunions

Les limites de réunions plafonnent le nombre d’entretiens que vous acceptez par jour. Cela empêche les candidats de remplir entièrement votre calendrier avec des entretiens consécutifs.

Définir les limites

1. Cliquez sur Ajouter une limite
2. Sélectionnez les jours de la semaine (sélection multiple possible)
3. Définissez le nombre maximum d’entretiens par jour
4. Cliquez sur Ajouter

Par exemple, pour vous limiter à 3 entretiens en semaine :

• Jours : lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi
• Entretiens maximum : 3

Une fois votre limite atteinte pour un jour, Kit cesse d’afficher des créneaux aux candidats même si votre calendrier a encore du temps libre.

Limites multiples

Vous pouvez créer des limites différentes pour des jours différents. Schéma courant :

• Lundi-jeudi : 4 entretiens maximum
• Vendredi : 2 entretiens maximum (préserver du temps pour d’autres tâches)

Si vous définissez des limites qui se chevauchent (par exemple, une règle pour « Tous les jours » et une autre pour « Vendredi »), la limite la plus restrictive s’applique.

À faire	À éviter
Définir des limites réalistes en fonction de votre niveau d’énergie	Définir des limites tellement hautes qu’elles sont insignifiantes (par exemple, 20 par jour)
Tenir compte du travail hors entretien dans votre plafond quotidien	Supposer que vous pouvez faire 8 heures d’entretiens d’affilée

Marges

Les marges ajoutent du temps tampon avant et/ou après les entretiens. Utilisez-les pour tenir compte du temps de déplacement, de préparation ou de changement de contexte.

Marge avant

Temps à bloquer avant chaque entretien. Si vous définissez une marge avant de 15 minutes et qu’un candidat réserve de 14h00 à 15h00, Kit bloque également 13h45-14h00 dans votre calendrier.

Marge après

Temps à bloquer après chaque entretien. Si vous définissez une marge après de 15 minutes et qu’un candidat réserve de 14h00 à 15h00, Kit bloque également 15h00-15h15.

Valeurs courantes

Marge	Cas d’utilisation
0 minute	Appels vidéo consécutifs sans préparation nécessaire
10-15 minutes	Court temps de changement de contexte
30 minutes	Entretiens en présentiel nécessitant un déplacement ou une préparation approfondie

Les marges réduisent le nombre de créneaux disponibles puisque Kit doit réserver du temps supplémentaire autour de chaque entretien. Trouvez l’équilibre entre votre besoin de respiration et le nombre de créneaux suffisants pour les candidats.

Fenêtres de planification

Les fenêtres de planification contrôlent le délai de réservation à l’avance pour les candidats et le préavis minimum requis avant un entretien.

Préavis minimum en heures

Le délai le plus court entre la réservation par le candidat et le début de l’entretien. La valeur par défaut est de 24 heures.

Si un candidat essaie de réserver « aujourd’hui à 15h00 » et que votre préavis minimum est de 24 heures, Kit n’affichera aucun créneau avant demain 15h00.

Jours maximum à l’avance

La date la plus éloignée à laquelle les candidats peuvent réserver. La valeur par défaut est de 30 jours.

Si un candidat consulte la disponibilité le 1er janvier et que votre maximum est de 30 jours, il ne peut rien réserver après le 31 janvier.

Pourquoi les configurer

• Le préavis minimum évite les réservations de dernière minute et vous donne le temps de vous préparer
• Les jours maximum à l’avance gardent votre calendrier flexible — vous n’êtes pas engagé pour des entretiens des mois à l’avance quand les priorités peuvent changer

À faire	À éviter
Définir le préavis minimum au moins à la durée de votre préparation habituelle	Autoriser les réservations le jour même sauf si vous n’avez véritablement pas besoin de préparation
Utiliser 30 à 60 jours pour le maximum à l’avance afin d’équilibrer flexibilité du candidat et planification	Définir le maximum à 365 jours — trop d’incertitude à si long terme

Plannings multiples

Si vous travaillez sur plusieurs comptes ou si vous avez des schémas de disponibilité radicalement différents, créez plusieurs plannings.

Quand utiliser plusieurs plannings

• Vous intervenez pour plusieurs entreprises et avez des horaires différents pour chacune
• Vous avez un planning « standard » et un planning « horaires étendus » pour les recrutements urgents
• Vous souhaitez expérimenter différents paramètres sans perdre votre configuration actuelle

Changer de planning

Chaque planning est automatiquement lié à tous les comptes auxquels vous appartenez. Lors de la configuration d’une étape d’entretien, vous pouvez sélectionner le planning à utiliser pour cette étape.

Un seul planning par compte peut être marqué comme défaut. Le défaut est utilisé lorsque vous êtes ajouté à une étape sans choisir explicitement de planning.

Dupliquer des plannings

Pour créer une variante d’un planning existant :

1. Ouvrez le planning que vous souhaitez copier
2. Cliquez sur Dupliquer
3. Donnez-lui un nouveau nom
4. Modifiez selon vos besoins

La duplication copie tous les horaires hebdomadaires, les exceptions de dates et les limites de réunions. Utilisez-la pour créer des variantes saisonnières ou tester de nouveaux paramètres.

Aide-mémoire

• Créez votre premier planning de disponibilité avec un nom clair
• Définissez les horaires hebdomadaires pour chaque jour où vous êtes disponible pour des entretiens
• Ajoutez des exceptions de dates pour les vacances ou jours fériés à venir
• Définissez des limites de réunions pour éviter la surcharge de planning
• Configurez les marges si vous avez besoin de temps de préparation entre les entretiens
• Définissez le préavis minimum en heures (24 heures recommandées au minimum)
• Connectez Google Calendar pour éviter les doubles réservations
• Testez en consultant le flux de réservation candidat sur une offre d’emploi