Vérifier et envoyer les messages

Pourquoi c’est important

Chaque e-mail de prospection envoyé par Kit nécessite votre approbation préalable. Cette approche de validation humaine garantit que rien n’est envoyé sans répondre à vos exigences. Vous contrôlez la qualité, le ton et l’exactitude de chaque message avant qu’il n’atteigne la boîte de réception d’un prospect.

Processus de vérification des brouillons

Lorsque l’IA a terminé ses recherches sur un prospect, le brouillon apparaît dans votre file d’attente de vérification. Les brouillons de relance arrivent dans la même file d’attente à mesure que chaque étape de la séquence arrive à échéance, si bien qu’approuver une relance fonctionne comme approuver le premier e-mail. Vous disposez de trois options :

• Approuver : Met l’e-mail en file d’attente pour envoi. Kit l’envoie lors de la prochaine fenêtre d’envoi disponible.
• Modifier : Modifiez l’objet ou le corps du message avant d’approuver. Le brouillon de l’IA est votre point de départ, pas le résultat final.
• Rejeter : Renvoie le brouillon pour révision. Le message repasse au statut En attente et son approbation est annulée, il quitte donc la file d’attente de vérification. Le statut du prospect lui-même reste inchangé, et l’objet et le corps du brouillon sont conservés. Le rejet n’est possible que tant que le message est encore un brouillon ; une fois l’e-mail envoyé, impossible de revenir en arrière.

Rendez-vous dans l’onglet messages de votre campagne ou sur la page globale Outreach > Drafts pour examiner les brouillons en attente.

Opérations en masse

Dans le navigateur, l’approbation s’effectue depuis la page qui affiche le message entier. Vous voyez ainsi le destinataire, l’expéditeur, l’objet et le corps complets avant chaque décision. Pour un ensemble important et fiable, l’agent Outreach présente des pages limitées à 25 brouillons complets. Chaque page possède sa propre confirmation liée aux messages inchangés, et un curseur mène à la suivante : une grande campagne ne peut donc saturer ni le contexte de vérification ni une transaction de base de données unique.

La page globale des brouillons accessible via Outreach > Drafts affiche les brouillons en attente de toutes les campagnes, regroupés par nom de campagne. C’est particulièrement utile lorsque vous avez plusieurs campagnes actives et souhaitez tout vérifier au même endroit.

Statuts des messages

Chaque message passe par les statuts suivants :

Statut	Signification
En attente	L’IA n’a pas encore produit de brouillon ; c’est aussi le statut d’un brouillon rejeté
Rédigé	L’IA a rédigé l’e-mail. En attente de votre vérification.
Approuvé	Vous avez approuvé le brouillon. En file d’attente pour envoi.
Envoyé	Kit a transmis l’e-mail à votre serveur SMTP
Délivré	Le serveur de messagerie du destinataire a accepté le message
Rejeté	La livraison a échoué ; l’adresse du destinataire a été rejetée
Échoué	Un problème connu d’authentification, d’expéditeur, de contenu ou de politique a arrêté l’envoi et doit être corrigé
Tentatives épuisées	Les quatre tentatives d’envoi ont échoué avant soumission avec une erreur temporaire. Kit ne réessaiera pas automatiquement.
Envoi incertain	L’acceptation SMTP n’a pas pu être confirmée. Le message a peut-être été envoyé, Kit ne le renverra donc pas automatiquement.
Nouvelle relecture requise	Le destinataire, l’identité de l’expéditeur, l’objet ou le corps a changé avant le démarrage de SMTP. Kit a arrêté l’envoi pour vous permettre de relire et d’approuver la version actuelle.

Indicateurs d’engagement

Lorsque le suivi d’engagement est activé sur une campagne, les messages envoyés affichent des informations supplémentaires :

• Liste des messages : De petites icônes apparaissent à côté du badge de statut, un œil violet pour les messages ouverts, une icône de lien bleue pour les clics. Survolez pour afficher le nombre.
• Détail du message : Une carte Engagement dans la barre latérale affiche le nombre d’ouvertures et de clics, les horodatages du premier événement, et une chronologie des 10 événements les plus récents avec les URL cliquées.

Ces indicateurs utilisent des colonnes de compteur en cache sur le message ; aucune requête supplémentaire lors du chargement de la liste des messages.

Pipeline d’envoi

Après votre approbation d’un brouillon, Kit gère la livraison automatiquement :

• Délais aléatoires : Par défaut, Kit espace les e-mails sortants de 7 à 14 minutes afin que les messages ne partent pas tous en même temps. Les délais minimum et maximum sont configurables de 1 à 60 minutes dans les paramètres SMTP.
• Limite quotidienne : La limite quotidienne par défaut est de 50 e-mails par jour et par compte, configurable jusqu’à 500 dans les paramètres SMTP. Cela limite le volume d’envoi ; cela ne garantit pas l’arrivée en boîte de réception.
• Vérification d’exclusion : Avant l’envoi, Kit vérifie que l’adresse e-mail du prospect ne figure pas sur votre liste d’exclusion (rejets, désabonnements ou ajouts manuels)
• List-Unsubscribe : Par défaut, les e-mails sortants incluent les en-têtes de désabonnement en un clic conformes au RFC 8058. Vous pouvez désactiver ces en-têtes dans les paramètres SMTP pour les e-mails de prospection personnalisés

Kit ne réessaie automatiquement que les échecs dont on sait qu’ils ont eu lieu avant la soumission du message, comme une erreur DNS, de routage ou un refus de connexion. Un message bénéficie de quatre tentatives au total (la tentative initiale et trois nouvelles tentatives). Si le même échec peut encore être réessayé sans risque, il passe au statut Tentatives épuisées et s’arrête. Un délai dépassé, une réinitialisation, une rupture de connexion ou une interruption TLS dont l’acceptation SMTP ne peut pas être confirmée passe au statut Envoi incertain sans renvoi automatique, car une nouvelle tentative pourrait dupliquer l’e-mail. Les problèmes connus d’authentification, d’expéditeur, de contenu ou de politique passent au statut Échoué.

Ouvrez Outreach > Délivrabilité pour examiner les messages Envoi incertain, Tentatives épuisées et Échoué. Pour un Envoi incertain, examinez les preuves de la tentative et les journaux du fournisseur à l’aide du RFC Message-ID. L’absence du message dans le dossier Envoyés ne prouve pas à elle seule qu’il n’a pas été envoyé. Pour un message Échoué, corrigez d’abord le problème d’authentification, d’expéditeur, de contenu ou de politique avant d’autoriser une nouvelle tentative. Un message Nouvelle relecture requise n’a jamais atteint SMTP : ouvrez-le, relisez les données d’envoi actuelles et approuvez-le de nouveau.

Résoudre un envoi arrêté

Chaque message au statut Envoi incertain, Tentatives épuisées ou Échoué reste dans la file de vérification jusqu’à ce qu’un membre autorisé à gérer la campagne consigne une décision auditée :

Décision	Quand l’utiliser	Résultat
Confirmer l’envoi	Les preuves du fournisseur confirment que le message a été accepté	Marque le message comme envoyé sans nouvelle tentative SMTP
Confirmer l’absence d’envoi	Une personne a vérifié les preuves du fournisseur et confirmé que le message n’a pas été accepté	Repasse le message au statut approuvé et programme une tentative d’envoi
Réessayer après correction	Un problème connu côté expéditeur a épuisé les tentatives sans risque, puis a été corrigé	Repasse le message au statut approuvé et programme une tentative d’envoi
Clore la vérification	Vous souhaitez arrêter l’enquête sans envoyer	Conserve le statut technique d’envoi et clôt la vérification

Confirmer l’envoi et Confirmer l’absence d’envoi ne sont disponibles que pour un Envoi incertain. Réessayer après correction est la reprise sans risque des statuts Tentatives épuisées et Échoué une fois la cause corrigée. Clore la vérification reste toujours disponible si vous ne souhaitez aucun nouvel envoi.

Ne choisissez jamais Confirmer l’absence d’envoi sur la seule foi d’un message d’erreur : la connexion SMTP initiale a pu être interrompue après l’acceptation de l’e-mail par le fournisseur. Examinez les preuves exactes de la tentative, notamment l’étape et la réponse SMTP, le diagnostic, les horodatages et le RFC Message-ID. La confirmation est liée à cette tentative et à ces preuves précises. Pour une nouvelle tentative, elle est aussi liée au destinataire, à l’identité de l’expéditeur, à l’objet et au corps relus. Si l’un de ces éléments change, Kit fait expirer la confirmation et exige une nouvelle vérification au lieu d’appliquer une décision périmée.

Chaque décision est immuable, indique qui l’a prise et quand tant que cette fiche utilisateur est conservée, et peut comporter une note d’audit facultative et chiffrée. Si l’utilisateur est ensuite effacé, la décision subsiste, mais l’identifiant de son auteur devient null.

Activer une campagne

Les nouvelles campagnes démarrent avec le statut Brouillon. Pour commencer l’envoi :

1. Vérifiez que vos identifiants SMTP sont configurés et validés
2. Ajoutez au moins un prospect
3. Passez le statut de la campagne à Active

Une fois active, Kit commence à rechercher des informations sur les prospects et à générer des brouillons. Vous pouvez mettre en pause la campagne à tout moment pour arrêter l’envoi automatique des messages approuvés. La mise en pause ne verrouille pas la campagne : vous pouvez toujours déclencher manuellement la recherche et la rédaction de brouillons pour les prospects en attente, et les brouillons existants restent disponibles pour vérification. Reprenez pour relancer l’envoi automatique.

Checklist

• Vérifier les brouillons dans votre campagne ou sur la page globale des brouillons
• Approuver, modifier ou rejeter chaque brouillon
• Passer votre campagne en statut Active pour lancer le pipeline d’envoi
• Surveiller les messages envoyés pour détecter les notifications de rejet ou d’échec
• Résoudre les vérifications Envoi incertain, Tentatives épuisées et Échoué à partir des preuves consignées

Pour aller plus loin

• Gestion des réponses : gérez les réponses des prospects et les brouillons de réponse générés par l’IA
• Suppressions, rejets et délivrabilité : comprenez la gestion des rejets et la réputation d’expéditeur