Przeglądanie i wysyłanie wiadomości

Sprawdzenie przed wysyłką

Każdy e-mail wysyłany przez Kit w ramach outreachu najpierw wymaga twojego zatwierdzenia. Dzięki temu możesz sprawdzić jakość, ton i trafność każdej wiadomości, zanim trafi ona do skrzynki leada.

Proces przeglądania szkiców

Gdy AI skończy badać leada, szkic pojawia się w twojej kolejce do przeglądu. Szkice follow-upów trafiają do tej samej kolejki, gdy nadchodzi termin kolejnego kroku sekwencji, więc zatwierdzanie follow-upu działa dokładnie tak samo jak zatwierdzanie pierwszego e-maila. Masz trzy opcje:

• Zatwierdź: dodaje e-mail do kolejki wysyłki. Kit wyśle go w najbliższym dostępnym oknie wysyłkowym.
• Edytuj: pozwala zmienić temat lub treść przed zatwierdzeniem. Możesz poprawić lub zastąpić tekst przygotowany przez AI.
• Odrzuć: odsyła szkic do poprawki. Wiadomość wraca do statusu „Oczekujące”, a jej zatwierdzenie zostaje cofnięte, więc znika z kolejki do przeglądu. Status samego leada się nie zmienia, a temat i treść szkicu zostają zachowane. Odrzucić można tylko wiadomość, która wciąż jest szkicem; wysłanej już nie da się cofnąć.

Żeby przejrzeć oczekujące szkice, przejdź do zakładki wiadomości w swojej kampanii albo na globalną stronę Outreach > Drafts.

Operacje zbiorcze

W przeglądarce zatwierdzasz z widoku pełnej wiadomości. Przed każdą decyzją widzisz więc pełne dane odbiorcy i nadawcy, temat i treść. Agent Outreach pokazuje szkice w partiach po najwyżej 25 pełnych wiadomości. Każda strona ma osobne potwierdzenie powiązane z niezmienionymi wiadomościami, a kursor prowadzi do następnej.

Globalna strona szkiców Outreach > Drafts pokazuje oczekujące szkice ze wszystkich kampanii, pogrupowane według nazwy kampanii. Przydaje się, gdy masz kilka aktywnych kampanii i chcesz przejrzeć wszystko w jednym miejscu.

Statusy wiadomości

Każda wiadomość przechodzi przez następujące statusy:

Status	Znaczenie
Oczekujące	AI nie przygotowało jeszcze szkicu. Tu trafia też odrzucony szkic
Szkic	AI napisało e-mail. Czeka na twój przegląd.
Zatwierdzono	Szkic zatwierdzony. W kolejce do wysyłki.
Wysłano	Kit przesłał e-mail do twojego serwera SMTP
Dostarczono	Serwer pocztowy odbiorcy przyjął wiadomość
Odrzucono	Dostarczenie się nie powiodło: adres odbiorcy został odrzucony
Niepowodzenie	Znany problem z uwierzytelnianiem, nadawcą, treścią lub zasadami zatrzymał wysyłkę i wymaga naprawy
Próby wyczerpane	Nie udało się przekazać wiadomości mimo czterech prób z powodu znanego błędu tymczasowego. Kit nie ponowi wysyłki automatycznie.
Dostarczenie nieznane	Nie udało się potwierdzić przyjęcia przez SMTP. Wiadomość mogła zostać wysłana, dlatego Kit nie wyśle jej ponownie automatycznie.
Wymaga ponownej weryfikacji	Odbiorca, tożsamość nadawcy, temat lub treść zmieniły się przed uruchomieniem SMTP. Kit zatrzymał wysyłkę, aby umożliwić sprawdzenie i ponowne zatwierdzenie aktualnej wersji.

Wskaźniki zaangażowania

Gdy w kampanii włączone jest śledzenie zaangażowania, wysłane wiadomości pokazują dodatkowe informacje:

• Lista wiadomości: obok plakietki statusu pojawiają się małe ikony, fioletowe oko dla otwartych wiadomości i niebieska ikona linku dla klikniętych. Najedź kursorem, żeby zobaczyć liczbę.
• Szczegóły wiadomości: karta Zaangażowanie na pasku bocznym pokazuje liczbę otwarć/kliknięć, znaczniki czasu pierwszych zdarzeń oraz oś czasu 10 najnowszych zdarzeń z klikniętymi adresami URL.

Proces wysyłki

Po zatwierdzeniu szkicu Kit automatycznie zajmuje się dostarczeniem:

• Losowe opóźnienia: domyślnie Kit rozkłada wychodzące e-maile w odstępach od 7 do 14 minut, żeby nie wysyłać wszystkich wiadomości naraz. Minimalne i maksymalne opóźnienie można ustawić w zakresie od 1 do 60 minut w ustawieniach SMTP.
• Dzienny limit: domyślnie 50 e-maili dziennie na konto, z możliwością zwiększenia do 500 w ustawieniach SMTP. Limit ogranicza liczbę wysyłek, ale nie gwarantuje ich dostarczenia do skrzynki odbiorczej.
• Kontrola wykluczeń: przed wysyłką Kit sprawdza, czy adres e-mail leada nie znajduje się na twojej liście wykluczeń (z odrzuceń, wypisań lub ręcznych wpisów)
• List-Unsubscribe: domyślnie wychodzące e-maile zawierają nagłówki RFC 8058 umożliwiające wypisanie się jednym kliknięciem. Możesz wyłączyć te nagłówki w ustawieniach SMTP dla spersonalizowanych wiadomości cold email

Kit automatycznie ponawia wysyłkę tylko przy błędach, o których wiadomo, że wystąpiły przed przekazaniem wiadomości, na przykład przy błędzie DNS, routingu lub odmowie połączenia. Wiadomość otrzymuje łącznie cztery próby (pierwszą próbę i trzy ponowienia). Jeśli ten sam błąd nadal występuje, mimo że ponowienie wysyłki jest bezpieczne, wiadomość przechodzi do statusu Próby wyczerpane i zostaje zatrzymana. Przekroczenie limitu czasu, zerwanie połączenia, przerwany potok lub rozłączenie TLS, przy którym nie można potwierdzić przyjęcia przez SMTP, przenosi wiadomość do statusu Dostarczenie nieznane bez automatycznego ponowienia, ponieważ kolejna próba mogłaby zduplikować e-mail. Znane błędy uwierzytelniania, nadawcy, treści lub zasad przenoszą wiadomość do statusu Niepowodzenie.

Otwórz Outreach > Dostarczalność, aby przejrzeć wiadomości ze statusem Dostarczenie nieznane, Próby wyczerpane lub Niepowodzenie. Przy statusie Dostarczenie nieznane sprawdź dane próby i logi dostawcy po RFC Message-ID. Sam brak kopii w folderze Wysłane nie potwierdza braku wysyłki. Przy statusie Niepowodzenie najpierw usuń problem z uwierzytelnianiem, nadawcą, treścią lub zasadami, a dopiero potem zatwierdź nową próbę. Wiadomość ze statusem Wymaga ponownej weryfikacji nie dotarła do SMTP. Otwórz ją, sprawdź aktualne dane wysyłki i zatwierdź ponownie.

Rozstrzyganie zatrzymanej wysyłki

Każda wiadomość ze statusem Dostarczenie nieznane, Próby wyczerpane lub Niepowodzenie pozostaje w kolejce przeglądu, dopóki osoba uprawniona do zarządzania kampanią nie podejmie decyzji. Kit zapisuje tę decyzję w historii audytu:

Decyzja	Kiedy wybrać	Skutek
Potwierdź wysłanie	Dane dostawcy potwierdzają przyjęcie wiadomości	Oznacza wiadomość jako wysłaną bez kolejnej próby SMTP
Potwierdź brak wysyłki	Po sprawdzeniu danych dostawcy potwierdzono, że wiadomość nie została przyjęta	Przywraca status zatwierdzono i zleca jedną próbę dostarczenia
Ponów po naprawie	Usunięto problem po stronie nadawcy, który utrzymywał się mimo bezpiecznych ponowień	Przywraca status zatwierdzono i zleca jedną próbę dostarczenia
Zamknij przegląd	Należy zakończyć sprawdzanie bez wysyłki	Zachowuje techniczny status dostarczenia i zamyka przegląd

Potwierdź wysłanie i Potwierdź brak wysyłki są dostępne tylko przy statusie Dostarczenie nieznane. Ponów po naprawie pozwala wznowić wysyłkę wiadomości ze statusem Próby wyczerpane lub Niepowodzenie po usunięciu przyczyny. Zamknij przegląd pozostaje dostępne, gdy nie chcesz kolejnej wysyłki.

Nie wybieraj Potwierdź brak wysyłki wyłącznie na podstawie komunikatu o błędzie. Pierwotne połączenie SMTP mogło zostać przerwane już po przyjęciu e-maila przez dostawcę. Sprawdź dokładne dane próby: etap i odpowiedź SMTP, diagnostykę, znaczniki czasu oraz RFC Message-ID. Potwierdzenie jest powiązane z tą konkretną próbą i jej danymi. Przy ponowieniu obejmuje również sprawdzonego odbiorcę, tożsamość nadawcy, temat i treść. Jeśli którykolwiek z tych elementów się zmieni, Kit unieważni potwierdzenie i poprosi o nowy przegląd, zamiast zastosować nieaktualną decyzję.

Decyzji nie można później zmienić. Kit zapisuje osobę i czas rozstrzygnięcia oraz opcjonalną, szyfrowaną notatkę audytową. Jeśli użytkownik zostanie później usunięty, decyzja pozostaje, a identyfikator osoby rozstrzygającej przyjmuje null.

Aktywacja kampanii

Nowe kampanie zaczynają ze statusem Szkic. Żeby rozpocząć wysyłkę:

1. Sprawdź, czy dane uwierzytelniające SMTP są skonfigurowane i zweryfikowane
2. Dodaj co najmniej jednego leada
3. Ustaw status kampanii na Aktywna

Po aktywacji Kit zaczyna badać leady i generować szkice. W dowolnym momencie możesz wstrzymać kampanię, żeby zatrzymać automatyczną wysyłkę zatwierdzonych wiadomości. Wstrzymanie nie blokuje kampanii: nadal możesz ręcznie uruchamiać badanie i przygotowywanie szkiców dla oczekujących leadów, a istniejące szkice pozostają dostępne do przeglądu. Ponownie aktywuj kampanię, żeby wznowić automatyczną wysyłkę.

W skrócie

• Przejrzyj szkice w swojej kampanii lub na globalnej stronie szkiców
• Zatwierdź, edytuj lub odrzuć każdy szkic
• Ustaw kampanię na Aktywna, żeby uruchomić proces wysyłki
• Monitoruj wysłane wiadomości pod kątem powiadomień o odrzuceniach lub błędach
• Rozstrzygnij przeglądy wiadomości ze statusem Dostarczenie nieznane, Próby wyczerpane i Niepowodzenie na podstawie zapisanych danych

Co dalej

• Obsługa odpowiedzi: zarządzaj odpowiedziami leadów i szkicami odpowiedzi przygotowanymi przez AI
• Wykluczenia, odrzucenia i dostarczalność: obsługa odrzuceń i reputacja nadawcy