Zarządzanie ofertami

Dlaczego to ważne

Etap oferty to moment, w którym proces rekrutacji staje się negocjacją. Kit śledzi pełny cykl życia oferty — składanie warunków, zbieranie odpowiedzi kandydatów, korekty w razie potrzeby i zapisywanie ostatecznego wyniku — dzięki czemu zespół działa spójnie i nic nie umyka uwadze.

Składanie oferty

Żeby złożyć ofertę, otwórz stronę aplikacji kandydata, gdy znajduje się on na etapie oferty. Jeśli nie ma jeszcze żadnej oferty, formularz oferty pojawia się bezpośrednio na osi czasu etapu. Uzupełnij:

Pole	Wymagane	Opis
Details	Nie	Warunki oferty w formie tekstowej (stanowisko, wynagrodzenie, data rozpoczęcia itp.)
Letter	Nie	Załącznik PDF do 25 MB (formalne pismo ofertowe)
Expires At	Nie	Data, po której oferta automatycznie wygasa

Kliknięcie Send Offer wysyła kandydatowi powiadomienie z magic linkiem do wyświetlenia oferty w portalu kandydata.

Co widzi kandydat

Kandydaci uzyskują dostęp do oferty przez portal kandydata za pomocą magic linku wysłanego e-mailem. Strona oferty pokazuje:

• Szczegóły oferty wprowadzone przez zespół
• Link do pobrania pisma PDF (jeśli załączono)
• Datę wygaśnięcia (jeśli ustawiono)
• Przyciski Accept lub Decline

Kandydaci nie muszą zakładać konta — magic link uwierzytelnia ich bezpośrednio.

Odpowiedzi kandydatów

Akceptacja

Gdy kandydat kliknie Accept, etap oferty automatycznie się kończy i aplikacja przechodzi dalej. Zespół dostaje powiadomienie, a webhook offer.candidate_accepted zostaje wyzwolony.

Odrzucenie

Odrzucenie wymaga komentarza z podaniem przyczyny. Etap pozostaje w statusie In Progress, żeby zespół mógł przeanalizować opinię i zdecydować o dalszych krokach — skorygować ofertę albo zrezygnować. Wyzwalany jest webhook offer.candidate_declined.

Korekta oferty

Jeśli kandydat odrzuci ofertę albo trzeba zaktualizować warunki, ofertę można skorygować. Korekta:

• Zwiększa numer wersji oferty
• Resetuje postęp etapu do In Progress
• Kasuje poprzedni status akceptacji/odrzucenia
• Powiadamia kandydata o dostępności skorygowanej oferty
• Wyzwala webhook offer.revised

Kandydat może wówczas odpowiedzieć na nową wersję. Poprzednie odpowiedzi są zachowane w historii oferty na potrzeby audytu.

Akceptacja i odrzucenie przez administratora

Administratorzy mogą również zarejestrować decyzję dotyczącą oferty:

• Accept — oznacza ofertę jako zaakceptowaną przez organizację i kończy etap
• Decline — oznacza ofertę jako odrzuconą przez organizację (etap pozostaje In Progress)

Są to działania odrębne od odpowiedzi kandydata. Stosuj je, gdy odpowiedź kandydata dociera poza Kit (ustna zgoda w rozmowie, odesłana podpisana umowa), tak żeby oferta w Kit odpowiadała temu, co wydarzyło się naprawdę.

Nie służą do nadpisania decyzji kandydata. Kit odrzuca każdą decyzję administratora sprzeczną z odpowiedzią, którą kandydat zapisał już w portalu: Accept przestaje być dostępny, gdy kandydat odrzucił ofertę, a Decline — gdy ją zaakceptował. W obu przypadkach obowiązuje odpowiedź kandydata i nic nie zostaje zapisane. Decyzję administratora można zarejestrować, dopóki oferta czeka na odpowiedź, albo gdy pokrywa się z odpowiedzią, której kandydat już udzielił.

Każda wersja oferty przyjmuje jedną decyzję administratora. Jeśli po decyzji trzeba zmienić warunki, skoryguj ofertę — powstanie wtedy nowa wersja, a wcześniejszy status akceptacji/odrzucenia zostanie skasowany.

Cykl życia statusu oferty

Oferta przechodzi przez następujące statusy:

stateDiagram-v2
    Pending: Oczekująca
    CandidateAccepted: Kandydat zaakceptował
    CandidateDeclined: Kandydat odrzucił
    Accepted: Zaakceptowana
    Declined: Odrzucona
    Expired: Wygasła

    [*] --> Pending: Oferta złożona
    Pending --> CandidateAccepted: Kandydat akceptuje
    Pending --> CandidateDeclined: Kandydat odrzuca
    Pending --> Accepted: Administrator akceptuje
    Pending --> Declined: Administrator odrzuca
    Pending --> Expired: Upływa termin ważności
    CandidateDeclined --> Pending: Oferta skorygowana
    CandidateAccepted --> [*]: Etap się kończy
    Accepted --> [*]: Etap się kończy

Status	Znaczenie
Oczekująca	Oferta złożona, oczekiwanie na odpowiedź
Kandydat zaakceptował	Kandydat zaakceptował ofertę
Kandydat odrzucił	Kandydat odrzucił ofertę
Zaakceptowana	Administrator zaakceptował ofertę
Odrzucona	Administrator odrzucił ofertę
Wygasła	Upłynął termin ważności bez odpowiedzi

Zachowanie przy zakończeniu etapu

Etap oferty kończy się automatycznie, gdy oferta zostaje zaakceptowana — przez kandydata albo administratora. Szczegóły:

• Kandydat akceptuje — etap kończy się natychmiast
• Administrator akceptuje — etap kończy się natychmiast
• Kandydat odrzuca — etap pozostaje In Progress (zespół może skorygować ofertę)
• Administrator odrzuca — etap pozostaje In Progress
• Oferta skorygowana — etap wraca do In Progress (kandydat może odpowiedzieć ponownie)

W skrócie

• Złóż ofertę ze szczegółami i opcjonalnym pismem PDF
• Ustaw datę wygaśnięcia, jeśli potrzebujesz odpowiedzi w określonym terminie
• Monitoruj odpowiedzi kandydatów na osi czasu aplikacji
• Skoryguj ofertę, jeśli warunki się zmienią albo kandydat odrzuci
• Użyj akceptacji/odrzucenia przez administratora dla decyzji podejmowanych poza Kit
• Subskrybuj webhooki ofert, żeby otrzymywać aktualizacje integracji w czasie rzeczywistym