Uczestnicy, ukończenie i ponowna certyfikacja

Opublikuj przed zaproszeniem

Zaproszenia tworzą aktywne zapisy, dlatego Kit przyjmuje je wyłącznie dla opublikowanego programu. Sprawdź podgląd portalu uczestnika, potwierdź treść i oświadczenie, a potem opublikuj program.

Uczestnicy nie potrzebują płatnego miejsca w zespole. Zaproszenie e-mail otwiera osobny portal, a Kit przed przyznaniem dostępu sprawdza, czy dana osoba kontroluje zaproszony adres.

Zaproś jedną osobę lub całą grupę

Otwórz stronę Zaproszenia programu. Możesz wpisać jedną osobę w formularzu albo wkleić do 500 wierszy w formacie CSV, po jednej osobie w każdym wierszu i w podanej kolejności. Nie dodawaj nagłówka. Kit traktuje każdy niepusty wiersz jako osobę.

Jane Doe,[email protected],E-104,Engineering,Developer,2026-08-01

Wymagany jest tylko e-mail. Wklejane wiersze muszą jednak zachować tę samą kolejność kolumn. Jeśli podajesz tylko adres, zostaw pustą kolumnę imienia i nazwiska: ,[email protected]. W formularzu dla jednej osoby po prostu uzupełnij pole e-mail. ID pracownika, dział, stanowisko i data zatrudnienia zwiększają użyteczność rejestru ukończeń. Jeśli podasz datę zatrudnienia, termin będzie równy tej dacie powiększonej o okres karencji programu. Bez niej okres karencji zaczyna się dziś.

Kit usuwa z partii duplikaty według adresu e-mail. Niepusty wiersz bez adresu jest pomijany i liczony. Jeśli inny wiersz jest niepoprawny albo partia przekracza pozostały dzienny limit e-maili konta, Kit odrzuca całość, zamiast zostawiać częściowo zaproszoną grupę.

Dopóki zapis uczestnika jest otwarty, ponowne zaproszenie tego samego adresu aktualizuje tylko podane pola i nie tworzy kolejnego zapisu. Ponowne zaproszenie osoby, która ukończyła program, otwiera nowy oczekujący cykl i oznacza ją jako osobę z zaległym zadaniem w rejestrze ukończeń. Użyj Wyślij ponownie, jeśli chcesz jedynie ponownie wysłać istniejące zaproszenie.

Jak czytać rejestr ukończeń

Etap w każdym wierszu wskazuje, co zrobić:

Etap	Co oznacza	Co zrobić
Odrzucone dowody	Materiał z checklisty trzeba zastąpić	Przeczytaj uwagę recenzenta i poproś uczestnika o ponowne zebranie dowodu
Oczekuje na podpis	Praca jest ukończona, ale brakuje podpisanego oświadczenia	Wyślij przypomnienie
W toku	Uczestnik rozpoczął pracę	Sprawdź aktywność, termin i historię przypomnień
Nie rozpoczęto	Po zaproszeniu nie pojawił się postęp	Wyślij zaproszenie ponownie albo przypomnij zapisanej osobie
Ponowna certyfikacja wymagana	Otwarty jest nowy cykl roczny	Dopilnuj nowego zapisu
Ukończono	Aktualny dowód ukończenia pozostaje ważny	Pobierz certyfikat albo wyeksportuj rejestr
Wygasło	Starsze ukończenie wygasło lub zostało zastąpione	Zachowaj je jako historię, a do dalszych działań używaj bieżącego cyklu

Strona pokazuje terminy, opóźnienia, ostatnią aktywność i liczbę przypomnień bez zmieniania zakończonych dowodów. Ręczne przypomnienie jest dostępne dla niezakończonego zapisu i ma godzinne zabezpieczenie przed duplikatem. Automatyczny harmonogram opisano w Przypomnieniach i terminach.

Eksport dowodów

Eksporty są przygotowywane w tle w dwóch formatach:

• CSV używa siedmiu kolumn ukończeń Vanta: imię i nazwisko pracownika, ID pracownika, dział, stanowisko, moduł szkoleniowy, data ukończenia i status.
• PDF tworzy firmowy rejestr ukończeń z tymi samymi podstawowymi polami.

Eksport checklisty dodaje osobny widok dowodów ze stanem oceny, liczbą punktów kontrolnych i plików, etykietami urządzeń oraz datami zebrania materiałów. Dla pojedynczej osoby pobierz certyfikat ukończenia albo utwórz pakiet dowodów.

Ukończone wiersze i certyfikaty korzystają z niezmiennego zapisu uczestnika, programu i oświadczenia z chwili ukończenia. Późniejsze zmiany profilu lub programu nie zmieniają tego, co podpisano.

Coroczna ponowna certyfikacja

Dla nowych programów roczny cykl jest domyślnie włączony. Rok po ostatnim ukończeniu przez uczestnika opublikowany program otwiera nowy zapis, wysyła zaproszenie i daje bieżący okres karencji na ukończenie.

Nowy cykl jest oddzielony od poprzedniego. Starsze ukończenia, certyfikaty i zachowane dowody pozostają faktami historycznymi. Bieżący cykl przechowuje zadanie, które nadal trzeba wykonać. Kit nie utworzy drugiego otwartego cyklu dla tej samej osoby i programu.

Checklist wdrożenia

• Typ programu, treść i oświadczenie odpowiadają kontroli, którą chcesz udowodnić
• Program jest opublikowany, a podgląd uczestnika poprawny
• Adresy grupy i pola zatrudnienia zostały sprawdzone
• Okres karencji daje nowym pracownikom dość czasu
• Roczny cykl ponownej certyfikacji jest zapisany w polityce i ma właściciela
• Ktoś odpowiada za nieukończone zadania i kolejkę odrzuconych dowodów
• Eksport CSV lub PDF został przetestowany przed terminem audytu