Participants, achèvement et renouvellement de la certification

Publier avant d’inviter

Une invitation crée une inscription active : Kit ne l’accepte donc que pour un programme publié. Prévisualisez l’expérience du participant, vérifiez le contenu et l’attestation, puis publiez le programme.

Les participants n’ont pas besoin d’une licence d’équipe. Leur invitation par e-mail ouvre un portail distinct, et Kit vérifie qu’ils contrôlent l’adresse invitée avant d’autoriser l’accès.

Inviter une personne ou toute une liste

Ouvrez la page Invitations du programme. Vous pouvez saisir une seule personne dans le formulaire ou coller jusqu’à 500 lignes de type CSV, à raison d’une personne par ligne et dans l’ordre ci-dessous. N’ajoutez pas de ligne d’en-tête : Kit traite chaque ligne non vide comme une personne.

Jane Doe,[email protected],E-104,Engineering,Developer,2026-08-01

Seule l’adresse e-mail est obligatoire. Les lignes collées doivent néanmoins conserver le même ordre des colonnes. Pour une ligne qui ne contient que l’adresse e-mail, laissez la colonne du nom vide : ,[email protected]. Dans le formulaire individuel, renseignez simplement le champ de l’adresse e-mail. Le matricule, le service, la fonction et la date d’embauche rendent le registre des réussites plus utile. Si une date d’embauche est indiquée, l’échéance correspond à cette date augmentée du délai de grâce du programme ; sinon, le délai commence aujourd’hui.

Kit déduplique le lot par adresse e-mail. Une ligne non vide sans adresse e-mail est ignorée et comptabilisée. Si une autre ligne est invalide ou si le lot dépasse le quota quotidien d’e-mails encore disponible pour le compte, Kit rejette tout le lot au lieu de laisser une cohorte partiellement invitée.

Tant que l’inscription d’un participant reste ouverte, une nouvelle invitation à la même adresse ne met à jour que les champs fournis dans la liste et ne crée pas d’autre inscription. Réinviter une personne qui a terminé le programme ouvre un nouveau cycle en attente ; elle réapparaît alors parmi les actions à mener dans le registre des réussites. Utilisez Resend (Renvoyer) si vous souhaitez seulement réexpédier l’e-mail d’invitation existant.

Lire le registre des réussites

L’étape de chaque ligne indique l’action à mener :

Étape	Signification	Action à mener
Preuve rejetée	Une capture de la liste de contrôle doit être remplacée	Lisez la note de revue et demandez au participant de refaire la capture
Signature en attente	Le travail est terminé, mais l’attestation n’est pas signée	Envoyez un rappel
En cours	Le participant a commencé	Consultez l’activité, l’échéance et l’historique des rappels
Non commencé	L’invitation n’a produit aucune avancée	Renvoyez l’invitation ou rappelez un participant déjà inscrit
Renouvellement dû	Un nouveau cycle annuel est ouvert	Relancez le participant pour la nouvelle inscription
Terminé	Les preuves actuelles restent valides	Téléchargez le certificat ou exportez le registre
Expiré	Une ancienne réussite a expiré ou a été remplacée	Conservez-la dans l’historique et utilisez le cycle actuel pour le suivi

La page affiche les échéances, les retards, l’activité récente et le nombre de rappels sans réécrire les preuves déjà produites. Vous pouvez envoyer un rappel manuel pour une inscription en attente ; une protection empêche tout doublon pendant une heure. La cadence des rappels automatiques est décrite dans Rappels et échéances.

Exporter les preuves

Les exports sont préparés en arrière-plan dans deux formats :

• Le CSV reprend les sept colonnes d’achèvement de Vanta : nom de l’employé, matricule, service, fonction, module de formation, date de réussite et statut.
• Le PDF produit un registre des réussites aux couleurs de l’entreprise avec les mêmes champs principaux.

Les exports de listes de contrôle ajoutent une vue distincte des preuves avec l’état de la revue, le nombre de points de contrôle et de fichiers, les libellés des appareils et les dates de capture. Pour une seule personne, téléchargez son certificat de réussite ou créez un dossier de preuves.

Les lignes terminées et les certificats s’appuient sur un instantané immuable du participant, du programme et de l’attestation au moment de l’achèvement. Les modifications ultérieures du profil ou du programme ne réécrivent pas ce qui a été signé.

Renouvellement annuel de la certification

La cadence annuelle est activée pour les nouveaux programmes. Un an après la dernière réussite du participant, un programme publié ouvre une nouvelle inscription, envoie une nouvelle invitation et accorde au participant le délai de grâce actuel du programme pour terminer.

Le nouveau cycle reste distinct de l’ancien. Les anciens registres de réussite, certificats et preuves conservées demeurent des faits historiques ; le cycle actuel porte le travail restant. Kit ne crée jamais deux cycles ouverts pour le même participant et le même programme.

Checklist de déploiement

• Le type de programme, le contenu et l’attestation correspondent au contrôle que vous comptez prouver
• Le programme est publié et la prévisualisation destinée au participant est correcte
• Les adresses e-mail de la liste et les champs d’emploi ont été vérifiés
• Le délai de grâce laisse assez de temps aux nouveaux arrivants
• Le cycle annuel de renouvellement figure dans la politique et le partage des responsabilités
• Une personne est responsable des files d’attente pour les travaux inachevés et les preuves rejetées
• L’export CSV ou PDF a été testé avant l’échéance de l’audit