Notifications proactives de processus
Kit détecte automatiquement les problèmes de planification et notifie votre équipe avant que les candidats ne soient affectés, puis notifie de nouveau les candidats lorsque les problèmes sont résolus.
Pourquoi c’est important
Lorsqu’un candidat est invité à planifier un entretien mais qu’aucun créneau horaire n’est disponible, il se retrouve dans une impasse. Sans visibilité sur ce point, votre équipe ignore que le candidat est bloqué et risque de le perdre au profit d’un concurrent pendant que le problème passe inaperçu.
Kit détecte automatiquement ces situations et alerte les bonnes personnes avec des informations exploitables pour résoudre le problème rapidement.
Comment ça fonctionne
Kit s’appuie sur un système de détection à deux niveaux pour repérer les problèmes de planification :
| Niveau | Quand | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Proactif | Le candidat accède à une étape d’entretien | Kit vérifie immédiatement la disponibilité des créneaux et notifie l’équipe s’il n’en existe aucun |
| Réactif | Le candidat consulte la page de planification | Si le candidat voit « Aucun créneau disponible », Kit notifie l’équipe (une fois par candidat) |
Les deux niveaux sont temporisés, de sorte que votre équipe ne reçoit qu’une seule notification par candidat et par étape.
Ce que reçoit l’équipe
Lorsqu’aucun créneau d’entretien n’est disponible, les administrateurs et les responsables du recrutement reçoivent une notification dans l’application ainsi qu’un e-mail qui contiennent :
- Le nom du candidat, avec un lien vers sa candidature
- Les motifs de diagnostic expliquant pourquoi aucun créneau n’existe
- Les liens de correction pointant directement vers la page des paramètres où résoudre le problème
Motifs de diagnostic
| Motif | Ce qu’il faut corriger |
|---|---|
| Aucun intervieweur assigné | Assignez au moins un intervieweur à l’étape |
| Aucun planning de disponibilité | Demandez aux intervieweurs de configurer leur disponibilité |
| Tous les intervieweurs en congé | Attendez leur retour ou assignez des intervieweurs supplémentaires |
| Calendriers entièrement réservés | Libérez du temps ou élargissez la fenêtre de planification |
Nouvelle notification du candidat
Une fois que votre équipe a résolu le problème de disponibilité, Kit détecte automatiquement que des créneaux d’entretien sont désormais disponibles et envoie au candidat un nouvel e-mail accompagné d’un nouveau lien de planification. Une vérification en arrière-plan s’exécute toutes les 4 heures, de sorte que le candidat est notifié à nouveau dans un délai d’environ 4 heures après la correction.
Le candidat n’a pas besoin de penser à revenir vérifier. Il reçoit un e-mail clair « Créneaux d’entretien disponibles » doté d’un bouton permettant de planifier en un clic.
Qui est notifié
| Destinataire | Canal | Contenu |
|---|---|---|
| Administrateurs | Dans l’application + e-mail | Motifs de diagnostic avec liens de correction |
| Responsables du recrutement | Dans l’application + e-mail | Identique aux administrateurs |
| Candidat | E-mail (une fois corrigé) | Nouveau lien de planification |
Les notifications respectent les préférences d’e-mail de votre équipe. Si un membre de l’équipe a désactivé les notifications de recrutement ou est en mode congés, il ne recevra pas d’e-mails.
En bref
- Assignez des intervieweurs à chaque étape d’entretien
- Assurez-vous que les intervieweurs disposent de plannings de disponibilité configurés
- Connectez les calendriers pour que Kit puisse vérifier les conflits
- Définissez une fenêtre de planification d’au moins 14 jours pour disposer d’une marge