Intégration de calendrier

Pourquoi c’est important

Sans intégration de calendrier, vous devriez bloquer manuellement chaque réunion dans votre planning de disponibilité. Connectez Google Calendar une seule fois, et Kit automatiquement :

• Masque les créneaux lorsque vous avez des réunions en conflit
• Lit votre calendrier en temps réel : les nouveaux conflits apparaissent instantanément
• Envoie une invitation de calendrier (un fichier .ics) par e-mail lorsqu’un candidat réserve, afin que l’entretien apparaisse dans le calendrier de chacun
• Envoie une invitation mise à jour ou d’annulation par e-mail lorsqu’un entretien est reprogrammé ou annulé
• Inscrit l’entretien directement dans le Google Calendar de chaque intervieweur retenu pour le mener, mais uniquement sur les calendriers où celui-ci a activé Autoriser la création d’événements dans ce calendrier

Vous n’utilisez pas Google Calendar ? Vous pouvez connecter n’importe quel calendrier (Outlook, Apple, Proton, etc.) via un lien ICS à la place. Consultez Flux de calendrier (ICS).

Connecter Google Calendar

Accédez à Intégrations > Google Calendar et cliquez sur Connecter Google Calendar.

Flux d’autorisation

1. Sélectionnez votre compte Google (ou connectez-vous)
2. Accordez à Kit l’accès à votre Google Calendar : Kit s’en sert pour lire votre disponibilité et pour gérer les événements d’entretien sur les calendriers que vous autorisez explicitement
3. Kit liste tous les calendriers associés à votre compte
4. Vous choisissez les calendriers à synchroniser, et ce que Kit peut faire avec chacun d’eux

Permissions

Kit demande une seule portée Google Calendar :

Portée	Ce qu’elle accorde
calendar	La portée Google Calendar complète en lecture/écriture. Kit l’utilise pour lister vos calendriers, pour lire les plages libres/occupées afin de détecter les conflits et, uniquement sur les calendriers où vous avez activé Autoriser la création d’événements dans ce calendrier, pour créer, mettre à jour et supprimer l’entrée de calendrier d’un entretien sur lequel vous êtes retenu.

Ce que Kit lit. Kit lit la liste des calendriers de votre compte (nom, fuseau horaire, couleur, niveau d’accès) ainsi que l’heure de début, l’heure de fin et le statut occupé des événements des calendriers que vous avez activés pour la détection de conflits. Les titres, descriptions et listes de participants des événements ne sont pas consultés. Cela protège la confidentialité de vos événements personnels.

Ce que Kit écrit. Kit n’écrit qu’un seul type d’événement : l’entrée de calendrier d’un entretien sur lequel vous êtes retenu, et uniquement sur un calendrier où vous avez activé Autoriser la création d’événements dans ce calendrier. Kit ne met à jour et ne supprime que les événements qu’il a lui-même créés : il ne modifie, ne déplace ni ne supprime jamais quoi que ce soit d’autre dans votre calendrier. Si vous laissez cette option désactivée, Kit n’écrit jamais dans votre Google Calendar et les invitations aux entretiens ne vous parviennent que sous forme de pièces jointes .ics par e-mail. Consultez Ce que Kit écrit dans votre calendrier.

Choisir ce que Kit peut faire avec chaque calendrier

Après la connexion, vous verrez tous vos calendriers Google sur la page Paramètres Google Calendar.

Calendriers principaux et secondaires

• Calendrier principal : Votre calendrier Google principal (généralement votre adresse e-mail)
• Calendriers secondaires : Les calendriers supplémentaires que vous avez créés ou auxquels vous êtes abonné (calendriers d’équipe, calendriers partagés, etc.)

Les deux options par calendrier

Chaque calendrier synchronisé comporte deux options indépendantes :

Option	Par défaut	Ce qu’elle fait
Vérifier les conflits de planification	Activée	Kit interroge les plages libres/occupées de ce calendrier chaque fois que quelqu’un consulte vos créneaux réservables, et masque les créneaux qui chevauchent un événement occupé.
Autoriser la création d’événements dans ce calendrier	Désactivée	Permet à Kit de créer, mettre à jour et supprimer l’entrée d’entretien dans ce calendrier pour les entretiens sur lesquels vous êtes retenu. Proposée uniquement pour les calendriers où votre niveau d’accès Google est Propriétaire ou Éditeur ; Kit ne peut pas écrire dans un calendrier que vous pouvez seulement lire.

Les définir pendant la connexion. Sur la page Sélectionner des Google Calendars, développez Options du calendrier sous un calendrier. La vérification des conflits est cochée d’avance ; la création d’événements ne l’est pas ; vous devez la cocher vous-même.

Les modifier plus tard.

1. Accédez à Intégrations > Google Calendar
2. Trouvez le calendrier dans la liste et cliquez sur l’icône de crayon (Modifier le calendrier)
3. Cochez ou décochez Vérifier les conflits de planification et Autoriser la création d’événements dans ce calendrier
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications

La liste des calendriers affiche un badge Vérification des conflits activée et un badge Peut créer des événements, pour voir d’un coup d’œil quelles options sont actives.

Kit vérifie tous les calendriers synchronisés dont la vérification des conflits est activée, pas seulement votre calendrier principal. Si l’un d’eux comporte un événement en conflit, ce créneau est masqué aux candidats.

Configuration courante

Scénario	Quels calendriers vérifier pour les conflits
Employé seul avec un seul calendrier	Calendrier principal uniquement
Employé avec calendriers professionnel et personnel	Les deux, pour éviter que les candidats réservent pendant les rendez-vous personnels
Manager avec calendrier d’équipe	Principal + calendrier d’équipe, pour éviter les conflits avec les réunions d’équipe
Consultant à temps partiel	Calendrier professionnel + calendrier client, pour bloquer tous les engagements

À faire	À éviter
Vérifier tous les calendriers où vous avez de vrais conflits	Vérifier les calendriers de jours fériés ou en lecture seule auxquels vous ne participez pas
Garder le calendrier personnel connecté pour éviter les conflits vie professionnelle/vie personnelle	Ajouter manuellement des exceptions de dates chaque fois que vous avez un rendez-vous personnel
Autoriser la création d’événements sur l’unique calendrier professionnel que vous utilisez	Autoriser la création d’événements sur un calendrier d’équipe partagé où vous ne voulez pas d’entrées d’entretien

Comment les invitations aux entretiens sont envoyées

Lorsqu’un candidat réserve un entretien, Kit envoie par e-mail une invitation de calendrier standard (une pièce jointe au format .ics) au candidat et à chaque intervieweur retenu sur l’entretien. Votre client de messagerie (Gmail, Outlook, Apple Mail, etc.) reconnaît la pièce jointe et propose de l’ajouter à votre calendrier. Lorsque l’entretien est reprogrammé ou annulé, Kit envoie de la même manière une invitation mise à jour ou d’annulation par e-mail.

Cet envoi par e-mail a toujours lieu, quelle que soit l’application de calendrier que vous utilisez, et c’est la seule chose qui parvient au candidat.

Détails de l’invitation

Chaque invitation .ics inclut :

• Titre : « Entretien : [Titre du poste] chez [Entreprise] »
• Horaire : Le créneau sélectionné par le candidat, dans le fuseau horaire du destinataire
• Description : Le titre du poste, l’entreprise et la durée ; plus l’URL de la réunion si elle est configurée. La copie destinée à l’intervieweur indique également le nom du candidat
• Participants : Le destinataire (candidat ou intervieweur)

Si l’entretien comporte une URL de réunion, Kit l’ajoute automatiquement comme lien de connexion de l’invitation.

Ce que Kit écrit dans votre calendrier

Chaque intervieweur retenu pour l’entretien qui dispose d’un calendrier Google où Autoriser la création d’événements dans ce calendrier est activé obtient aussi l’entretien directement dans ce calendrier, afin qu’il s’y trouve sans avoir à accepter la pièce jointe reçue par e-mail :

Quand	Ce que fait Kit
Un candidat réserve l’entretien	Crée un événement sur le calendrier de chaque intervieweur retenu où la création d’événements est activée
L’entretien est reprogrammé, ou un lien de réunion est ajouté	Met à jour ces mêmes événements
L’entretien est annulé	Supprime ces événements

L’événement créé par Kit contient le titre de l’entretien (« Entretien : [Nom du candidat] — [Titre du poste] »), le nom de l’étape et le titre du poste en description, l’heure de début et de fin, ainsi que le lien de réunion comme lieu.

Les limites : à lire attentivement

• Les intervieweurs uniquement, et seulement ceux qui sont retenus. Kit écrit un événement par intervieweur effectivement retenu sur l’entretien, chacun dans son propre calendrier. Les intervieweurs assignés que Kit n’a pas retenus n’obtiennent rien, et le calendrier du candidat n’est jamais modifié ; il reçoit seulement le .ics par e-mail.
• Activation explicite, personne par personne et calendrier par calendrier. Rien n’est écrit pour quelqu’un tant que cette personne n’a pas activé Autoriser la création d’événements dans ce calendrier pour un calendrier dont elle est propriétaire ou dans lequel elle peut écrire. Pour qui ne l’a pas fait, Kit n’écrit rien et le .ics envoyé par e-mail reste le seul mode de transmission.
• Aucun participant, aucune invitation de la part de Google. L’événement créé par Kit ne comporte aucune liste de participants et est enregistré avec les notifications désactivées : Google lui-même n’envoie d’e-mail à personne à ce sujet, ni au candidat, ni aux intervieweurs. Les e-mails de Kit restent les seules notifications que qui que ce soit reçoive. Le candidat n’a pas besoin d’un compte Google, et personne n’apparaît comme participant à l’événement de quelqu’un d’autre : chaque entrée reste isolée dans le calendrier de son propriétaire.
• Une seule entrée, mais seulement pour l’intervieweur principal. L’événement que Kit crée pour l’intervieweur principal (ou, si aucun n’est désigné, pour le premier intervieweur retenu) porte le même identifiant unique que le .ics envoyé par e-mail : si cette personne a déjà accepté l’invitation à la main, Google conserve une seule entrée et Kit la laisse telle quelle, les modifications ultérieures lui parvenant par le .ics mis à jour. Les autres intervieweurs retenus reçoivent un identifiant volontairement différent, car un identifiant partagé est justement le mécanisme par lequel Google relie les copies d’un même événement : le réutiliser d’un intervieweur à l’autre fondrait tous leurs événements en une seule entrée. Un intervieweur qui accepte en plus le .ics à la main se retrouve donc avec deux entrées pour cet entretien.
• Uniquement les événements créés par Kit. Kit ne met à jour et ne supprime que les événements qu’il a créés pour cet entretien. Il ne modifie, ne déplace ni ne supprime jamais quoi que ce soit d’autre dans votre calendrier.
• Aucun effet rétroactif. Activer la création d’événements ne rattrape pas les entretiens déjà réservés. Cela s’applique aux entretiens réservés ou reprogrammés par la suite.
• Google Calendar uniquement. Les flux de calendrier ajoutés par lien ICS sont en lecture seule par nature ; Kit ne peut jamais y écrire, seulement y lire les plages occupées.
• Un échec d’écriture n’empêche jamais une réservation. Si Google refuse l’écriture (permissions modifiées, calendrier supprimé, autorisation expirée), l’entretien est tout de même réservé et les e-mails .ics partent quand même. Reconnectez le calendrier pour rétablir la création d’événements.

Quel calendrier Kit choisit, et ce qui se passe quand il n’y en a aucun

Si vous avez autorisé la création d’événements sur plusieurs calendriers, Kit privilégie un calendrier dont il vérifie aussi les conflits. Inscrire une réservation dans un calendrier que Kit ne relit jamais reviendrait à bloquer l’heure pour personne : l’entrée y resterait pendant que Kit continuerait de proposer ce créneau aux candidats. Ce n’est que si aucun de vos calendriers autorisés à la création d’événements n’est vérifié pour les conflits que Kit se rabat sur le premier de la liste.

Si vous n’avez aucun calendrier de ce type (rien de connecté, ou Autoriser la création d’événements dans ce calendrier désactivé partout), Kit n’écrit rien pour vous, et l’entretien vous parvient exactement comme toujours : sous forme de pièce jointe .ics par e-mail.

La page de détails de l’entretien indique désormais lequel de ces cas s’applique, en regard du nom de chaque intervieweur, au lieu de les laisser deviner :

Ce qu’indique la page de l’entretien	Ce que cela signifie
Kit a ajouté cet entretien à son Google Calendar (nom du calendrier).	L’événement a été inscrit dans ce calendrier
Aucun de ses calendriers n’a l’option « Autoriser la création d’événements dans ce calendrier » activée, rien n’a donc été ajouté.	Cette personne n’a aucun calendrier accessible en écriture ; le .ics envoyé par e-mail est sa seule copie
Déjà dans son Google Calendar, Kit n’a donc pas ajouté de second événement.	L’intervieweur principal avait déjà accepté à la main l’invitation reçue par e-mail
Kit ne peut pas ajouter cet entretien à Google Calendar tant que la connexion n’est pas reconnectée.	L’autorisation a expiré ; reconnectez le calendrier et Kit reprend
Google a refusé d’ajouter cet entretien au calendrier, il n’existe donc que dans Kit.	Google a refusé l’écriture ; la réservation elle-même n’est pas affectée

Comment fonctionne la détection de conflits

Chaque fois qu’un candidat consulte les créneaux disponibles, Kit :

1. Récupère vos horaires hebdomadaires et exceptions de dates depuis votre planning de disponibilité
2. Interroge tous les calendriers Google activés pour la détection de conflits afin d’y relever les plages occupées sur cette période
3. Supprime les créneaux qui chevauchent un événement de calendrier marqué comme « occupé »
4. Applique les limites de réunions et les marges
5. Ne renvoie que les créneaux où vous êtes disponible

Mises à jour en temps réel

Les vérifications de calendrier s’effectuent à la demande, pas selon un planning. Si vous ajoutez une nouvelle réunion à Google Calendar et que vous rafraîchissez la page de réservation candidat 10 secondes plus tard, ce créneau disparaît.

Événements sur toute la journée

Les événements sur toute la journée (par exemple, « Vacances » ou « Conférence ») bloquent la journée entière. Kit n’affiche aucun créneau les jours comportant des événements sur toute la journée, même si vos horaires hebdomadaires indiquent que vous êtes disponible.

Statut libre ou occupé

Les événements Google Calendar peuvent être marqués comme « libre » ou « occupé ». Kit ne bloque que les événements « occupé ». Si vous créez une réservation provisoire dans votre calendrier et la marquez comme « libre », les candidats verront toujours ce créneau comme disponible.

Intervieweurs multiples

Lorsqu’une étape d’entretien inclut plusieurs intervieweurs, Kit vérifie tous leurs calendriers. La façon dont les disponibilités sont combinées dépend du paramètre Intervieweurs requis de l’étape et, tant qu’il vaut 1, de la stratégie de planification dans les paramètres de recrutement :

• Maximiser la disponibilité (par défaut) : Kit vérifie les conflits individuellement et assigne chaque entretien à un intervieweur disponible. Un créneau est proposé dès que n’importe quel intervieweur est libre.
• Répartition équilibrée : Identique à « Maximiser la disponibilité », mais privilégie les intervieweurs les moins sollicités afin que les entretiens soient répartis de manière équilibrée dans l’équipe.
• Intervieweurs requis à 2 ou plus : Prend le pas sur les deux. Kit part des mêmes créneaux, puis masque chacun de ceux où le nombre d’intervieweurs libres est inférieur au nombre requis.

Ce qu’un conflit coûte dépend donc du cas de figure. Sous Maximiser la disponibilité ou Répartition équilibrée, le conflit de 14 h d’un intervieweur ne coûte rien : le créneau reste et revient à quelqu’un d’autre qui est libre. Sur une étape qui exige deux intervieweurs ou plus, le même conflit peut supprimer le créneau entièrement : il disparaît dès que le nombre d’intervieweurs libres passe sous le nombre requis.

La détection de conflits couvre tous les intervieweurs assignés. La création d’événements suit les personnes effectivement retenues : chacune obtient un événement dans son propre calendrier si elle y a autorisé la création d’événements, et l’invitation .ics par e-mail sinon.

Résolution de problèmes

Des créneaux s’affichent malgré des conflits

Causes possibles :

1. L’événement en conflit se trouve sur un calendrier où Vérifier les conflits de planification n’est pas activé
2. L’événement est marqué comme « libre » au lieu de « occupé »
3. La synchronisation du calendrier est retardée (rare, généralement moins de 5 secondes)

Solution :

• Vérifiez quels calendriers ont la vérification des conflits activée dans Intégrations > Google Calendar
• Modifiez l’événement en conflit dans Google Calendar et définissez le statut sur « occupé »

Calendrier déconnecté

Si vous révoquez les permissions Google ou changez votre mot de passe, Kit perd l’accès à votre calendrier. Vous verrez une bannière d’avertissement dans Intégrations > Google Calendar. Cliquez sur Reconnecter pour réautoriser. Tant que l’accès manque, Kit ne peut ni vérifier les conflits, ni créer, mettre à jour ou supprimer les événements d’entretien.

L’entretien n’apparaît pas dans votre calendrier

Kit n’écrit un événement que pour les intervieweurs retenus sur l’entretien, et uniquement sur un calendrier où la création d’événements a été activée. Toutes les autres personnes reçoivent l’entretien sous forme de pièce jointe .ics par e-mail, qu’elles-mêmes (ou leur client de messagerie) doivent accepter.

Causes possibles :

1. Vous êtes assigné à l’étape mais n’avez pas été retenu sur cet entretien ; Kit ne retient que le nombre d’intervieweurs exigé par l’étape
2. Autoriser la création d’événements dans ce calendrier est désactivé pour tous vos calendriers
3. Votre niveau d’accès sur ce calendrier est Lecteur ou Lecteur disponibilité, Kit ne peut donc pas y écrire
4. L’entretien a été réservé avant que vous n’activiez la création d’événements ; Kit ne rattrape pas l’existant
5. L’accès de Kit à Google doit être réautorisé
6. L’e-mail d’invitation a atterri dans les spams, ou votre client de messagerie n’a pas ajouté automatiquement la pièce jointe .ics

Solution :

• Ouvrez la page de détails de l’entretien et lisez la ligne en regard de votre nom ; elle indique laquelle des causes ci-dessus vous concerne
• Vérifiez les options et le niveau d’accès dans Intégrations > Google Calendar, et reconnectez le calendrier si une bannière d’avertissement s’affiche
• Recherchez dans votre boîte de réception (et dans le dossier spam) l’e-mail d’invitation à l’entretien
• Ouvrez l’e-mail et acceptez la pièce jointe .ics, ou importez-la manuellement dans votre calendrier

Confidentialité et sécurité

Les lectures de Kit se limitent à ce qu’exige la planification :

• Les titres des événements ne sont pas lus : Seules les heures de début/fin et le statut occupé
• Les participants ne sont pas lus : Kit ne sait pas qui d’autre participe à vos réunions
• Les descriptions ne sont pas lues : Les notes personnelles restent privées

Les écritures de Kit sont plus restreintes encore. La seule chose que Kit écrive dans Google Calendar est l’entrée d’un entretien sur lequel vous êtes retenu, sur un calendrier où vous l’avez explicitement autorisé à écrire. Elle ne comporte aucune liste de participants, ne déclenche aucun e-mail d’invitation de la part de Google, et Kit ne met à jour ou ne supprime que les entrées qu’il a lui-même créées. Désactivez Autoriser la création d’événements dans ce calendrier partout, et l’usage que Kit fait de la portée calendar se limite en pratique à la lecture.

Les invitations aux entretiens envoyées par e-mail sous forme de pièces jointes .ics n’incluent que le nécessaire : titre, horaire, durée et lien de réunion. Le nom du candidat n’apparaît que sur la copie envoyée aux intervieweurs, ainsi que dans leurs propres entrées de calendrier.

Vous pouvez révoquer l’accès à tout moment dans Intégrations > Google Calendar. Kit cesse alors de vérifier les conflits et de gérer les entrées de calendrier. Les invitations que vous avez déjà acceptées, ainsi que les événements que Kit a déjà créés, restent dans votre calendrier ; Kit ne peut plus les mettre à jour ni les supprimer, supprimez donc à la main ceux dont vous ne voulez pas.

Aide-mémoire

• Accédez à Intégrations > Google Calendar
• Cliquez sur Connecter Google Calendar et autorisez Kit
• Activez Vérifier les conflits de planification pour chaque calendrier où vous avez des conflits de planification
• Décidez, calendrier par calendrier, s’il faut activer Autoriser la création d’événements dans ce calendrier ; laissez l’option désactivée si vous préférez ne recevoir que le .ics par e-mail
• Vérifiez que votre calendrier principal est correct (c’est de là que les conflits sont lus)
• Testez en consultant une page de réservation candidat et en confirmant que les créneaux en conflit sont masqués
• Révoquez l’accès à tout moment si vous ne souhaitez plus l’intégration de calendrier