Intégration de calendrier

Pourquoi c’est important

Sans intégration de calendrier, vous devriez bloquer manuellement chaque réunion dans votre planning de disponibilité. Connectez Google Calendar une seule fois, et Kit automatiquement :

• Masque les créneaux lorsque vous avez des réunions en conflit
• Lit votre calendrier en temps réel — les nouveaux conflits apparaissent instantanément
• Envoie une invitation de calendrier (un fichier .ics) par e-mail lorsqu’un candidat réserve, afin que l’entretien arrive sur le calendrier de chacun
• Envoie une invitation mise à jour ou d’annulation par e-mail lorsqu’un entretien est replanifié ou annulé

Vous n’utilisez pas Google Calendar ? Vous pouvez connecter n’importe quel calendrier (Outlook, Apple, Proton, etc.) via un lien ICS à la place. Consultez Flux de calendrier (ICS).

Connecter Google Calendar

Accédez à Intégrations > Google Calendar et cliquez sur Connecter Google Calendar.

Flux d’autorisation

1. Sélectionnez votre compte Google (ou connectez-vous)
2. Accordez à Kit la permission de lire la disponibilité de votre calendrier
3. Kit liste tous les calendriers associés à votre compte
4. Vous êtes redirigé vers Kit

Permissions

Kit demande une seule portée Google Calendar :

Portée	Ce qu’elle permet
calendar	Lire les heures de début/fin des événements et le statut occupé pour détecter les conflits

Kit lit uniquement l’heure de début, l’heure de fin et le statut occupé des événements du calendrier. Les titres, descriptions et listes de participants des événements ne sont pas consultés. Cela protège la confidentialité de vos événements personnels. Kit ne crée, ne modifie ni ne supprime aucun événement dans votre Google Calendar — les invitations aux entretiens vous sont envoyées par e-mail sous forme de fichier de calendrier (voir Comment les invitations aux entretiens sont envoyées).

Sélectionner les calendriers à vérifier

Après la connexion, vous verrez tous vos calendriers Google sur la page Paramètres Google Calendar.

Calendriers principaux et secondaires

• Calendrier principal — Votre calendrier Google principal (généralement votre adresse e-mail)
• Calendriers secondaires — Les calendriers supplémentaires que vous avez créés ou auxquels vous êtes abonné (calendriers d’équipe, calendriers partagés, etc.)

Activer les calendriers pour la détection de conflits

Par défaut, Kit vérifie votre calendrier principal. Pour en ajouter d’autres :

1. Accédez à Intégrations > Google Calendar
2. Trouvez le calendrier dans la liste
3. Cliquez sur Activer pour la détection de conflits

Kit vérifie désormais tous les calendriers activés pour déterminer votre disponibilité. Si un calendrier comporte un événement en conflit, ce créneau est masqué pour les candidats.

Configuration courante

Scénario	Quels calendriers activer
Employé seul avec un seul calendrier	Calendrier principal uniquement
Employé avec calendriers professionnel et personnel	Les deux — éviter que les candidats réservent pendant les rendez-vous personnels
Manager avec calendrier d’équipe	Principal + calendrier d’équipe — éviter les conflits avec les réunions d’équipe
Consultant à temps partiel	Calendrier professionnel + calendrier client — bloquer tous les engagements

À faire	À éviter
Activer tous les calendriers où vous avez de vrais conflits	Activer les calendriers de jours fériés ou en lecture seule auxquels vous ne participez pas réellement
Garder le calendrier personnel connecté pour éviter les conflits vie professionnelle/vie personnelle	Ajouter manuellement des exceptions de dates chaque fois que vous avez un rendez-vous personnel

Comment les invitations aux entretiens sont envoyées

Lorsqu’un candidat réserve un entretien, Kit n’inscrit pas d’événement dans votre Google Calendar. Il envoie plutôt par e-mail une invitation de calendrier standard — une pièce jointe au format .ics — au candidat et à chaque intervieweur assigné. Votre client de messagerie (Gmail, Outlook, Apple Mail, etc.) reconnaît la pièce jointe et propose de l’ajouter à votre calendrier. Lorsque l’entretien est replanifié ou annulé, Kit envoie de la même manière une invitation mise à jour ou d’annulation par e-mail.

Cela signifie que l’intégration fonctionne de la même façon quelle que soit l’application de calendrier que vous utilisez — Google Calendar n’est jamais lu que pour la détection de conflits, jamais écrit.

Détails de l’invitation

Chaque invitation .ics inclut :

• Titre — « Entretien : [Titre du poste] chez [Entreprise] »
• Horaire — Le créneau sélectionné par le candidat, dans le fuseau horaire du destinataire
• Description — Le titre du poste, l’entreprise et la durée ; plus l’URL de la réunion si elle est configurée. La copie destinée à l’intervieweur indique également le nom du candidat
• Participants — Le destinataire (candidat ou intervieweur)

Si l’entretien comporte une URL de réunion, Kit l’ajoute automatiquement comme lien de connexion de l’invitation.

Comment fonctionne la détection de conflits

Chaque fois qu’un candidat consulte les créneaux disponibles, Kit :

1. Récupère vos horaires hebdomadaires et exceptions de dates depuis votre planning de disponibilité
2. Interroge tous les calendriers Google activés pour les événements de cette plage de dates
3. Supprime les créneaux qui chevauchent un événement de calendrier marqué comme « occupé »
4. Applique les limites de réunions et les marges
5. Ne renvoie que les créneaux où vous êtes véritablement disponible

Mises à jour en temps réel

Les vérifications de calendrier s’effectuent à la demande, pas selon un planning. Si vous ajoutez une nouvelle réunion à Google Calendar et que vous rafraîchissez la page de réservation candidat 10 secondes plus tard, ce créneau disparaît.

Événements sur toute la journée

Les événements sur toute la journée (par exemple, « Vacances » ou « Conférence ») bloquent la journée entière. Kit n’affiche aucun créneau les jours comportant des événements sur toute la journée, même si vos horaires hebdomadaires indiquent que vous êtes disponible.

Statut libre ou occupé

Les événements Google Calendar peuvent être marqués comme « libre » ou « occupé ». Kit ne bloque que les événements « occupé ». Si vous créez une réservation provisoire dans votre calendrier et la marquez comme « libre », les candidats verront toujours ce créneau comme disponible.

Intervieweurs multiples

Lorsqu’une étape d’entretien inclut plusieurs intervieweurs, Kit vérifie tous leurs calendriers. Vous choisissez la façon dont les créneaux sont combinés via le paramètre stratégie de planification dans les paramètres de recrutement :

• Maximiser la disponibilité (par défaut) — Kit vérifie les conflits individuellement et assigne chaque entretien à un intervieweur disponible. Un créneau est proposé dès que n’importe quel intervieweur est libre.
• Répartition équilibrée — Identique à « Maximiser la disponibilité », mais privilégie les intervieweurs les moins sollicités afin que les entretiens soient répartis de manière équilibrée dans l’équipe.

Si un intervieweur a un conflit à 14 h, ce créneau est simplement assigné à un autre intervieweur disponible au lieu d’être masqué.

Résolution de problèmes

Des créneaux s’affichent malgré des conflits

Causes possibles :

1. L’événement en conflit se trouve sur un calendrier non activé pour la détection de conflits
2. L’événement est marqué comme « libre » au lieu de « occupé »
3. La synchronisation du calendrier est retardée (rare — généralement moins de 5 secondes)

Solution :

• Vérifiez quels calendriers sont activés dans Intégrations > Google Calendar
• Modifiez l’événement en conflit dans Google Calendar et définissez le statut sur « occupé »

Calendrier déconnecté

Si vous révoquez les permissions Google ou changez votre mot de passe, Kit perd l’accès à votre calendrier. Vous verrez une bannière d’avertissement dans Intégrations > Google Calendar. Cliquez sur Reconnecter pour réautoriser.

L’invitation à l’entretien n’apparaît pas dans votre calendrier

N’oubliez pas que Kit envoie les invitations aux entretiens par e-mail sous forme de pièce jointe .ics — il n’écrit pas directement dans votre Google Calendar. Vous (ou votre client de messagerie) devez accepter l’invitation pour qu’elle s’affiche.

Causes possibles :

1. L’entretien n’a pas encore été planifié, aucune invitation n’a donc été envoyée
2. L’e-mail d’invitation a atterri dans les spams ou un dossier filtré
3. Votre client de messagerie n’a pas ajouté automatiquement la pièce jointe .ics à votre calendrier

Solution :

• Confirmez que l’entretien est planifié dans Kit
• Recherchez dans votre boîte de réception (et dans le dossier spam) l’e-mail d’invitation à l’entretien
• Ouvrez l’e-mail et acceptez la pièce jointe .ics, ou importez-la manuellement dans votre calendrier

Confidentialité et sécurité

L’accès de Kit à Google Calendar est en lecture seule — il sert uniquement à la détection de conflits et n’écrit jamais dans votre calendrier :

• Les titres des événements ne sont pas lus — Seules les heures de début/fin et le statut occupé
• Les participants ne sont pas lus — Kit ne sait pas qui d’autre participe à vos réunions
• Les descriptions ne sont pas lues — Les notes personnelles restent privées

Les invitations aux entretiens sont envoyées par e-mail sous forme de pièces jointes .ics, qui n’incluent que le nécessaire : titre, horaire, durée et lien de réunion. Le nom du candidat n’apparaît que sur la copie envoyée aux intervieweurs.

Vous pouvez révoquer l’accès à tout moment dans Intégrations > Google Calendar. Les invitations que vous avez déjà acceptées restent dans votre calendrier, mais Kit cesse de vérifier les nouveaux conflits.

Aide-mémoire

• Accédez à Intégrations > Google Calendar
• Cliquez sur Connecter Google Calendar et autorisez Kit
• Activez tous les calendriers où vous avez des conflits de planification
• Vérifiez que votre calendrier principal est correct (c’est de là que les conflits sont lus)
• Testez en consultant une page de réservation candidat et en confirmant que les créneaux en conflit sont masqués
• Révoquez l’accès à tout moment si vous ne souhaitez plus l’intégration de calendrier