Integracja kalendarza

Dlaczego to ważne

Bez integracji kalendarza każde spotkanie trzeba ręcznie blokować w harmonogramie dostępności. Wystarczy raz połączyć Google Calendar, a Kit automatycznie:

• Ukrywa terminy kolidujące z istniejącymi spotkaniami
• Tworzy wydarzenia w kalendarzu, gdy kandydaci rezerwują rozmowy
• Aktualizuje wydarzenia, gdy rozmowy są przesuwane lub anulowane
• Synchronizuje się w czasie rzeczywistym – nowe konflikty pojawiają się natychmiast

Łączenie Google Calendar

Przejdź do Integrations > Google Calendar i kliknij Connect Google Calendar.

Proces autoryzacji

1. Wybierz konto Google (lub zaloguj się)
2. Przyznaj Kit uprawnienia do odczytu wydarzeń i tworzenia nowych
3. Kit wyświetli listę wszystkich kalendarzy powiązanych z kontem
4. Nastąpi przekierowanie z powrotem do Kit

Uprawnienia

Kit wymaga dwóch zakresów uprawnień Google Calendar:

Zakres	Co umożliwia
calendar.readonly	Odczyt godzin rozpoczęcia/zakończenia wydarzeń w celu wykrywania konfliktów
calendar.events	Tworzenie, aktualizacja i usuwanie wydarzeń rozmów kwalifikacyjnych

Kit odczytuje wyłącznie godziny rozpoczęcia, zakończenia i status zajętości wydarzeń. Tytuły, opisy i listy uczestników nie są odczytywane. Chroni to prywatność wydarzeń osobistych.

Wybór kalendarzy do sprawdzania

Po połączeniu wszystkie kalendarze Google wyświetlą się na stronie Google Calendar Settings.

Kalendarze podstawowe i dodatkowe

• Kalendarz podstawowy – Główny kalendarz Google (zwykle powiązany z adresem e-mail)
• Kalendarze dodatkowe – Dodatkowe kalendarze, które zostały utworzone lub subskrybowane (kalendarze zespołowe, współdzielone itp.)

Włączanie kalendarzy do wykrywania konfliktów

Domyślnie Kit sprawdza kalendarz podstawowy. Aby dodać kolejne:

1. Przejdź do Integrations > Google Calendar
2. Znajdź kalendarz na liście
3. Kliknij Enable for Conflict Detection

Kit sprawdzi teraz wszystkie włączone kalendarze przy określaniu dostępności. Jeśli dowolny kalendarz ma kolidujące wydarzenie, termin jest ukrywany przed kandydatami.

Typowe konfiguracje

Scenariusz	Które kalendarze włączyć
Pracownik z jednym kalendarzem	Tylko kalendarz podstawowy
Pracownik z kalendarzem służbowym i osobistym	Oba – zapobiega rezerwacjom w czasie spotkań prywatnych
Menedżer z kalendarzem zespołowym	Podstawowy + zespołowy – unikanie konfliktów ze spotkaniami zespołu
Konsultant na część etatu	Kalendarz służbowy + kalendarz klienta – blokowanie wszystkich zobowiązań

Zalecane	Niezalecane
Włączenie wszystkich kalendarzy z faktycznymi konfliktami	Włączanie kalendarzy świąt lub kalendarzy tylko do odczytu, w których nie uczestniczysz
Podłączenie kalendarza osobistego, aby uniknąć konfliktów praca/życie prywatne	Ręczne dodawanie wyjątków dat za każdym razem, gdy jest spotkanie prywatne

Gdzie tworzone są wydarzenia rozmów

Gdy kandydat zarezerwuje rozmowę, Kit tworzy wydarzenie w kalendarzu podstawowym (tym oznaczonym gwiazdką w Google Calendar).

Szczegóły wydarzenia

Wydarzenia utworzone przez Kit zawierają:

• Tytuł – „Interview: [Imię kandydata] for [Tytuł stanowiska]”
• Czas – Termin wybrany przez kandydata, w odpowiedniej strefie czasowej
• Opis – Link do strony szczegółów rozmowy w Kit, URL spotkania (jeśli skonfigurowany)
• Uczestnicy – Wszyscy prowadzący przypisani do danego etapu rozmowy

Jeśli rozmowa obejmuje przestrzeń Google Meet, Kit automatycznie dodaje link do spotkania w wydarzeniu kalendarzowym.

Jak działa wykrywanie konfliktów

Za każdym razem, gdy kandydat przegląda dostępne terminy, Kit:

1. Pobiera godziny tygodniowe i wyjątki dat z harmonogramu dostępności
2. Odpytuje wszystkie włączone kalendarze Google o wydarzenia w danym zakresie dat
3. Usuwa terminy nakładające się z wydarzeniami oznaczonymi jako „busy”
4. Stosuje limity spotkań i bufory
5. Zwraca tylko terminy z faktyczną dostępnością

Aktualizacje w czasie rzeczywistym

Sprawdzanie kalendarza odbywa się na żądanie, nie według harmonogramu. Dodanie nowego spotkania do Google Calendar i odświeżenie strony rezerwacji kandydata 10 sekund później spowoduje zniknięcie tego terminu.

Wydarzenia całodniowe

Wydarzenia całodniowe (np. „Urlop” lub „Konferencja”) blokują cały dzień. Kit nie pokaże żadnych terminów w dniach z wydarzeniami całodniowymi, nawet jeśli godziny tygodniowe wskazują dostępność.

Status wolny a zajęty

Wydarzenia w Google Calendar mogą być oznaczone jako „free” lub „busy”. Kit blokuje wyłącznie wydarzenia „busy”. Wstępna rezerwacja w kalendarzu oznaczona jako „free” nie zablokuje tego terminu dla kandydatów.

Wielu prowadzących

Gdy etap rozmowy obejmuje wielu prowadzących, Kit sprawdza kalendarze wszystkich:

• Tryb Intersection – Terminy muszą być wolne we wszystkich kalendarzach prowadzących
• Tryb Union – Kit sprawdza konflikty indywidualnie i przypisuje rozmowy dostępnym prowadzącym
• Tryb Round Robin – Jak Union, ale z priorytetem dla najmniej obciążonych prowadzących

Jeśli jeden prowadzący ma konflikt o 14:00, termin jest ukrywany (Intersection) lub przypisywany innemu prowadzącemu (Union/Round Robin).

Rozwiązywanie problemów

Terminy nadal widoczne mimo konfliktów

Możliwe przyczyny:

1. Kolidujące wydarzenie znajduje się w kalendarzu, który nie jest włączony do wykrywania konfliktów
2. Wydarzenie jest oznaczone jako „free” zamiast „busy”
3. Synchronizacja kalendarza jest opóźniona (rzadko – zwykle poniżej 5 sekund)

Rozwiązanie:

• Sprawdź, które kalendarze są włączone w Integrations > Google Calendar
• Edytuj kolidujące wydarzenie w Google Calendar i ustaw status na „busy”

Rozłączony kalendarz

Jeśli uprawnienia Google zostaną cofnięte lub hasło zostanie zmienione, Kit traci dostęp do kalendarza. Na stronie Integrations > Google Calendar pojawi się baner ostrzegawczy. Kliknij Reconnect, aby ponownie autoryzować.

Wydarzenia rozmów nie pojawiają się w Google Calendar

Możliwe przyczyny:

1. Rozmowa nie została jeszcze potwierdzona
2. Kit tworzy wydarzenia w kalendarzu podstawowym, ale wyświetlany jest inny kalendarz
3. Aplikacja Google Calendar wymaga odświeżenia

Rozwiązanie:

• Upewnij się, że rozmowa ma status „confirmed” w Kit
• Sprawdź kalendarz podstawowy (ten powiązany z adresem e-mail)
• Odśwież Google Calendar (pociągnij w dół na urządzeniu mobilnym, odśwież stronę w przeglądarce)

Prywatność i bezpieczeństwo

Integracja kalendarza Kit jest w trybie tylko do odczytu dla wykrywania konfliktów:

• Tytuły wydarzeń nie są odczytywane – Tylko godziny rozpoczęcia/zakończenia i status zajętości
• Uczestnicy nie są odczytywani – Kit nie wie, kto jeszcze uczestniczy w spotkaniach
• Opisy nie są odczytywane – Notatki osobiste pozostają prywatne

Gdy Kit tworzy wydarzenia rozmów, zapisuje jedynie niezbędne dane: tytuł, czas, prowadzących i link do spotkania. W wydarzeniu nie są umieszczane dane osobowe kandydata poza imieniem i nazwiskiem.

Dostęp można cofnąć w dowolnym momencie w Integrations > Google Calendar. Istniejące wydarzenia rozmów pozostaną w kalendarzu, ale Kit przestanie sprawdzać nowe konflikty.

Szybka lista kontrolna

• Przejdź do Integrations > Google Calendar
• Kliknij Connect Google Calendar i autoryzuj Kit
• Włącz wszystkie kalendarze z potencjalnymi konfliktami
• Sprawdź, czy kalendarz podstawowy jest prawidłowy (tam pojawią się wydarzenia rozmów)
• Przetestuj, przeglądając stronę rezerwacji kandydata i upewniając się, że kolidujące terminy są ukryte
• Cofnij dostęp w dowolnym momencie, jeśli integracja kalendarza nie jest już potrzebna