Integracja kalendarza

Dlaczego to ważne

Bez integracji kalendarza każde spotkanie trzeba ręcznie blokować w harmonogramie dostępności. Wystarczy raz połączyć Google Calendar, a Kit automatycznie:

• Ukrywa terminy kolidujące z innymi spotkaniami
• Czyta kalendarz w czasie rzeczywistym — nowe konflikty pojawiają się natychmiast
• Wysyła zaproszenie kalendarzowe (plik .ics) e-mailem, gdy kandydat rezerwuje rozmowę, dzięki czemu trafia ona do kalendarza wszystkich uczestników
• Wysyła e-mailem zaktualizowane zaproszenie lub anulowanie, gdy rozmowa zostaje przesunięta lub odwołana
• Zapisuje rozmowę bezpośrednio w kalendarzu Google głównego prowadzącego — ale tylko w tych kalendarzach, w których włączył on opcję Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu

Nie używasz Google Calendar? Możesz zamiast tego podłączyć dowolny kalendarz (Outlook, Apple, Proton itp.) przez link ICS. Zobacz Kanały kalendarza (ICS).

Łączenie Google Calendar

Przejdź do Integrations > Google Calendar i kliknij Połącz Google Calendar.

Proces autoryzacji

1. Wybierz konto Google (lub zaloguj się)
2. Przyznaj Kit uprawnienie do Google Calendar — Kit wykorzystuje je do odczytu dostępności oraz do zarządzania wydarzeniami rozmów w tych kalendarzach, na które wyraźnie zezwolisz
3. Kit wyświetli listę wszystkich kalendarzy powiązanych z kontem
4. Wybierasz, które kalendarze synchronizować i co Kit może robić z każdym z nich

Uprawnienia

Kit prosi o pojedynczy zakres uprawnień Google Calendar:

Zakres	Co przyznaje
calendar	Pełny zakres Google Calendar z dostępem do odczytu i zapisu. Kit wykorzystuje go do wyświetlenia listy kalendarzy, do odczytu okien zajętości na potrzeby wykrywania konfliktów oraz — wyłącznie w kalendarzach, w których włączono Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu — do utworzenia, aktualizacji i usunięcia wpisu w kalendarzu dla rozmowy, którą prowadzisz.

Co Kit odczytuje. Kit odczytuje listę kalendarzy na koncie (nazwa, strefa czasowa, kolor, poziom dostępu) oraz godzinę rozpoczęcia, godzinę zakończenia i status zajętości wydarzeń w kalendarzach włączonych do wykrywania konfliktów. Tytuły, opisy ani listy uczestników nie są odczytywane. Chroni to prywatność wydarzeń osobistych.

Co Kit zapisuje. Kit zapisuje dokładnie jeden rodzaj wydarzenia: wpis kalendarzowy rozmowy, w której jesteś głównym prowadzącym, i tylko w tym kalendarzu, w którym włączono opcję Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu. Kit aktualizuje i usuwa wyłącznie wydarzenia, które sam utworzył — nigdy nie zmienia, nie przenosi ani nie kasuje niczego innego w Twoim kalendarzu. Jeśli zostawisz tę opcję wyłączoną, Kit w ogóle niczego nie zapisuje w Twoim Google Calendar, a zaproszenia na rozmowy docierają do Ciebie wyłącznie jako załączniki .ics w e-mailu. Zobacz Co Kit zapisuje w kalendarzu.

Co Kit może robić z każdym kalendarzem

Po połączeniu wszystkie kalendarze Google wyświetlą się na stronie Google Calendar Settings.

Kalendarze podstawowe i dodatkowe

• Kalendarz podstawowy — Główny kalendarz Google (zwykle powiązany z adresem e-mail)
• Kalendarze dodatkowe — Dodatkowe kalendarze, które zostały utworzone lub zasubskrybowane (kalendarze zespołowe, współdzielone itp.)

Dwa przełączniki przy każdym kalendarzu

Każdy zsynchronizowany kalendarz ma dwa niezależne przełączniki:

Przełącznik	Domyślnie	Co robi
Sprawdzaj konflikty terminów	Włączone	Kit odpytuje ten kalendarz o okna zajętości za każdym razem, gdy ktoś przegląda Twoje dostępne terminy, i ukrywa terminy nakładające się na zajęte wydarzenie.
Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu	Wyłączone	Pozwala Kit tworzyć, aktualizować i usuwać wpis rozmowy w tym kalendarzu, gdy jesteś jej głównym prowadzącym. Opcja pojawia się tylko przy kalendarzach, w których Twój poziom dostępu w Google to Właściciel lub Edytor — Kit nie zapisze niczego w kalendarzu, który możesz jedynie czytać.

Ustawianie ich podczas łączenia konta. Na stronie Wybierz kalendarze Google rozwiń Opcje kalendarza pod danym kalendarzem. Sprawdzanie konfliktów jest zaznaczone z góry, tworzenie zdarzeń nie — to musisz zaznaczyć sam.

Zmiana ustawień później.

1. Przejdź do Integrations > Google Calendar
2. Znajdź kalendarz na liście i kliknij ikonę ołówka (Edytuj kalendarz)
3. Zaznacz lub odznacz Sprawdzaj konflikty terminów oraz Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu
4. Kliknij Zapisz zmiany

Lista kalendarzy pokazuje oznaczenia Sprawdzanie konfliktów włączone i Można tworzyć zdarzenia, więc od razu widać, które przełączniki są aktywne.

Kit sprawdza każdy zsynchronizowany kalendarz z włączonym sprawdzaniem konfliktów — nie tylko podstawowy. Jeśli w którymkolwiek z nich jest kolidujące wydarzenie, ten termin jest ukrywany przed kandydatami.

Typowe konfiguracje

Scenariusz	Które kalendarze sprawdzać pod kątem konfliktów
Pracownik z jednym kalendarzem	Tylko kalendarz podstawowy
Pracownik z kalendarzem służbowym i osobistym	Oba — zapobiega rezerwacjom w czasie spotkań prywatnych
Menedżer z kalendarzem zespołowym	Podstawowy + zespołowy — unikanie konfliktów ze spotkaniami zespołu
Konsultant na część etatu	Kalendarz służbowy + kalendarz klienta — blokowanie wszystkich zobowiązań

Tak rób	Tak nie rób
Sprawdzaj wszystkie kalendarze z faktycznymi konfliktami	Nie sprawdzaj kalendarzy świąt ani kalendarzy tylko do odczytu, w których faktycznie nie uczestniczysz
Trzymaj kalendarz osobisty podłączony, żeby uniknąć konfliktów praca/życie prywatne	Nie dodawaj ręcznie wyjątków dat za każdym razem, gdy masz spotkanie prywatne
Włącz tworzenie zdarzeń w tym jednym kalendarzu służbowym, z którego naprawdę korzystasz	Nie włączaj tworzenia zdarzeń we współdzielonym kalendarzu zespołu, w którym nie chcesz wpisów o rozmowach

Jak wysyłane są zaproszenia na rozmowy

Gdy kandydat rezerwuje rozmowę, Kit wysyła e-mailem standardowe zaproszenie kalendarzowe — w postaci załącznika .ics — do kandydata i do każdego przypisanego prowadzącego. Klient poczty (Gmail, Outlook, Apple Mail itp.) rozpoznaje załącznik i proponuje dodanie go do kalendarza. Gdy rozmowa zostaje przesunięta lub odwołana, Kit w ten sam sposób wysyła e-mailem zaktualizowane zaproszenie lub anulowanie.

Ta ścieżka e-mailowa działa zawsze, niezależnie od używanej aplikacji kalendarza, i jako jedyna dociera do kandydata.

Szczegóły zaproszenia

Każde zaproszenie .ics zawiera:

• Tytuł — „Interview: [Tytuł stanowiska] at [Firma]”
• Czas — Termin wybrany przez kandydata, w strefie czasowej odbiorcy
• Opis — Tytuł stanowiska, firma i czas trwania; a także URL spotkania, jeśli jest skonfigurowany. Kopia dla prowadzącego zawiera dodatkowo imię i nazwisko kandydata
• Uczestnicy — Odbiorca (kandydat lub prowadzący)

Jeśli rozmowa obejmuje URL spotkania, Kit automatycznie dodaje go jako link do dołączenia w zaproszeniu.

Co Kit zapisuje w kalendarzu

Jeśli główny prowadzący ma kalendarz Google z włączoną opcją Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu, Kit dodatkowo zapisuje rozmowę wprost w tym kalendarzu, więc pojawia się ona tam bez akceptowania załącznika z e-maila:

Kiedy	Co robi Kit
Kandydat rezerwuje rozmowę	Tworzy jedno wydarzenie w tym kalendarzu głównego prowadzącego, w którym włączono tworzenie zdarzeń
Rozmowa zostaje przesunięta albo dochodzi link do spotkania	Aktualizuje to samo wydarzenie
Rozmowa zostaje odwołana	Usuwa to wydarzenie

Wydarzenie tworzone przez Kit zawiera tytuł rozmowy („Interview: [Imię i nazwisko kandydata] — [Tytuł stanowiska]”), nazwę etapu i tytuł stanowiska jako opis, godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz link do spotkania jako lokalizację.

Ograniczenia — przeczytaj je

• Tylko główny prowadzący. Kit zapisuje wydarzenie w kalendarzu jednej osoby: prowadzącego oznaczonego w rozmowie jako Główny (a jeśli nikt nie ma tego oznaczenia — pierwszego przypisanego prowadzącego). Każdy pozostały uczestnik dostaje zaproszenie .ics e-mailem i nic poza tym — Kit nie zapisuje niczego w ich kalendarzach.
• Zgoda osobno dla każdego kalendarza. Nic nie zostanie zapisane, dopóki główny prowadzący nie włączy opcji Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu dla kalendarza, którego jest właścicielem albo w którym może zapisywać. Jeśli tego nie zrobi, Kit nie zapisuje absolutnie niczego, a jedyną formą dostarczenia pozostaje zaproszenie .ics w e-mailu.
• Bez uczestników, bez zaproszeń od Google. Wydarzenie tworzone przez Kit nie ma listy uczestników i powstaje z wyłączonymi powiadomieniami, więc samo Google nie wysyła o nim maila do nikogo — ani do kandydata, ani do prowadzących. Jedynymi powiadomieniami, jakie ktokolwiek dostaje, pozostają e-maile z Kit. Kandydat nie potrzebuje konta Google i nigdy nie pojawia się jako uczestnik wydarzenia w kalendarzu prowadzącego.
• Jeden wpis, nie dwa. Wydarzenie tworzone przez Kit ma ten sam unikalny identyfikator co zaproszenie .ics wysłane e-mailem. Jeśli główny prowadzący zdążył już ręcznie zaakceptować zaproszenie z e-maila, Google rozpozna, że chodzi o tę samą rozmowę, i zostawi jeden wpis zamiast go duplikować. Kit nie rusza wtedy tego wpisu, a późniejsze zmiany docierają do prowadzącego zaktualizowanym e-mailem .ics.
• Tylko wydarzenia utworzone przez Kit. Kit aktualizuje i usuwa wyłącznie to wydarzenie, które sam utworzył dla danej rozmowy. Nigdy nie edytuje, nie przenosi ani nie usuwa niczego innego w Twoim kalendarzu.
• Bez działania wstecz. Włączenie tworzenia zdarzeń nie uzupełnia rozmów zarezerwowanych wcześniej. Działa dla rozmów zarezerwowanych — lub przesuniętych — później.
• Tylko Google Calendar. Kanały kalendarza dodane przez link ICS są z natury tylko do odczytu; Kit nigdy w nich nie zapisuje, może z nich jedynie odczytywać okna zajętości.
• Nieudany zapis nigdy nie psuje rezerwacji. Jeśli Google odrzuci zapis (zmieniły się uprawnienia, kalendarz został usunięty, autoryzacja wygasła), rozmowa i tak zostaje zarezerwowana, a e-maile z .ics i tak wychodzą. Połącz kalendarz ponownie, żeby przywrócić tworzenie zdarzeń.

Jak działa wykrywanie konfliktów

Za każdym razem, gdy kandydat przegląda dostępne terminy, Kit:

1. Pobiera godziny tygodniowe i wyjątki dat z harmonogramu dostępności
2. Odpytuje o okna zajętości w danym zakresie dat każdy kalendarz Google włączony do wykrywania konfliktów
3. Usuwa terminy nakładające się z dowolnym wydarzeniem oznaczonym jako „busy”
4. Stosuje limity spotkań i bufory
5. Zwraca tylko terminy z faktyczną dostępnością

Aktualizacje w czasie rzeczywistym

Sprawdzanie kalendarza odbywa się na żądanie, nie według harmonogramu. Dodanie nowego spotkania do Google Calendar i odświeżenie strony rezerwacji kandydata 10 sekund później spowoduje zniknięcie tego terminu.

Wydarzenia całodniowe

Wydarzenia całodniowe (np. „Urlop” lub „Konferencja”) blokują cały dzień. Kit nie pokaże żadnych terminów w dniach z wydarzeniami całodniowymi, nawet jeśli godziny tygodniowe wskazują dostępność.

Status wolny a zajęty

Wydarzenia w Google Calendar mogą być oznaczone jako „free” lub „busy”. Kit blokuje wyłącznie wydarzenia „busy”. Wstępna rezerwacja w kalendarzu oznaczona jako „free” nie zablokuje tego terminu dla kandydatów.

Wielu prowadzących

Gdy etap rozmowy obejmuje wielu prowadzących, Kit sprawdza kalendarze wszystkich. To, jak łączone są terminy, ustawiasz w opcji strategia planowania w ustawieniach rekrutacji:

• Maksymalna dostępność (domyślnie) — Kit sprawdza konflikty indywidualnie i przypisuje każdą rozmowę dostępnemu prowadzącemu. Termin jest oferowany, gdy którykolwiek prowadzący jest wolny.
• Rotacja rozmówców — Jak „Maksymalna dostępność”, ale z priorytetem dla najmniej obciążonych prowadzących, dzięki czemu rozmowy rozkładają się równomiernie w zespole.

Jeśli jeden prowadzący ma konflikt o 14:00, termin jest po prostu przypisywany innemu dostępnemu prowadzącemu, zamiast być ukrywany.

Wykrywanie konfliktów obejmuje każdego przypisanego prowadzącego. Tworzenie zdarzeń już nie: zapis trafia wyłącznie do kalendarza głównego prowadzącego, a pozostali polegają na zaproszeniu .ics wysłanym e-mailem.

Rozwiązywanie problemów

Terminy nadal widoczne mimo konfliktów

Możliwe przyczyny:

1. Kolidujące wydarzenie znajduje się w kalendarzu, który nie ma włączonej opcji Sprawdzaj konflikty terminów
2. Wydarzenie jest oznaczone jako „free” zamiast „busy”
3. Synchronizacja kalendarza jest opóźniona (rzadko — zwykle poniżej 5 sekund)

Rozwiązanie:

• Sprawdź, w których kalendarzach włączone jest sprawdzanie konfliktów, w Integrations > Google Calendar
• Edytuj kolidujące wydarzenie w Google Calendar i ustaw status na „busy”

Rozłączony kalendarz

Jeśli uprawnienia Google zostaną cofnięte lub hasło zostanie zmienione, Kit traci dostęp do kalendarza. Na stronie Integrations > Google Calendar pojawi się baner ostrzegawczy. Kliknij Połącz ponownie, żeby ponownie autoryzować. Dopóki dostępu brakuje, Kit nie sprawdza konfliktów i nie może tworzyć, aktualizować ani usuwać wydarzeń rozmów.

Rozmowa nie pojawia się w kalendarzu

Kit zapisuje wydarzenie tylko dla głównego prowadzącego i tylko w kalendarzu z włączonym tworzeniem zdarzeń. Wszyscy pozostali dostają rozmowę jako załącznik .ics w e-mailu, który trzeba zaakceptować samodzielnie albo automatycznie w kliencie poczty.

Możliwe przyczyny:

1. Nie jesteś głównym prowadzącym tej rozmowy
2. Opcja Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu jest wyłączona we wszystkich Twoich kalendarzach
3. Twój poziom dostępu do tego kalendarza to Czytelnik lub Czytelnik zajętości, więc Kit nie może w nim zapisywać
4. Rozmowa została zarezerwowana, zanim włączyłeś tworzenie zdarzeń — Kit nie uzupełnia wstecz
5. Dostęp Kit do Google wymaga ponownej autoryzacji
6. E-mail z zaproszeniem trafił do spamu albo klient poczty nie dodał automatycznie załącznika .ics

Rozwiązanie:

• Sprawdź przełączniki i poziom dostępu w Integrations > Google Calendar, a jeśli widnieje baner ostrzegawczy — połącz kalendarz ponownie
• Przeszukaj skrzynkę odbiorczą (oraz folder spamu) w poszukiwaniu e-maila z zaproszeniem na rozmowę
• Otwórz e-mail i zaakceptuj załącznik .ics lub zaimportuj go do kalendarza ręcznie

Prywatność i bezpieczeństwo

Kit odczytuje tylko to, czego wymaga planowanie:

• Tytuły wydarzeń nie są odczytywane — Tylko godziny rozpoczęcia/zakończenia i status zajętości
• Uczestnicy nie są odczytywani — Kit nie wie, kto jeszcze uczestniczy w spotkaniach
• Opisy nie są odczytywane — Notatki osobiste pozostają prywatne

Zapisy Kit są jeszcze węższe. Jedyne, co Kit kiedykolwiek zapisuje w Google Calendar, to wpis rozmowy, którą prowadzisz, w kalendarzu, na który wyraźnie zezwoliłeś. Taki wpis nie ma listy uczestników, nie wywołuje żadnego zaproszenia e-mail ze strony Google, a Kit aktualizuje i usuwa wyłącznie wpisy, które sam utworzył. Wyłącz Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu we wszystkich kalendarzach, a korzystanie przez Kit z zakresu calendar sprowadza się w praktyce do odczytu.

Zaproszenia na rozmowy wysyłane e-mailem jako załączniki .ics zawierają tylko to, co niezbędne: tytuł, czas, czas trwania i link do spotkania. Imię i nazwisko kandydata pojawia się jedynie w kopii wysyłanej do prowadzących oraz we wpisie w kalendarzu samego głównego prowadzącego.

Dostęp można cofnąć w dowolnym momencie w Integrations > Google Calendar. Kit przestaje wtedy sprawdzać konflikty i przestaje zarządzać wpisami w kalendarzu. Zaproszenia, które już zaakceptowano, oraz wydarzenia utworzone wcześniej przez Kit pozostają w kalendarzu — Kit nie może ich już aktualizować ani usuwać, więc niepotrzebne wpisy skasuj ręcznie.

W skrócie

• Przejdź do Integrations > Google Calendar
• Kliknij Połącz Google Calendar i autoryzuj Kit
• Włącz Sprawdzaj konflikty terminów dla każdego kalendarza, w którym masz konflikty terminów
• Zdecyduj przy każdym kalendarzu, czy włączyć Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu — zostaw wyłączone, jeśli wolisz dostawać wyłącznie zaproszenie .ics e-mailem
• Sprawdź, czy kalendarz podstawowy jest prawidłowy (z niego odczytywane są konflikty)
• Przetestuj, przeglądając stronę rezerwacji kandydata i upewniając się, że kolidujące terminy są ukryte
• Cofnij dostęp w dowolnym momencie, jeśli integracja kalendarza nie jest już potrzebna