Integracja kalendarza

Dlaczego to ważne

Bez integracji kalendarza każde spotkanie trzeba ręcznie blokować w harmonogramie dostępności. Wystarczy raz połączyć Google Calendar, a Kit automatycznie:

• Ukrywa terminy kolidujące z innymi spotkaniami
• Sprawdza zajętość kalendarza przy każdym pobraniu dostępnych terminów
• Po rezerwacji wysyła e-mailem zaproszenie kalendarzowe (plik .ics), które uczestnicy mogą dodać do swoich kalendarzy
• Wysyła e-mailem zaktualizowane zaproszenie lub anulowanie, gdy rozmowa zostaje przesunięta lub odwołana
• Zapisuje rozmowę bezpośrednio w kalendarzu Google każdej zarezerwowanej osoby prowadzącej, ale tylko w tych kalendarzach, w których włączyła ona opcję Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu

Nie używasz Google Calendar? Możesz pobierać przedziały zajętości z kalendarza (Outlook, Apple, Proton itp.) przez link ICS. Te kanały nie blokują jeszcze terminów rezerwacji kandydatów. Zobacz Kanały kalendarza (ICS).

Łączenie Google Calendar

Przejdź do Integracje > Google Calendar i kliknij Połącz Google Calendar.

Proces autoryzacji

1. Wybierz konto Google (lub zaloguj się)
2. Przyznaj Kit uprawnienie do Google Calendar. Kit wykorzystuje je do odczytu dostępności oraz do zarządzania wydarzeniami rozmów w tych kalendarzach, na które wyraźnie zezwolisz
3. Kit wyświetli listę wszystkich kalendarzy powiązanych z kontem
4. Wybierasz, które kalendarze synchronizować i co Kit może robić z każdym z nich

Uprawnienia

Kit prosi o pojedynczy zakres uprawnień Google Calendar:

Zakres

Co przyznaje

calendar

Pełny zakres Google Calendar z dostępem do odczytu i zapisu. Kit wykorzystuje go do wyświetlenia listy kalendarzy, do odczytu zajętych przedziałów czasu na potrzeby wykrywania konfliktów oraz do utworzenia, aktualizacji i usunięcia wpisu w kalendarzu dla rozmowy, na którą jesteś zarezerwowany. Zapis jest możliwy wyłącznie w kalendarzach, w których włączono Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu.

Co Kit odczytuje. Kit odczytuje listę kalendarzy na koncie (nazwa, strefa czasowa, kolor, poziom dostępu) oraz godzinę rozpoczęcia, godzinę zakończenia i status zajętości wydarzeń w kalendarzach włączonych do wykrywania konfliktów. Tytuły, opisy ani listy uczestników nie są odczytywane. Chroni to prywatność wydarzeń osobistych.

Co Kit zapisuje. Kit zapisuje dokładnie jeden rodzaj wydarzenia: wpis kalendarzowy rozmowy, na którą jesteś zarezerwowany, i tylko w tym kalendarzu, w którym włączono opcję Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu. Kit aktualizuje i usuwa wyłącznie wydarzenia, które sam utworzył. Nigdy nie zmienia, nie przenosi ani nie kasuje niczego innego w twoim kalendarzu. Jeśli zostawisz tę opcję wyłączoną, Kit w ogóle niczego nie zapisuje w twoim Google Calendar, a zaproszenia na rozmowy docierają do ciebie wyłącznie jako załączniki .ics w e-mailu. Zobacz Co Kit zapisuje w kalendarzu.

Co Kit może robić z każdym kalendarzem

Po połączeniu wszystkie kalendarze Google wyświetlą się na stronie Ustawienia Google Calendar.

Kalendarze podstawowe i dodatkowe

• Kalendarz podstawowy: Główny kalendarz Google (zwykle powiązany z adresem e-mail)
• Kalendarze dodatkowe: Dodatkowe kalendarze, które zostały utworzone lub zasubskrybowane (kalendarze zespołowe, współdzielone itp.)

Dwa przełączniki przy każdym kalendarzu

Każdy zsynchronizowany kalendarz ma dwa niezależne przełączniki:

Przełącznik	Domyślnie	Co robi
Sprawdzaj konflikty terminów	Włączone	Kit sprawdza zajęte przedziały czasu w tym kalendarzu za każdym razem, gdy ktoś przegląda twoje dostępne terminy, i ukrywa terminy nakładające się na zajęte wydarzenie.
Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu	Wyłączone	Pozwala Kit tworzyć, aktualizować i usuwać wpis rozmowy w tym kalendarzu dla rozmów, na które jesteś zarezerwowany. Opcja pojawia się tylko przy kalendarzach, w których twój poziom dostępu w Google to Właściciel lub Edytor. Kit nie zapisze niczego w kalendarzu, który możesz jedynie czytać.

Ustawianie ich podczas łączenia konta. Na stronie Wybierz kalendarze Google rozwiń Opcje kalendarza pod danym kalendarzem. Sprawdzanie konfliktów jest domyślnie włączone, tworzenie zdarzeń wymaga osobnego zaznaczenia.

Zmiana ustawień później.

1. Przejdź do Integracje > Google Calendar
2. Znajdź kalendarz na liście i kliknij ikonę ołówka (Edytuj kalendarz)
3. Zaznacz lub odznacz Sprawdzaj konflikty terminów oraz Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu
4. Kliknij Zapisz zmiany

Lista kalendarzy pokazuje oznaczenia Sprawdzanie konfliktów włączone i Można tworzyć zdarzenia, więc od razu widać, które przełączniki są aktywne.

Kit sprawdza każdy zsynchronizowany kalendarz z włączonym sprawdzaniem konfliktów, także kalendarze dodatkowe. Jeśli w którymkolwiek z nich jest kolidujące wydarzenie, ten termin jest ukrywany przed kandydatami.

Typowe konfiguracje

Scenariusz	Które kalendarze sprawdzać pod kątem konfliktów
Pracownik z jednym kalendarzem	Tylko kalendarz podstawowy
Pracownik z kalendarzem służbowym i osobistym	Oba, żeby uniknąć rezerwacji w czasie spotkań prywatnych
Menedżer z kalendarzem zespołowym	Podstawowy + zespołowy, żeby uniknąć konfliktów ze spotkaniami zespołu
Konsultant na część etatu	Kalendarz służbowy + kalendarz klienta, żeby uwzględnić wszystkie zobowiązania

Tak rób	Tak nie rób
Sprawdzaj wszystkie kalendarze z faktycznymi konfliktami	Nie sprawdzaj kalendarzy świąt ani kalendarzy tylko do odczytu, w których faktycznie nie uczestniczysz
Podłącz kalendarz osobisty, żeby rozmowy nie kolidowały z prywatnymi spotkaniami	Nie dodawaj ręcznie wyjątków dat za każdym razem, gdy masz spotkanie prywatne
Włącz tworzenie zdarzeń w tym jednym kalendarzu służbowym, z którego naprawdę korzystasz	Nie włączaj tworzenia zdarzeń we współdzielonym kalendarzu zespołu, w którym nie chcesz wpisów o rozmowach

Jak wysyłane są zaproszenia na rozmowy

Gdy kandydat rezerwuje rozmowę, Kit wysyła e-mailem standardowe zaproszenie kalendarzowe w postaci załącznika .ics do kandydata i do każdej osoby prowadzącej zarezerwowanej na rozmowę. Klient poczty (Gmail, Outlook, Apple Mail itp.) rozpoznaje załącznik i proponuje dodanie go do kalendarza. Gdy rozmowa zostaje przesunięta lub odwołana, Kit w ten sam sposób wysyła e-mailem zaktualizowane zaproszenie lub anulowanie.

Ta ścieżka e-mailowa działa zawsze, niezależnie od używanej aplikacji kalendarza, i jako jedyna dociera do kandydata.

Szczegóły zaproszenia

Każde zaproszenie .ics zawiera:

• Tytuł: „Interview: [Tytuł stanowiska] at [Firma]”
• Czas: Termin wybrany przez kandydata, w strefie czasowej odbiorcy
• Opis: Tytuł stanowiska, firma i czas trwania; a także URL spotkania, jeśli jest skonfigurowany. Kopia dla prowadzącego zawiera dodatkowo imię i nazwisko kandydata
• Uczestnicy: Odbiorca (kandydat lub prowadzący)

Jeśli rozmowa obejmuje URL spotkania, Kit automatycznie dodaje go jako link do dołączenia w zaproszeniu.

Co Kit zapisuje w kalendarzu

Każda zarezerwowana na rozmowę osoba prowadząca, która ma kalendarz Google z włączoną opcją Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu, dostaje rozmowę wprost w tym kalendarzu, więc pojawia się ona tam bez akceptowania załącznika z e-maila:

Kiedy	Co robi Kit
Kandydat rezerwuje rozmowę	Tworzy po jednym wydarzeniu w kalendarzu każdej zarezerwowanej osoby prowadzącej, w którym włączono tworzenie zdarzeń
Rozmowa zostaje przesunięta albo dochodzi link do spotkania	Aktualizuje te same wydarzenia
Rozmowa zostaje odwołana	Usuwa te wydarzenia

Wydarzenie tworzone przez Kit zawiera tytuł rozmowy z prefiksem „Interview:”, imieniem i nazwiskiem kandydata oraz tytułem stanowiska, nazwę etapu i tytuł stanowiska jako opis, godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz link do spotkania jako lokalizację.

Ograniczenia

• Tylko prowadzący i tylko ci zarezerwowani. Kit tworzy po jednym wydarzeniu dla każdej osoby faktycznie zarezerwowanej na rozmowę, każde w jej własnym kalendarzu. Przypisani prowadzący, których Kit nie zarezerwował, nie dostają wydarzenia, a w kalendarzu kandydata Kit nigdy niczego nie zapisuje: on dostaje wyłącznie zaproszenie .ics e-mailem.
• Zgoda osobno dla każdej osoby i każdego kalendarza. Dla danej osoby nic nie zostanie zapisane, dopóki nie włączy ona opcji Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu dla kalendarza, którego jest właścicielem albo w którym może zapisywać. Kto tego nie zrobi, otrzyma tylko zaproszenie .ics w e-mailu.
• Bez uczestników, bez zaproszeń od Google. Wydarzenie tworzone przez Kit nie ma listy uczestników i powstaje z wyłączonymi powiadomieniami, więc samo Google nie wysyła o nim maila ani do kandydata, ani do prowadzących. Jedynymi powiadomieniami, jakie ktokolwiek dostaje, pozostają e-maile z Kit. Kandydat nie potrzebuje konta Google i nikt nie pojawia się jako uczestnik cudzego wydarzenia: każdy wpis istnieje osobno, w kalendarzu swojego właściciela.
• Jeden wpis, ale tylko u głównego prowadzącego. Wydarzenie, które Kit tworzy dla głównego prowadzącego (a gdy nikt nie został nim wyznaczony, dla pierwszej zarezerwowanej osoby), ma ten sam unikalny identyfikator co zaproszenie .ics wysłane e-mailem. Jeśli ta osoba zdążyła już ręcznie zaakceptować zaproszenie, Google zostawi jeden wpis, a Kit go nie rusza; późniejsze zmiany docierają do niej zaktualizowanym e-mailem .ics. Każda pozostała zarezerwowana osoba dostaje celowo inny identyfikator, bo wspólny identyfikator to właśnie sposób, w jaki Google łączy kopie tego samego wydarzenia, więc użycie go dla wszystkich zlałoby ich wpisy w jeden. Kto poza rezerwacją zaakceptuje ręcznie zaproszenie .ics, będzie więc miał tę rozmowę w kalendarzu dwa razy.
• Tylko wydarzenia utworzone przez Kit. Kit aktualizuje i usuwa wyłącznie te wydarzenia, które sam utworzył dla danej rozmowy. Nigdy nie edytuje, nie przenosi ani nie usuwa niczego innego w twoim kalendarzu.
• Bez działania wstecz. Włączenie tworzenia zdarzeń nie uzupełnia rozmów zarezerwowanych wcześniej. Działa dla rozmów zarezerwowanych lub przesuniętych później.
• Tylko Google Calendar. Kanały kalendarza dodane przez link ICS są z natury tylko do odczytu; Kit nigdy w nich nie zapisuje, może z nich jedynie odczytywać okna zajętości.
• Nieudany zapis nigdy nie psuje rezerwacji. Jeśli Google odrzuci zapis (zmieniły się uprawnienia, kalendarz został usunięty, autoryzacja wygasła), rozmowa i tak zostaje zarezerwowana, a e-maile z .ics i tak wychodzą. Połącz kalendarz ponownie, żeby przywrócić tworzenie zdarzeń.

Który kalendarz wybiera Kit i co, gdy nie ma żadnego

Jeśli tworzenie zdarzeń jest włączone w więcej niż jednym kalendarzu, Kit wybiera ten, w którym sprawdza też konflikty terminów. Wpis w kalendarzu, którego Kit nigdy nie odczytuje, nie zablokowałby tej godziny nikomu: leżałby tam bezużytecznie, a Kit dalej proponowałby ten termin kandydatom. Dopiero gdy w żadnym z kalendarzy z włączonym tworzeniem zdarzeń nie ma włączonego sprawdzania konfliktów, Kit sięga po pierwszy z nich.

Jeśli takiego kalendarza w ogóle nie masz (nic nie jest połączone albo opcja Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu jest wszędzie wyłączona), Kit nie zapisuje dla ciebie niczego, a rozmowa dociera do ciebie dokładnie tak jak zawsze: jako załącznik .ics w e-mailu. Nic nie ginie i nic się nie psuje.

Strona szczegółów rozmowy pokazuje teraz przy nazwisku każdej osoby prowadzącej, który z tych przypadków zaszedł, zamiast zostawiać ją z domysłami:

Co pokazuje strona rozmowy	Co to znaczy
Kit dodał tę rozmowę do Google Calendar (nazwa kalendarza).	Wydarzenie zostało zapisane w tym kalendarzu
W żadnym z kalendarzy tej osoby nie włączono opcji „Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu”, więc nic nie zostało dodane.	Ta osoba nie ma kalendarza z prawem zapisu, więc jej jedyną kopią jest .ics z e-maila
Jest już w Google Calendar, więc Kit nie dodał drugiego wpisu.	Główny prowadzący zdążył już wcześniej ręcznie zaakceptować zaproszenie z e-maila
Kit nie doda tej rozmowy do Google Calendar, dopóki połączenie nie zostanie nawiązane ponownie.	Autoryzacja wygasła; po ponownym połączeniu Kit wraca do pracy
Google odmówił dodania tej rozmowy do kalendarza, więc pozostaje ona tylko w Kit.	Google odrzucił zapis; sama rezerwacja pozostaje nienaruszona

Jak działa wykrywanie konfliktów

Za każdym razem, gdy kandydat przegląda dostępne terminy, Kit:

1. Pobiera godziny tygodniowe i wyjątki dat z harmonogramu dostępności
2. Odpytuje o okna zajętości w danym zakresie dat każdy kalendarz Google włączony do wykrywania konfliktów
3. Usuwa terminy nakładające się z dowolnym wydarzeniem oznaczonym jako „busy”
4. Uwzględnia bufory; zapisane limity liczby spotkań nie są jeszcze egzekwowane
5. Zwraca tylko terminy z faktyczną dostępnością

Aktualizacje w czasie rzeczywistym

Sprawdzanie kalendarza odbywa się na żądanie, nie według harmonogramu. Po dodaniu spotkania do Google Calendar odśwież stronę rezerwacji, aby Kit ponownie sprawdził zajętość. Termin zniknie, gdy Google zwróci go jako zajęty.

Wydarzenia całodniowe

Wydarzenie całodniowe oznaczone jako „busy” (np. „Urlop” lub „Konferencja”) blokuje cały dzień, nawet jeśli harmonogram wskazuje dostępność. Wydarzenie oznaczone jako „free” nie blokuje terminów.

Status wolny a zajęty

Wydarzenia w Google Calendar mogą być oznaczone jako „free” lub „busy”. Kit blokuje wyłącznie wydarzenia „busy”. Wstępna rezerwacja w kalendarzu oznaczona jako „free” nie zablokuje tego terminu dla kandydatów.

Wielu prowadzących

Gdy etap rozmowy obejmuje wielu prowadzących, Kit sprawdza kalendarze wszystkich. To, jak łączone są wolne godziny, zależy od ustawienia Wymagane osoby prowadzące rozmowę na tym etapie, a dopóki ma ono wartość 1, od opcji strategia planowania w ustawieniach rekrutacji:

• Maksymalna dostępność (domyślnie): Kit sprawdza konflikty indywidualnie i przypisuje każdą rozmowę dostępnemu prowadzącemu. Termin jest oferowany, gdy którykolwiek prowadzący jest wolny.
• Rotacja rozmówców: Jak „Maksymalna dostępność”, ale z priorytetem dla najmniej obciążonych prowadzących, dzięki czemu rozmowy rozkładają się równomiernie w zespole.
• Wymagane osoby prowadzące rozmowę: 2 lub więcej: Ma pierwszeństwo przed obiema powyższymi. Kit zaczyna od tych samych terminów, a potem ukrywa każdy, w którym wolnych prowadzących jest mniej niż wymagana liczba.

Ile kosztuje konflikt, zależy więc od tego, który z tych przypadków obowiązuje. Przy Maksymalnej dostępności i Rotacji rozmówców konflikt jednej osoby o 14:00 nie kosztuje nic: termin zostaje i trafia do kogoś innego, kto jest wolny. Na etapie wymagającym dwóch lub więcej prowadzących ten sam konflikt może usunąć termin całkowicie: znika on, gdy tylko liczba wolnych prowadzących spadnie poniżej wymaganej.

Wykrywanie konfliktów obejmuje każdego przypisanego prowadzącego. Tworzenie zdarzeń idzie za osobami faktycznie zarezerwowanymi: każda z nich dostaje wydarzenie we własnym kalendarzu, jeśli zezwoliła tam na tworzenie zdarzeń, a w przeciwnym razie zaproszenie .ics e-mailem.

Rozwiązywanie problemów

Terminy nadal widoczne mimo konfliktów

Możliwe przyczyny:

1. Kolidujące wydarzenie znajduje się w kalendarzu, który nie ma włączonej opcji Sprawdzaj konflikty terminów
2. Wydarzenie jest oznaczone jako „free” zamiast „busy”
3. Google nie uwzględnił jeszcze nowego wydarzenia w odpowiedzi o zajętości albo strona rezerwacji wymaga odświeżenia

Rozwiązanie:

• Sprawdź, w których kalendarzach włączone jest sprawdzanie konfliktów, w Integracje > Google Calendar
• Edytuj kolidujące wydarzenie w Google Calendar i ustaw status na „busy”

Rozłączony kalendarz

Jeśli uprawnienia Google zostaną cofnięte lub hasło zostanie zmienione, Kit traci dostęp do kalendarza. Na stronie Integracje > Google Calendar pojawi się baner ostrzegawczy. Kliknij Połącz ponownie, żeby ponownie autoryzować. Dopóki dostępu brakuje, Kit nie sprawdza konfliktów i nie może tworzyć, aktualizować ani usuwać wydarzeń rozmów.

Rozmowa nie pojawia się w kalendarzu

Kit zapisuje wydarzenie tylko dla osób zarezerwowanych na rozmowę i tylko w kalendarzu z włączonym tworzeniem zdarzeń. Wszyscy pozostali dostają rozmowę jako załącznik .ics w e-mailu, który trzeba zaakceptować samodzielnie albo automatycznie w kliencie poczty.

Możliwe przyczyny:

1. Masz przypisanie do etapu, ale Kit nie zarezerwował cię na tę rozmowę: rezerwuje tylko tylu prowadzących, ilu wymaga etap
2. Opcja Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu jest wyłączona we wszystkich twoich kalendarzach
3. Twój poziom dostępu do tego kalendarza to Czytelnik lub Czytelnik zajętości, więc Kit nie może w nim zapisywać
4. Rozmowa została zarezerwowana, zanim włączono tworzenie zdarzeń. Kit nie uzupełnia wcześniejszych rezerwacji
5. Dostęp Kit do Google wymaga ponownej autoryzacji
6. E-mail z zaproszeniem trafił do spamu albo klient poczty nie dodał automatycznie załącznika .ics

Rozwiązanie:

• Otwórz stronę szczegółów rozmowy i przeczytaj wiersz przy swoim nazwisku: wskazuje on, która z powyższych przyczyn dotyczy właśnie ciebie
• Sprawdź przełączniki i poziom dostępu w Integracje > Google Calendar, a jeśli widnieje baner ostrzegawczy, połącz kalendarz ponownie
• Przeszukaj skrzynkę odbiorczą (oraz folder spamu) w poszukiwaniu e-maila z zaproszeniem na rozmowę
• Otwórz e-mail i zaakceptuj załącznik .ics lub zaimportuj go do kalendarza ręcznie

Prywatność i bezpieczeństwo

Kit odczytuje tylko to, czego wymaga planowanie:

• Tytuły wydarzeń nie są odczytywane: Tylko godziny rozpoczęcia/zakończenia i status zajętości
• Uczestnicy nie są odczytywani: Kit nie wie, kto jeszcze uczestniczy w spotkaniach
• Opisy nie są odczytywane: Notatki osobiste pozostają prywatne

Zapisy Kit są jeszcze węższe. Jedyne, co Kit kiedykolwiek zapisuje w Google Calendar, to wpis rozmowy, na którą jesteś zarezerwowany, w kalendarzu, na który wyraźnie zezwolono. Taki wpis nie ma listy uczestników, nie wywołuje żadnego zaproszenia e-mail ze strony Google, a Kit aktualizuje i usuwa wyłącznie wpisy, które sam utworzył. Wyłącz Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu we wszystkich kalendarzach, a korzystanie przez Kit z zakresu calendar sprowadza się w praktyce do odczytu.

Zaproszenia na rozmowy wysyłane e-mailem jako załączniki .ics zawierają tylko to, co niezbędne: tytuł, czas, czas trwania i link do spotkania. Imię i nazwisko kandydata pojawia się jedynie w kopii wysyłanej do prowadzących oraz w ich własnych wpisach w kalendarzu.

Dostęp można cofnąć w dowolnym momencie w Integracje > Google Calendar. Kit przestaje wtedy sprawdzać konflikty i przestaje zarządzać wpisami w kalendarzu. Zaproszenia, które już zaakceptowano, oraz wydarzenia utworzone wcześniej przez Kit pozostają w kalendarzu. Kit nie może ich już aktualizować ani usuwać, więc niepotrzebne wpisy skasuj ręcznie.

W skrócie

• Przejdź do Integracje > Google Calendar
• Kliknij Połącz Google Calendar i autoryzuj Kit
• Włącz Sprawdzaj konflikty terminów dla każdego kalendarza, w którym masz konflikty terminów
• Zdecyduj przy każdym kalendarzu, czy włączyć opcję Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu. Zostaw ją wyłączoną, jeśli wolisz dostawać wyłącznie zaproszenie .ics e-mailem
• Sprawdź listę kalendarzy włączonych do wykrywania konfliktów, także kalendarze dodatkowe
• Przetestuj, przeglądając stronę rezerwacji kandydata i upewniając się, że kolidujące terminy są ukryte
• Cofnij dostęp w dowolnym momencie, jeśli integracja kalendarza nie jest już potrzebna