Integracja kalendarza

Dlaczego to ważne

Bez integracji kalendarza każde spotkanie trzeba ręcznie blokować w harmonogramie dostępności. Wystarczy raz połączyć Google Calendar, a Kit automatycznie:

• Ukrywa terminy kolidujące z innymi spotkaniami
• Czyta kalendarz w czasie rzeczywistym — nowe konflikty pojawiają się natychmiast
• Wysyła zaproszenie kalendarzowe (plik .ics) e-mailem, gdy kandydat rezerwuje rozmowę, dzięki czemu trafia ona do kalendarza wszystkich uczestników
• Wysyła e-mailem zaktualizowane zaproszenie lub anulowanie, gdy rozmowa zostaje przesunięta lub odwołana

Nie używasz Google Calendar? Możesz zamiast tego podłączyć dowolny kalendarz (Outlook, Apple, Proton itp.) przez link ICS. Zobacz Kanały kalendarza (ICS).

Łączenie Google Calendar

Przejdź do Integrations > Google Calendar i kliknij Connect Google Calendar.

Proces autoryzacji

1. Wybierz konto Google (lub zaloguj się)
2. Przyznaj Kit uprawnienie do odczytu dostępności w kalendarzu
3. Kit wyświetli listę wszystkich kalendarzy powiązanych z kontem
4. Nastąpi przekierowanie z powrotem do Kit

Uprawnienia

Kit prosi o pojedynczy zakres uprawnień Google Calendar:

Zakres	Co umożliwia
calendar	Odczyt godzin rozpoczęcia/zakończenia wydarzeń i statusu zajętości, żeby wykrywać konflikty

Kit odczytuje wyłącznie godzinę rozpoczęcia, godzinę zakończenia i status zajętości wydarzeń. Tytuły, opisy ani listy uczestników nie są odczytywane. Chroni to prywatność wydarzeń osobistych. Kit nie tworzy, nie edytuje ani nie usuwa wydarzeń w Twoim Google Calendar — zaproszenia na rozmowy są wysyłane do Ciebie e-mailem jako plik kalendarzowy (zobacz Jak wysyłane są zaproszenia na rozmowy).

Wybór kalendarzy do sprawdzania

Po połączeniu wszystkie kalendarze Google wyświetlą się na stronie Google Calendar Settings.

Kalendarze podstawowe i dodatkowe

• Kalendarz podstawowy — Główny kalendarz Google (zwykle powiązany z adresem e-mail)
• Kalendarze dodatkowe — Dodatkowe kalendarze, które zostały utworzone lub zasubskrybowane (kalendarze zespołowe, współdzielone itp.)

Włączanie kalendarzy do wykrywania konfliktów

Domyślnie Kit sprawdza kalendarz podstawowy. Żeby dodać kolejne:

1. Przejdź do Integrations > Google Calendar
2. Znajdź kalendarz na liście
3. Kliknij Enable for Conflict Detection

Kit sprawdzi teraz wszystkie włączone kalendarze przy określaniu dostępności. Jeśli dowolny kalendarz ma kolidujące wydarzenie, termin jest ukrywany przed kandydatami.

Typowe konfiguracje

Scenariusz	Które kalendarze włączyć
Pracownik z jednym kalendarzem	Tylko kalendarz podstawowy
Pracownik z kalendarzem służbowym i osobistym	Oba — zapobiega rezerwacjom w czasie spotkań prywatnych
Menedżer z kalendarzem zespołowym	Podstawowy + zespołowy — unikanie konfliktów ze spotkaniami zespołu
Konsultant na część etatu	Kalendarz służbowy + kalendarz klienta — blokowanie wszystkich zobowiązań

Tak rób	Tak nie rób
Włączaj wszystkie kalendarze z faktycznymi konfliktami	Nie włączaj kalendarzy świąt ani kalendarzy tylko do odczytu, w których faktycznie nie uczestniczysz
Trzymaj kalendarz osobisty podłączony, żeby uniknąć konfliktów praca/życie prywatne	Nie dodawaj ręcznie wyjątków dat za każdym razem, gdy masz spotkanie prywatne

Jak wysyłane są zaproszenia na rozmowy

Gdy kandydat rezerwuje rozmowę, Kit nie zapisuje wydarzenia w Twoim Google Calendar. Zamiast tego wysyła e-mailem standardowe zaproszenie kalendarzowe — w postaci załącznika .ics — do kandydata i do każdego przypisanego prowadzącego. Klient poczty (Gmail, Outlook, Apple Mail itp.) rozpoznaje załącznik i proponuje dodanie go do kalendarza. Gdy rozmowa zostaje przesunięta lub odwołana, Kit w ten sam sposób wysyła e-mailem zaktualizowane zaproszenie lub anulowanie.

Oznacza to, że integracja działa tak samo niezależnie od używanej aplikacji kalendarza — Google Calendar jest zawsze tylko odczytywany na potrzeby wykrywania konfliktów, nigdy zapisywany.

Szczegóły zaproszenia

Każde zaproszenie .ics zawiera:

• Tytuł — „Interview: [Tytuł stanowiska] at [Firma]”
• Czas — Termin wybrany przez kandydata, w strefie czasowej odbiorcy
• Opis — Tytuł stanowiska, firma i czas trwania; a także URL spotkania, jeśli jest skonfigurowany. Kopia dla prowadzącego zawiera dodatkowo imię i nazwisko kandydata
• Uczestnicy — Odbiorca (kandydat lub prowadzący)

Jeśli rozmowa obejmuje URL spotkania, Kit automatycznie dodaje go jako link dołączenia w zaproszeniu.

Jak działa wykrywanie konfliktów

Za każdym razem, gdy kandydat przegląda dostępne terminy, Kit:

1. Pobiera godziny tygodniowe i wyjątki dat z harmonogramu dostępności
2. Odpytuje wszystkie włączone kalendarze Google o wydarzenia w danym zakresie dat
3. Usuwa terminy nakładające się z dowolnym wydarzeniem oznaczonym jako „busy”
4. Stosuje limity spotkań i bufory
5. Zwraca tylko terminy z faktyczną dostępnością

Aktualizacje w czasie rzeczywistym

Sprawdzanie kalendarza odbywa się na żądanie, nie według harmonogramu. Dodanie nowego spotkania do Google Calendar i odświeżenie strony rezerwacji kandydata 10 sekund później spowoduje zniknięcie tego terminu.

Wydarzenia całodniowe

Wydarzenia całodniowe (np. „Urlop” lub „Konferencja”) blokują cały dzień. Kit nie pokaże żadnych terminów w dniach z wydarzeniami całodniowymi, nawet jeśli godziny tygodniowe wskazują dostępność.

Status wolny a zajęty

Wydarzenia w Google Calendar mogą być oznaczone jako „free” lub „busy”. Kit blokuje wyłącznie wydarzenia „busy”. Wstępna rezerwacja w kalendarzu oznaczona jako „free” nie zablokuje tego terminu dla kandydatów.

Wielu prowadzących

Gdy etap rozmowy obejmuje wielu prowadzących, Kit sprawdza kalendarze wszystkich. To, jak łączone są terminy, ustawiasz w opcji strategia planowania w ustawieniach rekrutacji:

• Maksymalna dostępność (domyślnie) — Kit sprawdza konflikty indywidualnie i przypisuje każdą rozmowę dostępnemu prowadzącemu. Termin jest oferowany, gdy którykolwiek prowadzący jest wolny.
• Zrównoważone obciążenie — Jak „Maksymalna dostępność”, ale z priorytetem dla najmniej obciążonych prowadzących, dzięki czemu rozmowy rozkładają się równomiernie w zespole.

Jeśli jeden prowadzący ma konflikt o 14:00, termin jest po prostu przypisywany innemu dostępnemu prowadzącemu, zamiast być ukrywany.

Rozwiązywanie problemów

Terminy nadal widoczne mimo konfliktów

Możliwe przyczyny:

1. Kolidujące wydarzenie znajduje się w kalendarzu, który nie jest włączony do wykrywania konfliktów
2. Wydarzenie jest oznaczone jako „free” zamiast „busy”
3. Synchronizacja kalendarza jest opóźniona (rzadko — zwykle poniżej 5 sekund)

Rozwiązanie:

• Sprawdź, które kalendarze są włączone w Integrations > Google Calendar
• Edytuj kolidujące wydarzenie w Google Calendar i ustaw status na „busy”

Rozłączony kalendarz

Jeśli uprawnienia Google zostaną cofnięte lub hasło zostanie zmienione, Kit traci dostęp do kalendarza. Na stronie Integrations > Google Calendar pojawi się baner ostrzegawczy. Kliknij Reconnect, żeby ponownie autoryzować.

Zaproszenie na rozmowę nie pojawia się w kalendarzu

Pamiętaj, że Kit wysyła zaproszenia na rozmowy e-mailem jako załącznik .ics — nie zapisuje ich bezpośrednio w Twoim Google Calendar. Żeby zaproszenie się pojawiło, musisz je zaakceptować (Ty lub Twój klient poczty).

Możliwe przyczyny:

1. Rozmowa nie została jeszcze zaplanowana, więc zaproszenie nie zostało wysłane
2. E-mail z zaproszeniem trafił do spamu lub do filtrowanego folderu
3. Klient poczty nie dodał automatycznie załącznika .ics do kalendarza

Rozwiązanie:

• Upewnij się, że rozmowa jest zaplanowana w Kit
• Przeszukaj skrzynkę odbiorczą (oraz folder spamu) w poszukiwaniu e-maila z zaproszeniem na rozmowę
• Otwórz e-mail i zaakceptuj załącznik .ics lub zaimportuj go do kalendarza ręcznie

Prywatność i bezpieczeństwo

Dostęp Kit do Google Calendar jest tylko do odczytu — służy wyłącznie do wykrywania konfliktów i nigdy nie zapisuje danych w Twoim kalendarzu:

• Tytuły wydarzeń nie są odczytywane — Tylko godziny rozpoczęcia/zakończenia i status zajętości
• Uczestnicy nie są odczytywani — Kit nie wie, kto jeszcze uczestniczy w spotkaniach
• Opisy nie są odczytywane — Notatki osobiste pozostają prywatne

Zaproszenia na rozmowy są wysyłane e-mailem jako załączniki .ics, które zawierają tylko to, co niezbędne: tytuł, czas, czas trwania i link do spotkania. Imię i nazwisko kandydata pojawia się jedynie w kopii wysyłanej do prowadzących.

Dostęp można cofnąć w dowolnym momencie w Integrations > Google Calendar. Zaproszenia, które już zaakceptowano, pozostaną w kalendarzu, ale Kit przestanie sprawdzać nowe konflikty.

W skrócie

• Przejdź do Integrations > Google Calendar
• Kliknij Connect Google Calendar i autoryzuj Kit
• Włącz wszystkie kalendarze z konfliktami terminów
• Sprawdź, czy kalendarz podstawowy jest prawidłowy (z niego odczytywane są konflikty)
• Przetestuj, przeglądając stronę rezerwacji kandydata i upewniając się, że kolidujące terminy są ukryte
• Cofnij dostęp w dowolnym momencie, jeśli integracja kalendarza nie jest już potrzebna