Przypomnienia i terminy

Dlaczego to ważne

Opublikowanie programu to dopiero połowa pracy — audytor chce dowodu, że każda przypisana osoba faktycznie ukończyła szkolenie, na czas. Ręczne ściganie spóźnialskich to dokładnie ta żmudna robota, którą moduł Szkoleń w Kit ma z Ciebie zdjąć. Gdy program jest już aktywny, a ludzie zaproszeni, Kit ponagla za Ciebie: wysyła niewielki, stały zestaw przypominających e-maili do każdego, kto nie ukończył szkolenia, i przestaje w chwili, gdy ktoś je kończy.

Przypominające e-maile

W trakcie trwania zapisu Kit wysyła nawet trzy rodzaje przypomnień. Dwa są rozłożone względem terminu i wychodzą najwyżej raz każde; trzecie przypomina o jedynym kroku, o którym ludzie najczęściej zapominają — podpisaniu oświadczenia — i powtarza się, dopóki tego nie zrobią. Każde przypomnienie trafia tylko do osób, które wciąż go potrzebują, i ustaje w chwili, gdy przestaje być potrzebne.

Przypomnienie	Kiedy jest wysyłane	Co zawiera
Ponaglenie	Około dobę po wysłaniu zaproszenia	Życzliwa zachęta do rozpoczęcia, dla każdego, kto jeszcze nie otworzył szkolenia.
Ostatnie wezwanie	Około dobę przed terminem	Ostateczne przypomnienie, że termin szkolenia się zbliża, dla każdego, kto wciąż go nie ukończył.
Podpisz oświadczenie	Od około dwóch dni po tym, jak ktoś obejrzał wszystkie slajdy i zaliczył quiz, ale wciąż nie podpisał oświadczenia, a potem co kilka dni	Przypomnienie, że został jeszcze jeden wymagany krok — podpisanie oświadczenia — z bezpośrednim linkiem do strony podpisu.

Każde przypomnienie kieruje odbiorcę prosto do jego szkolenia w portalu, w jego własnym języku.

Dlaczego istnieje przypomnienie o oświadczeniu

Zaliczenie sprawdzianu wiedzy to nie jest meta. Zapis jest ukończony dopiero wtedy, gdy uczestnik obejrzał wszystkie slajdy, zaliczył quiz oraz podpisał oświadczenie. Łatwo zaliczyć quiz, zobaczyć ekran z gratulacjami i uznać, że to koniec — więc każdy, kto na tym poprzestanie, pozostaje w stanie W toku i figuruje jako Nieukończone w rejestrze ukończeń, nawet z kompletem punktów.

Przypomnienie o oświadczeniu zamyka tę lukę. Trafia dokładnie do tych osób — treść ukończona, oświadczenie niepodpisane — zaczynając około dwóch dni po tym, jak zamilkły, a potem co kilka dni, maksymalnie trzy razy. W chwili, gdy podpiszą, przypomnienia ustają, a zapis zostaje oznaczony jako ukończony. Zobacz Sprawdzian wiedzy i oświadczenie, żeby dowiedzieć się, jak odnotowywane jest ukończenie.

Zapowiedź wideo

Gdy do programu dołączone jest wideo — klip ze slajdu wprowadzającego albo film do sprawdzianu wiedzy — Kit osadza jego krótką animowaną zapowiedź w zaproszeniu oraz w przypomnieniach związanych z terminem (ponaglenie i ostatnie wezwanie). To niewielka, lekka pętla, która ma przyciągnąć wzrok i dać ludziom przedsmak treści, zanim klikną dalej. Przypomnienie o oświadczeniu pomija zapowiedź: w tym momencie dana osoba obejrzała już wszystko i musi tylko podpisać. Programy bez żadnego wideo po prostu pomijają zapowiedź; e-maile wciąż wyglądają czysto i kompletnie.

Zobacz Edycja slajdów, żeby dowiedzieć się, jak dołączyć wideo do slajdu.

Rozłożone w czasie, by omijać foldery ze spamem

Przypomnienia są przygotowywane raz dziennie, rano. Zamiast wysyłać wszystkie e-maile w tej samej chwili — co dla dostawców poczty może wyglądać jak wysyłka spamu — Kit rozkłada je w czasie: każda wiadomość jest zaplanowana nieco po poprzedniej, naturalnie rozłożona na kolejne godziny. Duże grupy wciąż wychodzą tego samego ranka, ale równym strumieniem zamiast jednym uderzeniem. Nie musisz niczego konfigurować; to rozłożenie w czasie jest automatyczne.

Kiedy przypomnienia są włączone

Przypomnienia są domyślnie włączone dla każdego konta, więc opublikowany program z zaproszonymi uczestnikami zaczyna ponaglać automatycznie — nie trzeba niczego uruchamiać.

W skrócie

• Program jest opublikowany (programy w wersji szkicu nie wysyłają przypomnień)
• Uczestnicy zostali zaproszeni
• Wideo jest dołączone, jeśli chcesz mieć zapowiedź w e-mailu (opcjonalnie)

Powiązane

• Szkolenia z bezpieczeństwa — przegląd
• Edycja slajdów
• Sprawdzian wiedzy i oświadczenie