Zarządzanie procesem rekrutacyjnym

Decyzje na kolejnych etapach

Proces rekrutacyjny to miejsce, w którym zapadają decyzje o zatrudnieniu. Ta strona wyjaśnia, kiedy kandydat może przejść dalej i jaka decyzja zespołu jest do tego potrzebna, żeby uniknąć przestojów.

Jak działa proces rekrutacyjny

Każde ogłoszenie o pracę ma uporządkowaną listę etapów. Kandydaci przechodzą przez etapy kolejno, od pierwszego do ostatniego. Każdy etap ma typ (np. Złóż aplikację, Ocena zespołu, Rozmowa kwalifikacyjna) oraz opcjonalną konfigurację, która steruje jego działaniem.

Gdy kandydat aplikuje, trafia do pierwszego etapu. Stamtąd zespół przenosi go przez kolejne etapy, aż dotrze do końca procesu albo zostanie odrzucony.

Dodawanie etapu do istniejącego ogłoszenia

Administratorzy modułu Rekrutacja i osoby prowadzące rekrutację danego ogłoszenia mogą dodać etap w przeglądarce albo poprosić połączonego asystenta AI o użycie hiring_create_stage. Asystent pracuje w cyklu odczyt → utworzenie → ponowny odczyt: sprawdza bieżącą kolejność, wstawia skonfigurowany etap, a potem weryfikuje ostateczną kolejność, listę recenzentów i ostrzeżenia.

Pozycje MCP są liczone od zera: 0 oznacza pierwszą, a 1 drugą. Gdy asystent pominie position, Kit wstawia etap bezpośrednio przed końcową Ofertą albo na końcu, jeśli Oferty nie ma. Pierwszym etapem musi pozostać formularz aplikacyjny, a Oferta musi być ostatnia.

Statusy postępu etapu

Każdy kandydat ma rekord postępu etapu dla każdego etapu, do którego dotarł. Śledzi on, gdzie kandydat się znajduje:

Status	Znaczenie
Oczekujący	Kandydat jeszcze nie rozpoczął tego etapu
W toku	Kandydat aktywnie pracuje nad tym etapem
Ukończony	Etap jest zakończony, więc kandydata można przenieść dalej

Bieżący etap kandydata to ten ze statusem W toku. Wszystkie wcześniejsze etapy, przez które kandydat rzeczywiście przeszedł, mają status Ukończony. Etapy, które kandydat przeskoczył, w ogóle nie dostają rekordu postępu. Na osi czasu widać je jako pominięte (zob. sekcję „Przenoszenie kandydata od razu na dalszy etap”). Ocena zespołu, która kończy się bez jednoznacznego wyniku, pozostaje w statusie W toku, ale jest pokazywana jako stan Wymaga decyzji. To wyliczane oznaczenie, odrębne od statusu postępu. Pozwala odróżnić oczekiwanie na decyzję od trwającej pracy nad etapem. Zob. Oceny i informacje zwrotne.

Przenoszenie kandydatów dalej

Przycisk Przenieś dalej pojawia się na stronie aplikacji kandydata, gdy spełnione są wszystkie trzy warunki:

1. Aplikacja jest aktywna (nie została odrzucona ani wycofana i nie zapisano dla niej zatrudnienia)
2. Wymagania bieżącego etapu są spełnione (kandydat przesłał pracę, zakończono oceny itp.)
3. W procesie istnieje kolejny etap

Po kliknięciu Przenieś dalej Kit otwiera potwierdzenie, zanim przeniesie kandydata. Sprawdź odbiorcę, firmowy adres nadawcy, adres do odpowiedzi, jeśli włączono skrzynkę ogłoszenia, i podgląd standardowego maila ustawionego obecnie dla tego etapu. Możesz dodać osobistą wiadomość. Kit dołączy ją do maila o etapie i podpisze zapisanym podpisem rekrutacyjnym, jeśli taki ustawiono.

Po potwierdzeniu:

• Postęp bieżącego etapu zostaje oznaczony jako Ukończony
• Powstaje postęp następnego etapu ze statusem W toku
• Kandydat otrzymuje skonfigurowany mail o etapie, a jeśli dodano osobistą wiadomość, także jej treść
• Na kanał trafia powiadomienie Slack (jeśli Slack jest podłączony, a ogłoszenie nie ma ograniczonego dostępu)

Etap oferty działa inaczej: przeniesienie kandydata do etapu Oferta nie wysyła maila o etapie. Kontakt następuje podczas przedstawiania oferty. Po wysłaniu dowolnego maila otwórz w aplikacji wątek Komunikacja i wybierz Zobacz wysłanego maila. W podglądzie tylko do odczytu sprawdzisz temat i treść w formie, w jakiej ją wysłano.

Co liczy się jako „zakończenie”

Różne typy etapów mają różne kryteria ukończenia:

Typ etapu	Zakończony, gdy
Złóż aplikację	Kandydat przesyła formularz
Zadanie programistyczne	Kandydat przesyła swój kod (albo Kit przesyła go automatycznie, gdy minie termin wraz z okresem karencji)
Przegląd portfolio	Kandydat przesyła pliki lub linki do wcześniej wykonanych prac
Zadanie próbne	Kandydat przesyła wynik zadania; jeśli przypisano recenzentów, wszystkie oceny również muszą zostać ukończone
Kwestionariusz	Kandydat przesyła odpowiedzi; jeśli przypisano recenzentów, wszystkie przypisane oceny również muszą zostać ukończone
Prezentacja wideo	Kandydat ogląda wymagany procent filmu
Odpowiedź wideo	Kandydat nagrywa i przesyła swoje wideo
Ocena zespołu	Próg głosowania zostaje osiągnięty albo osoba uprawniona rozstrzyga rozbieżne oceny (zob. Automatyczne przechodzenie dalej)
Rozmowa kwalifikacyjna	Rozmowa zostaje oznaczona jako zakończona
Weryfikacja referencji	Wymagane referencje zostają zebrane
Oferta	Kandydat lub administrator akceptuje ofertę

Automatyczne przechodzenie dalej

Niektóre etapy mogą przenosić kandydatów dalej automatycznie na podstawie skonfigurowanych reguł:

Progi głosowania (Ocena zespołu)

Etapy oceny zespołu obsługują próg głosowania. Gdy wystarczająco wielu recenzentów złoży pozytywne rekomendacje (Tak lub Zdecydowanie tak), kandydat przechodzi dalej automatycznie. Skonfigurujesz to za pomocą:

• Wymagane pozytywne głosy: minimalna liczba pozytywnych głosów potrzebnych do przejścia dalej (1–10)
• Wymagaj wszystkich recenzentów: wymagaj jednomyślności. Żeby kandydat przeszedł dalej, każda złożona ocena musi być pozytywna. Włączenie tej opcji ma pierwszeństwo przed progiem, więc ustawiona tam liczba jest wtedy ignorowana
• Weto automatycznie odrzuca: Zdecydowanie nie od prowadzącego etapu automatycznie odrzuca kandydata

Kit zawsze czeka na oceny wszystkich przypisanych recenzentów, zanim podsumuje rundę; nie tym steruje opcja Wymagaj wszystkich recenzentów. Zmienia ona tylko warunek przejścia dalej po zebraniu wszystkich głosów: zamiast „co najmniej N pozytywnych” wymagana jest pełna zgoda.

Gdy runda oceny kończy się bez jednoznacznego wyniku (rozbieżne głosy, głosy poniżej progu albo Zdecydowanie nie od recenzenta niebędącego prowadzącym), kandydat nie przechodzi automatycznie dalej ani nie zostaje odrzucony. Zamiast tego etap jest oznaczany jako Wymaga decyzji i kierowany do osoby, która ma go rozstrzygnąć. Zob. Oceny i informacje zwrotne, aby dowiedzieć się, kto dostaje powiadomienie i jak to rozstrzygnąć.

Termin zadania programistycznego

Zadanie programistyczne ma dwa terminy. Ten, który widzi kandydat, to termin. Po jego upływie system nadal przyjmuje spóźnioną pracę przez okres karencji, domyślnie 24 godziny i konfigurowalny osobno dla każdego etapu. Dopiero gdy ten okres karencji się skończy, Kit automatycznie przesyła to, co kandydat zdążył wypchnąć do repozytorium.

Automatyczne przesłanie następuje więc po terminie powiększonym o okres karencji, a nie w chwili upływu samego terminu. Zapobiega to blokowaniu procesu, gdy kandydaci nie prześlą pracy sami, a jednocześnie zostawia im bufor na spóźnione poprawki.

Terminy zadań

Etap Zadanie próbne zawiera prywatny opis i kandydat rozpoczyna go samodzielnie. Jego termin działa inaczej niż na etapie, do którego po prostu przenosi go zespół. Istniejące etapy Przegląd portfolio z opisem zadania zachowują ten przebieg ze względu na zgodność wsteczną.

• Zegar rusza po kliknięciu Rozpocznij, nie po przeniesieniu na etap. Wcześniej opis pozostaje zamknięty i termin nie istnieje. Kandydat, który otworzy portal po trzech dniach, nadal dostaje pełny czas.
• Po widocznym terminie nadal można przesłać pracę. Po jego przekroczeniu pojawia się baner, ale wysyłanie plików nadal działa. Nic nie jest przesyłane automatycznie, a kandydat nie zostaje odrzucony.
• Okres karencji zamyka wysyłanie. Termin powiększony o skonfigurowaną liczbę godzin karencji, domyślnie 24, wyznacza rzeczywiste zamknięcie etapu. Kandydat widzi ten moment dopiero po przekroczeniu terminu.
• Jedno samodzielne przedłużenie, jeśli włączono je na etapie. Kandydat może go użyć przed terminem, przesuwając zarówno termin, jak i koniec karencji o skonfigurowaną liczbę godzin.

Praca wysłana po terminie zostaje przyjęta i oznaczona jako Spóźniona na ekranie oceny. Obok plików widać również opis zadania i termin, więc recenzent może porównać wynik z rzeczywistym poleceniem.

Etap zadania kończy się po przesłaniu przez kandydata. Nie ma tutaj automatycznego przesyłania, więc pozostaje w statusie W toku, dopóki kandydat lub zespół nie zadziała. Kit wysyła przypomnienie 24 godziny przed terminem. Przypomnienia dla kandydatów, którzy nie odpowiadają obejmują czas do rozpoczęcia zadania. Później śledzenie kończy się, gdy okres karencji zamyka możliwość wysyłania. Przy domyślnych 24 godzinach zadanie zamknie się przed porą pierwszego przypomnienia po terminie. Termin znajduje się też na stronie zadania, dlatego w opisie etapu wyraźnie zaznacz ograniczenie czasowe.

Odrzucanie kandydatów

Kandydata możesz odrzucić na dowolnym etapie. Kliknij Odrzuć na stronie jego aplikacji, aby:

1. Wpisać opcjonalny powód odrzucenia (wewnętrzny, kandydaci go nie widzą)
2. Zaplanować e-mail z odrzuceniem zgodnie z opóźnieniem skonfigurowanym na koncie

Opóźnienie e-maila

Opóźnienie e-maila z odrzuceniem ustawiasz na koncie (domyślnie: 24 godziny, zakres: 0–168 godzin). Przy wartości 0 Kit nie czeka z wysyłką. Dłuższe opóźnienie daje czas na ponowne rozważenie decyzji lub grupowe odrzucanie. Opóźnienie dostosujesz w ustawieniach rekrutacji.

Opóźnienie zapobiega niezręcznej sytuacji, w której kandydat zostaje odrzucony i dostaje e-mail w ciągu kilku sekund od złożenia aplikacji. Pozwala też przejrzeć odrzucenia, zanim Kit wyśle powiadomienia.

Przenoszenie kandydata od razu na dalszy etap

Nie ma osobnej akcji „Pomiń” dla pojedynczego etapu. Zamiast tego możesz przenieść kandydata bezpośrednio na dalszy etap, przeskakując wszystko, co jest po drodze. Na tablicy przeciągnij jego kartę do dowolnej kolumny położonej dalej w procesie. Gdy potwierdzenie jest otwarte, karta wraca do bieżącej kolumny. Zostanie przeniesiona dopiero po potwierdzeniu przeniesienia. Przydaje się to, gdy:

• Jeden etap albo kilka etapów nie dotyczy konkretnego kandydata
• Chcesz przyspieszyć rekrutację osoby z mocnym poleceniem
• Okoliczności zewnętrzne sprawiają, że etap jest zbędny (np. referencje są już znane)

Obowiązują tu te same warunki co przy przycisku Przenieś dalej: aplikacja musi być aktywna, etap docelowy musi leżeć dalej niż bieżący, a oceny i przesłane prace z bieżącego etapu muszą być zakończone (albo trzeba je obejść, wymuszając przeniesienie).

Gdy kandydat przeskakuje do przodu, etap, na którym był, zostaje oznaczony jako Ukończony, a etap docelowy dostaje status W toku. Etapy leżące pomiędzy nigdy się nie zaczynają, więc w ogóle nie mają rekordu postępu. Na osi czasu aplikacji są rysowane jako pominięte, bladym, przerywanym znacznikiem, a nie jako ukończone kroki. Dzięki temu zespół od razu widzi, przez które części procesu ten kandydat nie przeszedł.

Oś czasu aplikacji

Każda aplikacja ma oś czasu pokazującą drogę kandydata przez twój proces rekrutacyjny. Każdy etap pojawia się jako kolorowa kropka:

Kolor	Znaczenie
Zielony	Ukończony
Niebieski	W toku (bieżący etap)
Fioletowy	Wymaga decyzji (podzielona ocena czekająca na rozstrzygnięcie)
Szary	Oczekujący (jeszcze nieosiągnięty)

Kliknij dowolny etap na osi czasu, aby otworzyć okno ze szczegółami danego etapu: odpowiedziami z formularza, wynikami ocen, szczegółami rozmowy albo przesłanymi plikami. Daje to szybki przegląd bez opuszczania strony aplikacji.

W skrócie

• Przeglądaj aplikacje na bieżąco i nie dopuszczaj do zastoju w procesie
• Sprawnie przenoś kandydatów dalej, gdy wymagania etapu są spełnione
• Sprawdź podgląd maila do kandydata i dodaj osobistą wiadomość, jeśli pomoże wyjaśnić kolejny krok
• Skonfiguruj progi głosowania na etapach oceny zespołu, żeby włączyć automatyczne przechodzenie dalej
• Niezwłocznie rozstrzygaj każdy etap oznaczony jako Wymaga decyzji; kandydat jest zablokowany, dopóki tego nie zrobisz
• Sprawdzaj, którzy kandydaci nie kliknęli jeszcze Rozpocznij zadanie; ich termin nie zaczął biec
• Ustaw odpowiednie opóźnienie e-maila z odrzuceniem w ustawieniach rekrutacji
• Przenoś kandydatów od razu na dalszy etap oszczędnie, tylko wtedy, gdy przeskakiwane etapy naprawdę nie mają zastosowania
• Sprawdzaj oś czasu aplikacji, żeby szybko zobaczyć postęp kandydata

Zamykanie rekrutacji

W ogłoszeniu o pracę otwórz menu Działania i wybierz Zamknij rekrutację. Mogą to zrobić administratorzy rekrutacji oraz osoby prowadzące rekrutację na to stanowisko.

1. Wskaż, czy kogoś zatrudniasz, czy zamykasz rekrutację bez zatrudnienia. Jeśli stanowisko jest obsadzone, wybierz wszystkie zatrudnione osoby. Możesz zapisać kilka zatrudnień naraz.
2. Zdecyduj o pozostałych kandydaturach. Zostaw otwarte do dalszego kontaktu pozostawia je aktywne i nie wysyła e-maili z odmową. Odrzuć pozostałe kandydatury i wyślij e-maile wymaga wiadomości i planuje odmowy zgodnie z opóźnieniem ustawionym na koncie. Przed potwierdzeniem sprawdź liczbę kandydatur i treść wiadomości.

Jeśli ktoś z pozostałych kandydatów już przyjął ofertę, zaznacz tę osobę jako zatrudnioną albo wybierz Zostaw otwarte do dalszego kontaktu. Kit nie wykona zbiorowych odmów, jeśli ktoś z pozostałych kandydatów ma przyjętą ofertę.

Zamknięcie blokuje nowe kandydatury. Zatrudnione osoby otrzymują wpis z datą na osi czasu kandydatury i opuszczają aktywny pipeline. Zapisanie zatrudnienia nie wysyła im oferty ani potwierdzenia zatrudnienia. Ich nadchodzące rozmowy zostają odwołane, a standardowe e-maile o odwołaniu rozmów są wysyłane. Jeśli Slack jest połączony i opcja jest dostępna, możesz poinformować o zatrudnieniu tych osób w ich istniejących wątkach. Ogłoszenia z ograniczonym dostępem są wyłączone z tych powiadomień.

Po zapisaniu zatrudnienia kandydat nie może przejść na kolejny etap. Kit przestaje wysyłać przypomnienia o terminach i e-maile o przedłużeniu czasu na jego niezakończone zadania. Dotyczy to także wiadomości zakolejkowanych przed zapisaniem zatrudnienia.

Po obsadzeniu stanowiska pojawia się krótka animacja konfetti oraz linki do zatrudnionych osób. Ustawienie ograniczenia ruchu jest respektowane. Ponowne otwarcie ogłoszenia zachowuje zapisane zatrudnienia. Jeśli lista kandydatur zmieni się przed potwierdzeniem zbiorowych odmów, Kit poprosi o jej ponowne sprawdzenie.

Gdy w rekrutacji nic się nie dzieje

Kit codziennie sprawdza opublikowane oferty. Po 30 dniach bez zapisanego działania zespołu wysyła prywatne przypomnienie do osób odpowiedzialnych za rekrutację, żeby sprawdziły, czy nadal trwa. Jeśli nie ma przypisanej osoby z odpowiednimi uprawnieniami, przypomnienie trafia do uprawnionych administratorów rekrutacji. Dotyczy to także ofert bez kandydatur. Szkice oraz rekrutacje wstrzymane i zamknięte są pomijane.

Aktywnością zespołu są oceny, decyzje rekrutacyjne, zatwierdzone wiadomości i prośby zespołu o dodatkowe informacje, zaproszenia na rozmowy, telefony i dalszy kontakt, przedłużenia terminów przyznane przez zespół, ręczne notatki, obsługa odpowiedzi oraz zatwierdzone importy kandydatów. Liczą się też zmiany, które zespół wprowadza w ofercie, jej etapach rekrutacji lub przypisaniu osób do zespołu w Kit, także przez MCP lub asystenta. Przesłane prace i odpowiedzi kandydatów, odsłony stron, aktualizacje w tle oraz obsługa płatności nie przedłużają tego okresu. Zaplanowana przyszła rozmowa, oferta z przyszłym terminem ważności lub zadanie, którego termin jeszcze nie minął, odraczają przypomnienie.

Przypomnienie pojawia się w Kit i uwzględnia ustawienia e-maili rekrutacyjnych oraz godzin ciszy. Każda osoba otrzymuje je raz na okres bez aktywności, bez eskalacji na publicznym kanale Slacka i bez wiadomości do kandydatów. Po zmianie osób odpowiedzialnych za rekrutację nowo przypisane osoby lub uprawnieni administratorzy mogą otrzymać przypomnienie dotyczące tego samego okresu. Na stronie oferty Nadal rekrutujemy rozpoczyna nowy okres 30 dni. Przejdź do zamknięcia otwiera opisany wyżej proces, w którym zdecydujesz, co dalej. Kit nigdy nie zamyka rekrutacji automatycznie.