Masowy import CV

Przeciągnij wiele plików PDF do aktywnego ogłoszenia albo do puli talentów, przejrzyj dane odczytane przez AI, scal duplikaty i odnotuj, skąd pochodzą CV, zanim cokolwiek trafi do systemu.

Dlaczego to ważne

Rekrutacja rzadko zaczyna się od pustego pipeline’u. Jest folder CV z targów pracy, krótka lista od agencji w skrzynce, czterdzieści zgłoszeń z zeszłorocznej rekrutacji. Nic z tego nie ma w Kit, a właśnie ręczne przepisywanie sprawia, że wszystko zostaje tam, gdzie leżało.

Importer bierze cały folder naraz, razem z tą częścią pracy, której nikt nie lubi. Każdy z tych plików to osoba, której dane od tej chwili przechowujesz, choć nigdy niczego nie kliknęła na twoim portalu kariery. Zanim Kit cokolwiek zapisze, każe ci powiedzieć, skąd pochodzą pliki.

Dokąd trafiają CV

Najpierw wybierasz miejsce docelowe i obowiązuje ono dla całej partii:

Ogłoszenie o pracę: otwórz ogłoszenie w Rekrutacja > Ogłoszenia o pracę i wybierz Importuj CV — z menu ⋯ ogłoszenia albo na karcie Aplikacje. Wybierasz etap, na który wejdą wszystkie osoby, więc krótka lista może trafić od razu do etapu rozmów zamiast na sam początek lejka.
Pula talentów: zacznij od Rekrutacja > Pula talentów. Do wpisów nie jest przypięta żadna rola. Ta droga jest dla CV, które chcesz móc później wyszukać, a nie dla osób, które oceniasz już dziś. Jak działa ta lista, opisuje Pula talentów.

Wybór zapada przed przesłaniem plików i nie da się go zmienić w trakcie partii. Jeśli połowa folderu należy do ogłoszenia, uruchom dwa importy.

Przesyłanie plików

Przeciągnij folder na strefę upuszczania albo kliknij, żeby wybrać pliki. Pliki przesyłają się i są odczytywane pojedynczo, z licznikiem postępu na żywo, więc jeden powolny plik nie blokuje reszty.

Ograniczenie	Limit
Pliki na import	200
Maksymalny rozmiar pliku	10 MB na plik
Akceptowane formaty	PDF i .docx

.doc, starszy format Worda, jest odrzucany: najpierw zapisz taki plik jako PDF.

Kit sprawdza, co plik zawiera, a nie jak się nazywa. Zmiana nazwy photo.png na cv.pdf niczego nie załatwia: plik zostaje odrzucony przy przesyłaniu, z powodem wypisanym obok.

Poczekalnia

Samo przesłanie niczego jeszcze nie zapisuje. Każdy plik staje się wierszem w poczekalni, którą widzi wyłącznie twój zespół — i to w niej odbywa się przegląd.

Status wiersza	Co oznacza
Oczekuje	W kolejce, jeszcze nieodczytany
Odczytywanie	AI właśnie analizuje ten plik
Gotowe	Wróciły imię i nazwisko, e-mail, telefon, stanowisko i firma; sprawdź je
To nie CV	Plik da się odczytać, ale nie jest CV
Nie udało się odczytać	Plik uszkodzony, skan bez warstwy tekstowej albo chroniony hasłem
Nieodczytane	Wzbogacanie danych przez AI jest wyłączone albo skończyły się kredyty; wpisz pola samodzielnie

AI odczytuje wyłącznie dane tożsamości: imię i nazwisko, e-mail, telefon, obecne stanowisko i obecną firmę. Nikogo nie punktuje, nie szereguje ani nie ocenia. Pełnotekstowa ekstrakcja CV rusza dopiero potem, gdy rekordy już istnieją.

Zanim partię będzie można zatwierdzić, każdy wiersz musi mieć adres e-mail. Wiersze bez adresu są oznaczane, a przycisk zatwierdzenia pozostaje nieaktywny, dopóki nie uzupełnisz adresów albo nie usuniesz tych wierszy.

Zamknięcie karty jest bezpieczne. Przepadają tylko pliki, które nie zdążyły się przesłać — wszystko, co było już w poczekalni, czeka w Rekrutacja > Importy, gdy wrócisz.

Scalanie duplikatów

W partii prawie zawsze są osoby, które Kit już zna. Takie wiersze zostają oznaczone: Kit nigdy nie tworzy w milczeniu drugiej kopii tej samej osoby ani nie odrzuca po cichu wiersza tylko dlatego, że wygląda znajomo. Dla każdego oznaczonego wiersza wybierasz:

Dołącz to CV do istniejącej osoby: plik trafia do rekordu, który już masz
Importuj jako nową osobę: uznajesz, że to dwie różne osoby
Pomiń: ten wiersz w ogóle nie zostanie zaimportowany

Dopasowanie działa po adresie e-mail, więc CV, z którego Kit nie odczytał żadnego adresu, nie ma z czym się dopasować. Uzupełnij e-mail, a dopasowanie się pojawi.

Źródło i podstawa prawna

Zaimportowane CV nie niesie ze sobą żadnego zapisu zgody — nikt nie zaznaczył pola, bo nikogo przy tym nie było. Dlatego zanim partia zostanie zatwierdzona, odnotowujesz, skąd pochodzą pliki (własna skrzynka, dawne ogłoszenie, polecenie, wydarzenie albo źródło opisane własnymi słowami), i składasz oświadczenie o podstawie prawnej ich przechowywania.

Obie informacje są zapisywane przy każdym rekordzie utworzonym przez import i widoczne na profilu, więc za rok pytanie „skąd mamy CV tej osoby” ma odpowiedź na stronie, a nie w czyjejś pamięci.

Warning

Oświadczenie jest zapisem twojej decyzji, nie poradą prawną, i Kit go nie weryfikuje. Poinformowanie tych osób, że przechowujesz ich CV, należy do ciebie — Kit rejestruje decyzję, ale nie wysyła zawiadomienia. Jeśli nie umiesz wskazać podstawy prawnej dla partii, nie importuj jej.

Jak wygląda zaimportowany rekord

Kit nigdzie, gdzie może to zobaczyć człowiek, nie nazywa tych rekordów aplikacjami. Na stronie kandydata widnieje Zaimportowano 14 marca przez Annę Kowalską, a obok odnotowane źródło, oryginalna nazwa pliku i link do importu.

Nic nie informuje tej osoby, że jej zgłoszenie posunęło się naprzód, bo nic się nie posunęło. Pierwszy e-mail, jaki od ciebie dostanie, to ten, który Kit wysyła, gdy ty przeniesiesz ją na etap — moment, w którym ktoś obcy pierwszy raz słyszy o twojej firmie. Przeczytaj go, zanim klikniesz.

Zatwierdzanie importu

Po zatwierdzeniu dostajesz podsumowanie: ile rekordów zostało utworzonych, ile CV scalono z istniejącymi osobami, ile wierszy pominięto, a ile się nie powiodło.

Od tej chwili to zwykłe rekordy — ten sam pipeline, ten sam przegląd aplikacji i to samo zarządzanie etapami, te same zasady przechowywania i anonimizacji co dla wszystkich pozostałych (Prywatność kandydatów i zgody); pojawiają się też w eksportach danych jak każdy inny kandydat.

Kredyty AI

Odczytywanie plików zużywa kredyty AI konta, z grubsza dwa wywołania na plik. Gdy kredyty się skończą albo subskrypcja jest nieaktywna, wiersze wracają jako Nieodczytane: import nadal działa, pola wpisujesz samodzielnie, a odczytywanie wznawia się automatycznie, gdy kredyty wrócą. Saldo sprawdzisz w ustawieniach AI.

Uprawnienia

Akcja	Kto może wykonać
Import do ogłoszenia o pracę	Administratorzy oraz osoby prowadzące rekrutację na danym ogłoszeniu
Import do puli talentów	Tylko administratorzy
Przeglądanie i edycja zaimportowanych rekordów	Wszyscy członkowie zespołu

Zakres każdej roli opisują Role w zespole.

W skrócie

Zdecyduj o miejscu docelowym przed przesłaniem: ogłoszenie z wybranym etapem albo pula talentów
Pliki .doc zapisz najpierw jako PDF i pilnuj limitu 10 MB na plik
Przed zatwierdzeniem uzupełnij każdy brakujący e-mail, żeby duplikaty miały się z czym dopasować
Rozstrzygnij każdy oznaczony duplikat: dołącz, importuj jako nową osobę albo pomiń
Odnotuj źródło i złóż oświadczenie o podstawie prawnej, którą da się obronić
Zanim przeniesiesz zaimportowaną osobę na etap, przeczytaj e-mail wysyłany przy zmianie etapu, bo to twój pierwszy kontakt