Przegląd planowania rozmów

Dlaczego to ważne

W Kit kandydat wybiera termin rozmowy bezpośrednio w swoim portalu. Dostępne godziny wynikają z harmonogramów prowadzących i zajętości ich podłączonych kalendarzy. Rezerwacja pozostaje częścią tego samego procesu co aplikacja i zadania.

Jak to działa

Planowanie rozmów składa się z trzech części:

1. Osobista dostępność: Ustaw godziny dostępności i wyjątki dla konkretnych dat
2. Integracja kalendarza: Połącz Google Calendar, żeby automatycznie blokować kolidujące terminy
3. Koordynacja zespołu: Połącz dostępność wielu prowadzących rozmowy zgodnie ze strategią planowania ustawioną na koncie albo wymagaj kilku prowadzących na danym etapie

Gdy kandydat dotrze do etapu rozmowy kwalifikacyjnej, widzi dostępne terminy pasujące do liczby prowadzących wymaganej na tym etapie oraz do strategii planowania ustawionej na koncie. Wybiera termin, potwierdza, a rozmowa trafia do każdej zarezerwowanej przez Kit osoby prowadzącej: wprost do kalendarza, jeśli ma włączoną opcję Zezwól na tworzenie zdarzeń w tym kalendarzu, a w pozostałych przypadkach jako załącznik .ics w e-mailu. Nie trzeba uzgadniać terminu e-mailem.

Kluczowe pojęcia

Harmonogramy dostępności

Każdy członek zespołu tworzy jeden lub więcej harmonogramów dostępności, które określają, kiedy jest dostępny na rozmowy. Harmonogram zawiera:

• Godziny tygodniowe: Twoje standardowe godziny pracy według dnia tygodnia
• Wyjątki dla dat: Zablokuj konkretne daty (urlopy, święta) lub dodaj niestandardowe godziny dla jednorazowej dostępności
• Limity spotkań: Możesz zapisać planowane limity, ale Kit nie blokuje jeszcze rezerwacji po ich przekroczeniu
• Bufory czasowe: Dodaj odstęp przed spotkaniami i po nich na dojazd lub przygotowanie
• Okna planowania: Określ, z jakim wyprzedzeniem kandydaci mogą rezerwować termin

Możesz utworzyć wiele harmonogramów (np. „Standardowe godziny” i „Rozszerzone godziny”) i przełączać się między nimi na różnych kontach.

Strategia planowania

Gdy do danego etapu przypisano kilku możliwych prowadzących, Kit łączy ich dostępność na jeden z trzech sposobów. Dwa z nich to strategie ustawiane raz na poziomie całego konta w ustawieniach rekrutacji, a trzeci to ustawienie pojedynczego etapu, które ma nad nimi pierwszeństwo.

Jak łączone są terminy	Zachowanie	Zastosowanie
Maksymalna dostępność (dowolny rozmówca), dla całego konta, domyślna	Pokaż każdy termin, w którym wolny jest którykolwiek prowadzący, żeby jeden z nich mógł poprowadzić rozmowę	Maksymalizacja liczby terminów do rezerwacji, gdy rozmowę może poprowadzić dowolny prowadzący
Rotacja rozmówców (równomierne obciążenie), dla całego konta	Pokaż terminy najmniej obciążonych prowadzących	Równomierne rozłożenie obciążenia rozmowami w zespole
Wymagane osoby prowadzące rozmowę: 2 lub więcej, dla pojedynczego etapu	Pokaż tylko terminy, w których wolnych jest co najmniej tylu prowadzących, i zarezerwuj tyle osób	Etapy, na których kilka osób musi być obecnych jednocześnie

Między dwiema strategiami wybierasz raz, w ustawieniach rekrutacji, i obowiązują na każdym etapie, który wymaga jednej osoby prowadzącej. Podniesienie wartości Wymagane osoby prowadzące rozmowę wyjmuje dany etap spod ich działania i zawsze zawęża jego terminy, nigdy ich nie poszerza. Szczegóły konfiguracji znajdziesz w Planowaniu rozmów.

Wykrywanie konfliktów

Po połączeniu Google Calendar Kit odczytuje twoje wydarzenia (tytuły są ukryte, widoczne są tylko godziny rozpoczęcia i zakończenia) i automatycznie usuwa kolidujące terminy ze strony rezerwacji kandydata. Zmiana jest uwzględniana przy kolejnym sprawdzeniu dostępności w Google Calendar.

Kit sprawdza konflikty we wszystkich kalendarzach włączonych w Ustawieniach dostępności. Mogą to być kalendarze osobiste, służbowe lub współdzielone, jeśli włączono je do sprawdzania konfliktów.

Planowanie w procesie rekrutacji

Planowanie korzysta z portalu kandydata, etapów i powiadomień w Kit:

• Integracja z portalem kandydata: Kandydaci rezerwują termin przez ten sam magic link, którego używają do aplikacji i przesyłania materiałów. Bez osobnego konta.
• Wgląd dla asystenta AI: Claude lub inni klienci MCP mogą sprawdzić status planowania rozmowy dla danej aplikacji, w tym to, czy dany etap wciąż czeka na ustalenie terminu. Sama rezerwacja odbywa się przez portal kandydata, a nie przez asystenta.
• Konfiguracja poszczególnych etapów: Różne etapy rozmów mogą korzystać z różnych czasów trwania, pul prowadzących i wymaganej liczby prowadzących. (Wybór między Maksymalną dostępnością a Rotacją rozmówców jest ustawiany na poziomie całego konta, a etap wymagający dwóch lub więcej prowadzących ma nad nim pierwszeństwo.)
• Automatyczne powiadomienia: Powiadomienia Slack, przypomnienia e-mail i zaproszenia w kalendarzu generują się automatycznie, gdy rozmowy są planowane, potwierdzane lub anulowane.
• Bez osobnej opłaty za planowanie: Funkcja jest wliczona w subskrypcję Kit rozliczaną za osoby w zespole. Liczba rozmów nie zwiększa opłaty.

Typowe scenariusze

Pojedynczy prowadzący

1. Utwórz swój harmonogram dostępności z godzinami tygodniowymi
2. Połącz Google Calendar, żeby uniknąć podwójnych rezerwacji
3. Skonfiguruj etap rozmowy, ustawiając siebie jako jedynego prowadzącego
4. Kandydat widzi twoje dostępne terminy i rezerwuje bezpośrednio

Wielu prowadzących

1. Wszyscy prowadzący tworzą swoje harmonogramy dostępności
2. Skonfiguruj etap rozmowy z wieloma prowadzącymi
3. Ustaw strategię planowania na koncie na Maksymalna dostępność (dowolny rozmówca)
4. Kandydaci widzą każdy termin, w którym wolny jest którykolwiek prowadzący, co maksymalizuje liczbę terminów do rezerwacji
5. Jeśli kilkoro z nich ma uczestniczyć razem, podnieś Wymagane osoby prowadzące rozmowę na tym etapie. Kit pokaże wtedy tylko terminy, w których tyle osób jest wolnych

Równomierne rozłożenie obciążenia

1. Zbuduj pulę prowadzących, którzy przeprowadzają wstępne rozmowy
2. Skonfiguruj etap rozmowy z pełną pulą
3. Ustaw strategię planowania na koncie na Rotacja rozmówców (równomierne obciążenie)
4. Kit pokazuje terminy najmniej obciążonych prowadzących, żeby zrównoważyć obciążenie

W skrócie

• Przeczytaj Zarządzanie dostępnością, żeby skonfigurować harmonogram
• Połącz Google Calendar, żeby zapobiec konfliktom
• Wybierz strategię planowania pasującą do twojego procesu i ustaw Wymagane osoby prowadzące rozmowę na każdym etapie, na którym musi być kilkoro prowadzących
• Sprawdź, co widzi kandydat, podglądając ogłoszenie w wersji roboczej lub opublikowane