Resumen de la programación de entrevistas

Por qué es importante

La mayoría de las herramientas de contratación te obligan a conectar Calendly, SavvyCal u otra herramienta de reservas. Eso significa gestionar inicios de sesión separados, pagar tarifas adicionales por usuario y cambiar de contexto entre sistemas. Kit incluye la programación de entrevistas como una funcionalidad de primera clase: los candidatos reservan directamente a través de su portal con enlace mágico y tu calendario se mantiene actualizado automáticamente.

Cómo funciona

El sistema de programación de Kit tiene tres capas:

1. Disponibilidad personal: Define tus horarios semanales, las excepciones de fechas y los límites diarios de reuniones
2. Integración de calendario: Conecta Google Calendar para bloquear automáticamente los conflictos
3. Coordinación de equipo: Combina la disponibilidad de varios entrevistadores, ya sea con la estrategia de programación de tu cuenta o exigiendo varios entrevistadores en una etapa

Cuando un candidato llega a una etapa de entrevista, ve los horarios disponibles que encajan con el número de entrevistadores que exige la etapa y con la estrategia de programación de tu cuenta. Elige un horario, confirma y cada entrevistador que Kit reserva recibe la entrevista: directamente en su calendario si tiene activado Permitir crear eventos en este calendario, y como .ics por correo en caso contrario. Sin el ir y venir de correos.

Conceptos básicos

Horarios de disponibilidad

Cada miembro del equipo crea uno o más horarios de disponibilidad que definen cuándo está disponible para entrevistas. Un horario incluye:

• Horario semanal: Tu horario de trabajo habitual por día de la semana
• Excepciones de fechas: Bloquea fechas específicas (vacaciones, festivos) o añade horarios personalizados para disponibilidad puntual
• Límites de reuniones: Limita el número de entrevistas por día para evitar el agotamiento
• Márgenes de tiempo: Añade tiempo antes y después de las reuniones para desplazamientos o preparación
• Ventanas de programación: Limita con cuánta anticipación pueden reservar los candidatos

Puedes crear varios horarios (por ejemplo, «Horario estándar» y «Horario extendido») y alternar entre ellos en diferentes cuentas.

Estrategia de programación

Cuando a una etapa se le asignan varios entrevistadores posibles, Kit combina su disponibilidad de tres maneras. Dos son estrategias que se definen una sola vez para toda la cuenta en los ajustes de contratación; la tercera es un ajuste por etapa que se impone a ambas.

Cómo se combinan los horarios	Comportamiento	Caso de uso
Maximizar disponibilidad (cualquier entrevistador atiende), de toda la cuenta y predeterminada	Muestra todos los horarios en los que cualquier entrevistador esté libre, para que uno de ellos pueda dirigir la entrevista	Maximizar los horarios reservables cuando cualquier entrevistador puede encargarse de la entrevista
Distribución equilibrada (rotar entrevistadores), de toda la cuenta	Muestra horarios de los entrevistadores con menos carga	Distribuir la carga de entrevistas equitativamente en el equipo
Entrevistadores requeridos en 2 o más, por etapa	Muestra solo los horarios en los que haya al menos ese número de entrevistadores libres, y reserva a ese número	Etapas en las que varias personas tienen que estar presentes a la vez

Eliges entre las dos estrategias una sola vez en tus ajustes de contratación, y rigen todas las etapas que necesitan un solo entrevistador. Subir Entrevistadores requeridos en una etapa la saca de su alcance y siempre reduce sus horarios, nunca los amplía. Consulta Programación de entrevistas para ver los detalles de configuración.

Detección de conflictos

Cuando conectas Google Calendar, Kit lee tus eventos (los títulos se ocultan, solo horarios de inicio y fin) y elimina automáticamente los horarios conflictivos de la página de reserva del candidato. Si agregas una nueva reunión a tu calendario, ese horario deja de estar disponible al instante.

Kit comprueba los conflictos en todos los calendarios que hayas habilitado en tus ajustes de disponibilidad. Calendarios personales, de trabajo, compartidos: mientras estén conectados, Kit los tiene en cuenta.

Qué lo hace diferente

A diferencia de las herramientas de reserva independientes, la programación de Kit está integrada en el flujo de trabajo de contratación:

• Integración con el portal del candidato: Los candidatos reservan a través del mismo enlace mágico que usan para sus candidaturas y entregas. No se requiere una cuenta separada.
• Visibilidad para el asistente de IA: Claude u otros clientes MCP pueden consultar el estado de programación de una entrevista para una candidatura, incluido si una etapa sigue pendiente de programar. La reserva en sí se realiza a través del portal del candidato, no mediante el asistente.
• Configuración por etapa: Distintas etapas de entrevista pueden usar diferentes duraciones, grupos de entrevistadores y números de entrevistadores requeridos. (La elección entre Maximizar disponibilidad y Distribución equilibrada se define para toda la cuenta; una etapa que exige dos o más entrevistadores se impone a esa elección.)
• Notificaciones automáticas: Las notificaciones de Slack, los recordatorios por correo y las invitaciones de calendario se generan automáticamente cuando las entrevistas se programan, confirman o cancelan.
• Sin tarifas por usuario: La programación está incluida en tu suscripción de Kit. Entrevistas ilimitadas, entrevistadores ilimitados.

Flujos de trabajo comunes

Entrevistador individual

1. Crea tu horario de disponibilidad con horarios semanales
2. Conecta Google Calendar para evitar reservas dobles
3. Configura tu etapa de entrevista contigo como único entrevistador
4. El candidato ve tus horarios disponibles y reserva directamente

Varios entrevistadores

1. Todos los entrevistadores crean sus horarios de disponibilidad
2. Configura la etapa de entrevista con varios entrevistadores
3. Establece la estrategia de programación de tu cuenta en Maximizar disponibilidad (cualquier entrevistador atiende)
4. Los candidatos ven todos los horarios en los que cualquier entrevistador esté libre, maximizando los horarios disponibles para reservar
5. Si varios de ellos tienen que asistir juntos, sube Entrevistadores requeridos en la etapa: Kit solo ofrecerá los horarios en los que haya ese número libre

Distribución equilibrada de la carga

1. Crea un grupo de entrevistadores que se encarguen de los cribados de primera ronda
2. Configura la etapa de entrevista con el grupo completo
3. Establece la estrategia de programación de tu cuenta en Distribución equilibrada (rotar entrevistadores)
4. Kit muestra horarios de los entrevistadores con menos carga para equilibrar el trabajo

Lista de comprobación rápida

• Lee Gestionar tu disponibilidad para configurar tu horario
• Conecta Google Calendar para prevenir conflictos
• Elige la estrategia de programación que se ajuste a tu flujo de trabajo y define Entrevistadores requeridos en cada etapa en la que deban asistir varios entrevistadores
• Prueba la experiencia del candidato viendo una oferta de empleo publicada o en pruebas