Reservar reuniones a partir de respuestas

Antes de proponer una reunión

Las propuestas de reunión utilizan el mismo sistema de disponibilidad que la programación de entrevistas. Antes de habilitarlas:

1. Crea un horario de disponibilidad activo para el anfitrión.
2. Conecta Google Calendar si el anfitrión quiere ocultar en la página de reserva los períodos ocupados.
3. Conecta Google Meet si Kit debe crear una sala de vídeo después de la reserva.
4. Elige el anfitrión de la reunión en la campaña y habilita Proponer una reunión cuando los prospectos muestren interés.
5. Mantén SMTP verificado: las confirmaciones para prospectos se envían mediante la conexión de envío propia de la cuenta.

Si no eliges un anfitrión, Kit utiliza al primer miembro de la cuenta. Selecciona uno de forma explícita cuando ese valor predeterminado pueda resultar ambiguo. Sin un horario activo, Kit redacta la respuesta sin enlace de reserva en vez de ofrecer horas no disponibles.

De la respuesta a la reserva

Cuando una respuesta que cumple los requisitos da pie a una reunión, la IA puede crear una propuesta de 15, 20, 30, 45 o 60 minutos e insertar el enlace de reserva en la respuesta sugerida. La respuesta sigue pasando por una revisión humana; el enlace no se envía hasta que apruebas el mensaje.

El enlace de reserva es válido durante 14 días y queda vinculado a esa propuesta. Kit limita la repetición a tres propuestas abiertas por prospecto. Las propuestas sin reservar que lleven más de 30 días abiertas se cancelan durante la limpieza.

En la página de reserva, el prospecto ve los horarios en su zona horaria. Kit combina el horario semanal del anfitrión, las excepciones por fecha, los márgenes entre reuniones, el plazo de aviso, el horizonte de reserva y las comprobaciones habilitadas de conflictos con Google Calendar. La reserva definitiva vuelve a comprobar la disponibilidad bajo un bloqueo, por lo que dos personas no pueden quedarse con el mismo horario del anfitrión.

Los límites del número de reuniones del horario de disponibilidad no se aplican actualmente a las reservas de Outreach. Supervisa por separado el volumen de reuniones de Outreach; no confíes en un límite diario, semanal o mensual para ocultar o rechazar horarios.

Después de la confirmación

La confirmación hace cuatro cosas:

• Registra la hora elegida y cierra la ruta de reserva de un solo uso
• Envía al prospecto y al anfitrión un correo con una invitación de calendario .ics
• Intenta crear un espacio de Google Meet cuando la integración está disponible
• Proporciona al prospecto otro enlace para reprogramar o cancelar

Un fallo de Google Meet no anula la reserva; la invitación de calendario sigue sirviendo como alternativa. Si hace falta, acuerda directamente con el prospecto otra forma de conectarse.

Al reprogramar, Kit vuelve a comprobar el nuevo horario, incrementa la secuencia del evento de calendario, invalida el enlace de gestión anterior y envía invitaciones actualizadas con un enlace nuevo. La cancelación invalida el enlace y envía una cancelación de calendario a ambas partes. Los enlaces de gestión caducan a los 90 días.

Privacidad y acceso

Las páginas públicas exigen enlaces firmados con caducidad, están marcadas para no indexarse ni archivarse y no envían la cabecera de referencia cuando el prospecto sigue un enlace externo de reunión. La dirección IP de confirmación y el identificador del navegador se cifran en reposo. La reserva también se rechaza si su campaña, prospecto, anfitrión y cuenta ya no guardan la relación esperada.

Considera que un enlace de reserva o gestión reenviado da acceso hasta que caduque o la reunión cambie de estado. No pegues esos enlaces en tickets compartidos ni en notas públicas.

En resumen

• El anfitrión de la campaña es quien debe recibir la reunión
• El anfitrión tiene un horario activo con la zona horaria, las horas y los márgenes correctos
• Los calendarios usados para comprobar conflictos están conectados y al día
• SMTP está verificado y se ha probado un correo de confirmación
• Google Meet está conectado o se entiende qué alternativa se usará para el enlace de reunión
• Una reserva, una reprogramación y una cancelación de prueba producen las actualizaciones de calendario previstas