Participantes, finalización y recertificación

Publica antes de invitar

Las invitaciones crean inscripciones reales, por lo que Kit solo las acepta en un programa publicado. Previsualiza la experiencia del participante, confirma el contenido y la declaración y, después, publica el programa.

Los participantes no necesitan un puesto de pago en el equipo. La invitación por correo abre un portal independiente y Kit verifica que controlan la dirección invitada antes de darles acceso.

Invitar a una persona o a un grupo

Abre la página Invitaciones del programa. Puedes escribir los datos de una persona en el formulario o pegar hasta 500 líneas con formato CSV, una persona por línea y en este orden. No incluyas una fila de cabecera: Kit trata cada línea no vacía como una persona.

Jane Doe,[email protected],E-104,Engineering,Developer,2026-08-01

Solo es obligatorio el correo. Aun así, las líneas que pegues deben mantener el mismo orden de columnas. Si una línea solo contiene el correo, deja vacía la columna del nombre: ,[email protected]. En el formulario para una sola persona, basta con rellenar el campo de correo. El ID de empleado, el departamento, el rol y la fecha de contratación hacen que el registro de finalización resulte más útil. Si indicas una fecha de contratación, el plazo termina en esa fecha más el período de gracia del programa; de lo contrario, el período de gracia empieza hoy.

Kit elimina los correos duplicados del lote. Una línea no vacía sin correo se omite y se contabiliza. Si otra fila no es válida o el lote supera la cuota diaria de correos que le queda a la cuenta, Kit rechaza todo el lote en vez de dejar una cohorte invitada a medias.

Mientras la inscripción de un participante siga abierta, volver a invitar la misma dirección solo actualiza los campos del grupo que indiques y no crea otra inscripción. Volver a invitar a alguien que ya ha completado el programa abre un nuevo ciclo pendiente y hace que esa persona vuelva a aparecer como trabajo pendiente en el registro de finalización. Usa Reenviar cuando solo necesites enviar de nuevo el correo de invitación existente.

Consultar el registro de finalización

La etapa de cada fila indica qué toca hacer:

Etapa	Qué significa	Qué hacer
Pruebas rechazadas	Hay que sustituir una captura de una lista de comprobación	Lee la nota de revisión y pide al participante que repita la captura
Firma pendiente	El trabajo está terminado, pero falta firmar la declaración	Envía un recordatorio
En curso	El participante ha empezado	Comprueba la actividad, el plazo y el historial de recordatorios
Sin empezar	La invitación no ha generado actividad	Reenvía la invitación o recuerda la tarea a un participante inscrito
Recertificación pendiente	Hay un nuevo ciclo anual abierto	Haz seguimiento de la nueva inscripción
Completado	Las pruebas de finalización actuales siguen vigentes	Descarga el certificado o exporta el registro
Caducado	Una finalización anterior ha caducado o ha sido sustituida	Consérvala como historial y usa el ciclo actual para el seguimiento

La página muestra los plazos, los retrasos, la actividad reciente y el número de recordatorios sin reescribir las pruebas ya completadas. Se puede enviar un recordatorio manual para una inscripción pendiente, con una protección que evita duplicar el envío durante una hora. Recordatorios y plazos explica cuándo se envían los recordatorios automáticos.

Exportar pruebas

Las exportaciones se preparan en segundo plano en dos formatos:

• CSV usa las siete columnas de finalización de Vanta: nombre del empleado, ID de empleado, departamento, rol, módulo de formación, fecha de finalización y estado.
• PDF genera un registro de finalización con la marca de la cuenta y los mismos campos principales.

Las exportaciones de listas de comprobación añaden una vista de pruebas independiente con el estado de revisión, el número de puntos de control y archivos, las etiquetas de dispositivos y las fechas de captura. Para una sola persona, descarga su certificado de finalización o crea un paquete de pruebas.

Las filas completadas y los certificados se basan en una instantánea inmutable del participante, el programa y la declaración en el momento de la finalización. Los cambios posteriores en el perfil o el programa no reescriben lo firmado.

Recertificación anual

La cadencia anual está habilitada en los programas nuevos. Un año después de la última finalización de un participante, un programa publicado abre una inscripción nueva, envía otra invitación y concede el período de gracia vigente para completarla.

El ciclo nuevo es independiente del anterior. Los registros de finalización, certificados y pruebas conservadas del ciclo previo siguen siendo hechos históricos; el ciclo actual contiene el trabajo todavía pendiente. Kit no crea un segundo ciclo abierto para la misma persona y el mismo programa.

En resumen

• El tipo de programa, el contenido y la declaración coinciden con el control que quieres demostrar
• El programa está publicado y la vista previa del participante es correcta
• Se han revisado los correos y los datos laborales del grupo
• El período de gracia da tiempo suficiente a las nuevas incorporaciones
• El ciclo anual de recertificación figura en tu política y en el plan de responsabilidades
• Alguien se responsabiliza de las colas de trabajo incompleto y pruebas rechazadas
• La exportación CSV o PDF se ha probado antes del plazo de auditoría