Integración de calendario

Por qué es importante

Sin integración de calendario, tendrías que bloquear manualmente cada reunión en tu horario de disponibilidad. Conecta Google Calendar una vez y Kit automáticamente:

• Oculta los horarios cuando tienes reuniones que generan conflicto
• Lee tu calendario en tiempo real: los nuevos conflictos aparecen al instante
• Envía una invitación de calendario (archivo .ics) por correo cuando un candidato reserva, para que la entrevista quede en el calendario de todos
• Envía una invitación actualizada o de cancelación por correo cuando una entrevista se reprograma o se cancela
• Pone la entrevista directamente en el Google Calendar del entrevistador principal, pero solo en los calendarios donde haya activado Permitir crear eventos en este calendario

¿No usas Google Calendar? Puedes conectar cualquier calendario (Outlook, Apple, Proton, etc.) mediante un enlace ICS. Consulta Feeds de calendario (ICS).

Conectar Google Calendar

Navega a Integraciones > Google Calendar y haz clic en Conectar Google Calendar.

Flujo de autorización

1. Selecciona tu cuenta de Google (o inicia sesión)
2. Otorga a Kit permiso sobre tu Google Calendar: Kit lo usa para leer tu disponibilidad y para gestionar los eventos de entrevista en los calendarios que autorices expresamente
3. Kit lista todos los calendarios asociados a tu cuenta
4. Eliges qué calendarios sincronizar y qué puede hacer Kit con cada uno

Permisos

Kit solicita un único alcance de Google Calendar:

Alcance	Qué concede
calendar	El alcance completo de lectura/escritura de Google Calendar. Kit lo usa para listar tus calendarios, para leer las ventanas de libre/ocupado con las que detecta conflictos y —solo en los calendarios donde hayas activado Permitir crear eventos en este calendario— para crear, actualizar y eliminar la entrada de calendario de una entrevista que tú diriges.

Qué lee Kit. Kit lee la lista de calendarios de tu cuenta (nombre, zona horaria, color, nivel de acceso) y la hora de inicio, la hora de fin y el estado de ocupación de los eventos de los calendarios que hayas habilitado para la detección de conflictos. No lee los títulos, las descripciones ni las listas de asistentes de los eventos. Esto protege la privacidad de los eventos personales.

Qué escribe Kit. Kit escribe exactamente un tipo de evento: la entrada de calendario de una entrevista en la que eres el entrevistador principal, y solo en un calendario donde hayas activado Permitir crear eventos en este calendario. Kit solo actualiza o elimina los eventos que él mismo ha creado; nunca modifica, mueve ni elimina nada más de tu calendario. Si dejas esa opción desactivada, Kit no escribe absolutamente nada en tu Google Calendar y las invitaciones a entrevistas te llegan únicamente como archivos .ics adjuntos por correo. Consulta Qué escribe Kit en tu calendario.

Elegir qué puede hacer Kit con cada calendario

Después de conectar, verás todos tus calendarios de Google en la página de configuración de Google Calendar.

Calendario principal y calendarios secundarios

• Calendario principal — Tu calendario principal de Google (normalmente tu dirección de correo electrónico)
• Calendarios secundarios — Calendarios adicionales que hayas creado o a los que te hayas suscrito (calendarios de equipo, compartidos, etc.)

Las dos opciones de cada calendario

Cada calendario sincronizado tiene dos opciones independientes:

Opción	Por defecto	Qué hace
Verificar conflictos de horario	Activada	Kit consulta las ventanas de libre/ocupado de este calendario cada vez que alguien ve tus horarios reservables, y oculta los que se solapan con un evento ocupado.
Permitir crear eventos en este calendario	Desactivada	Permite que Kit cree, actualice y elimine la entrada de la entrevista en este calendario cuando eres el entrevistador principal. Solo se ofrece en calendarios donde tu nivel de acceso de Google es Propietario o Editor: Kit no puede escribir en un calendario que solo puedes leer.

Cómo configurarlas durante la conexión. En la página Seleccionar Google Calendars, despliega Opciones del calendario debajo de un calendario. La verificación de conflictos viene marcada; la creación de eventos no: tienes que marcarla tú.

Cómo cambiarlas más adelante.

1. Navega a Integraciones > Google Calendar
2. Busca el calendario en la lista y haz clic en el icono del lápiz (Editar calendario)
3. Marca o desmarca Verificar conflictos de horario y Permitir crear eventos en este calendario
4. Haz clic en Guardar cambios

La lista de calendarios muestra una etiqueta Verificación de conflictos habilitada y otra Puede crear eventos, para que veas de un vistazo qué opciones están activadas.

Kit consulta todos los calendarios sincronizados que tengan activada la verificación de conflictos, no solo el principal. Si alguno tiene un evento que genera conflicto, ese horario se oculta a los candidatos.

Configuración común

Escenario	En qué calendarios verificar conflictos
Empleado individual con un solo calendario	Solo el calendario principal
Empleado con calendarios de trabajo y personal	Ambos, para evitar que los candidatos reserven durante citas personales
Responsable con calendario de equipo	Principal + calendario de equipo, para evitar conflictos con las reuniones de equipo
Consultor a tiempo parcial	Calendario de trabajo + calendario del cliente, para bloquear todos los compromisos

Haz esto	No hagas esto
Verifica todos los calendarios donde tengas conflictos reales	Verificar calendarios de festivos o calendarios de solo lectura a los que en realidad no asistes
Mantén conectado el calendario personal para evitar conflictos entre trabajo y vida personal	Añadir manualmente excepciones de fechas cada vez que tienes una cita personal
Permite la creación de eventos en el único calendario de trabajo que usas de verdad	Permitir la creación de eventos en un calendario de equipo compartido en el que no quieres entradas de entrevistas

Cómo se envían las invitaciones a entrevistas

Cuando un candidato reserva una entrevista, Kit envía por correo una invitación de calendario estándar —un archivo .ics adjunto— al candidato y a cada entrevistador asignado. Tu cliente de correo (Gmail, Outlook, Apple Mail, etc.) reconoce el adjunto y te ofrece añadirlo a tu calendario. Cuando la entrevista se reprograma o se cancela, Kit envía por correo una invitación actualizada o de cancelación de la misma forma.

Esta vía por correo se ejecuta siempre, sea cual sea la aplicación de calendario que uses, y es lo único que llega al candidato.

Detalles de la invitación

Cada invitación .ics incluye:

• Título — «Entrevista: [Título del puesto] en [Empresa]»
• Hora — El horario que seleccionó el candidato, en la zona horaria del destinatario
• Descripción — El título del puesto, la empresa y la duración; además de la URL de la reunión si hay alguna configurada. La copia del entrevistador también indica el nombre del candidato
• Asistentes — El destinatario (candidato o entrevistador)

Si la entrevista incluye una URL de reunión, Kit la añade automáticamente al enlace de acceso de la invitación.

Qué escribe Kit en tu calendario

Si el entrevistador principal tiene un calendario de Google con Permitir crear eventos en este calendario activado, Kit también pone la entrevista en ese calendario directamente, de modo que aparece sin que nadie tenga que aceptar el adjunto del correo:

Cuándo	Qué hace Kit
Un candidato reserva la entrevista	Crea un evento en el calendario del entrevistador principal habilitado para crear eventos
La entrevista se reprograma, o se añade un enlace de reunión	Actualiza ese mismo evento
La entrevista se cancela	Elimina ese evento

El evento que crea Kit contiene el título de la entrevista («Entrevista: [Nombre del candidato] — [Título del puesto]»), el nombre de la etapa y el título del puesto como descripción, la hora de inicio y la de fin, y el enlace de la reunión como ubicación.

Los límites: léelos con atención

• Solo el entrevistador principal. Kit escribe en el calendario de una sola persona: el entrevistador marcado como Principal en la entrevista (o, si no hay ninguno marcado, el primer entrevistador asignado). El resto de participantes sigue recibiendo el .ics por correo y nada más: Kit no escribe en sus calendarios.
• Opcional y por calendario. No se escribe nada a menos que ese entrevistador principal haya activado Permitir crear eventos en este calendario en un calendario del que sea propietario o en el que pueda escribir. Si no lo ha hecho, Kit no escribe absolutamente nada y el .ics por correo sigue siendo la única entrega.
• Sin asistentes y sin invitaciones de Google. El evento que crea Kit no lleva lista de asistentes y se envía con las notificaciones desactivadas, así que Google no manda ningún correo a nadie sobre él: ni al candidato ni a los entrevistadores. Los correos del propio Kit siguen siendo la única notificación que recibe cualquiera de las partes. El candidato no necesita una cuenta de Google y nunca aparece como asistente en el evento del entrevistador.
• Una sola entrada, no dos. El evento que crea Kit lleva el mismo identificador único que el .ics enviado por correo. Si el entrevistador principal ya aceptó a mano la invitación del correo, Google lo reconoce como la misma entrevista y mantiene una única entrada en lugar de duplicarla; Kit deja esa entrada intacta y los cambios posteriores le llegan mediante el correo con el .ics actualizado.
• Solo los eventos del propio Kit. Kit actualiza o elimina únicamente el evento que creó para esa entrevista. Nunca edita, mueve ni elimina nada más de tu calendario.
• No es retroactivo. Activar la creación de eventos no rellena las entrevistas que ya estaban reservadas. Se aplica a las entrevistas que se reserven —o se reprogramen— a partir de ese momento.
• Solo Google Calendar. Las fuentes de calendario añadidas mediante un enlace ICS son de solo lectura por naturaleza: Kit nunca puede escribir en ellas, solo leer sus ventanas de tiempo ocupado.
• Un fallo de escritura nunca rompe una reserva. Si Google rechaza la escritura (cambiaron los permisos, se eliminó el calendario, caducó la autorización), la entrevista queda reservada igualmente y los correos con el .ics se siguen enviando. Vuelve a conectar el calendario para restaurar la creación de eventos.

Cómo funciona la detección de conflictos

Cada vez que un candidato ve los horarios disponibles, Kit:

1. Obtiene tus horas semanales y excepciones de fechas de tu horario de disponibilidad
2. Consulta las ventanas de tiempo ocupado de ese rango de fechas en todos los calendarios de Google que hayas habilitado para la detección de conflictos
3. Elimina los horarios que se solapan con cualquier evento del calendario marcado como «ocupado»
4. Aplica límites de reuniones y márgenes de tiempo
5. Devuelve solo los horarios en los que estás genuinamente disponible

Actualizaciones en tiempo real

Las verificaciones de calendario se hacen bajo demanda, no de forma programada. Si añades una nueva reunión a Google Calendar y actualizas la página de reserva del candidato 10 segundos después, ese horario desaparece.

Eventos de todo el día

Los eventos de todo el día (por ejemplo, «Vacaciones» o «Conferencia») bloquean el día entero. Kit no mostrará ningún horario en los días con eventos de todo el día, aunque tu horario semanal indique que estás disponible.

Estado libre vs. ocupado

Los eventos de Google Calendar pueden marcarse como «libre» u «ocupado». Kit solo bloquea los eventos «ocupados». Si creas una reserva tentativa en tu calendario y la marcas como «libre», los candidatos seguirán viendo ese horario como disponible.

Múltiples entrevistadores

Cuando una etapa de entrevista incluye varios entrevistadores, Kit verifica todos sus calendarios. Eliges cómo se combinan los horarios con el ajuste estrategia de programación en los ajustes de contratación:

• Maximizar disponibilidad (predeterminado) — Kit verifica los conflictos individualmente y asigna cada entrevista a un entrevistador disponible. Se ofrece un horario siempre que cualquier entrevistador esté libre.
• Distribución equilibrada — Igual que «Maximizar disponibilidad», pero prioriza a los entrevistadores con menos carga para que las entrevistas se repartan de forma equilibrada en el equipo.

Si un entrevistador tiene un conflicto a las 2 PM, ese horario simplemente se asigna a otro entrevistador disponible en lugar de ocultarse.

La detección de conflictos cubre a todos los entrevistadores asignados. La creación de eventos no: solo se escribe en el calendario del entrevistador principal, y el resto depende de la invitación .ics enviada por correo.

Solución de problemas

Los horarios siguen apareciendo a pesar de los conflictos

Posibles causas:

1. El evento que genera el conflicto está en un calendario que no tiene activada la opción Verificar conflictos de horario
2. El evento está marcado como «libre» en lugar de «ocupado»
3. La sincronización del calendario se retrasó (poco común, normalmente menos de 5 segundos)

Solución:

• Comprueba qué calendarios tienen activada la verificación de conflictos en Integraciones > Google Calendar
• Edita el evento conflictivo en Google Calendar y establece el estado en «ocupado»

Calendario desconectado

Si revocas los permisos de Google o cambias tu contraseña, Kit pierde el acceso a tu calendario. Verás un banner de advertencia en Integraciones > Google Calendar. Haz clic en Reconectar para volver a autorizar. Mientras falte el acceso, Kit no puede verificar conflictos ni crear, actualizar o eliminar eventos de entrevista.

La entrevista no aparece en tu calendario

Kit escribe un evento solo para el entrevistador principal, y solo en un calendario donde se haya activado la creación de eventos. Todos los demás reciben la entrevista como un archivo .ics adjunto por correo que ellos (o su cliente de correo) tienen que aceptar.

Posibles causas:

1. No eres el entrevistador principal de esta entrevista
2. Permitir crear eventos en este calendario está desactivado en todos tus calendarios
3. Tu nivel de acceso en ese calendario es Lector o Lector de disponibilidad, así que Kit no puede escribir en él
4. La entrevista se reservó antes de que activaras la creación de eventos: Kit no rellena hacia atrás
5. Hay que volver a autorizar el acceso de Kit a Google
6. El correo de la invitación llegó a spam, o tu cliente de correo no añadió automáticamente el adjunto .ics

Solución:

• Comprueba las opciones y el nivel de acceso en Integraciones > Google Calendar, y vuelve a conectar si aparece un banner de advertencia
• Busca el correo con la invitación a la entrevista en tu bandeja de entrada (y en la carpeta de spam)
• Abre el correo y acepta el adjunto .ics, o impórtalo manualmente a tu calendario

Privacidad y seguridad

Las lecturas de Kit se limitan a lo que necesita la programación:

• Los títulos de los eventos no se leen — Solo las horas de inicio y fin y el estado de ocupación
• Los asistentes no se leen — Kit no sabe quién más está en tus reuniones
• Las descripciones no se leen — Las notas personales permanecen privadas

Las escrituras de Kit son aún más estrictas. Lo único que Kit escribe en Google Calendar es la entrada de una entrevista que tú diriges, en un calendario en el que le hayas dado permiso expreso para escribir. No lleva lista de asistentes, no genera ningún correo de invitación por parte de Google, y Kit solo actualiza o elimina las entradas que él mismo ha creado. Desactiva Permitir crear eventos en este calendario en todos los calendarios y, en la práctica, el uso que Kit hace del alcance calendar será de solo lectura.

Las invitaciones a entrevistas que se envían por correo como archivos .ics adjuntos incluyen solo lo necesario: título, hora, duración y enlace de la reunión. El nombre del candidato aparece únicamente en la copia que se envía a los entrevistadores y en la propia entrada de calendario del entrevistador principal.

Puedes revocar el acceso en cualquier momento en Integraciones > Google Calendar. A partir de ese momento, Kit deja de verificar conflictos y deja de gestionar entradas de calendario. Las invitaciones que ya hayas aceptado, y los eventos que Kit ya haya creado, permanecen en tu calendario: Kit ya no puede actualizarlos ni eliminarlos, así que borra a mano los que no quieras.

Lista de comprobación rápida

• Navega a Integraciones > Google Calendar
• Haz clic en Conectar Google Calendar y autoriza a Kit
• Activa Verificar conflictos de horario en todos los calendarios donde tengas conflictos de horarios
• Decide, calendario por calendario, si activas Permitir crear eventos en este calendario; déjalo desactivado si prefieres recibir solo el .ics por correo
• Verifica que tu calendario principal sea el correcto (desde donde se leen los conflictos)
• Prueba viendo la página de reserva de un candidato y confirmando que los horarios conflictivos están ocultos
• Revoca el acceso en cualquier momento si ya no quieres la integración de calendario