Integración de calendario

Por qué es importante

Sin integración de calendario, tendrías que bloquear manualmente cada reunión en tu horario de disponibilidad. Conecta Google Calendar una vez y Kit automáticamente:

• Oculta los horarios cuando tienes reuniones que generan conflicto
• Lee tu calendario en tiempo real: los nuevos conflictos aparecen al instante
• Envía una invitación de calendario (archivo .ics) por correo cuando un candidato reserva, para que la entrevista quede en el calendario de todos
• Envía una invitación actualizada o de cancelación por correo cuando una entrevista se reprograma o se cancela

¿No usas Google Calendar? Puedes conectar cualquier calendario (Outlook, Apple, Proton, etc.) mediante un enlace ICS. Consulta Feeds de calendario (ICS).

Conectar Google Calendar

Navega a Integraciones > Google Calendar y haz clic en Connect Google Calendar.

Flujo de autorización

1. Selecciona tu cuenta de Google (o inicia sesión)
2. Otorga a Kit permiso para leer la disponibilidad de tu calendario
3. Kit lista todos los calendarios asociados a tu cuenta
4. Se te redirige de vuelta a Kit

Permisos

Kit solicita un único alcance de Google Calendar:

Alcance	Qué permite
calendar	Leer las horas de inicio y fin de los eventos y su estado de ocupación para detectar conflictos

Kit lee únicamente la hora de inicio, la hora de fin y el estado de ocupación de los eventos del calendario. No accede a los títulos, las descripciones ni las listas de asistentes de los eventos. Esto protege la privacidad de los eventos personales. Kit no crea, edita ni elimina eventos en tu Google Calendar: las invitaciones a entrevistas se te envían por correo como un archivo de calendario (consulta Cómo se envían las invitaciones a entrevistas).

Seleccionar los calendarios a verificar

Después de conectar, verás todos tus calendarios de Google en la página de configuración de Google Calendar.

Calendario principal y calendarios secundarios

• Calendario principal — Tu calendario principal de Google (normalmente tu dirección de correo electrónico)
• Calendarios secundarios — Calendarios adicionales que hayas creado o a los que te hayas suscrito (calendarios de equipo, compartidos, etc.)

Habilitar calendarios para la detección de conflictos

Por defecto, Kit verifica tu calendario principal. Para añadir más:

1. Navega a Integraciones > Google Calendar
2. Encuentra el calendario en la lista
3. Haz clic en Enable for Conflict Detection

Ahora Kit verifica todos los calendarios habilitados al determinar tu disponibilidad. Si algún calendario tiene un evento que genera conflicto, ese horario se oculta a los candidatos.

Configuración común

Escenario	Qué calendarios habilitar
Empleado individual con un solo calendario	Solo el calendario principal
Empleado con calendarios de trabajo y personal	Ambos, para evitar que los candidatos reserven durante citas personales
Responsable con calendario de equipo	Principal + calendario de equipo, para evitar conflictos con las reuniones de equipo
Consultor a tiempo parcial	Calendario de trabajo + calendario del cliente, para bloquear todos los compromisos

Haz esto	No hagas esto
Habilita todos los calendarios donde tengas conflictos reales	Habilitar calendarios de festivos o calendarios de solo lectura a los que en realidad no asistes
Mantén conectado el calendario personal para evitar conflictos entre trabajo y vida personal	Añadir manualmente excepciones de fechas cada vez que tienes una cita personal

Cómo se envían las invitaciones a entrevistas

Cuando un candidato reserva una entrevista, Kit no escribe un evento en tu Google Calendar. En su lugar, envía por correo una invitación de calendario estándar —un archivo .ics adjunto— al candidato y a cada entrevistador asignado. Tu cliente de correo (Gmail, Outlook, Apple Mail, etc.) reconoce el adjunto y te ofrece añadirlo a tu calendario. Cuando la entrevista se reprograma o se cancela, Kit envía por correo una invitación actualizada o de cancelación de la misma forma.

Esto significa que la integración funciona igual sin importar qué aplicación de calendario uses: Google Calendar solo se lee para la detección de conflictos, nunca se escribe en él.

Detalles de la invitación

Cada invitación .ics incluye:

• Título — “Interview: [Título del puesto] at [Empresa]”
• Hora — El horario que seleccionó el candidato, en la zona horaria del destinatario
• Descripción — El título del puesto, la empresa y la duración; además de la URL de la reunión si hay alguna configurada. La copia del entrevistador también indica el nombre del candidato
• Asistentes — El destinatario (candidato o entrevistador)

Si la entrevista incluye una URL de reunión, Kit la añade automáticamente al enlace de acceso de la invitación.

Cómo funciona la detección de conflictos

Cada vez que un candidato ve los horarios disponibles, Kit:

1. Obtiene tus horas semanales y excepciones de fechas de tu horario de disponibilidad
2. Consulta todos los calendarios de Google habilitados en busca de eventos en ese rango de fechas
3. Elimina los horarios que se solapan con cualquier evento del calendario marcado como “busy”
4. Aplica límites de reuniones y márgenes de tiempo
5. Devuelve solo los horarios en los que estás genuinamente disponible

Actualizaciones en tiempo real

Las verificaciones de calendario se hacen bajo demanda, no de forma programada. Si añades una nueva reunión a Google Calendar y actualizas la página de reserva del candidato 10 segundos después, ese horario desaparece.

Eventos de todo el día

Los eventos de todo el día (por ejemplo, “Vacaciones” o “Conferencia”) bloquean el día entero. Kit no mostrará ningún horario en los días con eventos de todo el día, aunque tu horario semanal indique que estás disponible.

Estado libre vs. ocupado

Los eventos de Google Calendar pueden marcarse como “free” o “busy”. Kit solo bloquea los eventos “busy”. Si creas una reserva tentativa en tu calendario y la marcas como “free”, los candidatos seguirán viendo ese horario como disponible.

Múltiples entrevistadores

Cuando una etapa de entrevista incluye varios entrevistadores, Kit verifica todos sus calendarios. Eliges cómo se combinan los horarios con el ajuste estrategia de programación en los ajustes de contratación:

• Maximizar disponibilidad (predeterminado) — Kit verifica los conflictos individualmente y asigna cada entrevista a un entrevistador disponible. Se ofrece un horario siempre que cualquier entrevistador esté libre.
• Distribución equilibrada — Igual que «Maximizar disponibilidad», pero prioriza a los entrevistadores con menos carga para que las entrevistas se repartan de forma equilibrada en el equipo.

Si un entrevistador tiene un conflicto a las 2 PM, ese horario simplemente se asigna a otro entrevistador disponible en lugar de ocultarse.

Solución de problemas

Los horarios siguen apareciendo a pesar de los conflictos

Posibles causas:

1. El evento conflictivo está en un calendario que no está habilitado para la detección de conflictos
2. El evento está marcado como “free” en lugar de “busy”
3. La sincronización del calendario se retrasó (poco común, normalmente menos de 5 segundos)

Solución:

• Verifica qué calendarios están habilitados en Integraciones > Google Calendar
• Edita el evento conflictivo en Google Calendar y establece el estado en “busy”

Calendario desconectado

Si revocas los permisos de Google o cambias tu contraseña, Kit pierde el acceso a tu calendario. Verás un banner de advertencia en Integraciones > Google Calendar. Haz clic en Reconnect para volver a autorizar.

La invitación a la entrevista no aparece en tu calendario

Recuerda que Kit envía las invitaciones a entrevistas por correo como un archivo .ics adjunto: no escribe directamente en tu Google Calendar. Tú (o tu cliente de correo) tenéis que aceptar la invitación para que aparezca.

Posibles causas:

1. La entrevista aún no se ha programado, por lo que no se ha enviado ninguna invitación
2. El correo de la invitación llegó a spam o a una carpeta filtrada
3. Tu cliente de correo no añadió automáticamente el adjunto .ics a tu calendario

Solución:

• Confirma que la entrevista está programada en Kit
• Busca el correo con la invitación a la entrevista en tu bandeja de entrada (y en la carpeta de spam)
• Abre el correo y acepta el adjunto .ics, o impórtalo manualmente a tu calendario

Privacidad y seguridad

El acceso de Kit a Google Calendar es de solo lectura: se usa únicamente para la detección de conflictos y nunca escribe en tu calendario:

• Los títulos de los eventos no se leen — Solo las horas de inicio y fin y el estado de ocupación
• Los asistentes no se leen — Kit no sabe quién más está en tus reuniones
• Las descripciones no se leen — Las notas personales permanecen privadas

Las invitaciones a entrevistas se envían por correo como archivos .ics adjuntos, que incluyen solo lo necesario: título, hora, duración y enlace de la reunión. El nombre del candidato aparece únicamente en la copia que se envía a los entrevistadores.

Puedes revocar el acceso en cualquier momento en Integraciones > Google Calendar. Las invitaciones que ya hayas aceptado permanecen en tu calendario, pero Kit deja de verificar nuevos conflictos.

En resumen

• Navega a Integraciones > Google Calendar
• Haz clic en Connect Google Calendar y autoriza a Kit
• Habilita todos los calendarios donde tengas conflictos de horarios
• Verifica que tu calendario principal sea el correcto (desde donde se leen los conflictos)
• Prueba viendo la página de reserva de un candidato y confirmando que los horarios conflictivos están ocultos
• Revoca el acceso en cualquier momento si ya no quieres la integración de calendario