Gestionar tu pipeline

Por qué es importante

El pipeline es donde se toman las decisiones de contratación. Entender cómo se mueven los candidatos por las etapas, y cómo las acciones de tu equipo desencadenan las transiciones, mantiene el proceso en marcha y evita cuellos de botella.

Cómo funciona el pipeline

Cada oferta de empleo tiene una lista ordenada de etapas. Los candidatos avanzan por las etapas una a una, de la primera a la última. Cada etapa tiene un tipo (p. ej. Enviar solicitud, Evaluación del equipo, Entrevista) y una configuración opcional que controla su comportamiento.

Cuando un candidato se postula, entra en la primera etapa. A partir de ahí, tu equipo lo hace avanzar por las etapas siguientes hasta que llega al final del pipeline o es rechazado.

Añadir una etapa a una oferta existente

Los administradores de Contratación y los responsables de contratación de la oferta pueden añadir una etapa desde el navegador o pedir a un asistente de IA conectado que utilice hiring_create_stage. El asistente sigue un flujo leer → crear → volver a leer: consulta el orden actual, inserta la etapa configurada y comprueba el orden final, la lista de evaluadores y las advertencias.

Las posiciones MCP están basadas en cero: 0 es la primera y 1, la segunda. Si el asistente omite position, Kit inserta la etapa justo antes de una Oferta final o al final si no existe ninguna Oferta. La primera etapa debe seguir siendo un Formulario de candidatura y Oferta debe permanecer al final.

Estados del progreso de etapa

Cada candidato tiene un registro de progreso de etapa por cada etapa que ha alcanzado. Indica en qué punto se encuentra:

Estado	Significado
Pendiente	El candidato aún no ha comenzado esta etapa
En progreso	El candidato está trabajando activamente en esta etapa
Completada	La etapa ha terminado; se puede hacer avanzar al candidato

La etapa actual de un candidato es la que tiene el estado En progreso. Todas las etapas anteriores por las que el candidato ha pasado aparecen como Completada. Las etapas que se le hizo saltar nunca llegan a generar un registro de progreso: la cronología las muestra como omitidas (consulta «Mover a un candidato a una etapa posterior»). Una evaluación del equipo que termina sin un resultado claro permanece En progreso, pero se muestra con el estado visual Necesita decisión, un indicador calculado (no un estado) para que un candidato estancado nunca se confunda con los que siguen avanzando; consulta Evaluaciones y feedback.

Avanzar candidatos

El botón Avanzar aparece en la página de candidatura cuando se cumplen las tres condiciones:

1. La candidatura está activa (no se ha rechazado ni retirado y no tiene una contratación registrada)
2. Los requisitos de la etapa actual están completos (envío recibido, revisiones finalizadas, etc.)
3. Existe una siguiente etapa en el pipeline

Al hacer clic en Avanzar, Kit abre una confirmación antes de cambiar el pipeline. Revisa el destinatario, el remitente de la empresa, la dirección de respuesta si está habilitado el buzón de la oferta y la vista previa del correo estándar configurado actualmente para esa etapa. Puedes añadir una nota personal; Kit la añade al correo de la etapa y lo firma con tu firma de contratación guardada, si has configurado una.

Cuando confirmas:

• El progreso de la etapa actual se marca como Completada
• Se crea el progreso de la siguiente etapa y se marca como En progreso
• El candidato recibe el correo de etapa configurado, incluida tu nota personal cuando la hayas añadido (si corresponde)
• Se envía una notificación al canal de Slack (si Slack está conectado y la oferta no está restringida)

Las etapas de oferta funcionan de forma distinta: al mover a un candidato a Oferta no se envía ningún correo de etapa. Se contacta con el candidato cuando se presenta la oferta. Después de enviar cualquier correo, abre el hilo de Comunicaciones de la candidatura y selecciona Ver el correo enviado para consultar el asunto y el cuerpo renderizado en una vista previa de solo lectura.

Qué cuenta como «completo»

Los distintos tipos de etapa tienen distintos criterios de finalización:

Tipo de etapa	Se completa cuando
Enviar solicitud	El candidato envía el formulario
Ejercicio de código	El candidato envía su código (o Kit lo envía automáticamente en cuanto vence el plazo más el período de gracia)
Revisión de portafolio	El candidato comparte archivos o enlaces a trabajos ya creados
Prueba práctica	El candidato entrega el trabajo solicitado; si hay evaluadores asignados, también deben completarse todas las evaluaciones
Cuestionario	El candidato envía sus respuestas; si tiene evaluadores asignados, también deben completarse todas las evaluaciones
Presentación en video	El candidato ve el porcentaje requerido
Respuesta en vídeo	El candidato graba y envía su vídeo
Evaluación del equipo	Se alcanza el umbral de votación, o una persona resuelve una revisión dividida (ver Avance automático)
Entrevista	La entrevista se marca como completada
Verificación de referencias	Se recopilan las referencias requeridas
Oferta	El candidato o el administrador acepta la oferta

Avance automático

Algunas etapas pueden hacer avanzar a los candidatos automáticamente según reglas configuradas:

Umbrales de votación (Evaluación del equipo)

Las etapas de Evaluación del equipo admiten un umbral de votación. Cuando suficientes revisores envían recomendaciones positivas (Sí o Sí rotundo), el candidato avanza automáticamente. Configúralo con:

• Umbral: Número mínimo de votos positivos necesarios (1-10)
• Exigir a todos los revisores: Exigir unanimidad. Todas las revisiones enviadas deben ser positivas para que el candidato avance. Activarlo anula el umbral: el número que hayas configurado allí se ignora.
• El veto rechaza automáticamente: Un No rotundo de un revisor principal rechaza automáticamente al candidato

Kit siempre espera a que todos los revisores asignados envíen su valoración antes de evaluar una ronda de revisión; eso no es lo que controla Exigir a todos los revisores. Ese ajuste solo cambia el listón que deben superar los votos una vez recogidos todos: unanimidad positiva en lugar de «al menos N positivos».

Cuando una ronda de revisión concluye sin un resultado claro (un voto dividido, votos por debajo del umbral o un No rotundo de un revisor que no es principal), el candidato no avanza ni se rechaza automáticamente. En su lugar, la etapa se marca como Necesita decisión y se asigna a una persona para que la resuelva. Consulta Evaluaciones y feedback para ver a quién se notifica y cómo resolverla.

Plazo del ejercicio de código

Un ejercicio de código tiene dos plazos. El que ve el candidato es el plazo de entrega; una vez vencido, un período de gracia (por defecto: 24 horas, configurable en cada etapa) sigue admitiendo entregas tardías. Solo cuando se agota ese período de gracia, Kit envía automáticamente lo que el candidato haya subido.

Es decir, el envío automático se dispara al vencer el plazo más el período de gracia, no en el instante en que expira el plazo. Esto evita que los pipelines se estanquen cuando los candidatos no envían su trabajo de forma explícita, y a la vez les deja un margen para las entregas tardías.

Plazos de las tareas

Una etapa Prueba práctica incluye un enunciado privado y es una tarea que el candidato inicia por su cuenta. Por eso su plazo funciona de forma distinta al de una etapa a la que lo haces avanzar. Las etapas Revisión de portafolio existentes que ya tienen enunciado conservan este comportamiento por compatibilidad.

• El plazo empieza cuando el candidato pulsa Empezar, no cuando lo haces avanzar. Hasta entonces, el enunciado permanece cerrado y no existe ningún plazo. Aunque tarde tres días en abrir su portal, seguirá disponiendo del periodo completo.
• El plazo que ve el candidato es flexible. Cuando vence, aparece un aviso y todavía puede subir archivos; no se envía nada automáticamente ni se rechaza al candidato.
• El periodo de gracia cierra las entregas. El momento en que la etapa deja de aceptar archivos es el plazo más las horas de gracia configuradas (24 de forma predeterminada). El candidato no ve este límite hasta que vence el plazo.
• Una única prórroga de autoservicio, si la has activado en la etapa. El candidato puede utilizarla antes de que venza el plazo; tanto el plazo como el final del periodo de gracia se desplazan el número de horas configurado.

El trabajo entregado después del plazo se acepta y aparece marcado como Fuera de plazo en la pantalla de revisión. Allí también se muestran el enunciado y el plazo junto a los archivos para que el evaluador pueda comprobar la entrega respecto a lo solicitado.

Una etapa de tarea se completa cuando el candidato entrega el trabajo. Aquí no hay envío automático, así que permanece En progreso hasta que actúe el candidato o tu equipo. Kit envía un aviso 24 horas antes de que venza el plazo. Los recordatorios para candidatos que dejan de responder cubren la espera hasta que el candidato empieza; después, el seguimiento termina cuando el periodo de gracia cierra las entregas. Con el periodo predeterminado de 24 horas, la tarea se cierra antes de que corresponda un recordatorio posterior al vencimiento. El plazo también aparece en la página de la tarea del candidato, así que indica en la descripción de la etapa que tiene un límite de tiempo.

Rechazar candidatos

Puedes rechazar a un candidato en cualquier etapa. Haz clic en Rechazar en su página de candidatura para:

1. Escribir un motivo de rechazo opcional (interno; los candidatos no lo ven)
2. Programar un correo de rechazo según la demora configurada en tu cuenta

Demora del correo

Los correos de rechazo no se envían de inmediato. Tu cuenta tiene una demora configurable (por defecto: 24 horas, rango: 0-168 horas). Esto te da un margen para reconsiderar o agrupar rechazos. Puedes ajustar esta demora en tus ajustes de contratación.

La demora evita la situación incómoda en la que se rechaza a un candidato y se le notifica por correo a los pocos segundos de postularse. También te permite revisar los rechazos antes de que se envíen las notificaciones.

Mover a un candidato a una etapa posterior

No existe una acción de «Omitir» por etapa. Lo que sí puedes hacer es mover a un candidato directamente a una etapa posterior, saltando todo lo que hay en medio. En el tablero del pipeline, arrastra su tarjeta a cualquier columna más avanzada del proceso. La tarjeta vuelve a la columna actual mientras está abierta la confirmación y solo se mueve cuando confirmas el avance. Esto resulta útil cuando:

• Una o varias etapas no corresponden a un candidato en particular
• Quieres acelerar el proceso para una recomendación sólida
• Circunstancias externas hacen que una etapa sea innecesaria (p. ej., las referencias ya se conocen)

Aquí rigen las mismas reglas que condicionan el botón Avanzar: la candidatura debe estar activa, la etapa de destino debe ir por delante de la actual y las revisiones y los envíos de la etapa actual deben estar completos (o forzados con Forzar avance).

Cuando un candidato salta hacia delante, la etapa en la que estaba se marca como Completada y la etapa de destino pasa a En progreso. Las etapas intermedias nunca llegan a iniciarse, así que no generan ningún registro de progreso: la cronología de la candidatura las representa como omitidas, con una marca tenue y discontinua en lugar de como pasos completados, de modo que tu equipo ve de un vistazo qué partes del proceso no ha recorrido este candidato.

La cronología de la candidatura

Cada candidatura tiene una cronología que muestra el recorrido del candidato por tu pipeline. Cada etapa aparece como un punto de color:

Color	Significado
Verde	Completada
Azul	En progreso (etapa actual)
Violeta	Necesita decisión (una revisión dividida pendiente de resolver)
Gris	Pendiente (aún no alcanzada)

Haz clic en cualquier etapa de la cronología para abrir un modal de detalle que muestra información específica de la etapa: respuestas de formularios, puntuaciones de revisión, detalles de entrevistas o archivos enviados. Esto te da una vista rápida sin salir de la página de candidatura.

En resumen

• Revisa las candidaturas a medida que llegan; no dejes que el pipeline se estanque
• Haz avanzar a los candidatos sin demora cuando se cumplan los requisitos de la etapa
• Revisa la vista previa del correo al candidato y añade una nota personal cuando mejore su experiencia
• Configura los umbrales de votación en las etapas de Evaluación del equipo para habilitar el avance automático
• Resuelve cuanto antes cualquier etapa marcada como Necesita decisión: el candidato queda bloqueado hasta que lo hagas
• Establece una demora apropiada para el correo de rechazo en los ajustes de contratación
• Mueve a los candidatos directamente a una etapa posterior con moderación, solo cuando las etapas que te saltas no correspondan
• Consulta la cronología de la candidatura para obtener una vista rápida del progreso del candidato

Cerrar un puesto

Abre el menú Acciones de la oferta de empleo y elige Cerrar puesto. Pueden hacerlo los administradores de contratación y los responsables de ese puesto.

1. Indica si has contratado o si cierras sin contratar. Si el puesto está cubierto, selecciona a todas las personas contratadas. Puedes registrar varias contrataciones a la vez.
2. Decide qué hacer con las demás candidaturas. Mantener abiertas para el seguimiento las deja activas sin enviar correos de rechazo. Rechazar las demás candidaturas y enviar un correo exige un mensaje y programa los rechazos con el retraso de envío configurado en tu cuenta. Revisa el número de candidaturas y el mensaje antes de confirmar.

Si alguna de las personas restantes ya ha aceptado una oferta, selecciónala como contratada o elige Mantener abiertas para el seguimiento. Kit no completa los rechazos en grupo mientras alguna de las personas restantes tenga una oferta aceptada.

El cierre impide nuevas candidaturas. Las personas contratadas reciben una entrada con fecha en su historial y salen del proceso activo. Registrar una contratación no les envía una oferta ni una confirmación de contratación. Se cancelan sus próximas entrevistas y se envían los correos de cancelación habituales. Si Slack está conectado y la opción está disponible, puedes compartir las contrataciones en los hilos existentes de los candidatos. Los puestos de acceso restringido quedan excluidos de estos anuncios.

Una vez registrada su contratación, los candidatos no pueden pasar a otra etapa. Kit deja de enviar recordatorios de plazos y correos de ampliación de plazo para sus tareas pendientes, incluidos los correos que ya estaban programados antes de registrar la contratación.

Un puesto cubierto muestra una breve celebración y enlaces a las personas contratadas. Se respeta la preferencia de movimiento reducido. Al reabrir el puesto se conservan las contrataciones registradas. Si la lista cambia antes de confirmar rechazos en grupo, Kit pide que la revises de nuevo.

Cuando un puesto se queda sin actividad

Kit comprueba los puestos publicados a diario. Tras 30 días sin actividad registrada del equipo, envía un recordatorio privado a los responsables de contratación del puesto para que revisen si la búsqueda sigue abierta. Si no hay ningún responsable con acceso, lo reciben los administradores de Contratación con acceso. Se incluyen los puestos sin candidaturas; se excluyen los borradores y los puestos pausados o cerrados.

Las evaluaciones, decisiones de contratación, mensajes confirmados y solicitudes de información del equipo, invitaciones a entrevistas, llamadas y seguimientos, ampliaciones de plazo concedidas por el equipo, notas manuales, revisión de respuestas e importaciones de candidatos confirmadas cuentan como actividad del equipo. También cuentan los cambios que el equipo haga en el puesto, en su proceso de selección o en las asignaciones del equipo desde Kit, incluidos los realizados mediante MCP o el asistente. Las candidaturas, respuestas de candidatos, visitas a páginas, actualizaciones en segundo plano y gestión de pagos no cuentan. Una entrevista futura, una oferta con fecha de vencimiento futura o una tarea pendiente cuyo plazo no haya terminado posponen el recordatorio.

El recordatorio aparece en Kit y respeta tus preferencias de correo de contratación y los periodos de descanso. Cada destinatario recibe un solo recordatorio por periodo sin actividad, sin escalar a canales públicos de Slack ni enviar mensajes a candidatos. Si cambian los responsables, los nuevos responsables o administradores con acceso pueden recibir el recordatorio de ese mismo periodo. En la página del puesto, Seguimos buscando inicia un nuevo plazo de 30 días. Revisar el cierre abre el proceso descrito arriba para que decidas qué hacer. Kit nunca cierra un puesto automáticamente.