Gérer votre pipeline

Pourquoi c’est important

Le pipeline est l’endroit où se prennent les décisions de recrutement. Comprendre comment les candidats progressent à travers les étapes — et comment les actions de votre équipe déclenchent les transitions — permet de garder votre processus en mouvement et d’éviter les blocages.

Comment fonctionne le pipeline

Chaque offre d’emploi possède une liste ordonnée d’étapes. Les candidats progressent à travers les étapes une par une, de la première à la dernière. Chaque étape a un type (par exemple Déposer une candidature, Évaluation de l’équipe, Entretien) et une configuration optionnelle qui contrôle son comportement.

Lorsqu’un candidat postule, il entre dans la première étape. À partir de là, votre équipe le fait avancer à travers les étapes suivantes jusqu’à ce qu’il atteigne la fin du pipeline ou soit rejeté.

Statuts de progression des étapes

Chaque candidat dispose d’un registre de progression d’étape pour chaque étape qu’il a atteinte. Celui-ci indique où il en est :

Statut	Signification
En attente	Le candidat n’a pas encore commencé cette étape
En cours	Le candidat travaille activement sur cette étape
Terminée	L’étape est terminée — le candidat peut être avancé

L’étape actuelle d’un candidat est celle dont le statut est En cours. Toutes les étapes antérieures que le candidat a réellement suivies apparaissent comme Terminée. Les étapes que le candidat a sautées ne donnent lieu à aucun registre de progression — la chronologie les affiche comme contournées (voir la section « Faire passer un candidat directement à une étape ultérieure »). Une évaluation de l’équipe qui se termine sans résultat clair reste En cours, mais est mise en avant sous la forme d’un état d’affichage Décision requise — un indicateur calculé (et non un statut), afin qu’un candidat à l’arrêt ne se fonde jamais parmi ceux qui continuent d’avancer — voir Évaluations et retours.

Faire avancer les candidats

Le bouton Faire avancer apparaît sur la page de candidature d’un candidat lorsque les trois conditions suivantes sont remplies :

1. La candidature est active (ni rejetée, ni retirée)
2. Les exigences de l’étape actuelle sont satisfaites (soumission reçue, évaluations terminées, etc.)
3. Une étape suivante existe dans le pipeline

Lorsque vous cliquez sur Faire avancer :

• La progression de l’étape actuelle est marquée comme Terminée
• La progression de l’étape suivante est créée et marquée comme En cours
• Le candidat reçoit une notification concernant sa nouvelle étape (le cas échéant)
• Une notification Slack est envoyée sur le canal (si Slack est connecté et que l’offre n’est pas restreinte)

Ce qui compte comme « terminé »

Les différents types d’étapes ont des critères d’achèvement différents :

Type d’étape	Terminé quand
Déposer une candidature	Le candidat soumet le formulaire
Exercice de code	Le candidat soumet son code (ou Kit le soumet automatiquement une fois la date limite et le délai de grâce écoulés)
Revue de portfolio	Le candidat téléverse ses fichiers
Questionnaire	Le candidat soumet ses réponses
Présentation vidéo	Le candidat regarde le pourcentage requis
Réponse vidéo	Le candidat enregistre et soumet sa vidéo
Évaluation de l’équipe	Le seuil de votes est atteint, ou une personne tranche une revue partagée (voir Avancement automatique)
Entretien	L’entretien est marqué comme terminé
Vérification des références	Les références requises sont recueillies
Offre	Le candidat ou l’administrateur accepte l’offre

Avancement automatique

Certaines étapes peuvent faire avancer les candidats automatiquement en fonction de règles configurées :

Seuils de votes (Évaluation de l’équipe)

Les étapes de type Évaluation de l’équipe prennent en charge un seuil de votes. Lorsqu’un nombre suffisant d’évaluateurs soumettent des recommandations positives (Oui ou Oui catégorique), le candidat avance automatiquement. Configurez ceci avec :

• Seuil — Nombre minimum de votes positifs requis (de 1 à 10)
• Exiger tous les évaluateurs — Exiger l’unanimité : toutes les évaluations soumises doivent être positives pour que le candidat avance. Activer cette option prime sur le seuil — le nombre que vous y avez défini est ignoré.
• Le veto rejette automatiquement — Un Non catégorique émis par un évaluateur principal rejette automatiquement le candidat

Kit attend toujours que chaque évaluateur assigné ait rendu son avis avant d’évaluer un cycle de revue — ce n’est pas ce que régit l’option Exiger tous les évaluateurs. Celle-ci modifie uniquement le niveau que les votes doivent atteindre une fois tous réunis : l’unanimité positive au lieu d’« au moins N votes positifs ».

Lorsqu’un cycle de revue se termine sans résultat clair — un vote partagé, des votes en deçà du seuil, ou un Non catégorique émis par un évaluateur non principal — le candidat n’est ni avancé ni rejeté automatiquement. L’étape est alors signalée Décision requise et acheminée vers une personne chargée de trancher. Voir Évaluations et retours pour savoir qui est notifié et comment la résoudre.

Date limite de l’exercice de code

Un exercice de code comporte deux échéances. Celle que voit le candidat est la date limite ; une fois celle-ci passée, un délai de grâce (par défaut : 24 heures, configurable étape par étape) accepte encore les rendus tardifs. Ce n’est qu’à l’expiration de ce délai de grâce que Kit soumet automatiquement le travail que le candidat a poussé.

La soumission automatique se déclenche donc à la date limite plus le délai de grâce, et non au moment précis où la date limite passe. Cela évite que le pipeline ne se bloque lorsque les candidats ne soumettent pas explicitement, tout en leur laissant une marge pour un rendu tardif.

Rejeter des candidats

Vous pouvez rejeter un candidat à n’importe quelle étape. Cliquez sur Rejeter sur sa page de candidature pour :

1. Saisir une raison de rejet optionnelle (interne — les candidats ne la voient pas)
2. Un e-mail de rejet est programmé en fonction du délai configuré dans votre compte

Délai d’envoi des e-mails

Les e-mails de rejet ne sont pas envoyés immédiatement. Votre compte dispose d’un délai configurable (par défaut : 24 heures, plage : de 0 à 168 heures). Cela vous laisse un temps de réflexion pour reconsidérer ou regrouper les rejets. Vous pouvez ajuster ce délai dans vos paramètres de recrutement.

Ce délai évite la situation embarrassante où un candidat est rejeté et notifié par e-mail quelques secondes après avoir postulé. Il vous permet également de vérifier les rejets avant l’envoi des notifications.

Faire passer un candidat directement à une étape ultérieure

Il n’existe pas d’action « Ignorer » propre à une étape. En revanche, vous pouvez déplacer un candidat directement vers une étape ultérieure, en sautant tout ce qui se trouve entre les deux. Sur le tableau du pipeline, faites glisser sa carte vers n’importe quelle colonne située plus loin dans le pipeline. Cela est utile lorsque :

• Une ou plusieurs étapes ne s’appliquent pas à un candidat en particulier
• Vous souhaitez accélérer le processus pour une recommandation solide
• Des circonstances extérieures rendent une étape inutile (par exemple, les références sont déjà connues)

Les règles qui conditionnent le bouton Faire avancer s’appliquent ici aussi : la candidature doit être active, l’étape cible doit se situer après l’étape actuelle, et les évaluations comme les soumissions de l’étape actuelle doivent être terminées (ou contournées à l’aide de l’avancement forcé).

Lorsqu’un candidat saute des étapes, celle sur laquelle il se trouvait est marquée Terminée et l’étape cible passe En cours. Les étapes intermédiaires ne sont jamais commencées, et n’ont donc aucun registre de progression — la chronologie de la candidature les affiche comme contournées, avec un repère discret en pointillés plutôt que comme des étapes terminées, afin que votre équipe voie d’un coup d’œil quelles parties du processus ce candidat n’a pas suivies.

La chronologie de la candidature

Chaque candidature dispose d’une chronologie montrant le parcours du candidat à travers votre pipeline. Chaque étape apparaît sous forme de point coloré :

Couleur	Signification
Vert	Terminée
Bleu	En cours (étape actuelle)
Violet	Décision requise (une revue partagée en attente de résolution)
Gris	En attente (pas encore atteint)

Cliquez sur n’importe quelle étape de la chronologie pour ouvrir une fenêtre de détails affichant les informations spécifiques à l’étape : réponses au formulaire, scores d’évaluation, détails de l’entretien ou fichiers soumis. Cela vous donne un aperçu rapide sans quitter la page de candidature.

Aide-mémoire

• Examinez les candidatures au fur et à mesure — ne laissez pas le pipeline stagner
• Faites avancer les candidats rapidement lorsque les exigences de l’étape sont remplies
• Configurez les seuils de votes sur les étapes Évaluation de l’équipe pour activer l’avancement automatique
• Résolvez rapidement toute étape signalée Décision requise — le candidat est bloqué tant que vous ne l’avez pas fait
• Définissez un délai approprié pour les e-mails de rejet dans les paramètres de recrutement
• Ne faites passer un candidat directement à une étape ultérieure qu’avec parcimonie — uniquement lorsque les étapes ainsi sautées ne s’appliquent véritablement pas
• Consultez la chronologie de la candidature pour un aperçu rapide de la progression du candidat