Gérer votre pipeline

Comment les candidats progressent à travers les étapes, comment les faire avancer ou les rejeter, comment fonctionne l'avancement automatique et ce qui se passe lorsqu'une revue nécessite une décision.

Pourquoi c’est important

Le pipeline est l’endroit où se prennent les décisions de recrutement. Comprendre comment les candidats progressent à travers les étapes, et comment les actions de votre équipe déclenchent les transitions, permet de garder votre processus en mouvement et d’éviter les blocages.

Comment fonctionne le pipeline

Chaque offre d’emploi possède une liste ordonnée d’étapes. Les candidats progressent à travers les étapes une par une, de la première à la dernière. Chaque étape a un type (par exemple Déposer une candidature, Évaluation de l’équipe, Entretien) et une configuration optionnelle qui contrôle son comportement.

Lorsqu’un candidat postule, il entre dans la première étape. À partir de là, votre équipe le fait avancer à travers les étapes suivantes jusqu’à ce qu’il atteigne la fin du pipeline ou soit rejeté.

Statuts de progression des étapes

Chaque candidat dispose d’un registre de progression d’étape pour chaque étape qu’il a atteinte. Celui-ci indique où il en est :

Statut	Signification
En attente	Le candidat n’a pas encore commencé cette étape
En cours	Le candidat travaille activement sur cette étape
Terminée	L’étape est terminée ; le candidat peut être avancé

L’étape actuelle d’un candidat est celle dont le statut est En cours. Toutes les étapes antérieures que le candidat a réellement suivies apparaissent comme Terminée. Les étapes que le candidat a sautées ne donnent lieu à aucun registre de progression ; la chronologie les affiche comme contournées (voir la section « Faire passer un candidat directement à une étape ultérieure »). Une évaluation de l’équipe qui se termine sans résultat clair reste En cours, mais est mise en avant sous la forme d’un état d’affichage Décision requise, un indicateur calculé (et non un statut), afin qu’un candidat à l’arrêt ne se fonde jamais parmi ceux qui continuent d’avancer (voir Évaluations et retours).

Faire avancer les candidats

Le bouton Faire avancer apparaît sur la page de candidature d’un candidat lorsque les trois conditions suivantes sont remplies :

La candidature est active (ni rejetée, ni retirée, et aucun recrutement n’a été enregistré)
Les exigences de l’étape actuelle sont satisfaites (soumission reçue, évaluations terminées, etc.)
Une étape suivante existe dans le pipeline

Lorsque vous cliquez sur Faire avancer, Kit ouvre une confirmation avant de modifier le pipeline. Vérifiez le destinataire, l’expéditeur de l’entreprise, l’adresse de réponse lorsque la boîte de réception de l’offre est activée et l’aperçu de l’e-mail standard actuellement défini pour cette étape. Vous pouvez ajouter un mot personnel. Kit l’ajoute à l’e-mail d’étape et le signe avec votre signature de recrutement enregistrée si vous en avez défini une.

Lorsque vous confirmez :

La progression de l’étape actuelle est marquée comme Terminée
La progression de l’étape suivante est créée et marquée comme En cours
Le candidat reçoit l’e-mail d’étape configuré, avec votre mot personnel si vous en avez ajouté un (le cas échéant)
Une notification Slack est envoyée sur le canal (si Slack est connecté et que l’offre n’est pas restreinte)

Les étapes d’offre fonctionnent différemment. Faire passer un candidat à l’étape Offre n’envoie aucun e-mail d’étape. Le candidat est contacté lorsque l’offre lui est adressée. Après l’envoi d’un e-mail, ouvrez le fil Communications de la candidature et choisissez Voir l’e-mail envoyé pour consulter l’objet et le corps mis en forme dans un aperçu en lecture seule.

Ajouter une étape à une offre existante

Les administrateurs Hiring et les responsables du recrutement de l’offre peuvent ajouter une étape dans le navigateur ou demander à un assistant IA connecté d’utiliser hiring_create_stage. L’assistant suit une boucle lecture → création → nouvelle lecture : il lit l’ordre actuel, insère l’étape configurée, puis vérifie l’ordre final, les évaluateurs et les avertissements.

Les positions MCP commencent à zéro : 0 désigne la première étape et 1 la deuxième. Si l’assistant omet position, Kit insère juste avant une étape Offer terminale, ou ajoute l’étape à la fin en l’absence d’Offer. La première étape doit rester Application Form et Offer doit rester la dernière.

Warning

Une nouvelle étape ne fait jamais reculer les candidats existants. Ceux qui se trouvent avant l’insertion pourront la rencontrer plus tard ; ceux qui l’ont déjà atteinte ou dépassée conservent leur étape actuelle et voient la nouvelle comme ignorée. Pour une offre publiée avec des candidats actifs, Kit présente cet impact et exige une confirmation explicite avant la création.

Ce qui compte comme « terminé »

Les différents types d’étapes ont des critères d’achèvement différents :

Type d’étape	Terminé quand
Déposer une candidature	Le candidat soumet le formulaire
Exercice de code	Le candidat soumet son code (ou Kit le soumet automatiquement une fois la date limite et le délai de grâce écoulés)
Revue de portfolio	Le candidat transmet des fichiers ou des liens vers des travaux déjà réalisés
Mise en situation	Le candidat remet le travail demandé ; si des évaluateurs sont assignés, toutes les revues doivent aussi être terminées
Questionnaire	Le candidat soumet ses réponses ; si des évaluateurs sont assignés, toutes les revues doivent aussi être terminées
Présentation vidéo	Le candidat regarde le pourcentage requis
Réponse vidéo	Le candidat enregistre et soumet sa vidéo
Évaluation de l’équipe	Le seuil de votes est atteint, ou une personne tranche une revue partagée (voir Avancement automatique)
Entretien	L’entretien est marqué comme terminé
Vérification des références	Les références requises sont recueillies
Offre	Le candidat ou l’administrateur accepte l’offre

Avancement automatique

Certaines étapes peuvent faire avancer les candidats automatiquement en fonction de règles configurées :

Seuils de votes (Évaluation de l’équipe)

Les étapes de type Évaluation de l’équipe prennent en charge un seuil de votes. Lorsqu’un nombre suffisant d’évaluateurs soumettent des recommandations positives (Oui ou Oui catégorique), le candidat avance automatiquement. Configurez ceci avec :

Seuil : Nombre minimum de votes positifs requis (de 1 à 10)
Exiger tous les évaluateurs : Exiger l’unanimité. Toutes les évaluations soumises doivent être positives pour que le candidat avance. Activer cette option prime sur le seuil ; le nombre que vous y avez défini est ignoré.
Le veto rejette automatiquement : Un Non catégorique émis par un évaluateur principal rejette automatiquement le candidat

Kit attend toujours que chaque évaluateur assigné ait rendu son avis avant d’évaluer un cycle de revue ; ce n’est pas ce que régit l’option Exiger tous les évaluateurs. Celle-ci modifie uniquement le niveau que les votes doivent atteindre une fois tous réunis : l’unanimité positive au lieu d’« au moins N votes positifs ».

Lorsqu’un cycle de revue se termine sans résultat clair (un vote partagé, des votes en deçà du seuil, ou un Non catégorique émis par un évaluateur non principal), le candidat n’est ni avancé ni rejeté automatiquement. L’étape est alors signalée Décision requise et acheminée vers une personne chargée de trancher. Voir Évaluations et retours pour savoir qui est notifié et comment la résoudre.

Date limite de l’exercice de code

Un exercice de code comporte deux échéances. Celle que voit le candidat est la date limite ; une fois celle-ci passée, un délai de grâce (par défaut : 24 heures, configurable étape par étape) accepte encore les rendus tardifs. Ce n’est qu’à l’expiration de ce délai de grâce que Kit soumet automatiquement le travail que le candidat a poussé.

La soumission automatique se déclenche donc à la date limite plus le délai de grâce, et non au moment précis où la date limite passe. Cela évite que le pipeline ne se bloque lorsque les candidats ne soumettent pas explicitement, tout en leur laissant une marge pour un rendu tardif.

Délais des tâches

Une étape Mise en situation contient un énoncé privé et correspond à une tâche que le candidat démarre lui-même. Son délai fonctionne donc différemment de celui d’une étape vers laquelle vous le faites avancer. Les anciennes étapes Revue de portfolio dotées d’un énoncé conservent ce comportement pour assurer la compatibilité.

Le compte à rebours commence lorsque le candidat clique sur Démarrer la tâche, et non lorsque vous le faites avancer. Jusque-là, l’énoncé reste fermé et aucune date limite n’est fixée. Même si le candidat attend trois jours avant d’ouvrir son portail, il bénéficie de toute la durée prévue.
La date limite affichée au candidat est souple. Une fois dépassée, une alerte s’affiche, mais les téléversements restent possibles ; rien n’est soumis automatiquement et la candidature n’est pas rejetée.
Le délai de grâce ferme les téléversements. La date limite, augmentée du délai de grâce configuré (24 heures par défaut), détermine le moment où l’étape cesse d’accepter les fichiers. Le candidat ne voit cette échéance finale qu’après le dépassement de la date limite.
Une prolongation unique en libre-service, si vous l’avez activée pour l’étape. Le candidat peut la demander tant que la date limite n’est pas dépassée ; elle repousse la date limite et la fin du délai de grâce du nombre d’heures configuré.

Le travail remis après la date limite est accepté et signalé comme En retard sur l’écran d’évaluation. L’énoncé et la date limite y figurent également à côté des fichiers, ce qui permet à l’évaluateur de comparer le rendu avec la demande initiale.

Une étape avec tâche est terminée lorsque le candidat remet son travail. Il n’y a pas de soumission automatique : elle reste donc En cours jusqu’à ce que le candidat ou votre équipe intervienne. Kit envoie un rappel 24 heures avant l’échéance. Les relances des candidats sans réponse couvrent l’attente avant le démarrage ; ensuite, le suivi cesse lorsque le délai de grâce ferme les rendus. Avec le délai de 24 heures par défaut, la tâche ferme avant qu’une relance après échéance ne soit due. L’échéance figure aussi sur la page de la tâche du candidat. Précisez donc dans la description de l’étape que le temps est limité.

Rejeter des candidats

Vous pouvez rejeter un candidat à n’importe quelle étape. Cliquez sur Rejeter sur sa page de candidature pour :

Saisir une raison de rejet optionnelle (interne : les candidats ne la voient pas)
Un e-mail de rejet est programmé en fonction du délai configuré dans votre compte

Délai d’envoi des e-mails

Les e-mails de rejet ne sont pas envoyés immédiatement. Votre compte dispose d’un délai configurable (par défaut : 24 heures, plage : de 0 à 168 heures). Cela vous laisse un temps de réflexion pour reconsidérer ou regrouper les rejets. Vous pouvez ajuster ce délai dans vos paramètres de recrutement.

Ce délai évite la situation embarrassante où un candidat est rejeté et notifié par e-mail quelques secondes après avoir postulé. Il vous permet également de vérifier les rejets avant l’envoi des notifications.

Faire passer un candidat directement à une étape ultérieure

Il n’existe pas d’action « Ignorer » propre à une étape. En revanche, vous pouvez déplacer un candidat directement vers une étape ultérieure, en sautant tout ce qui se trouve entre les deux. Sur le tableau du pipeline, faites glisser sa carte vers n’importe quelle colonne située plus loin dans le pipeline. La carte revient dans sa colonne actuelle tant que la confirmation est ouverte. Elle ne se déplace qu’une fois l’avancement confirmé. Cela est utile lorsque :

Une ou plusieurs étapes ne s’appliquent pas à un candidat en particulier
Vous souhaitez accélérer le processus pour une recommandation solide
Des circonstances extérieures rendent une étape inutile (par exemple, les références sont déjà connues)

Les règles qui conditionnent le bouton Faire avancer s’appliquent ici aussi : la candidature doit être active, l’étape cible doit se situer après l’étape actuelle, et les évaluations comme les soumissions de l’étape actuelle doivent être terminées (ou contournées à l’aide de l’avancement forcé).

Lorsqu’un candidat saute des étapes, celle sur laquelle il se trouvait est marquée Terminée et l’étape cible passe En cours. Les étapes intermédiaires ne sont jamais commencées, et n’ont donc aucun registre de progression ; la chronologie de la candidature les affiche comme contournées, avec un repère discret en pointillés plutôt que comme des étapes terminées, afin que votre équipe voie d’un coup d’œil quelles parties du processus ce candidat n’a pas suivies.

La chronologie de la candidature

Chaque candidature dispose d’une chronologie montrant le parcours du candidat à travers votre pipeline. Chaque étape apparaît sous forme de point coloré :

Couleur	Signification
Vert	Terminée
Bleu	En cours (étape actuelle)
Violet	Décision requise (une revue partagée en attente de résolution)
Gris	En attente (pas encore atteint)

Cliquez sur n’importe quelle étape de la chronologie pour ouvrir une fenêtre de détails affichant les informations spécifiques à l’étape : réponses au formulaire, scores d’évaluation, détails de l’entretien ou fichiers soumis. Cela vous donne un aperçu rapide sans quitter la page de candidature.

Aide-mémoire

Examinez les candidatures au fur et à mesure ; ne laissez pas le pipeline stagner
Faites avancer les candidats rapidement lorsque les exigences de l’étape sont remplies
Vérifiez l’aperçu de l’e-mail au candidat et ajoutez un mot personnel lorsqu’il améliore son expérience
Configurez les seuils de votes sur les étapes Évaluation de l’équipe pour activer l’avancement automatique
Résolvez rapidement toute étape signalée Décision requise : le candidat est bloqué tant que vous ne l’avez pas fait
Définissez un délai approprié pour les e-mails de rejet dans les paramètres de recrutement
Ne faites passer un candidat directement à une étape ultérieure qu’avec parcimonie, uniquement lorsque les étapes ainsi sautées ne s’appliquent pas
Consultez la chronologie de la candidature pour un aperçu rapide de la progression du candidat

Clôturer un poste

Dans l’offre d’emploi, ouvrez le menu Actions et choisissez Clôturer le poste. Les administrateurs du recrutement et les responsables de ce poste peuvent le clôturer.

Indiquez si vous avez recruté ou si vous clôturez sans recrutement. Si le poste est pourvu, sélectionnez toutes les personnes recrutées. Vous pouvez enregistrer plusieurs recrutements à la fois.
Décidez du traitement des autres candidatures. Garder les candidatures ouvertes pour un suivi les laisse actives sans envoyer d’e-mail de refus. Refuser les autres candidatures et envoyer un e-mail exige un message et programme les refus selon le délai défini dans votre compte. Vérifiez le nombre de candidatures et le message avant de confirmer.

Si une personne parmi les autres candidatures a déjà accepté une offre, sélectionnez-la comme recrutée ou choisissez Garder les candidatures ouvertes pour un suivi. Kit ne procède pas aux refus groupés tant qu’une personne parmi les candidatures restantes a accepté une offre.

La clôture bloque les nouvelles candidatures. Les personnes recrutées reçoivent une entrée datée dans l’historique de leur candidature et quittent le pipeline actif. Enregistrer un recrutement ne leur envoie ni offre ni confirmation de recrutement. Leurs entretiens à venir sont annulés et les e-mails d’annulation habituels sont envoyés. Si Slack est connecté et l’option disponible, vous pouvez partager les recrutements dans les fils existants des candidat·es. Les postes à accès restreint sont exclus de ces annonces.

Une fois leur recrutement enregistré, les candidat·es ne peuvent plus passer à une autre étape. Kit cesse d’envoyer les rappels d’échéance et les e-mails de prolongation pour leurs tâches en cours, y compris ceux qui étaient déjà programmés avant l’enregistrement du recrutement.

Un poste pourvu affiche une brève animation de célébration et des liens vers les personnes recrutées. Le réglage de réduction des animations est respecté. Rouvrir le poste conserve les recrutements enregistrés. Si la liste change avant la confirmation de refus groupés, Kit vous demande de la vérifier à nouveau.

Lorsqu’un poste reste sans activité

Kit vérifie les postes publiés chaque jour. Après 30 jours sans action de l’équipe enregistrée, un rappel privé invite les responsables du recrutement pour ce poste à vérifier si la recherche continue. Si aucun responsable habilité n’est affecté au poste, le rappel est envoyé aux administrateurs Recrutement habilités. Les postes sans candidature sont inclus ; les brouillons et les postes en pause ou clôturés sont exclus.

Les évaluations, décisions de recrutement, messages confirmés et demandes de précisions de l’équipe, invitations à un entretien, appels et suivis, prolongations de délai accordées par l’équipe, notes manuelles, traitement des réponses et imports de candidats confirmés comptent comme activité de l’équipe. Les modifications apportées par votre équipe au poste, à son pipeline ou aux affectations de l’équipe dans Kit comptent également, y compris via MCP ou l’assistant. Les candidatures, réponses des candidats, visites de pages, mises à jour en arrière-plan et opérations de paiement ne comptent pas. Un entretien à venir, une offre dont la date d’expiration est à venir ou une tâche dont l’échéance n’est pas passée reporte le rappel.

Le rappel apparaît dans Kit et respecte vos préférences d’e-mail de recrutement ainsi que vos périodes de tranquillité. Chaque destinataire reçoit un seul rappel par période sans activité, sans escalade dans un canal Slack public ni message aux candidats. Si les responsabilités changent, les nouveaux responsables ou administrateurs habilités peuvent recevoir le rappel pour cette même période. Sur la page du poste, Le recrutement continue ouvre une nouvelle période de 30 jours. Préparer la clôture ouvre le parcours décrit ci-dessus pour vous laisser décider de la suite. Kit ne clôture jamais un poste automatiquement.