Mener les prises de références

Avant l’arrivée du candidat à cette étape

Utilisez une étape reference_check dans laquelle la collecte de références est activée. Fixez entre une et cinq le seuil de réponses terminées et décidez si au moins un référent doit être un ancien responsable. Par défaut, deux réponses terminées sont requises, dont une fournie par un responsable.

La description de l’étape doit expliquer au candidat pourquoi vous demandez des références et quand l’équipe compte les utiliser. Le candidat voit aussi les questions exactes avant de donner son consentement.

Consultez Configuration des modèles de processus pour connaître les clés de l’étape.

Désignation des référents et consentement du candidat

Lorsque le candidat atteint cette étape, son portail affiche Provide References (Fournir des références). Pour chaque référent, il saisit le nom, l’adresse e-mail, la relation professionnelle, le niveau d’expérience, la durée de collaboration et, s’il le souhaite, le poste et l’entreprise.

Avant l’envoi, Kit demande au candidat de confirmer que chaque personne a accepté d’être contactée et de consentir aux questions affichées. Kit conserve le texte du consentement, l’heure, le contexte de la demande et la version du jeu de questions. Les coordonnées des référents sont chiffrées ; la copie temporaire de la désignation est supprimée après la création des demandes individuelles.

Le candidat doit désigner au moins autant de personnes que l’exige le seuil de réponses, sans dépasser six et, si ce réglage est activé, inclure au moins un ancien responsable. Kit refuse les doublons et toute nouvelle demande adressée à un référent déjà sollicité pour une demande encore active.

Envoyer les demandes

Ouvrez la candidature et choisissez Send reference requests (Envoyer les demandes de référence). Kit adresse à chaque référent désigné par le candidat un lien qui lui est propre et enregistre l’état de la remise. Selon la configuration de l’étape et celle de l’expéditeur validé, Kit utilise l’expéditeur de références du compte ou l’adresse de la plateforme ; les désignations du candidat ne créent pas de demande manuelle à copier et envoyer.

Vérifiez les destinataires avant l’envoi. Le lien d’un référent est un lien porteur donnant accès à une seule demande : ne le collez pas dans une note partagée sur le candidat et ne le transférez pas à un autre référent.

Ce que voit le référent

La demande indique le candidat, l’entreprise et le poste. Le référent peut consulter ce à quoi le candidat a consenti, répondre à une courte question sur un éventuel réembauchage et à une question de comparaison, rédiger ses réponses ou refuser sans motif. Kit ne lui demande jamais de mot de passe, de fichier ni de coordonnées de paiement.

Les liens expirent 21 jours après la création de la demande. Un traitement quotidien peut envoyer jusqu’à deux rappels, espacés d’au moins cinq jours. Les demandes terminées, refusées, rejetées par le serveur de messagerie ou expirées ne reçoivent aucun rappel automatique.

Une réponse rapide par e-mail reste provisoire jusqu’à ce que le référent confirme sa réponse complète. Si l’analyse automatique du lien ou des clics contradictoires rendent le choix ambigu, Kit l’efface et demande au référent de répondre dans le formulaire.

Examiner le résultat

Le panneau des références de la candidature affiche la relation et la durée de collaboration, la réponse sur un éventuel réembauchage, le canal de réponse, ainsi que les états en attente, provisoire, refusé, rejeté par le serveur de messagerie ou expiré. Une fois le seuil de réponses atteint, il affiche aussi les repères de comparaison et toute alerte en cas de désaccord. Les réponses rédigées dans le formulaire sont conservées, mais n’apparaissent pas encore dans ce panneau. Le candidat voit seulement si chaque référent a répondu.

La prise de références n’est terminée que lorsque le nombre de réponses entièrement remplies atteint le seuil configuré. Une désignation ou un clic provisoire ne compte pas. Les notes ne constituent qu’un élément d’appréciation : Kit signale les désaccords et avertit lorsque le faible nombre de référents fragilise le résultat agrégé.

Résoudre les problèmes

• Aucune réponse : attendez les rappels cadencés ou contactez le référent par votre procédure habituelle.
• Message rejeté ou lien expiré : Kit ne peut ni remplacer ni rouvrir un ensemble de désignations déjà envoyé. Contactez le candidat en dehors de Kit et consignez l’exception dans la candidature ; ne réutilisez pas le lien périmé.
• Refus : Kit arrête les rappels, mais ne peut pas ajouter de remplaçant après l’envoi de l’ensemble de désignations. Contactez le candidat en dehors de Kit et consignez l’exception ; ne réutilisez pas la demande refusée.
• Questions inadaptées : ne réutilisez pas le consentement de la demande précédente. Kit ne permet pas encore d’envoyer une demande corrigée après l’envoi ; traitez l’exception en dehors de Kit selon votre procédure approuvée.

Checklist

• Activez la collecte et choisissez le seuil de réponses
• Confirmez si la référence d’un ancien responsable est obligatoire
• Vérifiez la description destinée au candidat et les questions affichées
• Vérifiez les adresses des référents avant l’envoi
• Surveillez les états des demandes et les incidents de remise dans le panneau de la candidature
• Examinez les choix de réembauchage disponibles, les repères de comparaison et l’alerte de désaccord