Referenzprüfungen durchführen

Bevor der Kandidat die Phase erreicht

Verwenden Sie eine Phase vom Typ reference_check mit aktivierter Referenzerfassung. Legen Sie den Schwellenwert für abgeschlossene Antworten zwischen eins und fünf fest und entscheiden Sie, ob mindestens eine vorgeschlagene Person eine Führungskraft sein muss. Standardmäßig sind zwei abgeschlossene Antworten erforderlich, davon mindestens eine von einer Führungskraft.

Die Phasenbeschreibung sollte Kandidaten erklären, warum Sie Referenzen benötigen und wann das Team sie voraussichtlich nutzt. Vor ihrer Einwilligung sehen Kandidaten außerdem die genauen Fragen.

Die Phasenschlüssel finden Sie unter Prozessvorlagen konfigurieren.

Vorschlag und Einwilligung des Kandidaten

Sobald der Kandidat die Phase erreicht, zeigt sein Portal Provide References (Referenzpersonen angeben). Er gibt für jede Referenzperson Name, E-Mail-Adresse, Arbeitsbeziehung, Erfahrungsstufe, Dauer der Zusammenarbeit sowie optional Rolle und Unternehmen an.

Vor dem Absenden muss der Kandidat bestätigen, dass jede Person einer Kontaktaufnahme zugestimmt hat, und einwilligen, dass ihr der angezeigte Fragensatz gestellt wird. Kit erfasst Einwilligungstext, Zeitpunkt, Anfragekontext und Version des Fragensatzes. Kontaktdaten der Referenzpersonen werden verschlüsselt; die vorläufige Kopie des Vorschlags wird entfernt, nachdem die einzelnen Anfragen erstellt wurden.

Der Kandidat muss mindestens so viele Personen wie für den Antwortschwellenwert nötig und höchstens sechs Personen vorschlagen. Falls konfiguriert, muss darunter mindestens eine Führungskraft sein. Doppelte oder bereits aktive Anfragen an dieselbe Referenzperson werden abgelehnt.

Anfragen senden

Öffnen Sie die Bewerbung des Kandidaten und wählen Sie Send reference requests (Referenzanfragen senden). Kit sendet jeder vom Kandidaten vorgeschlagenen Person einen eigenen begrenzten Link und erfasst den Zustellstatus. Abhängig von der Phasenkonfiguration und dem verifizierten Absender nutzt Kit den Referenzabsender des Kontos oder die Plattformadresse. Aus einem Vorschlag des Kandidaten entsteht keine manuelle Anfrage zum Kopieren und eigenen Versenden.

Prüfen Sie die Empfänger vor dem Versand. Der Link einer Referenzperson ist ein Zugangslink für genau eine Anfrage. Fügen Sie ihn nicht in eine gemeinsame Kandidatennotiz ein und leiten Sie ihn nicht an eine andere Referenzperson weiter.

Was die Referenzperson sieht

Die Anfrage nennt Kandidat, Unternehmen und Rolle. Die Referenzperson kann prüfen, welcher Befragung der Kandidat zugestimmt hat, kurze Fragen zur erneuten Einstellung und zum Vergleich beantworten, schriftliche Antworten geben oder ohne Begründung ablehnen. Kit fragt Referenzpersonen nie nach einem Passwort, einer Datei oder Zahlungsdaten.

Links laufen 21 Tage nach Erstellung der Anfrage ab. Eine tägliche Prüfung kann höchstens zwei Erinnerungen mit mindestens fünf Tagen Abstand senden. Für abgeschlossene, abgelehnte, unzustellbare oder abgelaufene Anfragen werden nicht automatisch Erinnerungen versendet.

Eine Schnellantwort per E-Mail bleibt vorläufig, bis die Referenzperson die vollständige Antwort bestätigt. Machen automatisierte Linkscanner oder widersprüchliche Klicks die Auswahl uneindeutig, verwirft Kit sie und bittet um eine Antwort im Formular.

Ergebnis prüfen

Der Referenzbereich der Bewerbung zeigt Arbeitsbeziehung und Dauer der Zusammenarbeit, Antwort zur erneuten Einstellung, Antwortkanal sowie den Status ausstehend, vorläufig, abgelehnt, unzustellbar oder abgelaufen. Sobald der Antwortschwellenwert erreicht ist, zeigt er außerdem Vergleichsmerkmale und einen Hinweis auf abweichende Antworten. Schriftliche Formularantworten werden gespeichert, derzeit aber nicht in diesem Bereich angezeigt. Der Kandidat sieht nur, ob die jeweilige Referenzperson geantwortet hat.

Die Referenzprüfung ist erst abgeschlossen, wenn die konfigurierte Anzahl vollständig ausgefüllter Antworten vorliegt. Ein Vorschlag oder ein vorläufiger Klick zählt nicht. Behandeln Sie Bewertungen als einen von mehreren Anhaltspunkten: Kit weist auf Abweichungen hin und warnt, wenn eine geringe Zahl von Referenzpersonen das Gesamtergebnis wenig belastbar macht.

Wiederherstellung

• Keine Antwort: Warten Sie auf die zeitlich gestaffelten Erinnerungen oder kontaktieren Sie die Referenzperson über Ihren üblichen Ablauf.
• Unzustellbar oder abgelaufen: Kit kann einen eingereichten Vorschlagssatz weder ersetzen noch erneut öffnen. Kontaktieren Sie den Kandidaten außerhalb von Kit und dokumentieren Sie die Ausnahme in der Bewerbung. Verwenden Sie den ungültigen Link nicht erneut.
• Abgelehnt: Kit stoppt die Erinnerungen, kann nach dem Absenden des Vorschlagssatzes aber keinen Ersatz hinzufügen. Kontaktieren Sie den Kandidaten außerhalb von Kit und dokumentieren Sie die Ausnahme. Verwenden Sie die abgelehnte Anfrage nicht erneut.
• Falscher Fragenumfang: Verwenden Sie die Einwilligung aus der früheren Anfrage nicht erneut. Kit kann derzeit nach dem Absenden keine überarbeitete Anfrage erstellen. Behandeln Sie die Ausnahme außerhalb von Kit nach Ihrem genehmigten Verfahren.

Kurz-Check

• Erfassung aktivieren und Antwortschwellenwert festlegen
• Entscheiden, ob eine Referenz von einer Führungskraft erforderlich ist
• Kandidatenbeschreibung und angezeigte Fragen prüfen
• Adressen der Referenzpersonen vor dem Versand prüfen
• Anfragestatus und Zustellfehler im Bewerbungsbereich beobachten
• Verfügbare Antworten zur erneuten Einstellung, Vergleichsmerkmale und Abweichungshinweis prüfen