Erinnerungen & Fristen
Wie Kit Teilnehmer, die ihre Schulung noch nicht abgeschlossen haben, automatisch anstupst und wie diese Erinnerungs-E-Mails getaktet und personalisiert werden.
Warum das zählt
Ein Programm zu veröffentlichen ist nur die halbe Arbeit – ein Auditor will den Nachweis, dass jede zugewiesene Person tatsächlich rechtzeitig abgeschlossen hat. Nachzüglern von Hand hinterherzulaufen ist genau die Fleißarbeit, die das Schulungsmodul von Kit abnehmen soll. Sobald ein Programm live ist und Personen eingeladen sind, hakt Kit für Sie nach: Es sendet allen, die noch nicht abgeschlossen haben, einen kleinen, festen Satz von Erinnerungs-E-Mails und stoppt in dem Moment, in dem sie fertig sind.
Die Erinnerungs-E-Mails
Kit sendet über die Laufzeit einer Anmeldung bis zu drei Arten von Erinnerung. Zwei sind an die Frist getaktet und gehen jeweils höchstens einmal hinaus; die dritte hakt bei dem einen Schritt nach, den die meisten am ehesten vergessen – dem Unterschreiben der Bestätigungserklärung – und wiederholt sich, bis er erledigt ist. Jede Erinnerung geht nur an Personen, die sie noch benötigen, und stoppt in dem Moment, in dem das nicht mehr der Fall ist.
| Erinnerung | Wann sie gesendet wird | Was sie sagt |
|---|---|---|
| Anstupser | Etwa einen Tag nach dem Versand der Einladung | Ein freundlicher Hinweis, loszulegen, für alle, die die Schulung noch nicht geöffnet haben. |
| Letzter Aufruf | Etwa einen Tag vor der Frist | Eine letzte Erinnerung, dass die Schulung bald fällig ist, für alle, die noch nicht fertig sind. |
| Bestätigungserklärung unterschreiben | Ab etwa zwei Tagen, nachdem jemand alle Folien angesehen und das Quiz bestanden, aber die Bestätigungserklärung noch nicht unterschrieben hat, danach alle paar Tage erneut | Ein Hinweis, dass noch ein erforderlicher Schritt aussteht – das Unterschreiben der Bestätigungserklärung – mit einem direkten Link zur Unterschriftsseite. |
Jede Erinnerung verlinkt den Empfänger direkt zurück zu seiner Schulung im Portal, in seiner eigenen Sprache.
Note
Wer eine Erinnerung nicht mehr benötigt, bekommt sie nie zu sehen. Schließt eine Person vor der Frist ab, wird die E-Mail zum letzten Aufruf schlicht nicht gesendet; unterschreibt sie die Bestätigungserklärung, stoppen die Erinnerungen zur Unterschrift sofort.
Warum es die Erinnerung zur Bestätigungserklärung gibt
Den Wissenscheck zu bestehen ist nicht die Ziellinie. Eine Anmeldung ist erst dann abgeschlossen, wenn der Teilnehmer alle Folien angesehen, das Quiz bestanden und die Bestätigungserklärung unterschrieben hat. Es ist leicht, das Quiz zu bestehen, einen Glückwunschbildschirm zu sehen und anzunehmen, man sei fertig – wer dort aufhört, bleibt daher In Bearbeitung und erscheint im Abschlussregister als Nicht abgeschlossen, selbst bei voller Punktzahl.
Die Erinnerung zur Bestätigungserklärung schließt diese Lücke. Sie richtet sich genau an diese Personen – Inhalte fertig, Bestätigungserklärung nicht unterschrieben – beginnend etwa zwei Tage, nachdem sie sich nicht mehr gemeldet haben, danach alle paar Tage erneut, bis zu dreimal. Sobald sie unterschreiben, stoppen die Erinnerungen und die Anmeldung wird als abgeschlossen markiert. Unter Wissenscheck & Bestätigungserklärung erfahren Sie, wie der Abschluss erfasst wird.
Video-Vorschau
Wenn einem Programm ein Video beigefügt ist – ein Clip einer Intro-Folie oder das Video zum Wissenscheck –, bettet Kit eine kurze animierte Vorschau davon in die Einladung und die Fristerinnerungen (Anstupser und letzter Aufruf) ein. Es ist eine kleine, leichtgewichtige Schleife, die den Blick auf sich ziehen und einen Vorgeschmack auf die Inhalte geben soll, bevor die Person klickt. Die Erinnerung zur Bestätigungserklärung lässt die Vorschau aus: Bis dahin hat die Person bereits alles angesehen und muss nur noch unterschreiben. Programme ohne Video lassen die Vorschau einfach weg; die E-Mails sehen trotzdem sauber und vollständig aus.
Unter Folien bearbeiten erfahren Sie, wie Sie einer Folie ein Video beifügen.
Getaktet, um aus Spam-Ordnern herauszubleiben
Erinnerungen werden einmal täglich am Morgen vorbereitet. Statt jede E-Mail im selben Augenblick abzufeuern – was für Mail-Anbieter wie ein Spam-Schwall aussehen kann –, verteilt Kit sie schrittweise: Jede Nachricht wird ein wenig nach der vorherigen eingeplant, natürlich über die folgenden Stunden gestreut. Große Gruppen gehen weiterhin alle am selben Morgen hinaus, nur als stetiger Strom statt als ein einziger Schwall. Sie konfigurieren nichts; diese Taktung erfolgt automatisch.
Wann Erinnerungen aktiv sind
Erinnerungen sind für jedes Konto standardmäßig aktiviert, sodass ein veröffentlichtes Programm mit eingeladenen Teilnehmern automatisch mit dem Nachhaken beginnt – es gibt nichts einzuschalten.
Auf einen Blick
- Das Programm ist veröffentlicht (Programme im Entwurf senden keine Erinnerungen)
- Teilnehmer wurden eingeladen
- Ein Video ist beigefügt, wenn Sie die Vorschau in der E-Mail möchten (optional)