Anti-Stall-Erinnerungen

So erinnert Kit die zuständigen Personen per Slack, wenn eine Bewertung oder Antwort im Bewerbungsprozess aussteht.

Warum das zählt

Kit prüft täglich, ob Bewertungen ausstehen, Kandidaten zu lange in einer Phase bleiben oder auf eine Antwort Ihres Teams warten. Über Slack erinnert es die zuständigen Personen. Dauert der Stillstand an, kann Kit das Einstellungsteam im Kanal informieren, sofern Sie diese Eskalation aktiviert haben.

Die Nachrichten stellen den wartenden Kandidaten in den Mittelpunkt, statt der zuständigen Person einen Vorwurf zu machen.

Was im Blick behalten wird

Kit prüft Ihre aktiven Pipelines einmal täglich und sucht nach drei Arten von Stillstand:

Stillstand	Wer erinnert wird	Wann
Bewertung ausstehend	Jeder Prüfer, der für eine Teambewertungsphase noch keine Bewertung abgegeben hat	Nach Ablauf der Frist für die erste Erinnerung
In einer Phase festgefahren	Das Einstellungsteam der Stelle	Ein Kandidat bleibt zu lange in einer Phase, die keine Bewertungsphase ist
Kandidat wartet auf uns	Das Einstellungsteam der Stelle	Das Team hat dem Kandidaten zu lange nicht geantwortet

Note

Die Prüfung „Kandidat wartet auf uns“ achtet darauf, ob Ihr Team dem Kandidaten tatsächlich eine E-Mail gesendet hat, nicht nur die Bewerbung bearbeitet hat. Eine Antwort im Entwurf, die Sie nie freigegeben haben, zählt nicht als Antwort.

Überfällige Entscheidungen zu Teambewertungen werden von einer eigenen, separaten Erinnerung abgedeckt und von diesen Einstellungen nicht beeinflusst.

Der Anstupser-Rhythmus

Die Erinnerungen erfolgen schrittweise:

Tag 3: eine freundliche Direktnachricht: „Das wartet auf Sie.“
Tag 5: eine zweite Erinnerung, mit den Schaltflächen „Schlummern“ und „Ansehen“ im Vordergrund.
Tag 6: ein Hinweis: „Ich melde das morgen im Team-Channel, sofern Sie es nicht schlummern lassen oder weitergeben.“
Tag 7: wenn für Ihr Konto die Channel-Eskalation aktiviert ist, postet Kit eine kandidatenbezogene Notiz in Ihrem Hiring-Channel, damit das Team helfen kann.

Tag 3 bis Tag 6 sind Direktnachrichten, jede Person erhält ihre also in ihrer eigenen Bevorzugten Sprache. Der Kanalbeitrag an Tag 7 verwendet stattdessen die Slack-Kanalsprache des Kontos, denn ein Kanal hat keine einzelne lesende Person.

Die Nachricht an Tag 6 kündigt den Kanalbeitrag vorab an.

Einen Anstupser entschärfen

Jede Erinnerungs-DM trägt zwei Schaltflächen:

Ansehen: springt direkt zur Bewertung oder Bewerbung in Kit.
2 Tage schlummern: pausiert die Erinnerungen für diesen Eintrag zwei Tage lang. Eine Aktion in Kit (die Bewertung abgeben, dem Kandidaten antworten, die Phase vorantreiben) löst den Stillstand von selbst auf; es gibt kein „Als erledigt markieren“ zum Anklicken.

Erinnerungen stummschalten

Anti-Stall-DMs sind eine persönliche, pausierbare Slack-Kategorie. Öffnen Sie Settings → Slack Notifications und deaktivieren Sie Hiring stall reminders, um sie nicht mehr zu erhalten, unabhängig von Ihren übrigen Hiring-DMs. Erinnerungen respektieren außerdem den Urlaubsmodus: Wenn Sie abwesend sind, meldet sich Kit weder per Slack noch per E-Mail bei Ihnen.

Important

Der Urlaubsmodus stellt die Erinnerung nur für Sie stumm; der Stillstand des Kandidaten fällt dabei aber nie unter den Tisch. Ist niemand erreichbar, der die Aktion schuldet (alle sind abwesend, haben Anstupser stummgeschaltet oder die Benachrichtigungen abbestellt), übergibt Kit die Erinnerung stattdessen an das übrige Einstellungsteam der Stelle, und die Nachricht nennt, wer abwesend ist und bis wann. Wer bereits im ersten Durchlauf angestupst wurde, erhält keinen zweiten Anstupser; bleibt danach niemand übrig, eskaliert Kit über das Team hinaus an Ihre Hiring-Admins. Der überfällige Eintrag wartet außerdem weiterhin im Bewertungs-Posteingang der prüfenden Person auf deren Rückkehr.

Administrator-Einstellungen

Konto-Administratoren steuern das Anti-Stall-Verhalten unter Hiring → Settings → Anti-stall reminders:

Send stall reminders: der Hauptschalter für die gesamte Funktion.
Escalate to a channel: wenn aktiviert, wird ein unbeantworteter Stillstand in Ihrem Hiring-Channel gepostet, nachdem die privaten Anstupser ausgeschöpft sind. Dies ist standardmäßig deaktiviert; öffentliche Posts stellen immer den Kandidaten in den Vordergrund, nennen nie eine Person in der Überschrift und erfolgen höchstens einmal pro Stillstand.

Note

Bei einer eingeschränkten Stellenanzeige wird die Channel-Eskalation nie ausgelöst. Kit postet zu einer eingeschränkten Stelle nichts in einen gemeinsamen Kanal, ganz gleich, um welche Art von Stillstand es geht; die privaten Direktnachrichten sind dort die gesamte Eskalation, unabhängig davon, wie diese Einstellung gesetzt ist.

Tip

Beginnen Sie nur mit privaten Erinnerungen. Aktivieren Sie die Channel-Eskalation, sobald sich Ihr Team damit wohlfühlt; sie ist am nützlichsten bei gemeinsamen Engpässen (ein Kandidat, der auf das gesamte Panel wartet) und weniger bei der Aufgabe einer einzelnen Person.

Wo Stillstände in Kit erscheinen

Über Slack hinaus tauchen überfällige Bewertungen in Ihrem Bewertungs-Posteingang im Abschnitt „Überfällige Bewertungen“ auf, sodass Sie mehrere in einem Rutsch abarbeiten können. Das ist praktisch, wenn Sie Slack nicht nutzen.

Auf einen Blick

Prüfen Sie, ob Send stall reminders aktiviert ist (Hiring → Settings)
Entscheiden Sie, ob Sie Escalate to a channel aktivieren möchten (standardmäßig deaktiviert)
Wählen Sie unter Slack-Benachrichtigungs-Channels Ihren Hiring-Channel aus, falls Sie eskalieren
Stellen Sie sicher, dass Teambewertungsphasen Prüfer zugewiesen haben; eine unbesetzte Phase ist der am leichtesten zu übersehende Stillstand
Sagen Sie Ihrem Team, dass es Hiring stall reminders bei Bedarf individuell stummschalten kann