Urlaubsmodus

Warum das wichtig ist

Wenn jemand in Ihrem Team in den Urlaub geht, können Dinge unbemerkt schiefgehen. Interviews bleiben unbesetzt, Bewertungen häufen sich und Kandidaten warten länger als nötig. Der Urlaubsmodus bietet Ihrem Team einen einzigen Schalter, der all das abfängt – er pausiert E-Mail-Benachrichtigungen, warnt das Team vor Abdeckungslücken und hält Ihre Recruiting-Pipeline am Laufen, während Sie abwesend sind.

Urlaubsmodus aktivieren

So aktivieren Sie den Urlaubsmodus:

1. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen → Urlaubsmodus (oder klicken Sie auf das Sonnensymbol in der Seitenleiste)
2. Wählen Sie ein Rückkehrdatum über die Datumsauswahl
3. Prüfen Sie die Zusammenfassung unter “Was passiert bei Aktivierung”
4. Klicken Sie auf Urlaubsmodus aktivieren

Vor der Aktivierung erscheint ein Bestätigungsdialog. Nach der Bestätigung:

• Ihre Team-Admins erhalten eine E-Mail mit einer Auflistung aller Interviews oder Phasen, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern
• Falls Sie aktuell im Bereitschaftsdienst (CSIRT) sind, wird Ihre Schicht automatisch an die nächste Person in der Rotation übergeben
• Ein Urlaubsabzeichen erscheint neben Ihrem Namen auf der gesamten Plattform

Was pausiert wird

Kanal	Während des Urlaubs	Nach der Rückkehr
E-Mail-Benachrichtigungen	Pausiert	Werden automatisch fortgesetzt
In-App-Benachrichtigungen	Werden weiterhin zugestellt	Entfällt – immer aktiv
Browser-Push-Benachrichtigungen	Werden weiterhin zugestellt	Entfällt – immer aktiv
Slack-Direktnachrichten (Bereitschaftswarnungen)	Abhängig von der Rotation	Werden mit der nächsten Schicht fortgesetzt

Alle Benachrichtigungen werden weiterhin im System erfasst. Wenn Sie zurückkehren, zeigt Ihr Benachrichtigungseingang alles an, was während Ihrer Abwesenheit passiert ist – nichts geht verloren.

Auswirkungen auf Interviews

Automatische Terminplanung

Wenn ein Kandidat ein Interview bucht, überspringt Kit automatisch Teammitglieder, die im Urlaub sind. Der Planungsalgorithmus leitet Interviews an den nächsten verfügbaren Reviewer weiter, sodass Kandidaten immer einen zeitnahen Termin erhalten.

Falls alle Interviewer einer Phase im Urlaub sind, greift das System auf den gesamten Reviewer-Pool zurück und protokolliert eine Warnung.

Bereits geplante Interviews

Interviews, die bereits vor der Aktivierung des Urlaubsmodus gebucht wurden, erscheinen in Ihrer Auswirkungsübersicht. Sie können diese direkt neu zuweisen:

1. Öffnen Sie das Interview über den Link in der Auswirkungsübersicht (oder über Recruiting → Interviews)
2. Verwenden Sie im Bereich Interviewer das Dropdown Vertretung auswählen neben Ihrem Namen
3. Klicken Sie auf Neu zuweisen

Der neue Interviewer erhält die vollständige Interview-Benachrichtigung per E-Mail mit ICS-Kalendereinladung, Meeting-Link und Kandidatendetails.

Interviewer neu zuweisen

Die Neuzuweisung von Interviewern ist bei jedem ausstehenden oder bestätigten Interview möglich, nicht nur während des Urlaubs. Jeder Teilnehmer kann auf der Interview-Detailseite ausgetauscht werden. Teammitglieder im Urlaub erscheinen als deaktivierte Optionen im Vertretungs-Dropdown.

Auswirkungen auf Bewertungen

Wenn Sie der einzige Reviewer einer Phase mit aktiven Kandidaten sind, erscheint eine rote Handlung erforderlich-Karte auf Ihrer Urlaubsmodus-Seite mit einem direkten Link zu den Reviewer-Einstellungen der Phase. Diese Warnung erscheint auch als orangefarbenes Dreieckssymbol auf der Phasenkarte in der Pipeline-Ansicht.

Erwägen Sie, vor Ihrer Abreise einen Vertretungs-Reviewer hinzuzufügen – navigieren Sie zu den Phaseneinstellungen und fügen Sie einen Kollegen zur Reviewer-Liste hinzu.

Phasenwarnung: Alle Reviewer im Urlaub

Wenn alle zugewiesenen Reviewer einer Phase im Urlaub sind, zeigt Kit ein Warnsymbol auf der Phasenkarte im Pipeline-Board an. Dies hilft Hiring Managern, Engpässe auf einen Blick zu erkennen. Falls Sie Slack verbunden haben, wird auch eine Benachrichtigung in Ihrem Recruiting-Kanal veröffentlicht.

Bereitschaftsrotation (CSIRT)

Der Urlaubsmodus ist in die CSIRT-Bereitschaftsrotation integriert:

• Aktuell im Bereitschaftsdienst? Ihre Schicht wird sofort an die nächste verfügbare Person übergeben, wenn Sie den Urlaubsmodus aktivieren. Keine manuelle Übergabe erforderlich.
• Im Rotationspool? Sie werden während geplanter Rotationen im Urlaub automatisch übersprungen. Die nächste nicht im Urlaub befindliche Person übernimmt die Schicht.
• Alle im Urlaub? Falls alle Rotationsmitglieder im Urlaub sind, behält das System die zuletzt zugewiesene Person bei, um eine Lücke zu vermeiden. Eine Warnung benachrichtigt die Konto-Admins.

Ihr Urlaubsstatus ist als Abzeichen neben Ihrem Namen auf der Bereitschaftsdienstplan-Seite sichtbar.

Sichtbarkeit im Team

Wenn jemand im Urlaub ist, erscheint ein kleines Im Urlaub-Abzeichen neben dem Namen an mehreren Stellen:

• Teammitglieder-Seite (Kontoeinstellungen)
• Interview-Teilnehmer auf der Interview-Detailseite
• Bereitschaftsrotation-Mitgliederliste
• Phasen-Reviewer-Zuweisungen

Wenn Sie mit der Maus über das Abzeichen fahren, wird angezeigt, wann die Person zurückkehrt (z. B. “Zurück in 5 Tagen”).

Automatischer Ablauf

Der Urlaubsmodus läuft automatisch ab, wenn Ihr Rückkehrdatum überschritten ist. Sie müssen nicht daran denken, ihn auszuschalten – das System deaktiviert ihn und Ihre E-Mail-Benachrichtigungen werden sofort fortgesetzt.

Der Bereinigungsjob läuft alle paar Stunden. In der Praxis prüft on_holiday? das Datum in Echtzeit, sodass die E-Mail-Unterdrückung in dem Moment endet, in dem Ihre Urlaubszeit abläuft – noch bevor die Bereinigung ausgeführt wird.

Vorzeitige Rückkehr

Wenn Sie früher zurückkommen:

1. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen → Urlaubsmodus
2. Klicken Sie auf Ich bin früher zurück

Der Urlaubsmodus wird sofort deaktiviert und Ihre E-Mail-Benachrichtigungen werden fortgesetzt.

Hinweis zu E-Mail-Einstellungen

Solange der Urlaubsmodus aktiv ist, erscheint ein Hinweis oben auf Ihrer E-Mail-Einstellungen-Seite, der erklärt, dass E-Mail-Benachrichtigungen pausiert sind. Ihre E-Mail-Abonnement-Einstellungen bleiben erhalten – sie greifen wieder, sobald der Urlaubsmodus endet.

Kurz-Checkliste

Bevor Sie den Urlaubsmodus aktivieren:

• Prüfen Sie die Auswirkungsübersicht auf Phasen, in denen Sie einziger Reviewer sind – fügen Sie bei Bedarf einen Vertretungs-Reviewer hinzu
• Überprüfen Sie anstehende Interviews während Ihres Urlaubszeitraums – weisen Sie diese bei Bedarf neu zu
• Falls Sie im Bereitschaftsdienst sind, bestätigen Sie, dass die nächste Person in der Rotation verfügbar ist
• Informieren Sie Ihr Team über Ihr Rückkehrdatum (Kit benachrichtigt Admins automatisch)