Interviewplanung

Konfigurieren Sie Interview-Phasen, weisen Sie Interviewer zu, verwalten Sie Buchungen und behandeln Sie Absagen und Umbuchungen.

Warum das zählt

In den Interview-Phasen wird die Terminplanung lebendig. Sie legen fest, wer interviewt und wie lange es dauert, während eine kontoweite Planungsstrategie bestimmt, wie die Verfügbarkeit mehrerer Interviewer kombiniert wird. Kandidaten sehen nur die Zeitfenster, die zu Ihrer Konfiguration passen, buchen direkt, und alle erhalten automatisch eine Kalendereinladung.

Eine Interview-Phase konfigurieren

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Stellenanzeige können Sie über die Pipeline-Konfiguration Interview-Phasen hinzufügen.

Eine Interview-Phase erstellen

Navigieren Sie zu Ihrer Stellenanzeige
Klicken Sie auf Phasen bearbeiten oder öffnen Sie den Pipeline-Editor
Fügen Sie eine neue Phase hinzu oder bearbeiten Sie eine bestehende
Setzen Sie den Phasentyp auf Interview
Konfigurieren Sie die Interview-Einstellungen

Pflichteinstellungen

Einstellung	Beschreibung
Phasenname	Wie die Phase den Kandidatinnen und Kandidaten angezeigt wird (z. B. „Technisches Interview” oder „Kulturelles Gespräch”)
Dauer	Interviewdauer in Minuten (15, 30, 45, 60, 90 oder individuell)
Interviewer	Teammitglieder, die in dieser Phase Interviews durchführen

Optionale Einstellungen

Einstellung	Beschreibung	Standard
Meeting-URL	Link zum Videoanruf (Zoom, Google Meet usw.)	Keine
Hinweise	Hinweise für Kandidatinnen und Kandidaten (was vorzubereiten ist, was sie erwartet)	Keine
Automatisches Weiterführen	Ob Kandidatinnen und Kandidaten nach Abschluss automatisch in die nächste Phase verschoben werden	Deaktiviert

Planungsstrategie

Die Planungsstrategie steuert, wie Kit die Verfügbarkeit mehrerer Interviewer zu buchbaren Zeitfenstern kombiniert. Es handelt sich um eine kontoweite Einstellung, die für jede Interview-Phase gilt – nicht um eine Option pro Phase. Konfigurieren Sie sie unter Hiring > Settings > General. Es gibt zwei Optionen:

Maximale Verfügbarkeit

Zeigt Zeitfenster an, in denen ein beliebiger zugewiesener Interviewer frei ist. Sobald ein Kandidat bucht, weist Kit das Interview einem der verfügbaren Interviewer zu.

Verwenden Sie diese Option, wenn:

Erstgespräche anstehen, die jeder Interviewer führen kann
Standardisierte Interviews mit einem Interviewleitfaden geführt werden
Sie Kandidaten möglichst viele Zeitfenster zur Auswahl geben möchten

Kompromisse:

Mehr verfügbare Zeitfenster (einfacher für Kandidaten zu buchen)
Interviews verteilen sich womöglich ungleichmäßig, wenn einige Interviewer mehr Verfügbarkeit haben
Weniger Kontrolle darüber, wer genau welchen Kandidaten interviewt

Ausgewogene Verteilung (Round Robin)

Zeigt zuerst Zeitfenster der am wenigsten ausgelasteten Interviewer an, um Interviews gleichmäßig im Team zu verteilen.

Verwenden Sie diese Option, wenn:

Sie einen Pool von Interviewern haben, die Erstgespräche übernehmen können
Sie verhindern möchten, dass eine Person überlastet wird
Fairness und eine ausgewogene Arbeitslast wichtig sind

Kompromisse:

Gleicht die Interviewanzahl im Team automatisch aus
Kandidaten sehen weiterhin eine gute Auswahl an Zeitfenstern
Stützt sich auf die erfassten Interviewzähler, um die am wenigsten ausgelastete Person zu bestimmen

Das sollten Sie tun	Das sollten Sie vermeiden
Maximale Verfügbarkeit verwenden, wenn Kandidaten möglichst schnell buchen sollen	Eine Team-Modus-Auswahl pro Phase erwarten – die Strategie ist kontoweit
Ausgewogene Verteilung verwenden, wenn Sie einen Pool von 3+ Interviewern haben	Ausgewogene Verteilung mit nur 1 Interviewer verwenden – es gibt nichts auszugleichen

Interviewer zuweisen

Weisen Sie für jede Phase die Interviewer zu.

Interviewer hinzufügen

Suchen Sie in der Phasenkonfiguration nach Interviewer
Klicken Sie auf Interviewer hinzufügen
Wählen Sie ein Teammitglied aus dem Dropdown
Wählen Sie dessen Verfügbarkeitsplan (oder verwenden Sie den Standard)
Klicken Sie auf Hinzufügen

Mehrere Interviewer

Fügen Sie so viele Interviewer wie nötig hinzu. Kit kombiniert deren Verfügbarkeit gemäß der Planungsstrategie Ihres Kontos.

Bei beiden Strategien bedeuten mehr Interviewer in der Regel mehr verfügbare Zeitfenster für Kandidaten – Maximale Verfügbarkeit zeigt jeden freien Interviewer an, während Ausgewogene Verteilung Buchungen zu denjenigen lenkt, die bisher die wenigsten Interviews haben.

Interviewer-Rollen

Kit erzwingt keine formalen Rollen, aber Sie können einen Lead-Interviewer festlegen, indem Sie dessen Rolle in der Konfiguration der Interview-Phase einstellen. Der Lead erscheint zuerst in den Kalendereinladungen und erhält Benachrichtigungen über Absagen oder Umbuchungen.

Buchungsablauf für Kandidaten

Wenn ein Kandidat eine Interview-Phase erreicht:

Er erhält eine E-Mail mit einem Link zur Terminbuchungsseite
Die Buchungsseite zeigt alle verfügbaren Zeitfenster für die nächsten 14 Tage – das ist die Voreinstellung, konfigurierbar bis zu 30 Tagen
Er wählt ein Datum aus der Kalenderansicht
Er wählt ein bestimmtes Zeitfenster
Er bestätigt die Buchung

Kit erledigt sofort:

Erstellt den Intervieweintrag und bestätigt ihn automatisch – Buchung und Bestätigung erfolgen in einem Schritt
Sendet Kalendereinladungen an alle zugewiesenen Interviewer
Sendet eine Bestätigungs-E-Mail an den Kandidaten
Aktualisiert den Phasenfortschritt auf „Interview geplant”

Was Kandidaten sehen

Die Buchungsseite zeigt:

Ihre Verfügbarkeit als Kalenderraster (Tage mit Zeitfenstern sind hervorgehoben)
Zeitzonen, umgerechnet auf die lokale Zeit des Kandidaten
Interviewdauer
Namen der Interviewer (optional – in den Phaseneinstellungen ausblendbar)
Hinweise oder Vorbereitungsinfos, die Sie der Phasenkonfiguration hinzugefügt haben

Was Kandidaten nicht sehen:

Warum bestimmte Zeitfenster nicht verfügbar sind (Konflikte, Meeting-Limits usw.)
Kalenderdetails oder Termintitel der Interviewer
Pufferzeit rund um Interviews

Interviews bestätigen

Interviews werden in dem Moment automatisch bestätigt, in dem ein Kandidat bucht – es gibt keinen separaten Schritt „ausstehend”, den der Kandidat noch abschließen müsste. Sobald die Buchung gespeichert ist, wechselt das Interview direkt auf „bestätigt”.

Bestätigungsaktionen

Wenn ein Interview bei der Buchung bestätigt wird:

Der Interviewstatus wird auf „bestätigt” gesetzt
Alle Interviewer erhalten eine Benachrichtigung (wenn Slack verbunden ist)
Eine Bestätigungs-E-Mail wird an den Kandidaten gesendet

Erinnerungs-E-Mails

Kit sendet eine einzige Erinnerung pro Interview, sobald es bestätigt ist. Die Erinnerung wird verschickt, wenn das Interview innerhalb der nächsten 24 Stunden liegt, und enthält den Meeting-Link. Jedes Interview wird nur einmal erinnert.

Umbuchung

Kandidaten können Interviews umbuchen, wenn nötig, sofern die Umbuchungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Umbuchungsfrist

Standardmäßig können Kandidaten bis 24 Stunden vor dem Interviewbeginn umbuchen. Nach Ablauf der Frist verschwindet die Schaltfläche zum Umbuchen und sie müssen Sie direkt kontaktieren.

Sie können die Frist unter Hiring > Settings > General anpassen.

Umbuchungsablauf

Der Kandidat klickt in seinem Portal auf Umbuchen
Er sieht denselben Zeitfenster-Picker wie bei der Erstbuchung
Er wählt eine neue Zeit
Kit aktualisiert die Kalendereinladungen für alle Interviewer
Alle erhalten eine Benachrichtigung über die Änderung

Die Umbuchungshistorie wird zur Nachverfolgung im Intervieweintrag protokolliert.

Absagen

Beide Seiten können Interviews absagen.

Absage durch den Kandidaten

Wenn ein Kandidat über sein Portal absagt:

Der Interviewstatus wechselt auf „abgesagt”
Kalendereinladungen werden mit einer Absagenotiz aktualisiert
Interviewer erhalten eine Benachrichtigung
Der Kandidat kann eine neue Zeit buchen, wenn die Phase noch aktiv ist

Absage durch den Interviewer

Wenn Sie absagen müssen:

Navigieren Sie zur Interviewdetailseite
Klicken Sie auf Interview absagen
Geben Sie optional einen Grund an
Bestätigen Sie die Absage

Kit benachrichtigt den Kandidaten und bietet eine Neubuchung an.

Nichterscheinen

Wenn ein Kandidat nicht zum Interview erscheint, können Sie es auf der Interviewdetailseite als „nicht erschienen” markieren. Dies protokolliert die Abwesenheit, lehnt den Kandidaten aber nicht automatisch ab – Sie entscheiden, wie es weitergeht.

Geplante Interviews verwalten

Alle geplanten Interviews finden Sie im Hiring-Dashboard.

Filter

Anstehend – In der Zukunft geplante Interviews
Vergangen – Abgeschlossene Interviews oder Nichterscheinen
Nach Status – Ausstehend, bestätigt, abgesagt, abgeschlossen, nicht erschienen

Interviewdetailseite

Klicken Sie auf ein beliebiges Interview, um Folgendes zu sehen:

Kandidatenname und Stellenanzeige
Geplantes Datum/Uhrzeit in den Zeitzonen aller Interviewer
Zugewiesene Interviewer
Meeting-URL (zum Beitreten klicken)
Interviewverlauf (gebucht, bestätigt, umgebucht usw.)
Aktionen: bestätigen, absagen, als nicht erschienen markieren, abschließen

Interviews abschließen

Nachdem ein Interview beendet ist:

Navigieren Sie zur Interviewdetailseite
Klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren
Fügen Sie optional Notizen oder Feedback hinzu (wenn Feedbackformulare aktiviert sind)
Entscheiden Sie, ob der Kandidat in die nächste Phase weiterzuführen ist

Kit erfasst die Abschlusszeit und protokolliert sie für Berichte.

Meeting-URLs

Sie können Meeting-URLs auf Phasenebene oder pro Interview konfigurieren.

Meeting-URL auf Phasenebene

Legen Sie eine Standard-Meeting-URL (Zoom, Google Meet usw.) in der Phasenkonfiguration fest. Jedes in dieser Phase geplante Interview verwendet diese URL.

Verwenden Sie dies, wenn:

Sie einen dedizierten Zoom-Raum für Interviews haben
Alle Interviewer einen gemeinsamen Google Meet-Raum nutzen
Sie Konsistenz über alle Interviews hinweg wünschen

URLs pro Interview

Überschreiben Sie bei Bedarf die URL auf Phasenebene für einzelne Interviews. Navigieren Sie zur Interviewdetailseite und klicken Sie auf Meeting-URL bearbeiten.

Verwenden Sie dies, wenn:

Verschiedene Interviewer eigene Zoom-Konten haben
Sie für einen bestimmten Kandidaten von Video auf Telefon wechseln müssen
Eine kurzfristige URL-Änderung erforderlich ist

Google Meet-Integration

Wenn Sie Google Calendar verbinden, kann Kit automatisch Google Meet-Räume für Interviews erstellen. Aktivieren Sie dies unter Integrationen > Google Calendar. Jedes Interview erhält einen eigenen Meet-Link, den Kit der Kalendereinladung hinzufügt.

Auf einen Blick

Fügen Sie eine Interview-Phase zur Pipeline Ihrer Stellenanzeige hinzu
Legen Sie die Interviewdauer je nach Interviewtyp fest (typisch 30–60 Minuten)
Weisen Sie Interviewer zu, die Verfügbarkeitspläne konfiguriert haben
Wählen Sie die Planungsstrategie Ihres Kontos (Maximale Verfügbarkeit oder Ausgewogene Verteilung) unter Hiring > Settings > General
Fügen Sie eine Meeting-URL hinzu oder aktivieren Sie die Google Meet-Integration
Veröffentlichen Sie die Stellenanzeige, damit Kandidaten die Interview-Phase erreichen können
Testen Sie den Buchungsablauf, indem Sie das Kandidatenportal aufrufen
Überwachen Sie geplante Interviews im Hiring-Dashboard