Interviewplanung

Warum das zählt

In den Interview-Phasen wird die Terminplanung lebendig. Sie legen fest, wer interviewt, wie lange es dauert und wie viele Interviewer teilnehmen müssen. Eine Phase, die zwei oder mehr Interviewer verlangt, bietet nur Zeiten an, zu denen so viele frei sind; eine Phase mit nur einem Interviewer folgt der kontoweiten Planungsstrategie. Kandidaten sehen nur die Zeitfenster, die zu Ihrer Konfiguration passen, und buchen direkt; alle, die für das Interview gebucht sind, bekommen die .ics-Einladung per E-Mail, und wer Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben aktiviert hat, bekommt das Interview zusätzlich direkt in den Kalender eingetragen.

Eine Interview-Phase konfigurieren

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Stellenanzeige können Sie über die Pipeline-Konfiguration Interview-Phasen hinzufügen.

Eine Interview-Phase erstellen

1. Navigieren Sie zu Ihrer Stellenanzeige
2. Klicken Sie auf Phasen bearbeiten oder öffnen Sie den Pipeline-Editor
3. Fügen Sie eine neue Phase hinzu oder bearbeiten Sie eine bestehende
4. Setzen Sie den Phasentyp auf Interview
5. Konfigurieren Sie die Interview-Einstellungen

Pflichteinstellungen

Einstellung	Beschreibung
Phasenname	Wie die Phase den Kandidatinnen und Kandidaten angezeigt wird (z. B. „Technisches Interview“ oder „Kulturelles Gespräch“)
Dauer	Interviewdauer in Minuten (15, 30, 45, 60, 90 oder individuell)
Interviewer	Teammitglieder, die in dieser Phase Interviews durchführen
Erforderliche Interviewer	Wie viele von ihnen teilnehmen müssen (mindestens 1, Standard 1). Über 1 bietet Kit nur Zeitfenster an, in denen so viele gleichzeitig frei sind

Planungsstrategie

Wie Kit die Verfügbarkeit mehrerer Interviewer zu buchbaren Zeitfenstern kombiniert, hängt von zwei Einstellungen ab:

• Erforderliche Interviewer, pro Phase. Bleibt der Wert bei 1, entscheidet die kontoweite Strategie weiter unten. Ab 2 übernimmt die Phase und bietet nur Zeitfenster an, in denen so viele Interviewer frei sind.
• Die Planungsstrategie, kontoweit unter Hiring > Einstellungen > Allgemein. Es gibt zwei Optionen, und sie gelten für jede Phase, die nur einen Interviewer benötigt.

Maximale Verfügbarkeit

Zeigt Zeitfenster an, in denen ein beliebiger zugewiesener Interviewer frei ist. Sobald ein Kandidat bucht, weist Kit das Interview einem der verfügbaren Interviewer zu.

Verwenden Sie diese Option, wenn:

• Erstgespräche anstehen, die jeder Interviewer führen kann
• Standardisierte Interviews mit einem Interviewleitfaden geführt werden
• Sie Kandidaten möglichst viele Zeitfenster zur Auswahl geben möchten

Kompromisse:

• Mehr verfügbare Zeitfenster (einfacher für Kandidaten zu buchen)
• Interviews verteilen sich womöglich ungleichmäßig, wenn einige Interviewer mehr Verfügbarkeit haben
• Weniger Kontrolle darüber, wer genau welchen Kandidaten interviewt

Ausgewogene Verteilung (Round Robin)

Zeigt zuerst Zeitfenster der am wenigsten ausgelasteten Interviewer an, um Interviews gleichmäßig im Team zu verteilen.

Verwenden Sie diese Option, wenn:

• Sie einen Pool von Interviewern haben, die Erstgespräche übernehmen können
• Sie verhindern möchten, dass eine Person überlastet wird
• Fairness und eine ausgewogene Arbeitslast wichtig sind

Kompromisse:

• Gleicht die Interviewanzahl im Team automatisch aus
• Kandidaten sehen weiterhin eine gute Auswahl an Zeitfenstern
• Stützt sich auf die erfassten Interviewzähler, um die am wenigsten ausgelastete Person zu bestimmen

Mehrere Interviewer verlangen

Setzen Sie Erforderliche Interviewer in einer Phase über 1, fragt Kit die kontoweite Strategie nicht mehr ab. Es beginnt bei jedem Zeitfenster, in dem irgendein Interviewer frei ist, und streicht anschließend jedes Zeitfenster, in dem weniger als die geforderte Anzahl frei ist. Das Ergebnis ist immer eine Teilmenge von „Maximale Verfügbarkeit“: nie mehr Zeitfenster, meist weniger. Bucht ein Kandidat, setzt Kit genau so viele Interviewer ein und bevorzugt dabei diejenigen mit den wenigsten anstehenden Interviews. „Ausgewogene Verteilung“ bestimmt dann nicht mehr, welche Zeitfenster erscheinen; die Auslastung entscheidet nur noch darüber, wer eingesetzt wird.

Verlangen Sie mehr Interviewer, als Sie buchen können, gibt es keinen Fehler, und es werden deswegen auch keine Zeitfenster ausgeblendet. Kit begrenzt die Anforderung auf die Zahl der zugewiesenen Interviewer mit Verfügbarkeitsplan, bucht weniger Personen und kennzeichnet die Phase mit Zu wenige buchbare Interviewer: „Diese Phase verlangt mehr Interviewer, als derzeit buchbar sind – Kandidaten buchen daher mit weniger. Verringern Sie die geforderte Anzahl oder hinterlegen Sie für einen weiteren zugewiesenen Interviewer einen Verfügbarkeitsplan.“ Hat keiner der zugewiesenen Interviewer einen Verfügbarkeitsplan, zeigt die Phase stattdessen Keine Verfügbarkeitspläne konfiguriert an, und es lässt sich gar nichts buchen.

Das sollten Sie tun	Das sollten Sie vermeiden
Maximale Verfügbarkeit verwenden, wenn Kandidaten möglichst schnell buchen sollen	Eine Auswahl zwischen Maximale Verfügbarkeit und Ausgewogene Verteilung pro Phase erwarten; diese beiden sind kontoweit, der Hebel pro Phase heißt Erforderliche Interviewer
Ausgewogene Verteilung verwenden, wenn Sie einen Pool von 3+ Interviewern haben	Ausgewogene Verteilung mit nur 1 Interviewer verwenden, es gibt nichts auszugleichen
Erforderliche Interviewer nur in Phasen erhöhen, in denen mehrere Personen dabei sein müssen	Erwarten, dass eine höhere geforderte Anzahl Zeitfenster hinzufügt; sie nimmt immer nur welche weg

Interviewer zuweisen

Weisen Sie für jede Phase die Interviewer zu.

Interviewer hinzufügen

1. Suchen Sie in der Phasenkonfiguration nach Interviewer
2. Klicken Sie auf Interviewer hinzufügen
3. Wählen Sie ein Teammitglied aus dem Dropdown
4. Klicken Sie auf Hinzufügen

Kit ermittelt die Verfügbarkeit jedes Interviewers stets aus dessen eigenem verknüpften Verfügbarkeitsplan; eine Überschreibung des Plans pro Zuweisung gibt es nicht.

Mehrere Interviewer

Fügen Sie so viele Interviewer wie nötig hinzu. Wie Kit deren Verfügbarkeit kombiniert, hängt von Erforderliche Interviewer in dieser Phase ab: Bleibt der Wert bei 1, entscheidet die Planungsstrategie Ihres Kontos; ab 2 werden nur Zeitfenster angeboten, in denen so viele Interviewer frei sind.

Mehr Interviewer bedeuten in der Regel mehr verfügbare Zeitfenster für Kandidaten: Maximale Verfügbarkeit zeigt jeden freien Interviewer an, Ausgewogene Verteilung lenkt Buchungen zu denjenigen, die bisher die wenigsten Interviews haben, und eine Phase mit mehreren erforderlichen Interviewern erreicht diese Zahl leichter.

Interviewer-Rollen

Kit erzwingt keine formalen Rollen, aber Sie können einen Lead-Interviewer festlegen, indem Sie dessen Rolle in der Konfiguration der Interview-Phase einstellen. Kit erstellt den Meeting-Link über das Google-Konto des Lead-Interviewers, sofern dieser Google Meet verbunden hat, andernfalls über das Konto des ersten eingesetzten Interviewers, bei dem das zutrifft. Die übrigen eingesetzten Interviewer macht Kit anschließend zu Co-Hosts dieses Raums (siehe Google Meet-Integration weiter unten). Die Zustellung in den Kalender erfolgt pro Person: Wer für das Interview gebucht ist und einen verbundenen Kalender mit aktivierter Ereigniserstellung hat, bekommt einen eigenen Eintrag, alle anderen bekommen die .ics-Datei per E-Mail. Niemand erscheint als Teilnehmer im Eintrag einer anderen Person, sodass es keine Reihenfolge der Teilnehmer gibt.

Buchungsablauf für Kandidaten

Wenn ein Kandidat eine Interview-Phase erreicht:

1. Er erhält eine E-Mail mit einem Link zur Terminbuchungsseite
2. Die Buchungsseite zeigt alle verfügbaren Zeitfenster für die nächsten 14 Tage (Voreinstellung, konfigurierbar bis zu 30 Tagen)
3. Er wählt ein Datum aus der Kalenderansicht
4. Er wählt ein bestimmtes Zeitfenster
5. Er bestätigt die Buchung

Kit erledigt sofort:

• Erstellt den Intervieweintrag und bestätigt ihn automatisch; Buchung und Bestätigung erfolgen in einem Schritt
• Trägt das Interview bei jedem eingesetzten Interviewer in den Kalender ein: als Kalendereintrag bei allen, die die Ereigniserstellung erlauben, und als .ics-Datei per E-Mail bei allen anderen
• Sendet eine Bestätigungs-E-Mail an den Kandidaten
• Aktualisiert den Phasenfortschritt auf „Interview geplant“

Wenn das Zeitfenster gerade vergeben wurde

Die Liste der Zeitfenster entsteht beim Laden der Seite. Sitzen zwei Kandidaten gleichzeitig auf dieser Seite, kann beiden dieselbe Stunde angeboten werden. Kit prüft im Moment der Bestätigung erneut: Die erste Buchung gewinnt, die zweite wird abgelehnt, statt einen Interviewer stillschweigend doppelt zu belegen. Dieser Kandidat sieht „Dieser Termin wurde gerade vergeben. Bitte wählen Sie einen anderen.“, die Liste der Zeitfenster wird ohne die vergebene Stunde neu aufgebaut, und er bucht von dort aus erneut. An seiner Bewerbung ändert sich sonst nichts.

Dieselbe Absicherung gilt für die Umbuchung. Wählt ein Kandidat eine Stunde, zu der ein eingesetzter Interviewer bereits einem anderen Interview zugesagt hat, sieht er dieselbe Meldung, und das Interview bleibt, wo es war. Verschiebt ein Kollege das Interview auf der Interviewdetailseite, wird die Umbuchung genauso abgelehnt, dort allerdings mit dem Wortlaut der Validierungsmeldung statt mit diesem einen Satz. Im Support sollte man diese Ablehnung kennen: Sie zeigt, dass der Kalender funktioniert hat, und nicht, dass etwas schiefgegangen ist.

Was Kandidaten sehen

Die Buchungsseite zeigt:

• Ihre Verfügbarkeit als Kalenderraster (Tage mit Zeitfenstern sind hervorgehoben)
• Zeitzonen, umgerechnet auf die lokale Zeit des Kandidaten
• Interviewdauer
• Namen der Interviewer (optional, in den Phaseneinstellungen ausblendbar)

Was Kandidaten nicht sehen:

• Warum bestimmte Zeitfenster nicht verfügbar sind (Konflikte, Meeting-Limits usw.)
• Kalenderdetails oder Termintitel der Interviewer
• Pufferzeit rund um Interviews

Interviews bestätigen

Interviews werden in dem Moment automatisch bestätigt, in dem ein Kandidat bucht. Es gibt keinen separaten Schritt „ausstehend“, den der Kandidat noch abschließen müsste. Sobald die Buchung gespeichert ist, wechselt das Interview direkt auf „bestätigt“.

Bestätigungsaktionen

Wenn ein Interview bei der Buchung bestätigt wird:

• Der Interviewstatus wird auf „bestätigt“ gesetzt
• Alle Interviewer erhalten eine Benachrichtigung (wenn Slack verbunden ist)
• Eine Bestätigungs-E-Mail wird an den Kandidaten gesendet

Erinnerungs-E-Mails

Kit sendet eine einzige Erinnerung pro Interview, sobald es bestätigt ist. Die Erinnerung wird verschickt, wenn das Interview innerhalb der nächsten 24 Stunden liegt, und enthält den Meeting-Link. Pro Interview wird nur eine Erinnerung verschickt.

Optionale SMS-Erinnerungen

Aktivieren Sie Kandidaten vor Interviews per SMS erinnern unter Hiring-Einstellungen. Kit sendet dem Kandidaten dann etwa eine Stunde vor einem bestätigten Interview eine SMS, sofern sein Profil eine gültige polnische Telefonnummer enthält. Die SMS nennt die Uhrzeit und verweist für weitere Details auf die E-Mail. E-Mail-Erinnerungen werden weiterhin gesendet. Deaktivieren Sie die Einstellung, um künftige SMS zu stoppen.

Mit dem gemeinsamen JustSend-Token von Kit stehen jedem Konto 50 SMS-Sendeversuche pro Kalendermonat zur Verfügung. Unter SMS-Einstellungen sehen Sie die Nutzung und können ein eigenes JustSend-Token hinterlegen; dafür gilt kein Kit-Limit. Kit ergänzt bei einer aus dem Lebenslauf ausgelesenen Telefonnummer die Landesvorwahl nur, wenn der Lebenslauf das Land eindeutig nennt. Prüfen Sie die Nummer, bevor Sie sich auf SMS verlassen.

Umbuchung

Kandidaten können Interviews umbuchen, wenn nötig, sofern die Umbuchungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Umbuchungsfrist

Standardmäßig können Kandidaten bis 24 Stunden vor dem Interviewbeginn umbuchen. Nach Ablauf der Frist verschwindet die Schaltfläche zum Umbuchen und sie müssen Sie direkt kontaktieren.

Sie können die Frist unter Hiring > Einstellungen > Allgemein anpassen.

Umbuchungsablauf

1. Der Kandidat klickt in seinem Portal auf Umbuchen
2. Er sieht denselben Zeitfenster-Picker wie bei der Erstbuchung
3. Er wählt eine neue Zeit
4. Kit aktualisiert die Kalendereinträge und E-Mail-Einladungen aller Personen, die für das Interview gebucht sind
5. Alle erhalten eine Benachrichtigung über die Änderung

Die Umbuchungshistorie wird zur Nachverfolgung im Intervieweintrag protokolliert.

Absagen

Beide Seiten können Interviews absagen.

Absage durch den Kandidaten

Wenn ein Kandidat über sein Portal absagt:

• Der Interviewstatus wechselt auf „abgesagt“
• Kalendereinladungen werden mit einer Absagenotiz aktualisiert
• Interviewer erhalten eine Benachrichtigung
• Der Kandidat kann eine neue Zeit buchen, wenn die Phase noch aktiv ist

Absage durch den Interviewer

Wenn Sie absagen müssen:

1. Navigieren Sie zur Interviewdetailseite
2. Klicken Sie auf Interview absagen
3. Geben Sie optional einen Grund an
4. Bestätigen Sie die Absage

Kit benachrichtigt den Kandidaten und bietet eine Neubuchung an.

Nichterscheinen

Wenn ein Kandidat nicht zum Interview erscheint, können Sie es auf der Interviewdetailseite als „nicht erschienen“ markieren. Dies protokolliert die Abwesenheit, lehnt den Kandidaten aber nicht automatisch ab. Sie entscheiden, wie es weitergeht.

Geplante Interviews verwalten

Das Hiring-Dashboard zeigt Ihre nächsten anstehenden Interviews im Bereich „Heute“ an: bis zu fünf, sortiert nach Startzeit, jeweils mit Kandidat, Phase, geplanter Zeit und Status. Klicken Sie auf einen beliebigen Eintrag, um dessen Detailseite zu öffnen.

Die Seite Interviews bietet eine vollständige Kalenderansicht. Wechseln Sie zwischen Wochen, wählen Sie einen Tag aus und filtern Sie nach Interviewer. Öffnen Sie ein beliebiges Interview, um dessen Details zu sehen.

Interviewdetailseite

Klicken Sie auf ein beliebiges Interview, um Folgendes zu sehen:

• Kandidatenname und Stellenanzeige
• Geplantes Datum/Uhrzeit in den Zeitzonen aller Interviewer
• Zugewiesene Interviewer, jeweils mit einer Zeile dazu, ob das Interview in ihrem Google Calendar angekommen ist, siehe Kalenderanbindung
• Meeting-URL (zum Beitreten klicken)
• Interviewverlauf (gebucht, bestätigt, umgebucht usw.)
• Aktionen: absagen, als nicht erschienen markieren, als abgeschlossen markieren, Interviewer neu zuweisen

Interviews abschließen

Nachdem ein Interview beendet ist:

1. Navigieren Sie zur Interviewdetailseite
2. Klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren
3. Fügen Sie optional Notizen oder Feedback hinzu (wenn Feedbackformulare aktiviert sind)
4. Entscheiden Sie, ob der Kandidat in die nächste Phase weiterzuführen ist

Kit erfasst die Abschlusszeit und protokolliert sie für Berichte.

Meeting-URLs

Kit trägt die Meeting-URL jedes Interviews automatisch über die Google Meet-Integration ein, und in der Phasenkonfiguration gibt es kein Meeting-URL-Feld. Fehlt einem Interview trotzdem der Link, fügen Sie über Besprechungslink hinzufügen auf der Interview-Detailseite einen Link aus einem beliebigen Tool ein (Google Meet, Zoom, Teams), solange das Interview noch in Kit geplant ist, nicht beendet wurde und noch keinen Link hat. Das ist eine Reparatur und keine Absicherung: Der Kandidat hat die Einladung längst, deshalb erhöht das Speichern des Links die Sequenznummer der Kalendereinladung und verschickt sie aktualisiert an alle, die für das Interview gebucht sind.

Google Meet-Integration

Verbinden Sie Google Meet unter Integrationen > Google Meet. Dies ist eine eigenständige Integration, getrennt von der Google Calendar-Verbindung, die für Verfügbarkeit und Kalendereinladungen genutzt wird.

Sobald die Verbindung besteht, erstellt Kit bei der Buchung für jedes Interview einen eigenen Google Meet-Raum, speichert den Link am Interview und fügt ihn der Kalendereinladung und der Bestätigungs-E-Mail hinzu. Der Raum entsteht über das Google-Konto des Lead-Interviewers oder, wenn dieser Google Meet nicht verbunden hat, über das Konto des ersten eingesetzten Interviewers, bei dem das zutrifft.

Wo die Meeting-URL erscheint:

• Auf der Interviewdetailseite (zum Beitreten klicken)
• In den Kalendereinladungen an die Interviewer
• In der Erinnerungs-E-Mail, die innerhalb von 24 Stunden vor dem Interview verschickt wird

Hat ein Interview keinen Meet-Raum (etwa weil die Integration nicht verbunden ist oder niemand aus dem Interviewteam Google Meet verbunden hat), erreicht die Einladung den Kandidaten ohne Möglichkeit zur Teilnahme, und jemand muss ihm die Zugangsdaten per E-Mail senden. Kit meldet Meeting-Link fehlt für jedes Interview, das innerhalb der nächsten 24 Stunden beginnt und weiterhin keinen Link hat.

Co-Hosts bei Interviews mit mehreren Interviewern

Setzt Kit für ein Interview mehr als einen Interviewer ein, macht es alle übrigen eingesetzten Interviewer zu Co-Hosts dieses Meet-Raums; der Interviewer, über dessen Google-Konto der Raum entsteht, wird nicht ernannt, weil ihm der Raum bereits gehört. Das läuft über die Google Meet-Berechtigung, die Kit ohnehin schon hat. Die Verbindung mit Google Meet bleibt der einzige Zustimmungsschritt, und niemand muss etwas Neues freigeben.

Zwei Dinge ändern sich, in der Reihenfolge, in der Sie es merken:

• Co-Hosts kommen ohne Warteraum hinein. Bisher kannte der Raum nur den Lead-Interviewer; alle anderen landeten im Warteraum und mussten auf Einlass warten, oft, während der Kandidat allein im Gespräch saß.
• Jeder im Interviewteam kann das Gespräch leiten. Co-Hosts können den Kandidaten einlassen, eine Aufzeichnung starten und das Meeting beenden. Erscheint der Lead-Interviewer nicht, bleibt der Rest des Teams nicht mehr ausgesperrt.

Zwei weitere Grenzen: Google begrenzt ein Meeting auf 25 Co-Hosts, und der Raum selbst entsteht weiterhin über ein einzelnes Google-Konto (das des Lead-Interviewers, sofern dieser den Raum eröffnen kann), und diese Person bleibt dessen Eigentümer.

Auf einen Blick

• Fügen Sie eine Interview-Phase zur Pipeline Ihrer Stellenanzeige hinzu
• Legen Sie die Interviewdauer je nach Interviewtyp fest (typisch 30–60 Minuten)
• Weisen Sie Interviewer zu, die Verfügbarkeitspläne konfiguriert haben
• Legen Sie Erforderliche Interviewer für jede Interview-Phase fest. Lassen Sie den Wert bei 1, sofern nicht mehrere Personen dabei sein müssen
• Wählen Sie die Planungsstrategie Ihres Kontos (Maximale Verfügbarkeit oder Ausgewogene Verteilung) unter Hiring > Einstellungen > Allgemein; sie gilt für jede Phase, die nur einen Interviewer erfordert
• Verbinden Sie die Google Meet-Integration, wenn Sie automatische Meeting-Links möchten
• Veröffentlichen Sie die Stellenanzeige, damit Kandidaten die Interview-Phase erreichen können
• Testen Sie den Buchungsablauf, indem Sie das Kandidatenportal aufrufen
• Überwachen Sie geplante Interviews im Hiring-Dashboard