Scheduling & Interviews

Interviewplanung

Konfigurieren Sie Interviewstufen mit Team-Modi, weisen Sie Interviewer zu, verwalten Sie Buchungen und handhaben Sie Absagen und Umbuchungen.

Warum das wichtig ist

Interviewstufen sind der Ort, an dem die Terminplanung lebendig wird. Sie legen fest, wer interviewt, wie lange es dauert und ob Zeitfenster alle Interviewer erfordern (Schnittmenge), einen beliebigen Interviewer (Vereinigung) oder eine gleichmäßige Verteilung (Round Robin). Kandidaten sehen nur die Zeitfenster, die Ihrer Konfiguration entsprechen, buchen direkt, und alle erhalten automatisch eine Kalendereinladung.

Eine Interviewstufe konfigurieren

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Stellenanzeige können Sie Interviewstufen über die Pipeline-Konfiguration hinzufügen.

Eine Interviewstufe erstellen

Navigieren Sie zu Ihrer Stellenanzeige
Klicken Sie auf Edit Stages oder öffnen Sie den Pipeline-Editor
Fügen Sie eine neue Stufe hinzu oder bearbeiten Sie eine bestehende
Setzen Sie den Stage Type auf Interview
Konfigurieren Sie die Intervieweinstellungen

Pflichteinstellungen

Einstellung	Beschreibung
Stage Name	Wie die Stufe den Kandidaten angezeigt wird (z. B. “Technisches Interview” oder “Kulturelles Gespräch”)
Duration	Interviewdauer in Minuten (15, 30, 45, 60, 90 oder individuell)
Interviewers	Teammitglieder, die Interviews in dieser Stufe durchführen

Optionale Einstellungen

Einstellung	Beschreibung	Standard
Team Mode	Wie die Verfügbarkeit mehrerer Interviewer kombiniert wird	Union
Meeting URL	Link zum Videoanruf (Zoom, Google Meet usw.)	Keine
Instructions	Hinweise für Kandidaten (was vorzubereiten ist, was sie erwartet)	Keine
Auto-advance	Ob Kandidaten nach Abschluss automatisch zur nächsten Stufe weitergeleitet werden	Deaktiviert

Team-Modi

Wenn einer Stufe mehrere Interviewer zugewiesen sind, steuert der Team-Modus, wie deren Verfügbarkeit kombiniert wird.

Schnittmenge: Alle erforderlich

Zeigt nur Zeitfenster an, in denen alle Interviewer gleichzeitig verfügbar sind.

Verwenden Sie diesen Modus, wenn:

Panelinterviews, bei denen alle Interviewer gemeinsam teilnehmen
Gruppengespräche oder Whiteboard-Sessions
Bestimmte Interviewer zwingend anwesend sein müssen

Kompromisse:

Weniger verfügbare Zeitfenster (schwieriger für Kandidaten, einen Termin zu finden)
Alle Interviewer nehmen an jedem Interview teil
Die Planungskomplexität steigt mit der Teamgröße

Vereinigung: Jeder kann es übernehmen

Zeigt Zeitfenster an, in denen ein beliebiger Interviewer verfügbar ist. Wenn ein Kandidat bucht, weist Kit das Interview einem der verfügbaren Interviewer zu.

Verwenden Sie diesen Modus, wenn:

Erstgespräche, bei denen jeder Interviewer das Gespräch führen kann
Standardisierte Interviews mit einem Interviewleitfaden
Interviewer austauschbar sind

Kompromisse:

Mehr verfügbare Zeitfenster (einfacher für Kandidaten zu buchen)
Interviews können ungleichmäßig verteilt werden, wenn einige Interviewer mehr Verfügbarkeit haben
Weniger Kontrolle darüber, wer genau welchen Kandidaten interviewt

Round Robin: Gleichmäßige Verteilung

Zeigt Zeitfenster der am wenigsten ausgelasteten Interviewer an, um Interviews gleichmäßig im Team zu verteilen.

Verwenden Sie diesen Modus, wenn:

Sie einen Pool von Interviewern für Erstgespräche haben
Sie verhindern möchten, dass eine Person überlastet wird
Fairness und Arbeitslastverteilung wichtig sind

Kompromisse:

Automatische Ausgleichung der Interviewanzahl im Team
Mehr verfügbare Zeitfenster als bei Schnittmenge
Erfordert die Einrichtung von Interviewzählern zur Arbeitslastüberwachung

Das sollten Sie tun	Das sollten Sie vermeiden
Schnittmenge für Panelinterviews verwenden, bei denen bestimmte Personen anwesend sein müssen	Schnittmenge für Routinegespräche verwenden – zu wenige Zeitfenster
Vereinigung oder Round Robin für standardisierte Erstgespräche verwenden	Vereinigung verwenden, wenn Sie bestimmte Interviewer-Kandidaten-Zuordnungen möchten
Round Robin verwenden, wenn Sie einen Pool von 3+ Interviewern haben	Round Robin mit nur 2 Interviewern verwenden – Vereinigung ist einfacher

Interviewer zuweisen

Nachdem Sie den Team-Modus festgelegt haben, weisen Sie die Interviewer für diese Stufe zu.

Interviewer hinzufügen

Suchen Sie in der Stufenkonfiguration nach Interviewers
Klicken Sie auf Add Interviewer
Wählen Sie ein Teammitglied aus dem Dropdown
Wählen Sie dessen Verfügbarkeitsplan (oder verwenden Sie den Standard)
Klicken Sie auf Add

Mehrere Interviewer

Fügen Sie so viele Interviewer wie nötig hinzu. Kit kombiniert deren Verfügbarkeit gemäß dem von Ihnen gewählten Team-Modus.

Im Schnittmenge-Modus wird es mit mehr Interviewern schwieriger, gemeinsame Zeitfenster zu finden. Im Vereinigung- oder Round-Robin-Modus bedeuten mehr Interviewer mehr verfügbare Zeitfenster.

Interviewer-Rollen

Kit erzwingt keine formalen Rollen, aber Sie können einen Lead-Interviewer festlegen, indem Sie dessen Rolle in der Interviewstufenkonfiguration einstellen. Der Lead erscheint zuerst in Kalendereinladungen und erhält Benachrichtigungen über Absagen oder Umbuchungen.

Buchungsablauf für Kandidaten

Wenn ein Kandidat eine Interviewstufe erreicht:

Er erhält eine E-Mail mit einem Link zur Terminbuchungsseite
Die Buchungsseite zeigt alle verfügbaren Zeitfenster für die nächsten 30 Tage (oder Ihre konfigurierte maximale Vorlaufzeit)
Er wählt ein Datum aus der Kalenderansicht
Er wählt ein bestimmtes Zeitfenster
Er bestätigt die Buchung

Kit erledigt sofort:

Erstellen des Intervieweintrags mit dem Status “pending”
Senden von Kalendereinladungen an alle zugewiesenen Interviewer
Senden einer Bestätigungs-E-Mail an den Kandidaten
Aktualisieren des Stufenfortschritts auf “Interview geplant”

Was Kandidaten sehen

Die Buchungsseite zeigt:

Ihre Verfügbarkeit als Kalenderraster (Tage mit Zeitfenstern sind hervorgehoben)
Zeitzonen umgerechnet auf die lokale Zeit des Kandidaten
Interviewdauer
Namen der Interviewer (optional – in den Stufeneinstellungen deaktivierbar)
Hinweise oder Vorbereitungsinfos, die Sie der Stufenkonfiguration hinzugefügt haben

Was Kandidaten nicht sehen:

Warum bestimmte Zeitfenster nicht verfügbar sind (Konflikte, Meeting-Limits usw.)
Kalenderdetails oder Termintitel der Interviewer
Pufferzeit rund um Interviews

Interviews bestätigen

Nachdem ein Kandidat gebucht hat, beginnt das Interview mit dem Status “pending”. Kandidaten können ihre Teilnahme über ihr Portal bestätigen.

Bestätigungsaktionen

Wenn ein Kandidat bestätigt:

Der Interviewstatus ändert sich zu “confirmed”
Alle Interviewer erhalten eine Benachrichtigung (wenn Slack verbunden ist)
Eine Bestätigungs-E-Mail wird an den Kandidaten gesendet

Sie können Interviews auch manuell über die Interviewdetailseite bestätigen, wenn sich ein Kandidat direkt bei Ihnen meldet.

Erinnerungs-E-Mails

Kit sendet automatisch Erinnerungs-E-Mails:

24 Stunden vorher – Sowohl Kandidat als auch Interviewer erhalten eine Erinnerung mit dem Meeting-Link
1 Stunde vorher – Letzte Erinnerung mit Beitrittslink

Sie können Erinnerungen in den Stufeneinstellungen deaktivieren, wenn Sie diese lieber manuell handhaben möchten.

Umbuchung

Kandidaten können Interviews umbuchen, sofern die Stornierungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Umbuchungsfrist

Standardmäßig können Kandidaten bis 4 Stunden vor dem Interviewbeginn umbuchen. Nach Ablauf der Frist verschwindet die Umbuchungs-Schaltfläche und sie müssen Sie direkt kontaktieren.

Sie können die Frist unter Hiring > Settings > General anpassen.

Umbuchungsablauf

Der Kandidat klickt in seinem Portal auf Reschedule
Er sieht denselben Zeitfenster-Picker wie bei der Erstbuchung
Er wählt eine neue Zeit
Kit aktualisiert die Kalendereinladungen für alle Interviewer
Alle erhalten eine Benachrichtigung über die Änderung

Die Umbuchungshistorie wird im Intervieweintrag protokolliert.

Absagen

Beide Seiten können Interviews absagen.

Absage durch den Kandidaten

Wenn ein Kandidat über sein Portal absagt:

Der Interviewstatus ändert sich zu “cancelled”
Kalendereinladungen werden mit einer Absagenotiz aktualisiert
Interviewer erhalten eine Benachrichtigung
Der Kandidat kann eine neue Zeit buchen, wenn die Stufe noch aktiv ist

Absage durch den Interviewer

Wenn Sie absagen müssen:

Navigieren Sie zur Interviewdetailseite
Klicken Sie auf Cancel Interview
Geben Sie optional einen Grund an
Bestätigen Sie die Absage

Kit benachrichtigt den Kandidaten und bietet eine Neubuchung an.

Nichterscheinen

Wenn ein Kandidat nicht zum Interview erscheint, können Sie dies auf der Interviewdetailseite als “no-show” markieren. Dies protokolliert die Abwesenheit, lehnt den Kandidaten aber nicht automatisch ab – Sie entscheiden, wie es weitergeht.

Geplante Interviews verwalten

Alle geplanten Interviews finden Sie unter Hiring > Interviews.

Filter

Upcoming – In der Zukunft geplante Interviews
Past – Abgeschlossene Interviews oder Nichterscheinen
By Status – Pending, confirmed, cancelled, completed, no-show

Interviewdetailseite

Klicken Sie auf ein Interview, um Folgendes zu sehen:

Kandidatenname und Stellenanzeige
Geplantes Datum/Uhrzeit in den Zeitzonen aller Interviewer
Zugewiesene Interviewer
Meeting-URL (zum Beitreten klicken)
Interviewverlauf (gebucht, bestätigt, umgebucht usw.)
Aktionen: bestätigen, absagen, Nichterscheinen markieren, abschließen

Interviews abschließen

Nachdem ein Interview beendet ist:

Navigieren Sie zur Interviewdetailseite
Klicken Sie auf Mark Complete
Fügen Sie optional Notizen oder Feedback hinzu (wenn Feedbackformulare aktiviert sind)
Entscheiden Sie, ob der Kandidat zur nächsten Stufe weitergeleitet werden soll

Kit erfasst die Abschlusszeit und protokolliert sie für Berichte.

Meeting-URLs

Sie können Meeting-URLs auf Stufenebene oder pro Interview konfigurieren.

Meeting-URL auf Stufenebene

Legen Sie eine Standard-Meeting-URL (Zoom, Google Meet usw.) in der Stufenkonfiguration fest. Jedes in dieser Stufe geplante Interview verwendet diese URL.

Verwenden Sie dies, wenn:

Sie einen dedizierten Zoom-Raum für Interviews haben
Alle Interviewer einen gemeinsamen Google Meet-Raum nutzen
Sie Konsistenz über alle Interviews hinweg wünschen

URLs pro Interview

Überschreiben Sie die URL auf Stufenebene bei Bedarf für einzelne Interviews. Navigieren Sie zur Interviewdetailseite und klicken Sie auf Edit Meeting URL.

Verwenden Sie dies, wenn:

Verschiedene Interviewer eigene Zoom-Konten haben
Sie für einen bestimmten Kandidaten von Video auf Telefon wechseln müssen
Eine kurzfristige URL-Änderung erforderlich ist

Google Meet-Integration

Wenn Sie Google Calendar verbinden, kann Kit automatisch Google Meet-Räume für Interviews erstellen. Aktivieren Sie dies unter Integrationen > Google Calendar. Jedes Interview erhält einen eigenen Meet-Link, den Kit der Kalendereinladung hinzufügt.

Schnellcheckliste

Fügen Sie eine Interviewstufe zur Pipeline Ihrer Stellenanzeige hinzu
Legen Sie die Interviewdauer basierend auf dem Interviewtyp fest (typisch 30-60 Minuten)
Weisen Sie Interviewer zu, die Verfügbarkeitspläne konfiguriert haben
Wählen Sie einen Team-Modus (Schnittmenge für Panels, Vereinigung/Round Robin für Erstgespräche)
Fügen Sie eine Meeting-URL hinzu oder aktivieren Sie die Google Meet-Integration
Veröffentlichen Sie die Stellenanzeige, damit Kandidaten die Interviewstufe erreichen können
Testen Sie den Buchungsablauf, indem Sie das Kandidatenportal aufrufen
Überwachen Sie geplante Interviews unter Hiring > Interviews