Interviewplanung

Warum das zählt

In den Interview-Phasen wird die Terminplanung lebendig. Sie legen fest, wer interviewt und wie lange es dauert, während eine kontoweite Planungsstrategie bestimmt, wie die Verfügbarkeit mehrerer Interviewer kombiniert wird. Kandidaten sehen nur die Zeitfenster, die zu Ihrer Konfiguration passen, buchen direkt, und alle erhalten automatisch eine Kalendereinladung.

Eine Interview-Phase konfigurieren

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Stellenanzeige können Sie über die Pipeline-Konfiguration Interview-Phasen hinzufügen.

Eine Interview-Phase erstellen

1. Navigieren Sie zu Ihrer Stellenanzeige
2. Klicken Sie auf Phasen bearbeiten oder öffnen Sie den Pipeline-Editor
3. Fügen Sie eine neue Phase hinzu oder bearbeiten Sie eine bestehende
4. Setzen Sie den Phasentyp auf Interview
5. Konfigurieren Sie die Interview-Einstellungen

Pflichteinstellungen

Einstellung	Beschreibung
Phasenname	Wie die Phase den Kandidatinnen und Kandidaten angezeigt wird (z. B. „Technisches Interview“ oder „Kulturelles Gespräch“)
Dauer	Interviewdauer in Minuten (15, 30, 45, 60, 90 oder individuell)
Interviewer	Teammitglieder, die in dieser Phase Interviews durchführen

Planungsstrategie

Die Planungsstrategie steuert, wie Kit die Verfügbarkeit mehrerer Interviewer zu buchbaren Zeitfenstern kombiniert. Es handelt sich um eine kontoweite Einstellung, die für jede Interview-Phase gilt – nicht um eine Option pro Phase. Konfigurieren Sie sie unter Hiring > Einstellungen > Allgemein. Es gibt zwei Optionen:

Maximale Verfügbarkeit

Zeigt Zeitfenster an, in denen ein beliebiger zugewiesener Interviewer frei ist. Sobald ein Kandidat bucht, weist Kit das Interview einem der verfügbaren Interviewer zu.

Verwenden Sie diese Option, wenn:

• Erstgespräche anstehen, die jeder Interviewer führen kann
• Standardisierte Interviews mit einem Interviewleitfaden geführt werden
• Sie Kandidaten möglichst viele Zeitfenster zur Auswahl geben möchten

Kompromisse:

• Mehr verfügbare Zeitfenster (einfacher für Kandidaten zu buchen)
• Interviews verteilen sich womöglich ungleichmäßig, wenn einige Interviewer mehr Verfügbarkeit haben
• Weniger Kontrolle darüber, wer genau welchen Kandidaten interviewt

Ausgewogene Verteilung (Round Robin)

Zeigt zuerst Zeitfenster der am wenigsten ausgelasteten Interviewer an, um Interviews gleichmäßig im Team zu verteilen.

Verwenden Sie diese Option, wenn:

• Sie einen Pool von Interviewern haben, die Erstgespräche übernehmen können
• Sie verhindern möchten, dass eine Person überlastet wird
• Fairness und eine ausgewogene Arbeitslast wichtig sind

Kompromisse:

• Gleicht die Interviewanzahl im Team automatisch aus
• Kandidaten sehen weiterhin eine gute Auswahl an Zeitfenstern
• Stützt sich auf die erfassten Interviewzähler, um die am wenigsten ausgelastete Person zu bestimmen

Das sollten Sie tun	Das sollten Sie vermeiden
Maximale Verfügbarkeit verwenden, wenn Kandidaten möglichst schnell buchen sollen	Eine Team-Modus-Auswahl pro Phase erwarten – die Strategie ist kontoweit
Ausgewogene Verteilung verwenden, wenn Sie einen Pool von 3+ Interviewern haben	Ausgewogene Verteilung mit nur 1 Interviewer verwenden – es gibt nichts auszugleichen

Interviewer zuweisen

Weisen Sie für jede Phase die Interviewer zu.

Interviewer hinzufügen

1. Suchen Sie in der Phasenkonfiguration nach Interviewer
2. Klicken Sie auf Interviewer hinzufügen
3. Wählen Sie ein Teammitglied aus dem Dropdown
4. Klicken Sie auf Hinzufügen

Kit ermittelt die Verfügbarkeit jedes Interviewers stets aus dessen eigenem verknüpften Verfügbarkeitsplan – eine Überschreibung des Plans pro Zuweisung gibt es nicht.

Mehrere Interviewer

Fügen Sie so viele Interviewer wie nötig hinzu. Kit kombiniert deren Verfügbarkeit gemäß der Planungsstrategie Ihres Kontos.

Bei beiden Strategien bedeuten mehr Interviewer in der Regel mehr verfügbare Zeitfenster für Kandidaten – Maximale Verfügbarkeit zeigt jeden freien Interviewer an, während Ausgewogene Verteilung Buchungen zu denjenigen lenkt, die bisher die wenigsten Interviews haben.

Interviewer-Rollen

Kit erzwingt keine formalen Rollen, aber Sie können einen Lead-Interviewer festlegen, indem Sie dessen Rolle in der Konfiguration der Interview-Phase einstellen. Kit nutzt das Google-Konto des Lead-Interviewers, um den Meeting-Link zu erstellen (siehe Google Meet-Integration weiter unten). Kalendereinladungen werden einzeln an jeden Empfänger gesendet – ein Teilnehmer pro Einladung –, sodass es keine Reihenfolge der Teilnehmer gibt.

Buchungsablauf für Kandidaten

Wenn ein Kandidat eine Interview-Phase erreicht:

1. Er erhält eine E-Mail mit einem Link zur Terminbuchungsseite
2. Die Buchungsseite zeigt alle verfügbaren Zeitfenster für die nächsten 14 Tage – das ist die Voreinstellung, konfigurierbar bis zu 30 Tagen
3. Er wählt ein Datum aus der Kalenderansicht
4. Er wählt ein bestimmtes Zeitfenster
5. Er bestätigt die Buchung

Kit erledigt sofort:

• Erstellt den Intervieweintrag und bestätigt ihn automatisch – Buchung und Bestätigung erfolgen in einem Schritt
• Sendet Kalendereinladungen an alle zugewiesenen Interviewer
• Sendet eine Bestätigungs-E-Mail an den Kandidaten
• Aktualisiert den Phasenfortschritt auf „Interview geplant“

Was Kandidaten sehen

Die Buchungsseite zeigt:

• Ihre Verfügbarkeit als Kalenderraster (Tage mit Zeitfenstern sind hervorgehoben)
• Zeitzonen, umgerechnet auf die lokale Zeit des Kandidaten
• Interviewdauer
• Namen der Interviewer (optional – in den Phaseneinstellungen ausblendbar)

Was Kandidaten nicht sehen:

• Warum bestimmte Zeitfenster nicht verfügbar sind (Konflikte, Meeting-Limits usw.)
• Kalenderdetails oder Termintitel der Interviewer
• Pufferzeit rund um Interviews

Interviews bestätigen

Interviews werden in dem Moment automatisch bestätigt, in dem ein Kandidat bucht – es gibt keinen separaten Schritt „ausstehend“, den der Kandidat noch abschließen müsste. Sobald die Buchung gespeichert ist, wechselt das Interview direkt auf „bestätigt“.

Bestätigungsaktionen

Wenn ein Interview bei der Buchung bestätigt wird:

• Der Interviewstatus wird auf „bestätigt“ gesetzt
• Alle Interviewer erhalten eine Benachrichtigung (wenn Slack verbunden ist)
• Eine Bestätigungs-E-Mail wird an den Kandidaten gesendet

Erinnerungs-E-Mails

Kit sendet eine einzige Erinnerung pro Interview, sobald es bestätigt ist. Die Erinnerung wird verschickt, wenn das Interview innerhalb der nächsten 24 Stunden liegt, und enthält den Meeting-Link. Pro Interview wird nur eine Erinnerung verschickt.

Umbuchung

Kandidaten können Interviews umbuchen, wenn nötig, sofern die Umbuchungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Umbuchungsfrist

Standardmäßig können Kandidaten bis 24 Stunden vor dem Interviewbeginn umbuchen. Nach Ablauf der Frist verschwindet die Schaltfläche zum Umbuchen und sie müssen Sie direkt kontaktieren.

Sie können die Frist unter Hiring > Einstellungen > Allgemein anpassen.

Umbuchungsablauf

1. Der Kandidat klickt in seinem Portal auf Umbuchen
2. Er sieht denselben Zeitfenster-Picker wie bei der Erstbuchung
3. Er wählt eine neue Zeit
4. Kit aktualisiert die Kalendereinladungen für alle Interviewer
5. Alle erhalten eine Benachrichtigung über die Änderung

Die Umbuchungshistorie wird zur Nachverfolgung im Intervieweintrag protokolliert.

Absagen

Beide Seiten können Interviews absagen.

Absage durch den Kandidaten

Wenn ein Kandidat über sein Portal absagt:

• Der Interviewstatus wechselt auf „abgesagt“
• Kalendereinladungen werden mit einer Absagenotiz aktualisiert
• Interviewer erhalten eine Benachrichtigung
• Der Kandidat kann eine neue Zeit buchen, wenn die Phase noch aktiv ist

Absage durch den Interviewer

Wenn Sie absagen müssen:

1. Navigieren Sie zur Interviewdetailseite
2. Klicken Sie auf Interview absagen
3. Geben Sie optional einen Grund an
4. Bestätigen Sie die Absage

Kit benachrichtigt den Kandidaten und bietet eine Neubuchung an.

Nichterscheinen

Wenn ein Kandidat nicht zum Interview erscheint, können Sie es auf der Interviewdetailseite als „nicht erschienen“ markieren. Dies protokolliert die Abwesenheit, lehnt den Kandidaten aber nicht automatisch ab – Sie entscheiden, wie es weitergeht.

Geplante Interviews verwalten

Das Hiring-Dashboard zeigt Ihre nächsten anstehenden Interviews im Bereich „Heute“ an – bis zu fünf, sortiert nach Startzeit, jeweils mit Kandidat, Phase, geplanter Zeit und Status. Klicken Sie auf einen beliebigen Eintrag, um dessen Detailseite zu öffnen.

Es gibt keine eigene Interview-Übersicht und keine Filteransicht. Der Dashboard-Bereich ist die Liste auf einen Blick, und jedes Interview hat seine eigene Detailseite.

Interviewdetailseite

Klicken Sie auf ein beliebiges Interview, um Folgendes zu sehen:

• Kandidatenname und Stellenanzeige
• Geplantes Datum/Uhrzeit in den Zeitzonen aller Interviewer
• Zugewiesene Interviewer
• Meeting-URL (zum Beitreten klicken)
• Interviewverlauf (gebucht, bestätigt, umgebucht usw.)
• Aktionen: absagen, als nicht erschienen markieren, als abgeschlossen markieren, Interviewer neu zuweisen

Interviews abschließen

Nachdem ein Interview beendet ist:

1. Navigieren Sie zur Interviewdetailseite
2. Klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren
3. Fügen Sie optional Notizen oder Feedback hinzu (wenn Feedbackformulare aktiviert sind)
4. Entscheiden Sie, ob der Kandidat in die nächste Phase weiterzuführen ist

Kit erfasst die Abschlusszeit und protokolliert sie für Berichte.

Meeting-URLs

Kit trägt die Meeting-URL jedes Interviews automatisch über die Google Meet-Integration ein – es gibt kein Meeting-URL-Feld in der Phasenkonfiguration und keine manuelle Eingabe pro Interview.

Google Meet-Integration

Verbinden Sie Google Meet unter Integrationen > Google Meet. Dies ist eine eigenständige Integration, getrennt von der Google Calendar-Verbindung, die für Verfügbarkeit und Kalendereinladungen genutzt wird.

Sobald die Verbindung besteht, erstellt Kit bei der Buchung für jedes Interview einen eigenen Google Meet-Raum, speichert den Link am Interview und fügt ihn der Kalendereinladung und der Bestätigungs-E-Mail hinzu. Der Link wird über das Google-Konto des Lead-Interviewers erstellt.

Wo die Meeting-URL erscheint:

• Auf der Interviewdetailseite (zum Beitreten klicken)
• In den Kalendereinladungen an die Interviewer
• In der Erinnerungs-E-Mail, die innerhalb von 24 Stunden vor dem Interview verschickt wird

Wenn ein Interview keinen Meet-Raum hat (zum Beispiel, wenn die Integration nicht verbunden ist), wird kein Meeting-Link angezeigt.

Auf einen Blick

• Fügen Sie eine Interview-Phase zur Pipeline Ihrer Stellenanzeige hinzu
• Legen Sie die Interviewdauer je nach Interviewtyp fest (typisch 30–60 Minuten)
• Weisen Sie Interviewer zu, die Verfügbarkeitspläne konfiguriert haben
• Wählen Sie die Planungsstrategie Ihres Kontos (Maximale Verfügbarkeit oder Ausgewogene Verteilung) unter Hiring > Einstellungen > Allgemein
• Verbinden Sie die Google Meet-Integration, wenn Sie automatische Meeting-Links möchten
• Veröffentlichen Sie die Stellenanzeige, damit Kandidaten die Interview-Phase erreichen können
• Testen Sie den Buchungsablauf, indem Sie das Kandidatenportal aufrufen
• Überwachen Sie geplante Interviews im Hiring-Dashboard