Planification des entretiens

Pourquoi c’est important

Les étapes d’entretien sont là où la planification prend vie. Vous définissez qui mène l’entretien, sa durée et le nombre d’intervieweurs qui doivent y participer. Une étape qui en exige deux ou plus ne propose que les horaires où ce nombre est libre ; une étape qui n’en exige qu’un suit la stratégie de planification définie à l’échelle du compte. Les candidats ne voient que les créneaux correspondant à votre configuration et réservent directement ; toutes les personnes retenues sur l’entretien reçoivent le .ics par e-mail, et celles qui ont activé Autoriser la création d’événements dans ce calendrier l’obtiennent en plus directement dans leur calendrier.

Configurer une étape d’entretien

Lors de la création ou de la modification d’une offre d’emploi, vous pouvez ajouter des étapes d’entretien via la configuration du pipeline.

Créer une étape d’entretien

1. Accédez à votre offre d’emploi
2. Cliquez sur Modifier les étapes ou ouvrez l’éditeur de pipeline
3. Ajoutez une nouvelle étape ou modifiez une étape existante
4. Définissez le Type d’étape sur Entretien
5. Configurez les paramètres d’entretien

Paramètres requis

Paramètre	Description
Nom de l’étape	Comment l’étape apparaît aux candidats (par exemple, « Entretien technique » ou « Entretien culturel »)
Durée	Durée de l’entretien en minutes (15, 30, 45, 60, 90 ou personnalisée)
Intervieweurs	Les membres de l’équipe qui mèneront les entretiens à cette étape
Intervieweurs requis	Combien d’entre eux doivent y participer (minimum 1, valeur par défaut 1). Au-delà de 1, Kit ne propose que les créneaux où ce nombre d’intervieweurs est libre en même temps

Stratégie de planification

La façon dont Kit combine la disponibilité de plusieurs intervieweurs en créneaux réservables dépend de deux paramètres :

• Intervieweurs requis, par étape. Laissé à 1, c’est la stratégie à l’échelle du compte ci-dessous qui décide. Réglé sur 2 ou plus, l’étape prend le relais et ne propose que les créneaux où ce nombre d’intervieweurs est libre.
• La stratégie de planification, à l’échelle du compte dans Recrutement > Paramètres > Général. Il existe deux options, et elles s’appliquent à chaque étape qui n’exige qu’un seul intervieweur.

Maximiser la disponibilité

Affiche les créneaux où n’importe quel intervieweur assigné est disponible. Lorsqu’un candidat réserve, Kit assigne l’entretien à l’un des intervieweurs disponibles.

À utiliser quand :

• Appels de présélection de premier tour où tout intervieweur peut les mener
• Entretiens standardisés avec un guide d’entretien
• Vous voulez offrir aux candidats le plus de créneaux possible

Compromis :

• Plus de créneaux disponibles (plus facile pour les candidats de réserver)
• Les entretiens peuvent être répartis de manière inégale si certains intervieweurs ont plus de disponibilité
• Moins de contrôle sur qui mène précisément chaque entretien

Répartition équilibrée (rotation des intervieweurs)

Affiche d’abord les créneaux des intervieweurs les moins sollicités pour répartir les entretiens équitablement au sein de l’équipe.

À utiliser quand :

• Vous avez un vivier d’intervieweurs capables de mener les présélections
• Vous souhaitez éviter qu’une seule personne soit surchargée
• L’équité et l’équilibre de la charge de travail comptent

Compromis :

• Équilibre automatiquement le nombre d’entretiens au sein de l’équipe
• Les candidats voient toujours un bon éventail de créneaux
• S’appuie sur le suivi des compteurs d’entretiens pour déterminer qui est le moins sollicité

Exiger plusieurs intervieweurs

Réglez Intervieweurs requis au-delà de 1 sur une étape et Kit cesse d’interroger la stratégie à l’échelle du compte. Il part de tous les créneaux où au moins un intervieweur est libre, puis retire chaque créneau où le nombre d’intervieweurs libres est inférieur au nombre requis. Le résultat est toujours un sous-ensemble de « Maximiser la disponibilité » : jamais plus de créneaux, le plus souvent moins. Lorsqu’un candidat réserve, Kit place exactement ce nombre d’intervieweurs, en privilégiant ceux qui ont le moins d’entretiens à venir. « Répartition équilibrée » ne détermine plus quels créneaux apparaissent ; la charge sert uniquement à choisir qui est placé.

Si vous demandez plus d’intervieweurs que vous ne pouvez en réserver, rien ne déclenche d’erreur et aucun créneau n’est masqué pour autant. Kit plafonne l’exigence au nombre d’intervieweurs assignés disposant d’un planning de disponibilité, réserve moins de personnes et signale l’étape par Pas assez d’intervieweurs réservables, avec le message « Cette étape demande plus d’intervieweurs qu’il n’est possible d’en réserver actuellement. Les candidats réserveront donc avec un nombre réduit. Diminuez le nombre requis ou attribuez un planning de disponibilité à un autre intervieweur assigné. » Si aucun des intervieweurs assignés n’a de planning de disponibilité, l’étape affiche plutôt Aucun planning de disponibilité configuré et plus rien ne peut être réservé.

À faire	À éviter
Utiliser Maximiser la disponibilité quand vous voulez que les candidats réservent au plus vite	Chercher un sélecteur Maximiser / Répartition équilibrée par étape : ces deux-là sont à l’échelle du compte ; le levier par étape s’appelle Intervieweurs requis
Utiliser Répartition équilibrée quand vous avez un vivier de 3 intervieweurs ou plus	Utiliser Répartition équilibrée avec un seul intervieweur, il n’y a rien à équilibrer
N’augmenter Intervieweurs requis que sur les étapes qui exigent plusieurs personnes	Attendre qu’un nombre requis plus élevé ajoute des créneaux ; il ne fait jamais qu’en retirer

Assigner des intervieweurs

Assignez les intervieweurs pour chaque étape.

Ajouter des intervieweurs

1. Dans la configuration de l’étape, trouvez Intervieweurs
2. Cliquez sur Ajouter un intervieweur
3. Sélectionnez un membre de l’équipe dans le menu déroulant
4. Cliquez sur Ajouter

Kit détermine toujours la disponibilité de chaque intervieweur à partir de son propre planning de disponibilité lié ; il n’existe pas de remplacement de planning par affectation.

Intervieweurs multiples

Ajoutez autant d’intervieweurs que nécessaire. La façon dont Kit combine leur disponibilité dépend du paramètre Intervieweurs requis de cette étape : laissé à 1, c’est la stratégie de planification de votre compte qui décide ; réglé sur 2 ou plus, seuls les créneaux où ce nombre d’intervieweurs est libre sont proposés.

Ajouter des intervieweurs signifie généralement plus de créneaux disponibles pour les candidats : Maximiser la disponibilité fait apparaître chaque intervieweur libre, Répartition équilibrée oriente les réservations vers celui qui a le moins d’entretiens jusqu’à présent, et une étape qui exige plusieurs intervieweurs atteint ce nombre plus facilement.

Rôles des intervieweurs

Kit n’impose pas de rôles formels, mais vous pouvez désigner un intervieweur principal en définissant son rôle dans la configuration de l’étape d’entretien. Kit crée le lien de réunion sur le compte Google de l’intervieweur principal lorsque celui-ci a connecté Google Meet, et sinon sur celui du premier intervieweur retenu qui l’a fait ; il promeut ensuite les autres intervieweurs retenus co-organisateurs de cette salle (voir Intégration Google Meet ci-dessous). Les entrées de calendrier sont créées personne par personne : chaque personne réservée sur l’entretien qui dispose d’un calendrier connecté avec la création d’événements activée obtient son propre événement, et les autres reçoivent le .ics par e-mail. Personne n’apparaît comme participant dans l’entrée d’une autre personne, il n’y a donc pas d’ordre des participants.

Flux de réservation du candidat

Lorsqu’un candidat atteint une étape d’entretien :

1. Il reçoit un e-mail avec un lien vers la page de planification
2. La page de planification affiche tous les créneaux disponibles pour les 14 prochains jours par défaut (configurable jusqu’à 30 jours)
3. Il sélectionne une date dans la vue calendrier
4. Il choisit un créneau horaire spécifique
5. Il confirme la réservation

Immédiatement, Kit :

• Crée l’enregistrement d’entretien et le confirme automatiquement ; la réservation et la confirmation se font en une seule étape
• Inscrit l’entretien dans le calendrier de chaque intervieweur retenu : un événement pour ceux qui autorisent la création d’événements dans leur calendrier, un .ics par e-mail pour les autres
• Envoie un e-mail de confirmation au candidat
• Met à jour la progression de l’étape à « entretien planifié »

Quand le créneau vient d’être pris

La liste des créneaux est construite au chargement de la page : deux candidats installés sur cette page au même moment peuvent donc se voir proposer la même heure. Kit revérifie dès que l’un d’eux confirme : la première réservation l’emporte, et la seconde est refusée plutôt que de réserver deux fois le même intervieweur en silence. Ce candidat voit alors « Ce créneau vient d’être pris. Choisissez-en un autre. », la liste des créneaux se réaffiche sans l’heure qui vient de partir, et il réserve à nouveau depuis là. Rien d’autre ne change dans sa candidature.

La même protection couvre la reprogrammation. Un candidat qui déplace son entretien sur une heure qu’un intervieweur retenu doit déjà à un autre entretien voit le même message, et l’entretien reste où il était. Un collègue qui le déplace depuis la page de détails se heurte au même refus, mais la formulation y reprend l’erreur de validation plutôt que cette seule phrase. Le support doit savoir reconnaître ce refus : il signifie que le calendrier a fait son travail, pas qu’une erreur s’est produite.

Ce que voient les candidats

La page de réservation affiche :

• Votre disponibilité sous forme de grille calendrier (les dates avec des créneaux sont mises en évidence)
• Les fuseaux horaires convertis dans l’heure locale du candidat
• La durée de l’entretien
• Les noms des intervieweurs (optionnel, vous pouvez masquer cela dans les paramètres de l’étape)

Ce que les candidats ne voient pas :

• Pourquoi des créneaux spécifiques ne sont pas disponibles (conflits, limites de réunions, etc.)
• Les détails du calendrier des intervieweurs ou les titres des événements
• Le temps de marge autour des entretiens

Confirmer les entretiens

Les entretiens sont confirmés automatiquement dès qu’un candidat réserve ; il n’y a pas d’étape « en attente » distincte que le candidat doive accomplir. Dès que la réservation est enregistrée, l’entretien passe directement au statut « confirmé ».

Actions de confirmation

Lorsqu’un entretien est confirmé à la réservation :

• Le statut de l’entretien passe à « confirmé »
• Tous les intervieweurs reçoivent une notification (si Slack est connecté)
• Un e-mail de confirmation est envoyé au candidat

E-mails de rappel

Kit envoie un seul rappel par entretien une fois celui-ci confirmé. Le rappel est envoyé lorsque l’entretien tombe dans les 24 prochaines heures et inclut le lien de réunion. Chaque entretien n’est rappelé qu’une seule fois.

Rappels facultatifs par SMS

Activez Envoyer un rappel par SMS avant les entretiens dans les paramètres de recrutement. Kit envoie alors un SMS au candidat environ une heure avant un entretien confirmé si son profil contient un numéro polonais valide. Le SMS indique que les détails figurent dans l’e-mail. Les rappels par e-mail continuent. Désactivez cette option pour arrêter les prochains SMS.

Avec le jeton JustSend partagé de Kit, chaque compte dispose de 50 tentatives d’envoi de SMS par mois civil. Les paramètres SMS affichent la consommation et permettent d’ajouter votre propre jeton JustSend, sans limite imposée par Kit. Kit n’ajoute l’indicatif du pays à un numéro extrait d’un CV que si le pays y est indiqué sans ambiguïté. Vérifiez le numéro avant de compter sur le SMS.

Reprogrammation

Les candidats peuvent reprogrammer leurs entretiens si nécessaire, sous réserve d’une limite de délai.

Délai limite de reprogrammation

Par défaut, les candidats peuvent reprogrammer jusqu’à 24 heures avant l’heure de début de l’entretien. Après cette limite, le bouton de reprogrammation disparaît et ils doivent vous contacter directement.

Vous pouvez ajuster ce délai dans Recrutement > Paramètres > Général.

Flux de reprogrammation

1. Le candidat clique sur Reprogrammer dans son portail
2. Il voit le même sélecteur de créneaux que lors de la réservation initiale
3. Il sélectionne un nouveau créneau
4. Kit met à jour les entrées de calendrier et les invitations par e-mail de toutes les personnes réservées sur l’entretien
5. Tout le monde reçoit une notification du changement

L’historique des reprogrammations est consigné dans l’enregistrement de l’entretien pour référence.

Annulations

Les deux parties peuvent annuler des entretiens.

Le candidat annule

Si un candidat annule via son portail :

• Le statut de l’entretien passe à « annulé »
• Les invitations de calendrier sont mises à jour avec un avis d’annulation
• Les intervieweurs reçoivent une notification
• Le candidat peut réserver un nouveau créneau si l’étape est encore active

L’intervieweur annule

Si vous devez annuler :

1. Accédez à la page de détails de l’entretien
2. Cliquez sur Annuler l’entretien
3. Ajoutez éventuellement un motif
4. Confirmez l’annulation

Kit notifie le candidat et lui propose de réserver à nouveau.

Absences

Si un candidat ne se présente pas à l’entretien, vous pouvez le marquer comme « absent » depuis la page de détails de l’entretien. Cela consigne l’absence mais ne rejette pas automatiquement le candidat ; vous décidez de la suite à donner.

Gérer les entretiens planifiés

Le tableau de bord du recrutement affiche vos prochains entretiens dans le panneau « Aujourd’hui », jusqu’à cinq, triés par heure de début, chacun indiquant le candidat, l’étape, l’heure prévue et le statut. Cliquez sur une entrée pour ouvrir sa page de détails.

La page Entretiens offre une vue calendrier complète. Naviguez entre les semaines, sélectionnez un jour et filtrez par intervieweur. Ouvrez un entretien pour en voir les détails.

Page de détails de l’entretien

Cliquez sur un entretien pour voir :

• Le nom du candidat et l’offre d’emploi
• La date/heure prévue dans les fuseaux horaires de tous les intervieweurs
• Les intervieweurs assignés, chacun accompagné d’une ligne indiquant si l’entretien est bien arrivé dans son Google Calendar, voir Intégration de calendrier
• L’URL de réunion (cliquez pour rejoindre)
• L’historique de l’entretien (réservé, confirmé, reprogrammé, etc.)
• Les actions : annuler, marquer absent, marquer comme terminé, réassigner l’intervieweur

Terminer les entretiens

Après la fin d’un entretien :

1. Accédez à la page de détails de l’entretien
2. Cliquez sur Marquer terminé
3. Ajoutez éventuellement des notes ou commentaires (si les formulaires de retour sont activés)
4. Décidez si vous souhaitez faire avancer le candidat à l’étape suivante

Kit enregistre l’heure de fin et la consigne pour les rapports.

URL de réunion

Kit renseigne automatiquement l’URL de réunion de chaque entretien via l’intégration Google Meet, et il n’existe pas de champ d’URL de réunion dans la configuration de l’étape. Si un entretien se retrouve malgré tout sans lien, Ajouter un lien de réunion, sur la page de détails de l’entretien, accepte un lien issu de n’importe quel outil (Google Meet, Zoom, Teams) tant que l’entretien est encore planifié dans Kit, qu’il n’est pas terminé et qu’il n’a pas encore de lien. C’est une réparation, pas une garantie : le candidat a déjà l’invitation, donc enregistrer le lien incrémente le numéro de séquence de l’invitation de calendrier et en renvoie une version à jour à toutes les personnes réservées.

Intégration Google Meet

Connectez Google Meet dans Intégrations > Google Meet. Il s’agit d’une intégration distincte de la connexion Google Calendar utilisée pour la disponibilité et les invitations de calendrier.

Une fois la connexion établie, Kit crée un espace Google Meet dédié pour chaque entretien au moment de la réservation, enregistre le lien sur l’entretien et l’ajoute à l’invitation de calendrier ainsi qu’à l’e-mail de confirmation. L’espace est créé sur le compte Google de l’intervieweur principal ou, si celui-ci n’a pas connecté Google Meet, sur celui du premier intervieweur retenu qui l’a fait.

Où apparaît l’URL de réunion :

• Sur la page de détails de l’entretien (cliquez pour rejoindre)
• Dans les invitations de calendrier envoyées aux intervieweurs
• Dans l’e-mail de rappel envoyé dans les 24 heures précédant l’entretien

Si un entretien n’a pas d’espace Meet (parce que l’intégration n’est pas connectée, ou qu’aucun intervieweur retenu ne l’a connectée), l’invitation parvient au candidat sans aucun moyen de rejoindre l’appel, et quelqu’un doit lui envoyer les informations de connexion par e-mail. Kit signale Lien de visioconférence manquant sur tout entretien qui commence dans les 24 heures et n’a toujours pas de lien.

Co-organisateurs sur les entretiens à intervieweurs multiples

Lorsque Kit retient plus d’un intervieweur sur un entretien, il promeut les autres intervieweurs retenus co-organisateurs de cet espace Meet ; l’intervieweur dont le compte Google héberge l’espace n’est pas promu, puisqu’il en est déjà propriétaire. Cela repose sur la permission Google Meet que Kit détient déjà : connecter Google Meet reste donc la seule étape de consentement, et personne n’a de nouvelle autorisation à accorder.

Deux choses changent, dans l’ordre où vous les remarquerez :

• Les co-organisateurs entrent sans avoir à demander. Auparavant, la salle ne reconnaissait que l’intervieweur principal ; tous les autres devaient demander à entrer, puis patienter jusqu’à ce qu’on les admette, souvent pendant que le candidat restait seul dans l’appel.
• N’importe lequel des intervieweurs peut animer l’appel. Les co-organisateurs peuvent admettre le candidat, lancer un enregistrement et mettre fin à la réunion. Un intervieweur principal qui ne se présente pas ne laisse plus les autres bloqués dehors.

Deux autres limites : Google plafonne une réunion à 25 co-organisateurs, et l’espace lui-même est toujours créé sur le compte Google d’un seul intervieweur (celui de l’intervieweur principal dès que ce dernier peut héberger la réunion), et cette personne en reste le propriétaire.

Checklist rapide

• Ajoutez une étape d’entretien au pipeline de votre offre d’emploi
• Définissez la durée de l’entretien selon le type d’entretien (30 à 60 minutes en général)
• Assignez des intervieweurs qui ont des plannings de disponibilité configurés
• Définissez Intervieweurs requis sur chaque étape d’entretien ; laissez la valeur à 1 sauf si l’étape exige plusieurs personnes
• Choisissez la stratégie de planification de votre compte (Maximiser la disponibilité ou Répartition équilibrée) dans Recrutement > Paramètres > Général ; elle régit chaque étape qui n’exige qu’un seul intervieweur
• Connectez l’intégration Google Meet si vous souhaitez des liens de réunion automatiques
• Publiez l’offre d’emploi pour que les candidats puissent atteindre l’étape d’entretien
• Testez le flux de réservation en consultant le portail candidat
• Suivez les entretiens planifiés dans le tableau de bord du recrutement