Planification des entretiens

Configurez les étapes d'entretien, assignez des intervieweurs, gérez les réservations, et traitez les annulations et replanifications.

Pourquoi c’est important

Les étapes d’entretien sont là où la planification prend vie. Vous définissez qui mène l’entretien et sa durée, tandis qu’une stratégie de planification à l’échelle du compte détermine comment la disponibilité de plusieurs intervieweurs est combinée. Les candidats ne voient que les créneaux correspondant à votre configuration, réservent directement, et tout le monde reçoit automatiquement une invitation de calendrier.

Configurer une étape d’entretien

Lors de la création ou de la modification d’une offre d’emploi, vous pouvez ajouter des étapes d’entretien via la configuration du pipeline.

Créer une étape d’entretien

Accédez à votre offre d’emploi
Cliquez sur Modifier les étapes ou ouvrez l’éditeur de pipeline
Ajoutez une nouvelle étape ou modifiez une étape existante
Définissez le Type d’étape sur Entretien
Configurez les paramètres d’entretien

Paramètres requis

Paramètre	Description
Nom de l’étape	Comment l’étape apparaît aux candidats (par exemple, « Entretien technique » ou « Entretien culturel »)
Durée	Durée de l’entretien en minutes (15, 30, 45, 60, 90 ou personnalisée)
Intervieweurs	Les membres de l’équipe qui mèneront les entretiens à cette étape

Paramètres optionnels

Paramètre	Description	Par défaut
URL de réunion	Lien d’appel vidéo (Zoom, Google Meet, etc.)	Aucun
Instructions	Consignes pour les candidats (quoi préparer, à quoi s’attendre)	Aucune
Avancement automatique	Faire avancer automatiquement les candidats à l’étape suivante une fois celle-ci terminée	Désactivé

Stratégie de planification

La stratégie de planification contrôle comment Kit combine la disponibilité de plusieurs intervieweurs en créneaux réservables. C’est un paramètre à l’échelle du compte qui s’applique à chaque étape d’entretien, et non une option par étape. Configurez-le dans Recrutement > Paramètres > Général. Il existe deux options :

Maximiser la disponibilité

Affiche les créneaux où n’importe quel intervieweur assigné est disponible. Lorsqu’un candidat réserve, Kit assigne l’entretien à l’un des intervieweurs disponibles.

À utiliser quand :

Appels de présélection de premier tour où tout intervieweur peut les mener
Entretiens standardisés avec un guide d’entretien
Vous voulez offrir aux candidats le plus de créneaux possible

Compromis :

Plus de créneaux disponibles (plus facile pour les candidats de réserver)
Les entretiens peuvent être répartis de manière inégale si certains intervieweurs ont plus de disponibilité
Moins de contrôle sur qui mène précisément chaque entretien

Charge équilibrée (Round Robin)

Affiche d’abord les créneaux des intervieweurs les moins sollicités pour répartir les entretiens équitablement au sein de l’équipe.

À utiliser quand :

Vous avez un vivier d’intervieweurs capables de mener les présélections
Vous souhaitez éviter qu’une seule personne soit surchargée
L’équité et l’équilibre de la charge de travail comptent

Compromis :

Équilibre automatiquement le nombre d’entretiens au sein de l’équipe
Les candidats voient toujours un bon éventail de créneaux
S’appuie sur le suivi des compteurs d’entretiens pour déterminer qui est le moins sollicité

À faire	À éviter
Utiliser Maximiser la disponibilité quand vous voulez que les candidats réservent au plus vite	Attendre un sélecteur de mode d’équipe par étape — la stratégie est à l’échelle du compte
Utiliser Charge équilibrée quand vous avez un vivier de 3 intervieweurs ou plus	Utiliser Charge équilibrée avec un seul intervieweur — il n’y a rien à équilibrer

Assigner des intervieweurs

Assignez les intervieweurs pour chaque étape.

Ajouter des intervieweurs

Dans la configuration de l’étape, trouvez Intervieweurs
Cliquez sur Ajouter un intervieweur
Sélectionnez un membre de l’équipe dans le menu déroulant
Choisissez son planning de disponibilité (ou utilisez son planning par défaut)
Cliquez sur Ajouter

Intervieweurs multiples

Ajoutez autant d’intervieweurs que nécessaire. Kit combine leur disponibilité selon la stratégie de planification de votre compte.

Avec l’une ou l’autre stratégie, ajouter plus d’intervieweurs signifie généralement plus de créneaux disponibles pour les candidats — Maximiser la disponibilité fait apparaître chaque intervieweur libre, tandis que Charge équilibrée oriente les réservations vers celui qui a le moins d’entretiens jusqu’à présent.

Rôles des intervieweurs

Kit n’impose pas de rôles formels, mais vous pouvez désigner un intervieweur principal en définissant son rôle dans la configuration de l’étape d’entretien. L’intervieweur principal apparaît en premier dans les invitations de calendrier et reçoit les notifications d’annulation ou de replanification.

Flux de réservation du candidat

Lorsqu’un candidat atteint une étape d’entretien :

Il reçoit un e-mail avec un lien vers la page de planification
La page de planification affiche tous les créneaux disponibles pour les 14 prochains jours par défaut (configurable jusqu’à 30 jours)
Il sélectionne une date dans la vue calendrier
Il choisit un créneau horaire spécifique
Il confirme la réservation

Kit, immédiatement :

Crée l’enregistrement d’entretien et le confirme automatiquement — la réservation et la confirmation se font en une seule étape
Envoie des invitations de calendrier à tous les intervieweurs assignés
Envoie un e-mail de confirmation au candidat
Met à jour la progression de l’étape à « entretien planifié »

Ce que voient les candidats

La page de réservation affiche :

Votre disponibilité sous forme de grille calendrier (les dates avec des créneaux sont mises en évidence)
Les fuseaux horaires convertis dans l’heure locale du candidat
La durée de l’entretien
Les noms des intervieweurs (optionnel — vous pouvez masquer cela dans les paramètres de l’étape)
Les instructions ou consignes de préparation que vous avez ajoutées à la configuration de l’étape

Ce que les candidats ne voient pas :

Pourquoi des créneaux spécifiques ne sont pas disponibles (conflits, limites de réunions, etc.)
Les détails du calendrier des intervieweurs ou les titres des événements
Le temps de marge autour des entretiens

Confirmer les entretiens

Les entretiens sont confirmés automatiquement dès qu’un candidat réserve — il n’y a pas d’étape « en attente » distincte que le candidat doive accomplir. Dès que la réservation est enregistrée, l’entretien passe directement au statut « confirmé ».

Actions de confirmation

Lorsqu’un entretien est confirmé à la réservation :

Le statut de l’entretien passe à « confirmé »
Tous les intervieweurs reçoivent une notification (si Slack est connecté)
Un e-mail de confirmation est envoyé au candidat

E-mails de rappel

Kit envoie un seul rappel par entretien une fois celui-ci confirmé. Le rappel est envoyé lorsque l’entretien tombe dans les 24 prochaines heures et inclut le lien de réunion. Chaque entretien n’est rappelé qu’une seule fois.

Replanification

Les candidats peuvent replanifier leurs entretiens si nécessaire, sous réserve d’une limite de délai.

Délai limite de replanification

Par défaut, les candidats peuvent replanifier jusqu’à 24 heures avant l’heure de début de l’entretien. Après cette limite, le bouton de replanification disparaît et ils doivent vous contacter directement.

Vous pouvez ajuster ce délai dans Recrutement > Paramètres > Général.

Flux de replanification

Le candidat clique sur Replanifier dans son portail
Il voit le même sélecteur de créneaux que lors de la réservation initiale
Il sélectionne un nouveau créneau
Kit met à jour les invitations de calendrier pour tous les intervieweurs
Tout le monde reçoit une notification du changement

L’historique des replanifications est consigné dans l’enregistrement de l’entretien pour référence.

Annulations

Les deux parties peuvent annuler des entretiens.

Le candidat annule

Si un candidat annule via son portail :

Le statut de l’entretien passe à « annulé »
Les invitations de calendrier sont mises à jour avec un avis d’annulation
Les intervieweurs reçoivent une notification
Le candidat peut réserver un nouveau créneau si l’étape est encore active

L’intervieweur annule

Si vous devez annuler :

Accédez à la page de détails de l’entretien
Cliquez sur Annuler l’entretien
Ajoutez éventuellement un motif
Confirmez l’annulation

Kit notifie le candidat et lui propose de réserver à nouveau.

Absences

Si un candidat ne se présente pas à l’entretien, vous pouvez le marquer comme « absent » depuis la page de détails de l’entretien. Cela consigne l’absence mais ne rejette pas automatiquement le candidat — vous décidez de la suite à donner.

Gérer les entretiens planifiés

Consultez tous les entretiens planifiés dans le tableau de bord du recrutement.

Filtres

À venir — Entretiens planifiés dans le futur
Passés — Entretiens terminés ou absences
Par statut — En attente, confirmé, annulé, terminé, absent

Page de détails de l’entretien

Cliquez sur un entretien pour voir :

Le nom du candidat et l’offre d’emploi
La date/heure prévue dans les fuseaux horaires de tous les intervieweurs
Les intervieweurs assignés
L’URL de réunion (cliquez pour rejoindre)
L’historique de l’entretien (réservé, confirmé, replanifié, etc.)
Les actions : confirmer, annuler, marquer absent, terminer

Terminer les entretiens

Après la fin d’un entretien :

Accédez à la page de détails de l’entretien
Cliquez sur Marquer comme terminé
Ajoutez éventuellement des notes ou commentaires (si les formulaires de retour sont activés)
Décidez si vous souhaitez faire avancer le candidat à l’étape suivante

Kit enregistre l’heure de fin et la consigne pour les rapports.

URLs de réunion

Vous pouvez configurer les URLs de réunion au niveau de l’étape ou pour chaque entretien individuellement.

URL de réunion au niveau de l’étape

Définissez une URL de réunion par défaut (Zoom, Google Meet, etc.) dans la configuration de l’étape. Chaque entretien planifié à cette étape utilise cette URL.

À utiliser quand :

Vous avez une salle Zoom dédiée aux entretiens
Tous les intervieweurs partagent un espace Google Meet
Vous souhaitez de la cohérence entre tous les entretiens

URLs par entretien

Remplacez l’URL de l’étape pour des entretiens individuels si nécessaire. Accédez à la page de détails de l’entretien et cliquez sur Modifier l’URL de réunion.

À utiliser quand :

Différents intervieweurs ont leur propre compte Zoom
Vous devez passer de la vidéo au téléphone pour un candidat spécifique
Un changement d’URL de dernière minute est nécessaire

Intégration Google Meet

Si vous connectez Google Calendar, Kit peut créer automatiquement des espaces Google Meet pour les entretiens. Activez cette option dans Intégrations > Google Calendar. Chaque entretien obtient un lien Meet unique, et Kit l’ajoute à l’invitation de calendrier.

Checklist

Ajoutez une étape d’entretien au pipeline de votre offre d’emploi
Définissez la durée de l’entretien selon le type d’entretien (30 à 60 minutes en général)
Assignez des intervieweurs qui ont des plannings de disponibilité configurés
Choisissez la stratégie de planification de votre compte (Maximiser la disponibilité ou Charge équilibrée) dans Recrutement > Paramètres > Général
Ajoutez une URL de réunion ou activez l’intégration Google Meet
Publiez l’offre d’emploi pour que les candidats puissent atteindre l’étape d’entretien
Testez le flux de réservation en consultant le portail candidat
Suivez les entretiens planifiés dans le tableau de bord du recrutement