Planification des entretiens

Pourquoi c’est important

Les étapes d’entretien sont là où la planification prend vie. Vous définissez qui mène l’entretien et sa durée, tandis qu’une stratégie de planification à l’échelle du compte détermine comment la disponibilité de plusieurs intervieweurs est combinée. Les candidats ne voient que les créneaux correspondant à votre configuration, réservent directement, et tout le monde reçoit automatiquement une invitation de calendrier.

Configurer une étape d’entretien

Lors de la création ou de la modification d’une offre d’emploi, vous pouvez ajouter des étapes d’entretien via la configuration du pipeline.

Créer une étape d’entretien

1. Accédez à votre offre d’emploi
2. Cliquez sur Modifier les étapes ou ouvrez l’éditeur de pipeline
3. Ajoutez une nouvelle étape ou modifiez une étape existante
4. Définissez le Type d’étape sur Entretien
5. Configurez les paramètres d’entretien

Paramètres requis

Paramètre	Description
Nom de l’étape	Comment l’étape apparaît aux candidats (par exemple, « Entretien technique » ou « Entretien culturel »)
Durée	Durée de l’entretien en minutes (15, 30, 45, 60, 90 ou personnalisée)
Intervieweurs	Les membres de l’équipe qui mèneront les entretiens à cette étape

Stratégie de planification

La stratégie de planification contrôle comment Kit combine la disponibilité de plusieurs intervieweurs en créneaux réservables. C’est un paramètre à l’échelle du compte qui s’applique à chaque étape d’entretien, et non une option par étape. Configurez-le dans Recrutement > Paramètres > Général. Il existe deux options :

Maximiser la disponibilité

Affiche les créneaux où n’importe quel intervieweur assigné est disponible. Lorsqu’un candidat réserve, Kit assigne l’entretien à l’un des intervieweurs disponibles.

À utiliser quand :

• Appels de présélection de premier tour où tout intervieweur peut les mener
• Entretiens standardisés avec un guide d’entretien
• Vous voulez offrir aux candidats le plus de créneaux possible

Compromis :

• Plus de créneaux disponibles (plus facile pour les candidats de réserver)
• Les entretiens peuvent être répartis de manière inégale si certains intervieweurs ont plus de disponibilité
• Moins de contrôle sur qui mène précisément chaque entretien

Répartition équilibrée (rotation des intervieweurs)

Affiche d’abord les créneaux des intervieweurs les moins sollicités pour répartir les entretiens équitablement au sein de l’équipe.

À utiliser quand :

• Vous avez un vivier d’intervieweurs capables de mener les présélections
• Vous souhaitez éviter qu’une seule personne soit surchargée
• L’équité et l’équilibre de la charge de travail comptent

Compromis :

• Équilibre automatiquement le nombre d’entretiens au sein de l’équipe
• Les candidats voient toujours un bon éventail de créneaux
• S’appuie sur le suivi des compteurs d’entretiens pour déterminer qui est le moins sollicité

À faire	À éviter
Utiliser Maximiser la disponibilité quand vous voulez que les candidats réservent au plus vite	Attendre un sélecteur de mode d’équipe par étape — la stratégie est à l’échelle du compte
Utiliser Répartition équilibrée quand vous avez un vivier de 3 intervieweurs ou plus	Utiliser Répartition équilibrée avec un seul intervieweur — il n’y a rien à équilibrer

Assigner des intervieweurs

Assignez les intervieweurs pour chaque étape.

Ajouter des intervieweurs

1. Dans la configuration de l’étape, trouvez Intervieweurs
2. Cliquez sur Ajouter un intervieweur
3. Sélectionnez un membre de l’équipe dans le menu déroulant
4. Cliquez sur Ajouter

Kit détermine toujours la disponibilité de chaque intervieweur à partir de son propre planning de disponibilité lié — il n’existe pas de remplacement de planning par affectation.

Intervieweurs multiples

Ajoutez autant d’intervieweurs que nécessaire. Kit combine leur disponibilité selon la stratégie de planification de votre compte.

Avec l’une ou l’autre stratégie, ajouter plus d’intervieweurs signifie généralement plus de créneaux disponibles pour les candidats — Maximiser la disponibilité fait apparaître chaque intervieweur libre, tandis que Répartition équilibrée oriente les réservations vers celui qui a le moins d’entretiens jusqu’à présent.

Rôles des intervieweurs

Kit n’impose pas de rôles formels, mais vous pouvez désigner un intervieweur principal en définissant son rôle dans la configuration de l’étape d’entretien. Kit utilise le compte Google de l’intervieweur principal pour créer le lien de réunion (voir Intégration Google Meet ci-dessous). Les invitations de calendrier sont envoyées individuellement à chaque destinataire — un participant par invitation —, il n’y a donc pas d’ordre des participants.

Flux de réservation du candidat

Lorsqu’un candidat atteint une étape d’entretien :

1. Il reçoit un e-mail avec un lien vers la page de planification
2. La page de planification affiche tous les créneaux disponibles pour les 14 prochains jours par défaut (configurable jusqu’à 30 jours)
3. Il sélectionne une date dans la vue calendrier
4. Il choisit un créneau horaire spécifique
5. Il confirme la réservation

Immédiatement, Kit :

• Crée l’enregistrement d’entretien et le confirme automatiquement — la réservation et la confirmation se font en une seule étape
• Envoie des invitations de calendrier à tous les intervieweurs assignés
• Envoie un e-mail de confirmation au candidat
• Met à jour la progression de l’étape à « entretien planifié »

Ce que voient les candidats

La page de réservation affiche :

• Votre disponibilité sous forme de grille calendrier (les dates avec des créneaux sont mises en évidence)
• Les fuseaux horaires convertis dans l’heure locale du candidat
• La durée de l’entretien
• Les noms des intervieweurs (optionnel — vous pouvez masquer cela dans les paramètres de l’étape)

Ce que les candidats ne voient pas :

• Pourquoi des créneaux spécifiques ne sont pas disponibles (conflits, limites de réunions, etc.)
• Les détails du calendrier des intervieweurs ou les titres des événements
• Le temps de marge autour des entretiens

Confirmer les entretiens

Les entretiens sont confirmés automatiquement dès qu’un candidat réserve — il n’y a pas d’étape « en attente » distincte que le candidat doive accomplir. Dès que la réservation est enregistrée, l’entretien passe directement au statut « confirmé ».

Actions de confirmation

Lorsqu’un entretien est confirmé à la réservation :

• Le statut de l’entretien passe à « confirmé »
• Tous les intervieweurs reçoivent une notification (si Slack est connecté)
• Un e-mail de confirmation est envoyé au candidat

E-mails de rappel

Kit envoie un seul rappel par entretien une fois celui-ci confirmé. Le rappel est envoyé lorsque l’entretien tombe dans les 24 prochaines heures et inclut le lien de réunion. Chaque entretien n’est rappelé qu’une seule fois.

Reprogrammation

Les candidats peuvent reprogrammer leurs entretiens si nécessaire, sous réserve d’une limite de délai.

Délai limite de reprogrammation

Par défaut, les candidats peuvent reprogrammer jusqu’à 24 heures avant l’heure de début de l’entretien. Après cette limite, le bouton de reprogrammation disparaît et ils doivent vous contacter directement.

Vous pouvez ajuster ce délai dans Recrutement > Paramètres > Général.

Flux de reprogrammation

1. Le candidat clique sur Reprogrammer dans son portail
2. Il voit le même sélecteur de créneaux que lors de la réservation initiale
3. Il sélectionne un nouveau créneau
4. Kit met à jour les invitations de calendrier pour tous les intervieweurs
5. Tout le monde reçoit une notification du changement

L’historique des reprogrammations est consigné dans l’enregistrement de l’entretien pour référence.

Annulations

Les deux parties peuvent annuler des entretiens.

Le candidat annule

Si un candidat annule via son portail :

• Le statut de l’entretien passe à « annulé »
• Les invitations de calendrier sont mises à jour avec un avis d’annulation
• Les intervieweurs reçoivent une notification
• Le candidat peut réserver un nouveau créneau si l’étape est encore active

L’intervieweur annule

Si vous devez annuler :

1. Accédez à la page de détails de l’entretien
2. Cliquez sur Annuler l’entretien
3. Ajoutez éventuellement un motif
4. Confirmez l’annulation

Kit notifie le candidat et lui propose de réserver à nouveau.

Absences

Si un candidat ne se présente pas à l’entretien, vous pouvez le marquer comme « absent » depuis la page de détails de l’entretien. Cela consigne l’absence mais ne rejette pas automatiquement le candidat — vous décidez de la suite à donner.

Gérer les entretiens planifiés

Le tableau de bord du recrutement affiche vos prochains entretiens dans le panneau « Aujourd’hui » — jusqu’à cinq, triés par heure de début, chacun indiquant le candidat, l’étape, l’heure prévue et le statut. Cliquez sur une entrée pour ouvrir sa page de détails.

Il n’existe pas de liste d’entretiens distincte ni de vue avec filtres. Le panneau du tableau de bord est la liste en un coup d’œil, et chaque entretien a sa propre page de détails.

Page de détails de l’entretien

Cliquez sur un entretien pour voir :

• Le nom du candidat et l’offre d’emploi
• La date/heure prévue dans les fuseaux horaires de tous les intervieweurs
• Les intervieweurs assignés
• L’URL de réunion (cliquez pour rejoindre)
• L’historique de l’entretien (réservé, confirmé, reprogrammé, etc.)
• Les actions : annuler, marquer absent, marquer comme terminé, réassigner l’intervieweur

Terminer les entretiens

Après la fin d’un entretien :

1. Accédez à la page de détails de l’entretien
2. Cliquez sur Marquer terminé
3. Ajoutez éventuellement des notes ou commentaires (si les formulaires de retour sont activés)
4. Décidez si vous souhaitez faire avancer le candidat à l’étape suivante

Kit enregistre l’heure de fin et la consigne pour les rapports.

URL de réunion

Kit renseigne automatiquement l’URL de réunion de chaque entretien via l’intégration Google Meet — il n’existe pas de champ d’URL de réunion dans la configuration de l’étape ni de saisie manuelle par entretien.

Intégration Google Meet

Connectez Google Meet dans Intégrations > Google Meet. Il s’agit d’une intégration distincte de la connexion Google Calendar utilisée pour la disponibilité et les invitations de calendrier.

Une fois la connexion établie, Kit crée un espace Google Meet dédié pour chaque entretien au moment de la réservation, enregistre le lien sur l’entretien et l’ajoute à l’invitation de calendrier ainsi qu’à l’e-mail de confirmation. Le lien est généré à partir du compte Google de l’intervieweur principal.

Où apparaît l’URL de réunion :

• Sur la page de détails de l’entretien (cliquez pour rejoindre)
• Dans les invitations de calendrier envoyées aux intervieweurs
• Dans l’e-mail de rappel envoyé dans les 24 heures précédant l’entretien

Si un entretien n’a pas d’espace Meet (par exemple lorsque l’intégration n’est pas connectée), aucun lien de réunion n’est affiché.

Checklist rapide

• Ajoutez une étape d’entretien au pipeline de votre offre d’emploi
• Définissez la durée de l’entretien selon le type d’entretien (30 à 60 minutes en général)
• Assignez des intervieweurs qui ont des plannings de disponibilité configurés
• Choisissez la stratégie de planification de votre compte (Maximiser la disponibilité ou Répartition équilibrée) dans Recrutement > Paramètres > Général
• Connectez l’intégration Google Meet si vous souhaitez des liens de réunion automatiques
• Publiez l’offre d’emploi pour que les candidats puissent atteindre l’étape d’entretien
• Testez le flux de réservation en consultant le portail candidat
• Suivez les entretiens planifiés dans le tableau de bord du recrutement