Planification des entretiens

Pourquoi c’est important

Les étapes d’entretien sont là où la planification prend vie. Vous définissez qui mène l’entretien, sa durée, et si les créneaux nécessitent tous les intervieweurs (intersection), n’importe quel intervieweur (union) ou une répartition équilibrée (tourniquet). Les candidats ne voient que les créneaux correspondant à votre configuration, réservent directement, et tout le monde reçoit automatiquement une invitation de calendrier.

Configurer une étape d’entretien

Lors de la création ou de la modification d’une offre d’emploi, vous pouvez ajouter des étapes d’entretien via la configuration du pipeline.

Créer une étape d’entretien

1. Accédez à votre offre d’emploi
2. Cliquez sur Modifier les étapes ou ouvrez l’éditeur de pipeline
3. Ajoutez une nouvelle étape ou modifiez une étape existante
4. Définissez le Type d’étape sur Entretien
5. Configurez les paramètres d’entretien

Paramètres requis

Paramètre	Description
Nom de l’étape	Comment l’étape apparaît aux candidats (par exemple, « Entretien technique » ou « Entretien culturel »)
Durée	Durée de l’entretien en minutes (15, 30, 45, 60, 90 ou personnalisée)
Intervieweurs	Les membres de l’équipe qui mèneront les entretiens à cette étape

Paramètres optionnels

Paramètre	Description	Par défaut
Mode d’équipe	Comment combiner la disponibilité de plusieurs intervieweurs	Union
URL de réunion	Lien d’appel vidéo (Zoom, Google Meet, etc.)	Aucun
Instructions	Consignes pour les candidats (quoi préparer, à quoi s’attendre)	Aucune
Avancement automatique	Faire avancer automatiquement les candidats à l’étape suivante après l’achèvement	Désactivé

Modes d’équipe

Lorsque plusieurs intervieweurs sont assignés à une étape, le mode d’équipe contrôle comment leur disponibilité est combinée.

Intersection : tout le monde est requis

N’affiche que les créneaux où tous les intervieweurs sont simultanément disponibles.

À utiliser quand :

• Entretiens en panel où tous les intervieweurs participent ensemble
• Discussions de groupe ou sessions de tableau blanc
• Situations où des intervieweurs spécifiques doivent être présents

Compromis :

• Moins de créneaux disponibles (plus difficile pour les candidats de trouver un horaire)
• Tous les intervieweurs participent à chaque entretien
• La complexité de planification augmente avec la taille de l’équipe

Union : n’importe qui peut s’en charger

Affiche les créneaux où n’importe quel intervieweur est disponible. Lorsqu’un candidat réserve, Kit assigne l’entretien à l’un des intervieweurs disponibles.

À utiliser quand :

• Premiers entretiens de sélection où tout intervieweur peut les mener
• Entretiens standardisés avec un guide d’entretien
• Situations où les intervieweurs sont interchangeables

Compromis :

• Plus de créneaux disponibles (plus facile pour les candidats de réserver)
• Les entretiens peuvent être répartis de manière inégale si certains intervieweurs ont plus de disponibilité
• Moins de contrôle sur qui mène chaque entretien

Tourniquet : répartition équilibrée

Affiche les créneaux des intervieweurs les moins sollicités pour répartir les entretiens équitablement au sein de l’équipe.

À utiliser quand :

• Vous avez un groupe d’intervieweurs qui gèrent les premiers entretiens de sélection
• Vous souhaitez éviter qu’une seule personne soit surchargée
• L’équité et l’équilibre de la charge de travail comptent

Compromis :

• Équilibre automatiquement le nombre d’entretiens au sein de l’équipe
• Plus de créneaux disponibles qu’en mode intersection
• Nécessite la mise en place du suivi des compteurs d’entretiens

À faire	À éviter
Utiliser l’intersection pour les entretiens en panel où des personnes spécifiques doivent être présentes	Utiliser l’intersection pour les sélections de routine — vous aurez trop peu de créneaux
Utiliser l’union ou le tourniquet pour les premiers entretiens de sélection standardisés	Utiliser l’union si vous souhaitez des pairages intervieweur-candidat spécifiques
Utiliser le tourniquet quand vous avez un groupe de 3 intervieweurs ou plus	Utiliser le tourniquet avec seulement 2 intervieweurs — l’union est plus simple

Assigner des intervieweurs

Après avoir défini le mode d’équipe, assignez les intervieweurs pour cette étape.

Ajouter des intervieweurs

1. Dans la configuration de l’étape, trouvez Intervieweurs
2. Cliquez sur Ajouter un intervieweur
3. Sélectionnez un membre de l’équipe dans le menu déroulant
4. Choisissez son planning de disponibilité (ou utilisez son planning par défaut)
5. Cliquez sur Ajouter

Intervieweurs multiples

Ajoutez autant d’intervieweurs que nécessaire. Kit combine leur disponibilité selon le mode d’équipe que vous avez sélectionné.

En mode intersection, ajouter plus d’intervieweurs rend plus difficile de trouver des créneaux communs. En mode union ou tourniquet, plus d’intervieweurs signifie plus de créneaux disponibles.

Rôles des intervieweurs

Kit n’impose pas de rôles formels, mais vous pouvez désigner un intervieweur principal en définissant son rôle dans la configuration de l’étape d’entretien. L’intervieweur principal apparaît en premier dans les invitations de calendrier et reçoit les notifications d’annulation ou de replanification.

Flux de réservation du candidat

Lorsqu’un candidat atteint une étape d’entretien :

1. Il reçoit un email avec un lien vers la page de planification
2. La page de planification affiche tous les créneaux disponibles pour les 30 prochains jours (ou votre maximum à l’avance configuré)
3. Il sélectionne une date dans la vue calendrier
4. Il choisit un créneau horaire spécifique
5. Il confirme la réservation

Kit immédiatement :

• Crée l’enregistrement d’entretien au statut « en attente »
• Envoie des invitations de calendrier à tous les intervieweurs assignés
• Envoie un email de confirmation au candidat
• Met à jour la progression de l’étape à « entretien planifié »

Ce que voient les candidats

La page de réservation affiche :

• Votre disponibilité sous forme de grille calendrier (les dates avec des créneaux sont mises en évidence)
• Les fuseaux horaires convertis dans l’heure locale du candidat
• La durée de l’entretien
• Les noms des intervieweurs (optionnel — vous pouvez masquer cela dans les paramètres de l’étape)
• Les instructions ou consignes de préparation que vous avez ajoutées à la configuration de l’étape

Ce que les candidats ne voient pas :

• Pourquoi des créneaux spécifiques ne sont pas disponibles (conflits, limites de réunions, etc.)
• Les détails du calendrier des intervieweurs ou les titres des événements
• Le temps de marge autour des entretiens

Confirmer les entretiens

Après la réservation par un candidat, l’entretien démarre au statut « en attente ». Les candidats peuvent confirmer leur présence via leur portail.

Actions de confirmation

Lorsqu’un candidat confirme :

• Le statut de l’entretien passe à « confirmé »
• Tous les intervieweurs reçoivent une notification (si Slack est connecté)
• Un email de confirmation est envoyé au candidat

Vous pouvez également confirmer manuellement les entretiens depuis la page de détails de l’entretien si un candidat vous contacte directement.

Emails de rappel

Kit envoie automatiquement des emails de rappel :

• 24 heures avant — Le candidat et les intervieweurs reçoivent un rappel avec le lien de réunion
• 1 heure avant — Rappel final avec le lien de connexion

Vous pouvez désactiver les rappels dans les paramètres de l’étape si vous préférez les gérer manuellement.

Replanification

Les candidats peuvent replanifier leurs entretiens si nécessaire, sous réserve d’une limite de délai.

Délai limite de replanification

Par défaut, les candidats peuvent replanifier jusqu’à 4 heures avant l’heure de début de l’entretien. Après cette limite, le bouton de replanification disparaît et ils doivent vous contacter directement.

Vous pouvez ajuster ce délai dans Recrutement > Paramètres > Général.

Flux de replanification

1. Le candidat clique sur Replanifier dans son portail
2. Il voit le même sélecteur de créneaux que lors de la réservation initiale
3. Il sélectionne un nouveau créneau
4. Kit met à jour les invitations de calendrier pour tous les intervieweurs
5. Tout le monde reçoit une notification du changement

L’historique des replanifications est consigné dans l’enregistrement de l’entretien pour référence.

Annulations

Les deux parties peuvent annuler des entretiens.

Le candidat annule

Si un candidat annule via son portail :

• Le statut de l’entretien passe à « annulé »
• Les invitations de calendrier sont mises à jour avec un avis d’annulation
• Les intervieweurs reçoivent une notification
• Le candidat peut réserver un nouveau créneau si l’étape est encore active

L’intervieweur annule

Si vous devez annuler :

1. Accédez à la page de détails de l’entretien
2. Cliquez sur Annuler l’entretien
3. Ajoutez éventuellement un motif
4. Confirmez l’annulation

Kit notifie le candidat et lui propose de réserver à nouveau.

Absences

Si un candidat ne se présente pas à l’entretien, vous pouvez le marquer comme « absent » depuis la page de détails de l’entretien. Cela consigne l’absence mais ne rejette pas automatiquement le candidat — vous décidez de la suite à donner.

Gérer les entretiens planifiés

Consultez tous les entretiens planifiés dans Recrutement > Entretiens.

Filtres

• À venir — Entretiens planifiés dans le futur
• Passés — Entretiens terminés ou absences
• Par statut — En attente, confirmé, annulé, terminé, absent

Page de détails de l’entretien

Cliquez sur un entretien pour voir :

• Le nom du candidat et l’offre d’emploi
• La date/heure prévue dans les fuseaux horaires de tous les intervieweurs
• Les intervieweurs assignés
• L’URL de réunion (cliquez pour rejoindre)
• L’historique de l’entretien (réservé, confirmé, replanifié, etc.)
• Les actions : confirmer, annuler, marquer absent, terminer

Terminer les entretiens

Après la fin d’un entretien :

1. Accédez à la page de détails de l’entretien
2. Cliquez sur Marquer comme terminé
3. Ajoutez éventuellement des notes ou commentaires (si les formulaires de retour sont activés)
4. Décidez si vous souhaitez faire avancer le candidat à l’étape suivante

Kit enregistre l’heure de fin et la consigne pour les rapports.

URLs de réunion

Vous pouvez configurer les URLs de réunion au niveau de l’étape ou pour chaque entretien individuellement.

URL de réunion au niveau de l’étape

Définissez une URL de réunion par défaut (Zoom, Google Meet, etc.) dans la configuration de l’étape. Chaque entretien planifié à cette étape utilise cette URL.

À utiliser quand :

• Vous avez une salle Zoom dédiée aux entretiens
• Tous les intervieweurs partagent un espace Google Meet
• Vous souhaitez de la cohérence entre tous les entretiens

URLs par entretien

Remplacez l’URL de l’étape pour des entretiens individuels si nécessaire. Accédez à la page de détails de l’entretien et cliquez sur Modifier l’URL de réunion.

À utiliser quand :

• Différents intervieweurs ont leur propre compte Zoom
• Vous devez passer de la vidéo au téléphone pour un candidat spécifique
• Un changement d’URL de dernière minute est nécessaire

Intégration Google Meet

Si vous connectez Google Calendar, Kit peut créer automatiquement des espaces Google Meet pour les entretiens. Activez cette option dans Intégrations > Google Calendar. Chaque entretien obtient un lien Meet unique, et Kit l’ajoute à l’invitation de calendrier.

Aide-mémoire

• Ajoutez une étape d’entretien au pipeline de votre offre d’emploi
• Définissez la durée de l’entretien selon le type d’entretien (30 à 60 minutes en général)
• Assignez des intervieweurs qui ont des plannings de disponibilité configurés
• Choisissez un mode d’équipe (intersection pour les panels, union/tourniquet pour les sélections)
• Ajoutez une URL de réunion ou activez l’intégration Google Meet
• Publiez l’offre d’emploi pour que les candidats puissent atteindre l’étape d’entretien
• Testez le flux de réservation en consultant le portail candidat
• Suivez les entretiens planifiés dans Recrutement > Entretiens