Vue d'ensemble de la planification

Pourquoi c’est important

La plupart des outils de recrutement vous obligent à greffer Calendly, SavvyCal ou un autre outil de réservation. Cela implique de gérer des identifiants distincts, de payer des frais supplémentaires par utilisateur et de jongler en permanence entre les systèmes. Kit intègre la planification d’entretiens comme une fonctionnalité à part entière : les candidats réservent directement via leur portail à lien magique et votre calendrier reste à jour automatiquement.

Comment ça fonctionne

Le système de planification de Kit repose sur trois niveaux :

1. Disponibilité personnelle : Définissez vos horaires hebdomadaires, vos exceptions de date et vos limites quotidiennes de réunions
2. Intégration de calendrier : Connectez Google Calendar pour bloquer automatiquement les conflits
3. Coordination d’équipe : Combinez la disponibilité de plusieurs intervieweurs, soit selon la stratégie de planification de votre compte, soit en exigeant plusieurs intervieweurs sur une étape

Lorsqu’un candidat atteint une étape d’entretien, il voit les créneaux disponibles qui correspondent au nombre d’intervieweurs exigé par l’étape et à la stratégie de planification de votre compte. Il suffit de choisir un créneau et de confirmer : chaque intervieweur retenu par Kit reçoit l’entretien, directement dans son calendrier s’il a activé Autoriser la création d’événements dans ce calendrier et sous forme de .ics par e-mail sinon.

Concepts clés

Plannings de disponibilité

Chaque membre de l’équipe crée un ou plusieurs plannings de disponibilité qui définissent quand il est disponible pour des entretiens. Un planning comprend :

• Horaires hebdomadaires : Vos heures de travail habituelles par jour de la semaine
• Exceptions de date : Bloquez des dates précises (congés, jours fériés) ou ajoutez des horaires personnalisés pour une disponibilité ponctuelle
• Limites de réunions : Plafonnez le nombre d’entretiens par jour pour éviter l’épuisement
• Marges : Ajoutez du temps tampon avant ou après les réunions pour le déplacement ou la préparation
• Fenêtres de planification : Limitez le délai pendant lequel les candidats peuvent réserver à l’avance

Vous pouvez créer plusieurs plannings (par exemple, « Horaires standards » et « Horaires étendus ») et passer de l’un à l’autre selon les comptes.

Stratégie de planification

Lorsque plusieurs intervieweurs peuvent prendre une étape, Kit combine leur disponibilité de trois façons possibles. Deux d’entre elles sont des stratégies définies à l’échelle du compte dans vos paramètres de recrutement ; la troisième est un paramètre par étape qui prend le pas sur elles.

Combinaison des créneaux	Comportement	Cas d’utilisation
Maximiser la disponibilité (tout intervieweur disponible) (à l’échelle du compte, par défaut)	Affiche tous les créneaux où au moins un intervieweur est libre, afin que l’un d’eux puisse mener l’entretien	Maximiser les créneaux réservables quand n’importe quel intervieweur peut prendre l’entretien
Répartition équilibrée (rotation des intervieweurs) (à l’échelle du compte)	Affiche les créneaux des intervieweurs les moins sollicités	Répartir équitablement la charge d’entretiens au sein de l’équipe
Intervieweurs requis à 2 ou plus (par étape)	N’affiche que les créneaux où ce nombre d’intervieweurs au moins est libre, et en retient autant	Étapes où plusieurs personnes doivent être présentes en même temps

Vous choisissez entre les deux stratégies une seule fois dans vos paramètres de recrutement, et elles régissent chaque étape qui n’exige qu’un seul intervieweur. Augmenter Intervieweurs requis sur une étape retire cette étape de leur portée et restreint toujours ses créneaux, sans jamais en ajouter. Consultez Planification des entretiens pour les détails de configuration.

Détection des conflits

Lorsque vous connectez Google Calendar, Kit lit vos événements (les titres sont masqués, seules les heures de début et de fin sont lues) et supprime automatiquement les créneaux en conflit de la page de réservation du candidat. Si vous ajoutez une nouvelle réunion à votre calendrier, ce créneau devient indisponible instantanément.

Kit vérifie les conflits sur tous les calendriers que vous avez activés dans vos Paramètres de disponibilité. Calendriers personnels, professionnels ou partagés : tant qu’ils sont connectés, Kit en tient compte.

Ce qui le distingue

Contrairement aux outils de réservation autonomes, la planification de Kit est intégrée au flux de recrutement :

• Intégration au portail candidat : Les candidats réservent via le même lien magique que celui qu’ils utilisent pour leurs candidatures et leurs soumissions. Aucun compte distinct requis.
• Visibilité pour l’assistant IA : Claude ou d’autres clients MCP peuvent consulter l’état de planification d’un entretien pour une candidature, notamment si une étape attend encore d’être planifiée. La réservation elle-même se fait via le portail candidat, pas via l’assistant.
• Configuration par étape : Différentes étapes d’entretien peuvent utiliser des durées, des groupes d’intervieweurs et des nombres d’intervieweurs requis distincts. (Le choix entre Maximiser la disponibilité et Répartition équilibrée est défini à l’échelle du compte ; une étape qui exige deux intervieweurs ou plus prend le pas sur ce choix.)
• Notifications automatiques : Les notifications Slack, les rappels par e-mail et les invitations au calendrier sont générés automatiquement lorsque des entretiens sont planifiés, confirmés ou annulés.
• Pas de frais par utilisateur : La planification est incluse dans votre abonnement Kit. Entretiens illimités, intervieweurs illimités.

Flux de travail courants

Intervieweur unique

1. Créez votre planning de disponibilité avec vos horaires hebdomadaires
2. Connectez Google Calendar pour éviter les doubles réservations
3. Configurez votre étape d’entretien avec vous-même comme seul intervieweur
4. Le candidat voit vos créneaux disponibles et réserve directement

Plusieurs intervieweurs

1. Tous les intervieweurs créent leurs plannings de disponibilité
2. Configurez l’étape d’entretien avec plusieurs intervieweurs
3. Réglez la stratégie de planification de votre compte sur Maximiser la disponibilité (tout intervieweur disponible)
4. Les candidats voient tous les créneaux où au moins un intervieweur est libre, ce qui maximise les horaires réservables
5. Si plusieurs d’entre eux doivent être présents ensemble, augmentez Intervieweurs requis sur l’étape ; Kit ne propose alors que les créneaux où ce nombre est libre

Répartition équilibrée

1. Constituez un groupe d’intervieweurs qui gèrent les présélections du premier tour
2. Configurez l’étape d’entretien avec le groupe complet
3. Réglez la stratégie de planification de votre compte sur Répartition équilibrée (rotation des intervieweurs)
4. Kit affiche les créneaux des intervieweurs les moins sollicités pour équilibrer la charge

Checklist rapide

• Lisez Gérer votre disponibilité pour configurer votre planning
• Connectez Google Calendar pour éviter les conflits
• Choisissez la stratégie de planification qui correspond à votre flux de travail, et définissez Intervieweurs requis sur chaque étape où plusieurs intervieweurs doivent être présents
• Testez l’expérience candidat en consultant une offre d’emploi en pré-production ou publiée