Terminplanung im Überblick

Warum das zählt

Die meisten Recruiting-Tools zwingen Sie dazu, Calendly, SavvyCal oder ein anderes Buchungstool anzubinden. Das bedeutet separate Logins, zusätzliche Kosten pro Arbeitsplatz und ständiges Wechseln zwischen Systemen. Kit enthält die Interviewplanung als vollwertiges Feature: Kandidaten buchen direkt über ihr Magic-Link-Portal, und Ihr Kalender bleibt automatisch aktuell.

So funktioniert es

Das Planungssystem von Kit besteht aus drei Ebenen:

1. Persönliche Verfügbarkeit: Definieren Sie Ihre wöchentlichen Zeiten, Datumsausnahmen und tägliche Meeting-Limits
2. Kalenderanbindung: Verbinden Sie Google Calendar, um Konflikte automatisch zu blockieren
3. Teamkoordination: Kombinieren Sie die Verfügbarkeit mehrerer Interviewer, entweder über die Planungsstrategie Ihres Kontos oder indem Sie für eine Phase mehrere Interviewer verlangen

Wenn ein Kandidat eine Interview-Phase erreicht, sieht er die verfügbaren Zeitfenster, die zur geforderten Interviewerzahl der Phase und zur Planungsstrategie Ihres Kontos passen. Er wählt ein Zeitfenster, bestätigt, und jeder Interviewer, den Kit dafür einsetzt, bekommt das Interview: bei aktivierter Option Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben direkt in den Kalender eingetragen, sonst als .ics-Anhang. Kein ständiges Hin und Her per E-Mail.

Wichtige Konzepte

Verfügbarkeitspläne

Jedes Teammitglied erstellt einen oder mehrere Verfügbarkeitspläne, die festlegen, wann es für Interviews zur Verfügung steht. Ein Plan umfasst:

• Wöchentliche Zeiten: Ihre regulären Arbeitszeiten nach Wochentag
• Datumsausnahmen: Bestimmte Tage blockieren (Urlaub, Feiertage) oder individuelle Zeiten für einmalige Verfügbarkeit hinzufügen
• Meeting-Limits: Begrenzen Sie die Anzahl der Interviews pro Tag, um Überlastung zu vermeiden
• Puffer: Fügen Sie Zeit vor und nach Meetings für Anfahrt oder Vorbereitung hinzu
• Planungsfenster: Begrenzen Sie, wie weit im Voraus Kandidaten buchen können

Sie können mehrere Pläne erstellen (z. B. „Standardzeiten“ und „Erweiterte Zeiten“) und je nach Konto zwischen ihnen wechseln.

Planungsstrategie

Wenn für eine Phase mehrere Interviewer in Frage kommen, kombiniert Kit deren Verfügbarkeit auf eine von drei Arten. Zwei davon sind kontoweite Strategien, die Sie einmalig in Ihren Recruiting-Einstellungen festlegen; die dritte ist eine Einstellung pro Phase, die beide außer Kraft setzt.

Wie Zeitfenster kombiniert werden	Verhalten	Anwendungsfall
Maximale Verfügbarkeit (jeder Interviewer führt durch) (kontoweit, Standard)	Jedes Zeitfenster anzeigen, in dem irgendein Interviewer frei ist, sodass einer von ihnen das Gespräch führen kann	Buchbare Zeiten maximieren, wenn ein beliebiger einzelner Interviewer das Interview übernehmen kann
Ausgewogene Verteilung (Interviewer rotieren) (kontoweit)	Zeitfenster der am wenigsten ausgelasteten Interviewer anzeigen	Interviewlast gleichmäßig im Team verteilen
Erforderliche Interviewer ab 2 (pro Phase)	Nur die Zeitfenster anzeigen, in denen mindestens so viele Interviewer frei sind, und genau so viele einsetzen	Phasen, in denen mehrere Personen gleichzeitig dabei sein müssen

Zwischen den beiden Strategien wählen Sie einmalig in Ihren Recruiting-Einstellungen; sie gelten für jede Phase, die nur einen Interviewer benötigt. Erhöhen Sie Erforderliche Interviewer in einer Phase, entscheidet diese Phase selbst, und ihre Auswahl an Zeitfenstern wird dadurch immer kleiner, nie größer. Weitere Details zur Einrichtung finden Sie unter Interviewplanung.

Konflikterkennung

Wenn Sie Google Calendar verbinden, liest Kit Ihre Termine (Titel werden ausgeblendet, nur Start- und Endzeiten) und entfernt automatisch kollidierende Zeitfenster von der Buchungsseite des Kandidaten. Wenn Sie einen neuen Termin in Ihren Kalender eintragen, wird diese Zeit sofort als nicht verfügbar angezeigt.

Kit prüft Konflikte über alle Kalender, die Sie in Ihren Verfügbarkeitseinstellungen aktiviert haben. Persönliche Kalender, Arbeitskalender, geteilte Kalender: solange sie verbunden sind, berücksichtigt Kit sie.

Was Kit besonders macht

Im Gegensatz zu eigenständigen Buchungstools ist die Terminplanung von Kit in den Recruiting-Workflow integriert:

• Integration ins Kandidatenportal: Kandidaten buchen über denselben Magic Link, den sie für Bewerbungen und Einreichungen nutzen. Kein separates Konto erforderlich.
• Einblick durch den KI-Assistenten: Claude oder andere MCP-Clients können den Planungsstatus eines Interviews für eine Bewerbung abfragen, etwa ob eine Phase noch auf die Terminplanung wartet. Die Buchung selbst erfolgt über das Kandidatenportal, nicht über den Assistenten.
• Phasenspezifische Konfiguration: Verschiedene Interview-Phasen können unterschiedliche Dauern, Interviewer-Pools und Anzahlen erforderlicher Interviewer verwenden. (Maximale Verfügbarkeit oder Ausgewogene Verteilung wird kontoweit festgelegt; eine Phase, die zwei oder mehr Interviewer verlangt, setzt das außer Kraft.)
• Automatische Benachrichtigungen: Slack-Benachrichtigungen, E-Mail-Erinnerungen und Kalendereinladungen werden automatisch erstellt, wenn Interviews geplant, bestätigt oder abgesagt werden.
• Keine Kosten pro Arbeitsplatz: Die Terminplanung ist in Ihrem Kit-Abonnement enthalten. Unbegrenzte Interviews, unbegrenzte Interviewer.

Häufige Workflows

Einzelner Interviewer

1. Erstellen Sie Ihren Verfügbarkeitsplan mit wöchentlichen Zeiten
2. Verbinden Sie Google Calendar, um Doppelbuchungen zu vermeiden
3. Konfigurieren Sie Ihre Interview-Phase mit sich selbst als einzigem Interviewer
4. Der Kandidat sieht Ihre verfügbaren Zeitfenster und bucht direkt

Mehrere Interviewer

1. Alle Interviewer erstellen ihre Verfügbarkeitspläne
2. Konfigurieren Sie die Interview-Phase mit mehreren Interviewern
3. Setzen Sie die Planungsstrategie Ihres Kontos auf Maximale Verfügbarkeit (jeder Interviewer führt durch)
4. Kandidaten sehen jedes Zeitfenster, in dem irgendein Interviewer frei ist, was die buchbaren Zeiten maximiert
5. Müssen mehrere von ihnen gemeinsam teilnehmen, erhöhen Sie Erforderliche Interviewer in der Phase. Kit bietet dann nur noch Zeitfenster an, in denen so viele frei sind

Verteilung nach Auslastung

1. Stellen Sie einen Pool von Interviewern zusammen, die das Screening der ersten Runde übernehmen
2. Konfigurieren Sie die Interview-Phase mit dem gesamten Pool
3. Setzen Sie die Planungsstrategie Ihres Kontos auf Ausgewogene Verteilung (Interviewer rotieren)
4. Kit zeigt Zeitfenster der am wenigsten ausgelasteten Interviewer an, um die Arbeitslast zu verteilen

Auf einen Blick

• Lesen Sie Verfügbarkeit verwalten, um Ihren Plan einzurichten
• Verbinden Sie Google Calendar, um Konflikte zu vermeiden
• Wählen Sie die Planungsstrategie, die zu Ihrem Workflow passt, und legen Sie Erforderliche Interviewer in jeder Phase fest, in der mehrere Interviewer teilnehmen müssen
• Testen Sie die Kandidatensicht, indem Sie eine Staging- oder veröffentlichte Stelle aufrufen