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Terminplanung im Überblick

Integrierte Interviewplanung mit persönlicher Verfügbarkeit, Kalenderanbindung und Teamkoordination — kein externes Buchungstool erforderlich.

Warum das zählt

Die meisten Recruiting-Tools zwingen Sie dazu, Calendly, SavvyCal oder ein anderes Buchungstool anzubinden. Das bedeutet separate Logins, zusätzliche Kosten pro Arbeitsplatz und ständiges Wechseln zwischen Systemen. Kit enthält die Interviewplanung als vollwertiges Feature — Kandidaten buchen direkt über ihr Magic-Link-Portal, Ihr Kalender bleibt aktuell, und Ihr KI-Assistent kann die Verfügbarkeit prüfen und Interviews für Sie planen.

So funktioniert es

Das Planungssystem von Kit besteht aus drei Ebenen:

  1. Persönliche Verfügbarkeit — Definieren Sie Ihre wöchentlichen Zeiten, Datumsausnahmen und tägliche Meeting-Limits
  2. Kalenderanbindung — Verbinden Sie Google Calendar, um Konflikte automatisch zu blockieren
  3. Teamkoordination — Kombinieren Sie die Verfügbarkeit mehrerer Interviewer über die Planungsstrategie Ihres Kontos

Wenn ein Kandidat eine Interview-Phase erreicht, sieht er die verfügbaren Zeitfenster auf Basis der Planungsstrategie Ihres Kontos. Er wählt ein Zeitfenster, bestätigt, und der zugewiesene Interviewer erhält eine Kalendereinladung. Kein Hin und Her per E-Mail.

Wichtige Konzepte

Verfügbarkeitspläne

Jedes Teammitglied erstellt einen oder mehrere Verfügbarkeitspläne, die festlegen, wann es für Interviews zur Verfügung steht. Ein Plan umfasst:

  • Wöchentliche Zeiten — Ihre regulären Arbeitszeiten nach Wochentag
  • Datumsausnahmen — Bestimmte Tage blockieren (Urlaub, Feiertage) oder individuelle Zeiten für einmalige Verfügbarkeit hinzufügen
  • Meeting-Limits — Begrenzen Sie die Anzahl der Interviews pro Tag, um Überlastung zu vermeiden
  • Puffer — Fügen Sie Zeit vor und nach Meetings für Anfahrt oder Vorbereitung hinzu
  • Planungsfenster — Begrenzen Sie, wie weit im Voraus Kandidaten buchen können

Sie können mehrere Pläne erstellen (z. B. „Standardzeiten“ und „Erweiterte Zeiten“) und je nach Konto zwischen ihnen wechseln.

Planungsstrategie

Wenn für eine Phase mehrere Interviewer erforderlich sind, kombiniert Kit deren Verfügbarkeit über eine von zwei Planungsstrategien. Die Strategie wird kontoweit in Ihren Recruiting-Einstellungen festgelegt — sie gilt für jede Phase, nicht pro Phase:

Strategie Verhalten Anwendungsfall
Maximize Availability (any interviewer hosts) Jedes Zeitfenster anzeigen, in dem irgendein Interviewer frei ist, sodass einer von ihnen das Gespräch führen kann Buchbare Zeiten maximieren, wenn ein beliebiger einzelner Interviewer das Interview übernehmen kann
Balanced Workload (rotate interviewers) Zeitfenster der am wenigsten ausgelasteten Interviewer anzeigen Interviewlast gleichmäßig im Team verteilen

Sie wählen die Strategie einmalig in Ihren Recruiting-Einstellungen. Weitere Details zur Einrichtung finden Sie unter Interviewplanung.

Konflikterkennung

Wenn Sie Google Calendar verbinden, liest Kit Ihre Termine (Titel werden ausgeblendet — nur Start- und Endzeiten) und entfernt automatisch kollidierende Zeitfenster von der Buchungsseite des Kandidaten. Wenn Sie einen neuen Termin in Ihren Kalender eintragen, wird diese Zeit sofort als nicht verfügbar angezeigt.

Kit prüft Konflikte über alle Kalender, die Sie in Ihren Verfügbarkeitseinstellungen aktiviert haben. Persönliche Kalender, Arbeitskalender, geteilte Kalender — solange sie verbunden sind, berücksichtigt Kit sie.

Was Kit besonders macht

Im Gegensatz zu eigenständigen Buchungstools ist die Terminplanung von Kit in den Recruiting-Workflow integriert:

  • Integration ins Kandidatenportal — Kandidaten buchen über denselben Magic Link, den sie für Bewerbungen und Einreichungen nutzen. Kein separates Konto erforderlich.
  • Zugriff durch den KI-Assistenten — Claude oder andere MCP-Clients können Ihre Verfügbarkeit prüfen und Interviews in Ihrem Auftrag planen. Kein Kopieren von Kalenderlinks nötig.
  • Phasenspezifische Konfiguration — Verschiedene Interview-Phasen können unterschiedliche Dauern und Interviewer-Pools verwenden. (Die Planungsstrategie selbst wird kontoweit festgelegt und gilt für jede Phase.)
  • Automatische Benachrichtigungen — Slack-Benachrichtigungen, E-Mail-Erinnerungen und Kalendereinladungen werden automatisch erstellt, wenn Interviews geplant, bestätigt oder abgesagt werden.
  • Keine Kosten pro Arbeitsplatz — Die Terminplanung ist in Ihrem Kit-Abonnement enthalten. Unbegrenzte Interviews, unbegrenzte Interviewer.

Häufige Workflows

Einzelner Interviewer

  1. Erstellen Sie Ihren Verfügbarkeitsplan mit wöchentlichen Zeiten
  2. Verbinden Sie Google Calendar, um Doppelbuchungen zu vermeiden
  3. Konfigurieren Sie Ihre Interview-Phase mit sich selbst als einzigem Interviewer
  4. Der Kandidat sieht Ihre verfügbaren Zeitfenster und bucht direkt

Mehrere Interviewer

  1. Alle Interviewer erstellen ihre Verfügbarkeitspläne
  2. Konfigurieren Sie die Interview-Phase mit mehreren Interviewern
  3. Setzen Sie die Planungsstrategie Ihres Kontos auf Maximize Availability (any interviewer hosts)
  4. Kandidaten sehen jedes Zeitfenster, in dem irgendein Interviewer frei ist, was die buchbaren Zeiten maximiert

Verteilung nach Auslastung

  1. Stellen Sie einen Pool von Interviewern zusammen, die das Screening der ersten Runde übernehmen
  2. Konfigurieren Sie die Interview-Phase mit dem gesamten Pool
  3. Setzen Sie die Planungsstrategie Ihres Kontos auf Balanced Workload (rotate interviewers)
  4. Kit zeigt Zeitfenster der am wenigsten ausgelasteten Interviewer an, um die Arbeitslast zu verteilen

Auf einen Blick

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