Terminplanung im Überblick

Warum das wichtig ist

Die meisten Recruiting-Tools zwingen Sie dazu, Calendly, SavvyCal oder ein anderes Buchungstool anzubinden. Das bedeutet separate Logins, zusätzliche Kosten pro Arbeitsplatz und ständiges Wechseln zwischen Systemen. Kit enthält die Interviewplanung als vollwertiges Feature – Kandidaten buchen direkt über ihr Magic-Link-Portal, Ihr Kalender bleibt aktuell, und Ihr KI-Assistent kann die Verfügbarkeit prüfen und Interviews für Sie planen.

So funktioniert es

Das Planungssystem von Kit besteht aus drei Ebenen:

1. Persönliche Verfügbarkeit – Definieren Sie Ihre wöchentlichen Zeiten, Datumsausnahmen und tägliche Meeting-Limits
2. Kalenderanbindung – Verbinden Sie Google Calendar, um Konflikte automatisch zu erkennen
3. Teamkoordination – Kombinieren Sie die Verfügbarkeit mehrerer Interviewer mit den Modi Schnittmenge, Vereinigung oder Round-Robin

Wenn ein Kandidat eine Interviewstufe erreicht, sieht er nur die Zeitfenster, in denen alle Beteiligten verfügbar sind. Er wählt ein Zeitfenster, bestätigt, und alle erhalten eine Kalendereinladung. Kein Hin und Her per E-Mail.

Wichtige Konzepte

Verfügbarkeitspläne

Jedes Teammitglied erstellt einen oder mehrere Verfügbarkeitspläne, die festlegen, wann es für Interviews zur Verfügung steht. Ein Plan umfasst:

• Wöchentliche Zeiten – Ihre regulären Arbeitszeiten nach Wochentag
• Datumsausnahmen – Bestimmte Tage blockieren (Urlaub, Feiertage) oder individuelle Zeiten für einmalige Verfügbarkeit hinzufügen
• Meeting-Limits – Begrenzen Sie die Anzahl der Interviews pro Tag, um Überlastung zu vermeiden
• Puffer – Fügen Sie Zeit vor und nach Meetings für Anfahrt oder Vorbereitung hinzu
• Planungsfenster – Begrenzen Sie, wie weit im Voraus Kandidaten buchen können

Sie können mehrere Pläne erstellen (z. B. “Standardzeiten” und “Erweiterte Zeiten”) und diese je nach Account wechseln.

Team-Modi

Wenn mehrere Interviewer für eine Stufe benötigt werden, kombiniert Kit deren Verfügbarkeit mit einem von drei Modi:

Modus	Verhalten	Anwendungsfall
Schnittmenge	Nur Zeitfenster anzeigen, in denen alle Teammitglieder frei sind	Panelinterviews, Gruppengespräche
Vereinigung	Zeitfenster anzeigen, in denen ein beliebiges Teammitglied frei ist	Erstgespräche, bei denen jeder Interviewer geeignet ist
Round Robin	Zeitfenster der am wenigsten ausgelasteten Interviewer anzeigen	Interviewlast gleichmäßig im Team verteilen

Die Stufenkonfiguration bestimmt, welcher Modus verwendet wird. Weitere Details finden Sie unter Interviewplanung.

Konflikterkennung

Wenn Sie Google Calendar verbinden, liest Kit Ihre Termine (Titel werden ausgeblendet – nur Start- und Endzeiten) und entfernt automatisch kollidierende Zeitfenster von der Buchungsseite des Kandidaten. Wenn Sie einen neuen Termin in Ihren Kalender eintragen, wird diese Zeit sofort als nicht verfügbar angezeigt.

Kit prüft Konflikte über alle Kalender, die Sie in Ihren Verfügbarkeitseinstellungen aktiviert haben. Persönliche Kalender, Arbeitskalender, geteilte Kalender – solange sie verbunden sind, berücksichtigt Kit sie.

Was Kit besonders macht

Im Gegensatz zu eigenständigen Buchungstools ist die Terminplanung von Kit in den Recruiting-Workflow integriert:

• Integration ins Kandidatenportal – Kandidaten buchen über denselben Magic Link, den sie für Bewerbungen und Einreichungen nutzen. Kein separates Konto erforderlich.
• Zugriff durch den KI-Assistenten – Claude oder andere MCP-Clients können Ihre Verfügbarkeit prüfen und Interviews in Ihrem Auftrag planen. Kein Kopieren von Kalenderlinks nötig.
• Stufenspezifische Konfiguration – Verschiedene Interviewstufen können unterschiedliche Team-Modi, Dauern und Interviewer-Pools verwenden.
• Automatische Benachrichtigungen – Slack-Benachrichtigungen, E-Mail-Erinnerungen und Kalendereinladungen werden automatisch erstellt, wenn Interviews geplant, bestätigt oder abgesagt werden.
• Keine Kosten pro Arbeitsplatz – Die Terminplanung ist in Ihrem Kit-Abonnement enthalten. Unbegrenzte Interviews, unbegrenzte Interviewer.

Häufige Workflows

Einzelner Interviewer

1. Erstellen Sie Ihren Verfügbarkeitsplan mit wöchentlichen Zeiten
2. Verbinden Sie Google Calendar, um Doppelbuchungen zu vermeiden
3. Konfigurieren Sie Ihre Interviewstufe mit sich selbst als einzigem Interviewer
4. Der Kandidat sieht Ihre verfügbaren Zeitfenster und bucht direkt

Panelinterview

1. Alle Interviewer erstellen ihre Verfügbarkeitspläne
2. Konfigurieren Sie die Interviewstufe mit mehreren Interviewern
3. Setzen Sie den Team-Modus auf Schnittmenge
4. Kandidaten sehen nur Zeitfenster, in denen alle frei sind

Round-Robin-Verteilung

1. Stellen Sie einen Pool von Interviewern für Erstgespräche zusammen
2. Konfigurieren Sie die Interviewstufe mit dem gesamten Pool
3. Setzen Sie den Team-Modus auf Round Robin
4. Kit zeigt Zeitfenster der am wenigsten ausgelasteten Interviewer an, um die Arbeitslast zu verteilen

Schnellcheckliste

• Lesen Sie Verfügbarkeit verwalten, um Ihren Plan einzurichten
• Verbinden Sie Google Calendar, um Konflikte zu vermeiden
• Konfigurieren Sie Interviewstufen mit Team-Modi, die zu Ihrem Workflow passen
• Testen Sie die Kandidatenerfahrung, indem Sie eine Staging- oder veröffentlichte Stelle aufrufen