Kalenderanbindung

Warum das zählt

Ohne Kalenderanbindung müssten Sie jeden Termin manuell in Ihrem Verfügbarkeitsplan blockieren. Verbinden Sie Google Calendar einmal, und Kit erledigt automatisch Folgendes:

• Zeitfenster ausblenden, wenn Sie kollidierende Termine haben
• Ihren Kalender in Echtzeit lesen; neue Konflikte erscheinen sofort
• Eine Kalendereinladung (.ics-Datei) per E-Mail versenden, wenn ein Kandidat bucht, damit das Interview im Kalender aller Beteiligten landet
• Eine aktualisierte Einladung oder eine Absage per E-Mail versenden, wenn ein Interview verschoben oder abgesagt wird
• Das Interview direkt in den Google Calendar jedes dafür gebuchten Interviewers eintragen, aber nur in Kalendern, für die dieser Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben aktiviert hat

Sie nutzen Google Calendar nicht? Sie können stattdessen jeden beliebigen Kalender (Outlook, Apple, Proton usw.) über einen ICS-Link anbinden. Siehe Kalender-Feeds (ICS).

Google Calendar verbinden

Navigieren Sie zu Integrationen > Google Calendar und klicken Sie auf Google Calendar verbinden.

Autorisierungsablauf

1. Wählen Sie Ihr Google-Konto (oder melden Sie sich an)
2. Erteilen Sie Kit die Berechtigung für Ihren Google Calendar. Kit nutzt sie, um Ihre Verfügbarkeit zu lesen und um Interviewtermine in den Kalendern zu verwalten, die Sie ausdrücklich dafür freigeben
3. Kit listet alle mit Ihrem Konto verknüpften Kalender auf
4. Sie wählen aus, welche Kalender synchronisiert werden und was Kit mit jedem davon tun darf

Berechtigungen

Kit fordert eine einzige Google Calendar-Berechtigung an:

Berechtigung

Was sie gewährt

calendar

Googles vollständige Lese-/Schreibberechtigung für Kalender. Kit nutzt sie, um Ihre Kalender aufzulisten, um Frei/Beschäftigt-Zeitfenster für die Konflikterkennung zu lesen und, ausschließlich in Kalendern, für die Sie Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben aktiviert haben, um den Kalendereintrag für ein Interview zu erstellen, zu aktualisieren und zu löschen, für das Sie gebucht sind.

Was Kit liest. Kit liest die Liste der Kalender Ihres Kontos (Name, Zeitzone, Farbe, Zugriffsrolle) sowie Startzeit, Endzeit und Beschäftigt-Status der Termine in den Kalendern, die Sie für die Konflikterkennung aktiviert haben. Titel, Beschreibungen und Teilnehmerlisten werden nicht abgerufen. So bleibt die Privatsphäre Ihrer persönlichen Termine geschützt.

Was Kit schreibt. Kit schreibt genau eine Art von Eintrag: den Kalendereintrag für ein Interview, für das Sie gebucht sind, und nur in einen Kalender, für den Sie Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben aktiviert haben. Kit aktualisiert oder löscht ausschließlich die Einträge, die es selbst erstellt hat; es verändert, verschiebt oder löscht nichts anderes in Ihrem Kalender. Lassen Sie diesen Schalter aus, schreibt Kit überhaupt nichts in Ihren Google Calendar, und Intervieweinladungen erreichen Sie ausschließlich als .ics-Anhang per E-Mail. Siehe Was Kit in Ihren Kalender schreibt.

Festlegen, was Kit mit jedem Kalender tun darf

Nach der Verbindung sehen Sie alle Ihre Google-Kalender auf der Seite Google Calendar-Einstellungen.

Primärer und sekundäre Kalender

• Primärer Kalender: Ihr Google-Hauptkalender (normalerweise Ihre E-Mail-Adresse)
• Sekundäre Kalender: Zusätzliche Kalender, die Sie erstellt oder abonniert haben (Teamkalender, geteilte Kalender usw.)

Die zwei Schalter pro Kalender

Jeder synchronisierte Kalender hat zwei voneinander unabhängige Schalter:

Schalter	Standard	Was er bewirkt
Auf Terminüberschneidungen prüfen	An	Kit fragt die Frei/Beschäftigt-Zeitfenster dieses Kalenders ab, sobald jemand Ihre buchbaren Zeitfenster aufruft, und blendet Zeitfenster aus, die sich mit einem als beschäftigt markierten Termin überschneiden.
Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben	Aus	Erlaubt Kit, den Interviewtermin in diesem Kalender zu erstellen, zu aktualisieren und zu löschen, sobald Sie für ein Interview gebucht sind. Wird nur für Kalender angeboten, in denen Ihre Google-Zugriffsrolle Eigentümer oder Bearbeiter ist; in einen Kalender, den Sie nur lesen können, kann Kit nicht schreiben.

Einstellen während der Verbindung. Klappen Sie auf der Seite Google Kalender auswählen unter einem Kalender die Kalenderoptionen auf. Die Konfliktprüfung ist bereits angehakt, die Ereigniserstellung nicht; dieses Häkchen setzen Sie selbst.

Später ändern.

1. Navigieren Sie zu Integrationen > Google Calendar
2. Suchen Sie den Kalender in der Liste und klicken Sie auf das Stiftsymbol (Kalender bearbeiten)
3. Setzen oder entfernen Sie die Häkchen bei Auf Terminüberschneidungen prüfen und Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern

In der Kalenderliste zeigen die Badges Konfliktprüfung aktiviert und Kann Ereignisse erstellen auf einen Blick, welche Schalter aktiv sind.

Kit prüft jeden synchronisierten Kalender, für den die Konfliktprüfung aktiviert ist, nicht nur Ihren primären. Enthält einer davon einen kollidierenden Termin, wird dieses Zeitfenster für Kandidaten ausgeblendet.

Typische Konfigurationen

Szenario	Welche Kalender auf Konflikte prüfen
Einzelperson mit einem Kalender	Nur den primären Kalender
Mitarbeiter mit Arbeits- und Privatkalender	Beide; verhindert, dass Kandidaten während privater Termine buchen
Führungskraft mit Teamkalender	Primärer + Teamkalender; Konflikte mit Teammeetings vermeiden
Teilzeit-Berater	Arbeitskalender + kundenspezifischer Kalender; alle Verpflichtungen blockieren

Das sollten Sie tun	Das sollten Sie vermeiden
Alle Kalender prüfen lassen, bei denen echte Konflikte bestehen	Feiertagskalender oder schreibgeschützte Kalender prüfen lassen, an deren Terminen Sie gar nicht teilnehmen
Privatkalender verbunden lassen, um Konflikte zwischen Arbeit und Privatleben zu vermeiden	Jedes Mal manuell Datumsausnahmen hinzufügen, wenn Sie einen privaten Termin haben
Die Ereigniserstellung für den einen Arbeitskalender erlauben, in dem Sie tatsächlich arbeiten	Die Ereigniserstellung für einen geteilten Teamkalender erlauben, in dem Sie keine Interviewtermine haben möchten

Wie Intervieweinladungen versendet werden

Wenn ein Kandidat ein Interview bucht, versendet Kit eine standardmäßige Kalendereinladung (als .ics-Dateianhang) an den Kandidaten und an jeden für das Interview gebuchten Interviewer. Ihr E-Mail-Programm (Gmail, Outlook, Apple Mail usw.) erkennt den Anhang und bietet an, ihn zu Ihrem Kalender hinzuzufügen. Wird das Interview verschoben oder abgesagt, versendet Kit auf dieselbe Weise eine aktualisierte Einladung oder eine Absage.

Dieser E-Mail-Weg läuft immer, unabhängig davon, welche Kalender-App Sie nutzen, und er ist das Einzige, was den Kandidaten erreicht.

Details der Einladung

Jede .ics-Einladung enthält:

• Titel: „Interview: [Stellentitel] bei [Unternehmen]“
• Uhrzeit: Das vom Kandidaten gewählte Zeitfenster, in der Zeitzone des Empfängers
• Beschreibung: Stellentitel, Unternehmen und Dauer; zusätzlich die Meeting-URL, falls eine konfiguriert ist. Die Version für den Interviewer führt außerdem den Namen des Kandidaten auf
• Teilnehmer: Der Empfänger (Kandidat oder Interviewer)

Enthält das Interview eine Meeting-URL, fügt Kit sie automatisch als Teilnahmelink in die Einladung ein.

Was Kit in Ihren Kalender schreibt

Jeder für das Interview gebuchte Interviewer, der einen Google-Kalender mit aktivierter Option Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben hat, bekommt das Interview zusätzlich direkt in diesen Kalender eingetragen. Es steht dort also, ohne dass er den E-Mail-Anhang annehmen muss:

Wann	Was Kit tut
Ein Kandidat bucht das Interview	Erstellt je einen Eintrag in dem Kalender jedes gebuchten Interviewers, für den die Ereigniserstellung aktiviert ist
Das Interview wird verschoben oder ein Meeting-Link kommt hinzu	Aktualisiert genau diese Einträge
Das Interview wird abgesagt	Löscht diese Einträge

Der von Kit erstellte Eintrag enthält den Interviewtitel („Interview: [Name des Kandidaten] – [Stellentitel]“), Phasenname und Stellentitel als Beschreibung, Start- und Endzeit sowie den Meeting-Link als Ort.

Die Grenzen: bitte lesen

• Nur Interviewer, und nur die gebuchten. Kit schreibt pro tatsächlich gebuchtem Interviewer einen Eintrag, jeweils in dessen eigenen Kalender. Zugewiesene Interviewer, die Kit nicht eingesetzt hat, erhalten keinen Eintrag, und in den Kalender des Kandidaten schreibt Kit nie; er bekommt ausschließlich die .ics-Einladung per E-Mail.
• Opt-in, pro Person und pro Kalender. Für jemanden wird nichts geschrieben, solange diese Person nicht Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben für einen Kalender aktiviert hat, der ihr gehört oder in den sie schreiben darf. Wer das nicht getan hat, erhält weiterhin ausschließlich die .ics-Einladung per E-Mail.
• Keine Teilnehmer, keine Einladungen von Google. Der von Kit erstellte Eintrag trägt keine Teilnehmerliste und wird mit unterdrückten Benachrichtigungen angelegt. Google selbst verschickt deshalb an niemanden eine E-Mail dazu, weder an den Kandidaten noch an die Interviewer. Die E-Mails von Kit bleiben die einzigen Benachrichtigungen, die überhaupt jemand erhält. Der Kandidat braucht kein Google-Konto, und niemand erscheint als Teilnehmer im Eintrag einer anderen Person; jeder Eintrag steht für sich im Kalender seines Besitzers.
• Ein Eintrag, aber nur beim Lead. Der Eintrag, den Kit für den Lead-Interviewer anlegt (oder, wenn kein Lead benannt ist, für den zuerst eingesetzten Interviewer), trägt dieselbe eindeutige ID wie die per E-Mail versendete .ics-Datei. Hat diese Person die Einladung bereits von Hand angenommen, behält Google einen einzigen Eintrag, und Kit lässt ihn unangetastet; spätere Änderungen erreichen sie über die aktualisierte .ics-E-Mail. Jeder weitere eingesetzte Interviewer bekommt bewusst eine andere ID: Eine gemeinsame ID ist der Mechanismus, mit dem Google Kopien desselben Termins verknüpft, und über mehrere Plätze hinweg wiederverwendet würde sie alle Einträge zu einem einzigen zusammenfallen lassen. Wer als weiterer Interviewer die .ics-Einladung zusätzlich von Hand annimmt, hat das Interview deshalb zweimal im Kalender.
• Nur Einträge von Kit selbst. Kit aktualisiert oder löscht ausschließlich die Einträge, die es für dieses Interview selbst erstellt hat. Es bearbeitet, verschiebt oder entfernt nichts anderes in Ihrem Kalender.
• Nicht rückwirkend. Wenn Sie die Ereigniserstellung aktivieren, werden bereits gebuchte Interviews nicht nachgetragen. Sie gilt für Interviews, die danach gebucht oder verschoben werden.
• Nur Google Calendar. Per ICS-Link eingebundene Kalender-Feeds sind ihrer Natur nach schreibgeschützt. Kit kann dort niemals schreiben, sondern nur Beschäftigt-Zeiten daraus lesen.
• Ein fehlgeschlagener Schreibvorgang bricht nie eine Buchung. Lehnt Google den Schreibvorgang ab (geänderte Berechtigungen, gelöschter Kalender, abgelaufene Autorisierung), ist das Interview trotzdem gebucht und die .ics-E-Mails werden trotzdem versendet. Verbinden Sie den Kalender erneut, um die Ereigniserstellung wiederherzustellen.

Welchen Kalender Kit wählt und was passiert, wenn es keinen gibt

Haben Sie die Ereigniserstellung für mehrere Kalender erlaubt, bevorzugt Kit einen Kalender, den es auch auf Terminüberschneidungen prüft. Ein Eintrag in einem Kalender, den Kit nie zurückliest, würde die Stunde für niemanden blockieren: Der Eintrag stünde dort, während Kit diese Zeit weiterhin an Kandidaten vergibt. Nur wenn keiner Ihrer Kalender mit erlaubter Ereigniserstellung auf Konflikte geprüft wird, greift Kit auf den ersten zurück.

Haben Sie überhaupt keinen solchen Kalender (nichts verbunden oder Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben überall deaktiviert), schreibt Kit für Sie nichts, und das Interview erreicht Sie genau wie bisher: als .ics-Anhang per E-Mail. Es geht nichts verloren, und es liegt kein Fehler vor.

Die Interviewdetailseite zeigt jetzt neben dem Namen jedes Interviewers an, welcher dieser Fälle eingetreten ist, niemand muss mehr raten:

Was die Interviewseite anzeigt	Was das bedeutet
Kit hat dieses Interview im Google Calendar eingetragen (Kalendername).	Der Eintrag wurde in diesem Kalender angelegt
Für keinen Kalender dieser Person ist „Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben“ aktiviert, deshalb wurde nichts eingetragen.	Diese Person hat keinen beschreibbaren Kalender; die .ics-E-Mail ist ihre einzige Kopie
Steht bereits im Google Calendar, deshalb hat Kit keinen zweiten Eintrag angelegt.	Der Lead-Interviewer hatte die E-Mail-Einladung bereits von Hand angenommen
Kit kann dieses Interview erst in den Google Calendar eintragen, wenn die Kalenderverbindung erneuert wurde.	Die Autorisierung ist abgelaufen; nach dem erneuten Verbinden macht Kit weiter
Google hat dieses Interview nicht in den Kalender eingetragen, deshalb steht es nur in Kit.	Google hat den Schreibvorgang abgelehnt; die Buchung selbst bleibt davon unberührt

So funktioniert die Konflikterkennung

Jedes Mal, wenn ein Kandidat verfügbare Zeitfenster aufruft, führt Kit folgende Schritte aus:

1. Wöchentliche Zeiten und Datumsausnahmen aus Ihrem Verfügbarkeitsplan abrufen
2. Alle für die Konflikterkennung aktivierten Google-Kalender nach Beschäftigt-Zeitfenstern im entsprechenden Zeitraum abfragen
3. Zeitfenster entfernen, die sich mit als „beschäftigt“ markierten Terminen überschneiden
4. Meeting-Limits und Puffer anwenden
5. Nur die Zeitfenster zurückgeben, in denen Sie tatsächlich verfügbar sind

Echtzeit-Aktualisierungen

Kalenderprüfungen erfolgen bei Bedarf, nicht nach einem Zeitplan. Wenn Sie einen neuen Termin in Google Calendar eintragen und die Buchungsseite des Kandidaten 10 Sekunden später aktualisieren, verschwindet dieses Zeitfenster.

Ganztägige Termine

Ganztägige Termine (z. B. „Urlaub“ oder „Konferenz“) blockieren den gesamten Tag. Kit zeigt an Tagen mit ganztägigen Terminen keine Zeitfenster an, selbst wenn Ihre wöchentlichen Zeiten Verfügbarkeit vorsehen.

Status „Frei“ vs. „Beschäftigt“

Google Calendar-Termine können als „frei“ oder „beschäftigt“ markiert werden. Kit blockiert nur Termine mit dem Status „beschäftigt“. Wenn Sie einen vorläufigen Eintrag in Ihrem Kalender erstellen und ihn als „frei“ markieren, sehen Kandidaten diese Zeit weiterhin als verfügbar.

Mehrere Interviewer

Wenn eine Interview-Phase mehrere Interviewer umfasst, prüft Kit alle deren Kalender. Wie die freien Zeiten kombiniert werden, hängt von der Einstellung Erforderliche Interviewer der Phase ab und, solange dort 1 steht, von der Planungsstrategie in den Hiring-Einstellungen:

• Maximale Verfügbarkeit (Standard): Kit prüft Konflikte einzeln und weist jedes Interview einem verfügbaren Interviewer zu. Ein Zeitfenster wird angeboten, sobald irgendein Interviewer frei ist.
• Ausgewogene Verteilung: Wie „Maximale Verfügbarkeit“, bevorzugt jedoch die am wenigsten ausgelasteten Interviewer, sodass Interviews gleichmäßig im Team verteilt werden.
• Erforderliche Interviewer ab 2: Setzt beide außer Kraft. Kit beginnt bei denselben Zeitfenstern und blendet anschließend jedes aus, in dem weniger als die geforderte Anzahl Interviewer frei ist.

Was ein Konflikt kostet, hängt davon ab, welcher Fall gilt. Bei Maximale Verfügbarkeit oder Ausgewogene Verteilung kostet der 14:00-Uhr-Konflikt eines Interviewers nichts: Das Zeitfenster bleibt bestehen und geht an eine andere freie Person. In einer Phase, die zwei oder mehr Interviewer verlangt, kann derselbe Konflikt das Zeitfenster ganz entfernen: es verschwindet, sobald die Zahl der freien Interviewer unter die geforderte Anzahl fällt.

Die Konflikterkennung berücksichtigt jeden zugewiesenen Interviewer. Die Ereigniserstellung richtet sich danach, wer tatsächlich gebucht ist: Jede dieser Personen erhält einen Eintrag in ihrem eigenen Kalender, sofern sie dort die Ereigniserstellung erlaubt hat, und sonst die .ics-Einladung per E-Mail.

Fehlerbehebung

Zeitfenster werden trotz Konflikten angezeigt

Mögliche Ursachen:

1. Der kollidierende Termin befindet sich in einem Kalender, für den Auf Terminüberschneidungen prüfen nicht aktiviert ist
2. Der Termin ist als „frei“ statt „beschäftigt“ markiert
3. Die Kalendersynchronisation ist verzögert (selten, normalerweise unter 5 Sekunden)

Lösung:

• Prüfen Sie unter Integrationen > Google Calendar, für welche Kalender die Konfliktprüfung aktiviert ist
• Bearbeiten Sie den kollidierenden Termin in Google Calendar und setzen Sie den Status auf „beschäftigt“

Kalender getrennt

Wenn Sie die Google-Berechtigungen widerrufen oder Ihr Passwort ändern, verliert Kit den Zugriff auf Ihren Kalender. Sie sehen einen Warnhinweis unter Integrationen > Google Calendar. Klicken Sie auf Erneut verbinden, um die Autorisierung zu erneuern. Solange der Zugriff fehlt, kann Kit weder Konflikte prüfen noch Interviewtermine erstellen, aktualisieren oder entfernen.

Interview erscheint nicht in Ihrem Kalender

Kit schreibt einen Eintrag nur für die Interviewer, die für das Interview gebucht sind, und nur in einen Kalender, für den die Ereigniserstellung aktiviert wurde. Alle anderen erhalten das Interview als .ics-Anhang per E-Mail, den sie (oder ihr E-Mail-Programm) annehmen müssen.

Mögliche Ursachen:

1. Sie sind der Phase zugewiesen, wurden für dieses Interview aber nicht gebucht; Kit setzt nur so viele Interviewer ein, wie die Phase verlangt
2. Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben ist für alle Ihre Kalender deaktiviert
3. Ihre Zugriffsrolle für diesen Kalender ist Leser oder Frei/Belegt-Leser, sodass Kit dort nicht schreiben kann
4. Das Interview wurde gebucht, bevor Sie die Ereigniserstellung aktiviert haben; Kit trägt nichts nachträglich ein
5. Der Zugriff von Kit auf Google muss neu autorisiert werden
6. Die Einladungs-E-Mail ist im Spam gelandet, oder Ihr E-Mail-Programm hat den .ics-Anhang nicht automatisch hinzugefügt

Lösung:

• Öffnen Sie die Interviewdetailseite und lesen Sie die Zeile neben Ihrem Namen. Sie nennt, welche der oben genannten Ursachen bei Ihnen zutrifft
• Prüfen Sie die Schalter und Ihre Zugriffsrolle unter Integrationen > Google Calendar und verbinden Sie den Kalender erneut, wenn ein Warnhinweis angezeigt wird
• Durchsuchen Sie Ihren Posteingang (und Spam-Ordner) nach der E-Mail mit der Intervieweinladung
• Öffnen Sie die E-Mail und nehmen Sie den .ics-Anhang an oder importieren Sie ihn manuell in Ihren Kalender

Datenschutz und Sicherheit

Kit liest nur das, was die Terminplanung erfordert:

• Titel werden nicht gelesen: Nur Start-/Endzeiten und Beschäftigt-Status
• Teilnehmer werden nicht gelesen: Kit weiß nicht, wer sonst in Ihren Meetings ist
• Beschreibungen werden nicht gelesen: Persönliche Notizen bleiben privat

Was Kit schreibt, ist noch enger begrenzt. Das Einzige, was Kit jemals in Google Calendar schreibt, ist der Eintrag für ein Interview, für das Sie gebucht sind, und zwar in einem Kalender, den Sie dafür ausdrücklich freigegeben haben. Dieser Eintrag trägt keine Teilnehmerliste, löst keine Einladungs-E-Mail von Google aus, und Kit aktualisiert oder löscht ausschließlich die Einträge, die es selbst erstellt hat. Deaktivieren Sie Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben überall, dann nutzt Kit die calendar-Berechtigung praktisch nur lesend.

Intervieweinladungen werden per E-Mail als .ics-Anhänge versendet, die nur das Nötige enthalten: Titel, Uhrzeit, Dauer und Meeting-Link. Der Name des Kandidaten erscheint ausschließlich in der Version, die an die Interviewer gesendet wird, sowie in deren eigenen Kalendereinträgen.

Sie können den Zugriff jederzeit unter Integrationen > Google Calendar widerrufen. Kit prüft dann keine Konflikte mehr und verwaltet auch keine Kalendereinträge mehr. Bereits angenommene Einladungen und von Kit bereits erstellte Einträge bleiben in Ihrem Kalender. Kit kann sie nicht mehr aktualisieren oder entfernen, löschen Sie also nicht gewünschte Einträge von Hand.

Auf einen Blick

• Navigieren Sie zu Integrationen > Google Calendar
• Klicken Sie auf Google Calendar verbinden und autorisieren Sie Kit
• Aktivieren Sie Auf Terminüberschneidungen prüfen für jeden Kalender, in dem Sie Terminüberschneidungen haben
• Entscheiden Sie pro Kalender, ob Sie Erstellung von Ereignissen in diesem Kalender erlauben aktivieren. Lassen Sie es aus, wenn Sie lieber nur die .ics-Einladung per E-Mail erhalten möchten
• Überprüfen Sie, ob Ihr primärer Kalender korrekt ist (von dort werden Konflikte gelesen)
• Testen Sie, indem Sie eine Kandidatenbuchungsseite aufrufen und prüfen, ob kollidierende Zeitfenster ausgeblendet sind
• Widerrufen Sie den Zugriff jederzeit, wenn Sie die Kalenderanbindung nicht mehr benötigen