Kalenderanbindung

Warum das zählt

Ohne Kalenderanbindung müssten Sie jeden Termin manuell in Ihrem Verfügbarkeitsplan blockieren. Verbinden Sie Google Calendar einmal, und Kit erledigt automatisch Folgendes:

• Zeitfenster ausblenden, wenn Sie kollidierende Termine haben
• Ihren Kalender in Echtzeit lesen – neue Konflikte erscheinen sofort
• Eine Kalendereinladung (.ics-Datei) per E-Mail versenden, wenn ein Kandidat bucht, damit das Interview im Kalender aller Beteiligten landet
• Eine aktualisierte Einladung oder eine Absage per E-Mail versenden, wenn ein Interview verschoben oder abgesagt wird

Sie nutzen Google Calendar nicht? Sie können stattdessen jeden beliebigen Kalender (Outlook, Apple, Proton usw.) über einen ICS-Link anbinden. Siehe Kalender-Feeds (ICS).

Google Calendar verbinden

Navigieren Sie zu Integrationen > Google Calendar und klicken Sie auf Connect Google Calendar.

Autorisierungsablauf

1. Wählen Sie Ihr Google-Konto (oder melden Sie sich an)
2. Erteilen Sie Kit die Berechtigung, Ihre Kalenderverfügbarkeit zu lesen
3. Kit listet alle mit Ihrem Konto verknüpften Kalender auf
4. Sie werden zurück zu Kit weitergeleitet

Berechtigungen

Kit fordert eine einzige Google Calendar-Berechtigung an:

Berechtigung	Was sie erlaubt
calendar	Start-/Endzeiten von Terminen sowie den Beschäftigt-Status lesen, um Konflikte zu erkennen

Kit liest ausschließlich Startzeit, Endzeit und Beschäftigt-Status von Kalendereinträgen. Titel, Beschreibungen und Teilnehmerlisten werden nicht abgerufen. So bleibt die Privatsphäre Ihrer persönlichen Termine geschützt. Kit erstellt, bearbeitet oder löscht keine Einträge in Ihrem Google Calendar – Intervieweinladungen werden Ihnen per E-Mail als Kalenderdatei zugesendet (siehe Wie Intervieweinladungen versendet werden).

Kalender für die Konfliktprüfung auswählen

Nach der Verbindung sehen Sie alle Ihre Google-Kalender auf der Seite Google Calendar-Einstellungen.

Primärer und sekundäre Kalender

• Primärer Kalender – Ihr Google-Hauptkalender (normalerweise Ihre E-Mail-Adresse)
• Sekundäre Kalender – Zusätzliche Kalender, die Sie erstellt oder abonniert haben (Teamkalender, geteilte Kalender usw.)

Kalender für die Konflikterkennung aktivieren

Standardmäßig prüft Kit Ihren primären Kalender. Um weitere hinzuzufügen:

1. Navigieren Sie zu Integrationen > Google Calendar
2. Suchen Sie den Kalender in der Liste
3. Klicken Sie auf Enable for Conflict Detection

Kit prüft nun alle aktivierten Kalender bei der Ermittlung Ihrer Verfügbarkeit. Wenn ein Kalender einen kollidierenden Termin enthält, wird dieses Zeitfenster für Kandidaten ausgeblendet.

Typische Konfigurationen

Szenario	Welche Kalender aktivieren
Einzelperson mit einem Kalender	Nur den primären Kalender
Mitarbeiter mit Arbeits- und Privatkalender	Beide – verhindert, dass Kandidaten während privater Termine buchen
Führungskraft mit Teamkalender	Primärer + Teamkalender – Konflikte mit Teammeetings vermeiden
Teilzeit-Berater	Arbeitskalender + kundenspezifischer Kalender – alle Verpflichtungen blockieren

Das sollten Sie tun	Das sollten Sie vermeiden
Alle Kalender aktivieren, bei denen echte Konflikte bestehen	Feiertagskalender oder schreibgeschützte Kalender aktivieren, an deren Terminen Sie nicht teilnehmen
Privatkalender verbunden lassen, um Konflikte zwischen Arbeit und Privatleben zu vermeiden	Jedes Mal manuell Datumsausnahmen hinzufügen, wenn Sie einen privaten Termin haben

Wie Intervieweinladungen versendet werden

Wenn ein Kandidat ein Interview bucht, schreibt Kit keinen Eintrag in Ihren Google Calendar. Stattdessen versendet es eine standardmäßige Kalendereinladung – als .ics-Dateianhang – an den Kandidaten und an jeden zugewiesenen Interviewer. Ihr E-Mail-Programm (Gmail, Outlook, Apple Mail usw.) erkennt den Anhang und bietet an, ihn zu Ihrem Kalender hinzuzufügen. Wird das Interview verschoben oder abgesagt, versendet Kit auf dieselbe Weise eine aktualisierte Einladung oder eine Absage.

Das bedeutet: Die Anbindung funktioniert unabhängig davon, welche Kalender-App Sie nutzen, immer gleich – Google Calendar wird ausschließlich zur Konflikterkennung gelesen, niemals beschrieben.

Details der Einladung

Jede .ics-Einladung enthält:

• Titel – „Interview: [Stellentitel] bei [Unternehmen]”
• Uhrzeit – Das vom Kandidaten gewählte Zeitfenster, in der Zeitzone des Empfängers
• Beschreibung – Stellentitel, Unternehmen und Dauer; zusätzlich die Meeting-URL, falls eine konfiguriert ist. Die Version für den Interviewer führt außerdem den Namen des Kandidaten auf
• Teilnehmer – Der Empfänger (Kandidat oder Interviewer)

Enthält das Interview eine Meeting-URL, fügt Kit sie automatisch als Teilnahmelink in die Einladung ein.

So funktioniert die Konflikterkennung

Jedes Mal, wenn ein Kandidat verfügbare Zeitfenster aufruft, führt Kit folgende Schritte aus:

1. Wöchentliche Zeiten und Datumsausnahmen aus Ihrem Verfügbarkeitsplan abrufen
2. Alle aktivierten Google-Kalender nach Terminen im entsprechenden Zeitraum abfragen
3. Zeitfenster entfernen, die sich mit als „beschäftigt” markierten Terminen überschneiden
4. Meeting-Limits und Puffer anwenden
5. Nur die Zeitfenster zurückgeben, in denen Sie tatsächlich verfügbar sind

Echtzeit-Aktualisierungen

Kalenderprüfungen erfolgen bei Bedarf, nicht nach einem Zeitplan. Wenn Sie einen neuen Termin in Google Calendar eintragen und die Buchungsseite des Kandidaten 10 Sekunden später aktualisieren, verschwindet dieses Zeitfenster.

Ganztägige Termine

Ganztägige Termine (z. B. „Urlaub” oder „Konferenz”) blockieren den gesamten Tag. Kit zeigt an Tagen mit ganztägigen Terminen keine Zeitfenster an, selbst wenn Ihre wöchentlichen Zeiten Verfügbarkeit vorsehen.

Status „Frei” vs. „Beschäftigt”

Google Calendar-Termine können als „frei” oder „beschäftigt” markiert werden. Kit blockiert nur Termine mit dem Status „beschäftigt”. Wenn Sie einen vorläufigen Eintrag in Ihrem Kalender erstellen und ihn als „frei” markieren, sehen Kandidaten diese Zeit weiterhin als verfügbar.

Mehrere Interviewer

Wenn eine Interview-Phase mehrere Interviewer umfasst, prüft Kit alle deren Kalender. Über die Einstellung Planungsstrategie in den Hiring-Einstellungen legen Sie fest, wie die Zeitfenster kombiniert werden:

• Maximale Verfügbarkeit (Standard) – Kit prüft Konflikte einzeln und weist jedes Interview einem verfügbaren Interviewer zu. Ein Zeitfenster wird angeboten, sobald irgendein Interviewer frei ist.
• Ausgewogene Verteilung – Wie „Maximale Verfügbarkeit”, bevorzugt jedoch die am wenigsten ausgelasteten Interviewer, sodass Interviews gleichmäßig im Team verteilt werden.

Wenn ein Interviewer um 14:00 Uhr einen Konflikt hat, wird dieses Zeitfenster einfach einem anderen verfügbaren Interviewer zugewiesen, statt ausgeblendet zu werden.

Fehlerbehebung

Zeitfenster werden trotz Konflikten angezeigt

Mögliche Ursachen:

1. Der kollidierende Termin befindet sich in einem Kalender, der nicht für die Konflikterkennung aktiviert ist
2. Der Termin ist als „frei” statt „beschäftigt” markiert
3. Die Kalendersynchronisation ist verzögert (selten – normalerweise unter 5 Sekunden)

Lösung:

• Prüfen Sie unter Integrationen > Google Calendar, welche Kalender aktiviert sind
• Bearbeiten Sie den kollidierenden Termin in Google Calendar und setzen Sie den Status auf „beschäftigt”

Kalender getrennt

Wenn Sie die Google-Berechtigungen widerrufen oder Ihr Passwort ändern, verliert Kit den Zugriff auf Ihren Kalender. Sie sehen einen Warnhinweis unter Integrationen > Google Calendar. Klicken Sie auf Reconnect, um die Autorisierung zu erneuern.

Intervieweinladung erscheint nicht in Ihrem Kalender

Denken Sie daran: Kit versendet Intervieweinladungen per E-Mail als .ics-Anhang – es schreibt nicht direkt in Ihren Google Calendar. Sie (oder Ihr E-Mail-Programm) müssen die Einladung annehmen, damit sie erscheint.

Mögliche Ursachen:

1. Das Interview wurde noch nicht geplant, daher wurde noch keine Einladung versendet
2. Die Einladungs-E-Mail ist im Spam-Ordner oder einem gefilterten Ordner gelandet
3. Ihr E-Mail-Programm hat den .ics-Anhang nicht automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt

Lösung:

• Bestätigen Sie, dass das Interview in Kit geplant ist
• Durchsuchen Sie Ihren Posteingang (und Spam-Ordner) nach der E-Mail mit der Intervieweinladung
• Öffnen Sie die E-Mail und nehmen Sie den .ics-Anhang an oder importieren Sie ihn manuell in Ihren Kalender

Datenschutz und Sicherheit

Der Google Calendar-Zugriff von Kit ist schreibgeschützt – er dient ausschließlich der Konflikterkennung und schreibt niemals in Ihren Kalender:

• Titel werden nicht gelesen – Nur Start-/Endzeiten und Beschäftigt-Status
• Teilnehmer werden nicht gelesen – Kit weiß nicht, wer sonst in Ihren Meetings ist
• Beschreibungen werden nicht gelesen – Persönliche Notizen bleiben privat

Intervieweinladungen werden per E-Mail als .ics-Anhänge versendet, die nur das Nötige enthalten: Titel, Uhrzeit, Dauer und Meeting-Link. Der Name des Kandidaten erscheint ausschließlich in der Version, die an die Interviewer gesendet wird.

Sie können den Zugriff jederzeit unter Integrationen > Google Calendar widerrufen. Bereits angenommene Einladungen bleiben in Ihrem Kalender, aber Kit prüft keine neuen Konflikte mehr.

Auf einen Blick

• Navigieren Sie zu Integrationen > Google Calendar
• Klicken Sie auf Connect Google Calendar und autorisieren Sie Kit
• Aktivieren Sie alle Kalender, in denen Sie Terminüberschneidungen haben
• Überprüfen Sie, ob Ihr primärer Kalender korrekt ist (von dort werden Konflikte gelesen)
• Testen Sie, indem Sie eine Kandidatenbuchungsseite aufrufen und prüfen, ob kollidierende Zeitfenster ausgeblendet sind
• Widerrufen Sie den Zugriff jederzeit, wenn Sie die Kalenderanbindung nicht mehr benötigen