Ihre Pipeline verwalten

Warum das zählt

In der Pipeline fallen die Einstellungsentscheidungen. Wenn Sie verstehen, wie sich Kandidaten durch die Phasen bewegen — und wie die Aktionen Ihres Teams Übergänge auslösen —, bleibt Ihr Prozess in Bewegung und Engpässe werden vermieden.

Wie die Pipeline funktioniert

Jede Stellenanzeige hat eine geordnete Liste von Phasen. Kandidaten durchlaufen die Phasen nacheinander, von der ersten bis zur letzten. Jede Phase hat einen Typ (z. B. Bewerbungsformular, Teambewertung, Live-Interview) und eine optionale Konfiguration, die ihr Verhalten steuert.

Wenn sich ein Kandidat bewirbt, tritt er in die erste Phase ein. Von dort aus führt Ihr Team ihn durch die nachfolgenden Phasen weiter, bis er das Ende der Pipeline erreicht oder abgelehnt wird.

Status des Phasenfortschritts

Jeder Kandidat hat für jede erreichte Phase einen Eintrag zum Phasenfortschritt. Dieser hält fest, wo er gerade steht:

Status	Bedeutung
Ausstehend	Der Kandidat hat diese Phase noch nicht begonnen
In Bearbeitung	Der Kandidat arbeitet aktiv an dieser Phase
Abgeschlossen	Die Phase ist abgeschlossen — der Kandidat kann weitergeführt werden
Übersprungen	Die Phase wurde umgangen (manuell übersprungen)

Die aktuelle Phase eines Kandidaten ist diejenige mit dem Status In Bearbeitung. Alle vorherigen Phasen werden als Abgeschlossen oder Übersprungen angezeigt. Eine Teambewertung, die ohne eindeutiges Ergebnis endet, bleibt zwar „In Bearbeitung“, wird aber als Anzeigestatus Entscheidung erforderlich ausgewiesen — ein berechneter Indikator (kein Status), damit ein feststeckender Kandidat nie unter denjenigen untergeht, die noch in Bewegung sind — siehe Bewertungen und Feedback.

Kandidaten weiterführen

Die Schaltfläche Weiterführen erscheint auf der Bewerbungsseite eines Kandidaten, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Bewerbung ist aktiv (nicht abgelehnt oder zurückgezogen)
2. Die Anforderungen der aktuellen Phase sind erfüllt (Einreichung erhalten, Bewertungen abgeschlossen usw.)
3. Eine nächste Phase existiert in der Pipeline

Wenn Sie auf „Weiterführen“ klicken:

• Der aktuelle Phasenfortschritt wird als Abgeschlossen markiert
• Der nächste Phasenfortschritt wird erstellt und als In Bearbeitung markiert
• Der Kandidat erhält eine Benachrichtigung zu seiner neuen Phase (falls zutreffend)
• Eine Slack-Benachrichtigung wird an den Kanal gesendet (falls Slack verbunden ist)

Was als „abgeschlossen“ gilt

Verschiedene Phasentypen haben unterschiedliche Abschlusskriterien:

Phasentyp	Abgeschlossen, wenn
Bewerbungsformular	Der Kandidat das Formular einreicht
Code-Aufgabe	Der Kandidat seinen Code einreicht (oder die Frist automatisch einreicht)
Portfolio-Upload	Der Kandidat seine Dateien hochlädt
Fragebogen	Der Kandidat seine Antworten einreicht
Video	Der Kandidat den erforderlichen Prozentsatz angesehen hat
Videoaufnahme	Der Kandidat sein Video aufnimmt und einreicht
Teambewertung	Der Abstimmungsschwellenwert erreicht ist oder eine Person eine uneinige Bewertung auflöst (siehe Automatische Weiterführung)
Live-Interview	Das Interview als abgeschlossen markiert wird
Referenzprüfung	Die erforderlichen Referenzen eingeholt wurden
Angebot	Der Kandidat oder Administrator das Angebot annimmt

Automatische Weiterführung

Einige Phasen können Kandidaten anhand konfigurierter Regeln automatisch weiterführen:

Abstimmungsschwellenwerte (Teambewertung)

Teambewertungs-Phasen unterstützen einen Abstimmungsschwellenwert. Wenn genügend Prüfer positive Empfehlungen abgeben („Ja“ oder „Klares Ja“), wird der Kandidat automatisch weitergeführt. So konfigurieren Sie dies:

• Schwellenwert — Mindestanzahl positiver Stimmen (1–10)
• Alle Prüfer erforderlich — Warten, bis jeder zugewiesene Prüfer abgestimmt hat, bevor ausgewertet wird
• Veto lehnt automatisch ab — Ein „Klares Nein“ von einem leitenden Prüfer lehnt den Kandidaten automatisch ab

Wenn eine Bewertungsrunde ohne eindeutiges Ergebnis endet — eine uneinige Abstimmung, Stimmen unterhalb des Schwellenwerts oder ein „Klares Nein“ von einem nicht leitenden Prüfer —, wird der Kandidat nicht automatisch weitergeführt oder abgelehnt. Stattdessen wird die Phase mit Entscheidung erforderlich markiert und zur Auflösung an eine Person geleitet. Unter Bewertungen und Feedback erfahren Sie, wer benachrichtigt wird und wie sich das auflösen lässt.

Frist der Code-Aufgabe

Wenn die Frist einer Code-Aufgabe abläuft, reicht Kit automatisch die Arbeit des Kandidaten ein. Das verhindert ins Stocken geratene Pipelines, wenn Kandidaten nicht ausdrücklich vor Ablauf der Frist einreichen.

Kandidaten ablehnen

Sie können einen Kandidaten in jeder Phase ablehnen. Klicken Sie auf seiner Bewerbungsseite auf Ablehnen, um:

1. Einen optionalen Ablehnungsgrund einzugeben (intern — Kandidaten sehen diesen nicht)
2. Eine Ablehnungs-E-Mail wird basierend auf der konfigurierten Verzögerung Ihres Kontos geplant

E-Mail-Verzögerung

Ablehnungs-E-Mails werden nicht sofort gesendet. Ihr Konto hat eine konfigurierbare Verzögerung (Standard: 24 Stunden, Bereich: 0–168 Stunden). Das gibt Ihnen einen Puffer, um Entscheidungen zu überdenken oder Ablehnungen gebündelt zu bearbeiten. Sie können diese Verzögerung in Ihren Recruiting-Einstellungen anpassen.

Die Verzögerung verhindert die unangenehme Situation, in der ein Kandidat innerhalb von Sekunden nach seiner Bewerbung abgelehnt und per E-Mail benachrichtigt wird. Außerdem können Sie Ablehnungen so noch einmal prüfen, bevor die Benachrichtigungen rausgehen.

Phasen überspringen

Sie können eine Phase überspringen, um einen Kandidaten daran vorbeizuführen, ohne sie abzuschließen. Der Phasenfortschritt wird als Übersprungen markiert und der Kandidat wechselt zur nächsten Phase. Das ist nützlich, wenn:

• Eine Phase auf einen bestimmten Kandidaten nicht zutrifft
• Sie eine starke Empfehlung beschleunigen möchten
• Äußere Umstände eine Phase überflüssig machen (z. B. Referenzen bereits bekannt)

Übersprungene Phasen sind in der Bewerbungs-Timeline deutlich gekennzeichnet, damit Ihr Team weiß, dass sie absichtlich umgangen wurden.

Die Bewerbungs-Timeline

Jede Bewerbung hat eine Timeline, die den Weg des Kandidaten durch Ihre Pipeline zeigt. Jede Phase erscheint als farbiger Punkt:

Farbe	Bedeutung
Grün	Abgeschlossen
Blau	In Bearbeitung (aktuelle Phase)
Violett	Entscheidung erforderlich (eine uneinige Bewertung, die auf Auflösung wartet)
Grau	Ausstehend (noch nicht erreicht)

Klicken Sie auf eine beliebige Phase in der Timeline, um ein Detail-Modal mit phasenspezifischen Informationen zu öffnen: Formularantworten, Bewertungsergebnisse, Interviewdetails oder eingereichte Dateien. So erhalten Sie einen schnellen Überblick, ohne die Bewerbungsseite verlassen zu müssen.

Kurz-Check

• Bewerbungen zeitnah prüfen — lassen Sie die Pipeline nicht ins Stocken geraten
• Kandidaten zügig weiterführen, wenn die Phasenanforderungen erfüllt sind
• Abstimmungsschwellenwerte für Teambewertungs-Phasen konfigurieren, um die automatische Weiterführung zu aktivieren
• Jede mit Entscheidung erforderlich markierte Phase zeitnah auflösen — der Kandidat ist blockiert, bis Sie das tun
• Eine angemessene Verzögerung für Ablehnungs-E-Mails in den Recruiting-Einstellungen festlegen
• Überspringen sparsam und nur dann nutzen, wenn eine Phase tatsächlich nicht zutrifft
• Die Bewerbungs-Timeline für einen schnellen Überblick über den Fortschritt des Kandidaten prüfen