Ihre Pipeline verwalten

Warum das zählt

In der Pipeline fallen die Einstellungsentscheidungen. Wenn Sie verstehen, wie sich Kandidaten durch die Phasen bewegen und wie die Aktionen Ihres Teams Übergänge auslösen, bleibt Ihr Prozess in Bewegung und Engpässe werden vermieden.

Wie die Pipeline funktioniert

Jede Stellenanzeige hat eine geordnete Liste von Phasen. Kandidaten durchlaufen die Phasen nacheinander, von der ersten bis zur letzten. Jede Phase hat einen Typ (z. B. Bewerbung einreichen, Team-Bewertung, Vorstellungsgespräch) und eine optionale Konfiguration, die ihr Verhalten steuert.

Wenn sich ein Kandidat bewirbt, tritt er in die erste Phase ein. Von dort aus führt Ihr Team ihn durch die nachfolgenden Phasen weiter, bis er das Ende der Pipeline erreicht oder abgelehnt wird.

Einer vorhandenen Anzeige eine Phase hinzufügen

Hiring-Administratoren und Personalverantwortliche dieser Anzeige können eine Phase im Browser hinzufügen oder einen verbundenen KI-Assistenten hiring_create_stage verwenden lassen. Der Assistent arbeitet nach Lesen → Erstellen → Zurücklesen: Er liest die aktuelle Reihenfolge, fügt die konfigurierte Phase ein und prüft danach Reihenfolge, Prüferliste und Warnungen.

Positionen in MCP sind nullbasiert: 0 ist die erste, 1 die zweite Position. Wenn der Assistent position weglässt, fügt Kit die Phase direkt vor einem abschließenden Angebot ein oder hängt sie an, wenn keines vorhanden ist. So bleibt das Angebot zuletzt.

Bei einer veröffentlichten Anzeige mit aktiven Kandidaten gibt Kit zuerst nur eine Auswirkungsübersicht zurück. Es wird nichts geändert, bis Sie die Auswirkung bestätigen. Kandidaten vor der Einfügeposition können die neue Phase später erreichen; Kandidaten an oder hinter ihr bleiben an ihrer aktuellen Position.

Status des Phasenfortschritts

Jeder Kandidat hat für jede erreichte Phase einen Eintrag zum Phasenfortschritt. Dieser hält fest, wo er gerade steht:

Status	Bedeutung
Ausstehend	Der Kandidat hat diese Phase noch nicht begonnen
In Bearbeitung	Der Kandidat arbeitet aktiv an dieser Phase
Abgeschlossen	Die Phase ist abgeschlossen; der Kandidat kann weitergeführt werden

Die aktuelle Phase eines Kandidaten ist diejenige mit dem Status In Bearbeitung. Alle früheren Phasen, die der Kandidat tatsächlich durchlaufen hat, werden als Abgeschlossen angezeigt. Phasen, an denen der Kandidat vorbeigeführt wurde, erhalten keinen Fortschrittseintrag; die Zeitleiste weist sie als umgangen aus (siehe den Abschnitt „Kandidaten an Phasen vorbeiführen“). Eine Team-Bewertung, die ohne eindeutiges Ergebnis endet, bleibt zwar „In Bearbeitung“, wird aber als Anzeigestatus Entscheidung erforderlich ausgewiesen, ein berechneter Indikator (kein Status), damit ein feststeckender Kandidat nie unter denjenigen untergeht, die noch in Bewegung sind. Siehe Bewertungen und Feedback.

Kandidaten weiterführen

Die Schaltfläche Nächste Phase erscheint auf der Bewerbungsseite eines Kandidaten, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Bewerbung ist aktiv (weder abgelehnt noch zurückgezogen; es wurde noch keine Einstellung erfasst)
2. Die Anforderungen der aktuellen Phase sind erfüllt (Einreichung erhalten, Bewertungen abgeschlossen usw.)
3. Eine nächste Phase existiert in der Pipeline

Wenn Sie auf Nächste Phase klicken, öffnet Kit vor der Änderung der Pipeline eine Bestätigung. Prüfen Sie Empfänger, Unternehmensabsender, die Antwortadresse bei aktiviertem Postfach der Stellenanzeige und die Vorschau der aktuell für diese Phase konfigurierten Standard-E-Mail. Sie können eine persönliche Nachricht hinzufügen; Kit fügt sie der Phasen-E-Mail an und unterzeichnet sie mit Ihrer gespeicherten Recruiting-Signatur, sofern eine hinterlegt ist.

Wenn Sie bestätigen:

• Der aktuelle Phasenfortschritt wird als Abgeschlossen markiert
• Der nächste Phasenfortschritt wird erstellt und als In Bearbeitung markiert
• Der Kandidat erhält die konfigurierte Phasen-E-Mail, gegebenenfalls einschließlich Ihrer persönlichen Nachricht
• Eine Slack-Benachrichtigung wird an den Kanal gesendet (falls Slack verbunden ist und die Anzeige nicht eingeschränkt ist)

Angebotsphasen funktionieren anders: Wenn Sie einen Kandidaten in die Phase Angebot verschieben, wird keine Phasen-E-Mail gesendet. Der Kandidat wird kontaktiert, sobald das Angebot unterbreitet wird. Öffnen Sie nach dem Versand einer E-Mail den Bewerbungsbereich Kommunikation und wählen Sie Gesendete E-Mail anzeigen. Dort können Sie den Betreff und den gerenderten Nachrichtentext in einer schreibgeschützten Vorschau prüfen.

Was als „abgeschlossen“ gilt

Verschiedene Phasentypen haben unterschiedliche Abschlusskriterien:

Phasentyp	Abgeschlossen, wenn
Bewerbung einreichen	Der Kandidat das Formular einreicht
Programmieraufgabe	Der Kandidat seinen Code einreicht (oder Kit nach Ablauf von Abgabefrist plus Nachfrist automatisch einreicht)
Portfolio-Review	Der Kandidat Dateien oder Links zu bereits vorhandenen Arbeiten einreicht
Arbeitsprobe	Der Kandidat die angeforderte Arbeit einreicht; bei zugewiesenen Prüfern müssen außerdem alle Bewertungen abgeschlossen sein
Fragebogen	Der Kandidat seine Antworten einreicht; bei zugewiesenen Prüfern müssen außerdem alle Bewertungen abgeschlossen sein
Video-Vorstellung	Der Kandidat den erforderlichen Prozentsatz angesehen hat
Video-Antwort	Der Kandidat sein Video aufnimmt und einreicht
Team-Bewertung	Der Abstimmungsschwellenwert erreicht ist oder eine Person eine uneinige Bewertung auflöst (siehe Automatische Weiterführung)
Vorstellungsgespräch	Das Interview als abgeschlossen markiert wird
Referenzprüfung	Die erforderlichen Referenzen eingeholt wurden
Angebot	Der Kandidat oder Administrator das Angebot annimmt

Automatische Weiterführung

Einige Phasen können Kandidaten anhand konfigurierter Regeln automatisch weiterführen:

Abstimmungsschwellenwerte (Team-Bewertung)

Team-Bewertungsphasen unterstützen einen Abstimmungsschwellenwert. Wenn genügend Prüfer positive Empfehlungen abgeben („Ja“ oder „Klares Ja“), wird der Kandidat automatisch weitergeführt. So konfigurieren Sie dies:

• Schwellenwert: Mindestanzahl positiver Stimmen (1–10)
• Alle Prüfer erforderlich: Einstimmigkeit verlangen: Jede abgegebene Bewertung muss positiv ausfallen, damit der Kandidat weitergeführt wird. Ist diese Option aktiv, hat sie Vorrang vor dem Schwellenwert; der dort eingestellte Wert wird ignoriert.
• Veto lehnt automatisch ab: Ein „Klares Nein“ von einem leitenden Prüfer lehnt den Kandidaten automatisch ab

Kit wartet ohnehin immer darauf, dass alle zugewiesenen Prüfer ihre Bewertung abgegeben haben, bevor es eine Bewertungsrunde auswertet; das steuert Alle Prüfer erforderlich also nicht. Die Einstellung ändert nur die Hürde, die die Stimmen nehmen müssen, sobald sie vollständig vorliegen: einstimmig positiv statt „mindestens N positive Stimmen“.

Wenn eine Bewertungsrunde ohne eindeutiges Ergebnis endet (eine uneinige Abstimmung, Stimmen unterhalb des Schwellenwerts oder ein „Klares Nein“ von einem nicht leitenden Prüfer), wird der Kandidat nicht automatisch weitergeführt oder abgelehnt. Stattdessen wird die Phase mit Entscheidung erforderlich markiert und zur Auflösung an eine Person geleitet. Unter Bewertungen und Feedback erfahren Sie, wer benachrichtigt wird und wie sich das auflösen lässt.

Frist der Programmieraufgabe

Eine Programmieraufgabe hat zwei Fristen. Die Frist, die der Kandidat sieht, ist die Abgabefrist; danach nimmt eine Nachfrist (Standard: 24 Stunden, pro Phase konfigurierbar) verspätete Arbeit weiterhin an. Erst wenn diese Nachfrist abläuft, reicht Kit automatisch den Stand ein, den der Kandidat bis dahin abgeliefert hat.

Die automatische Einreichung greift also bei Abgabefrist plus Nachfrist, nicht in dem Moment, in dem die Abgabefrist verstreicht. Das verhindert ins Stocken geratene Pipelines, wenn Kandidaten nicht ausdrücklich einreichen, und lässt ihnen trotzdem einen Puffer für eine verspätete Abgabe.

Fristen für Aufgaben

Eine Phase vom Typ Arbeitsprobe enthält eine private Aufgabenbeschreibung und wird vom Kandidaten selbst begonnen. Ihre Frist funktioniert daher anders als bei einer Phase, in die Sie ihn weiterführen. Bestehende Phasen vom Typ Portfolio-Review mit Aufgabenbeschreibung behalten dieses Verhalten aus Gründen der Abwärtskompatibilität.

• Die Frist beginnt, wenn der Kandidat auf „Starten“ klickt, nicht wenn Sie ihn weiterführen. Bis dahin ist die Aufgabenbeschreibung geschlossen und es gibt keine Frist. Öffnet ein Kandidat sein Portal erst nach drei Tagen, erhält er trotzdem das vollständige Zeitfenster.
• Die angezeigte Frist ist weich. Danach erscheint ein Hinweis, Uploads bleiben aber möglich; nichts wird automatisch eingereicht und der Kandidat wird nicht abgelehnt.
• Die Nachfrist schließt Uploads. Frist plus konfigurierte Nachfrist (standardmäßig 24 Stunden) ist der Zeitpunkt, ab dem die Phase keine Dateien mehr annimmt. Dem Kandidaten wird dieser Zeitpunkt erst nach Ablauf der Frist angezeigt.
• Eine selbstständige Verlängerung, sofern Sie sie für die Phase aktiviert haben. Der Kandidat kann sie nutzen, solange die Frist noch nicht abgelaufen ist; sie verschiebt sowohl die Frist als auch das Ende der Nachfrist um die konfigurierten Stunden.

Nach der Frist eingereichte Arbeit wird angenommen und in der Bewertungsansicht als Verspätet markiert. Dort stehen außerdem die Aufgabenbeschreibung und die Frist neben den Dateien, damit Prüfer die Einreichung mit der tatsächlichen Aufgabe abgleichen können.

Eine Aufgabenphase ist abgeschlossen, sobald der Kandidat einreicht; eine automatische Einreichung gibt es hier nicht. Deshalb bleibt sie „In Bearbeitung“, bis der Kandidat oder Ihr Team handelt. Kit sendet 24 Stunden vor dem Abgabetermin eine Frist-Erinnerung. Erinnerungen bei Funkstille decken die Wartezeit bis zum Start ab; danach endet die Überwachung, sobald die Nachfrist die Uploads schließt. Bei der standardmäßigen Nachfrist von 24 Stunden ist die Aufgabe geschlossen, bevor eine Erinnerung nach dem Abgabetermin fällig wäre. Die Frist steht außerdem auf der Aufgabenseite des Kandidaten. Weisen Sie deshalb in der Phasenbeschreibung darauf hin, dass die Phase zeitlich begrenzt ist.

Kandidaten ablehnen

Sie können einen Kandidaten in jeder Phase ablehnen. Klicken Sie auf seiner Bewerbungsseite auf Ablehnen, um:

1. Einen optionalen Ablehnungsgrund einzugeben (intern, Kandidaten sehen diesen nicht)
2. Eine Ablehnungs-E-Mail wird basierend auf der konfigurierten Verzögerung Ihres Kontos geplant

E-Mail-Verzögerung

Ablehnungs-E-Mails werden nicht sofort gesendet. Ihr Konto hat eine konfigurierbare Verzögerung (Standard: 24 Stunden, Bereich: 0–168 Stunden). Das gibt Ihnen einen Puffer, um Entscheidungen zu überdenken oder Ablehnungen gebündelt zu bearbeiten. Sie können diese Verzögerung in Ihren Recruiting-Einstellungen anpassen.

Die Verzögerung verhindert die unangenehme Situation, in der ein Kandidat innerhalb von Sekunden nach seiner Bewerbung abgelehnt und per E-Mail benachrichtigt wird. Außerdem können Sie Ablehnungen so noch einmal prüfen, bevor die Benachrichtigungen rausgehen.

Kandidaten an Phasen vorbeiführen

Es gibt keine Aktion „Überspringen“ für einzelne Phasen. Was Sie stattdessen tun können: einen Kandidaten direkt in eine spätere Phase verschieben und alles dazwischen auslassen. Ziehen Sie seine Karte auf dem Pipeline-Board in eine beliebige Spalte weiter hinten in der Pipeline. Während die Bestätigung geöffnet ist, kehrt die Karte in ihre aktuelle Spalte zurück. Sie wird erst verschoben, wenn Sie das Weiterführen bestätigen. Das ist nützlich, wenn:

• Eine oder mehrere Phasen auf einen bestimmten Kandidaten nicht zutreffen
• Sie eine starke Empfehlung beschleunigen möchten
• Äußere Umstände eine Phase überflüssig machen (z. B. Referenzen bereits bekannt)

Dabei gelten dieselben Regeln wie für die Schaltfläche Nächste Phase: Die Bewerbung muss aktiv sein, die Zielphase muss hinter der aktuellen liegen, und Bewertungen sowie Einreichungen der aktuellen Phase müssen abgeschlossen sein (oder per „Weiterführen erzwingen“ übergangen werden).

Springt ein Kandidat nach vorn, wird die Phase, in der er sich befand, als Abgeschlossen markiert und die Zielphase auf In Bearbeitung gesetzt. Die Phasen dazwischen werden nie begonnen und erhalten deshalb keinen Fortschrittseintrag. Die Bewerbungszeitleiste stellt sie mit einer blassen, gestrichelten Markierung als umgangen dar, nicht als abgeschlossene Schritte. So sieht Ihr Team auf einen Blick, welche Teile des Prozesses dieser Kandidat nicht durchlaufen hat.

Die Bewerbungszeitleiste

Jede Bewerbung hat eine Zeitleiste, die den Weg des Kandidaten durch Ihre Pipeline zeigt. Jede Phase erscheint als farbiger Punkt:

Farbe	Bedeutung
Grün	Abgeschlossen
Blau	In Bearbeitung (aktuelle Phase)
Violett	Entscheidung erforderlich (eine uneinige Bewertung, die auf Auflösung wartet)
Grau	Ausstehend (noch nicht erreicht)

Klicken Sie auf eine beliebige Phase in der Zeitleiste, um ein Detail-Modal mit phasenspezifischen Informationen zu öffnen: Formularantworten, Bewertungsergebnisse, Interviewdetails oder eingereichte Dateien. So erhalten Sie einen schnellen Überblick, ohne die Bewerbungsseite verlassen zu müssen.

Kurz-Check

• Bewerbungen zeitnah prüfen, damit die Pipeline nicht ins Stocken gerät
• Kandidaten zügig weiterführen, wenn die Phasenanforderungen erfüllt sind
• Die Vorschau der E-Mail an den Kandidaten prüfen und eine persönliche Nachricht hinzufügen, wenn sie das Bewerbererlebnis verbessert
• Abstimmungsschwellenwerte für Team-Bewertungsphasen konfigurieren, um die automatische Weiterführung zu aktivieren
• Jede mit Entscheidung erforderlich markierte Phase zeitnah auflösen; der Kandidat ist blockiert, bis Sie das tun
• Eine angemessene Verzögerung für Ablehnungs-E-Mails in den Recruiting-Einstellungen festlegen
• Kandidaten nur sparsam direkt in eine spätere Phase verschieben, und nur dann, wenn die ausgelassenen Phasen nicht zutreffen
• Die Bewerbungszeitleiste für einen schnellen Überblick über den Fortschritt des Kandidaten prüfen

Eine Stelle schließen

Öffnen Sie in der Stellenanzeige das Menü Aktionen und wählen Sie Stelle schließen. Hiring-Admins und die für diese Stelle zuständigen Personalverantwortlichen können sie schließen.

1. Geben Sie an, ob Sie jemanden eingestellt haben oder die Stelle ohne Einstellung schließen. Wählen Sie bei einer besetzten Stelle alle eingestellten Personen aus. Sie können mehrere Einstellungen gleichzeitig erfassen.
2. Entscheiden Sie über die übrigen Bewerbungen. Für persönliche Rückmeldung offenlassen lässt sie aktiv und sendet keine Absagen. Übrigen Kandidaten per E-Mail absagen erfordert eine Nachricht und plant die Absagen mit der im Konto festgelegten Versandverzögerung ein. Prüfen Sie Anzahl und Nachricht vor dem Bestätigen.

Hat eine der übrigen Personen bereits ein Angebot angenommen, wählen Sie sie als eingestellt aus oder wählen Sie Für persönliche Rückmeldung offenlassen. Kit führt die Sammelabsage nicht aus, solange eine der übrigen Personen ein Angebot angenommen hat.

Nach dem Schließen sind keine neuen Bewerbungen möglich. Eingestellte Personen erhalten einen datierten Eintrag im Bewerbungsverlauf und verlassen die aktive Pipeline. Das Erfassen einer Einstellung sendet weder ein Angebot noch eine Einstellungsbestätigung. Anstehende Vorstellungsgespräche dieser Personen werden storniert; die üblichen Stornierungs-E-Mails werden versendet. Wenn Slack verbunden und die Option verfügbar ist, können Sie die Einstellungen in den bestehenden Kandidaten-Threads teilen. Für eingeschränkte Stellenanzeigen sind diese Ankündigungen deaktiviert.

Personen, deren Einstellung erfasst wurde, können nicht in eine weitere Phase wechseln. Für ihre noch offenen Aufgaben werden keine Fristerinnerungen oder E-Mails zu Fristverlängerungen mehr versendet. Das gilt auch für E-Mails, die vor dem Erfassen der Einstellung bereits eingeplant waren.

Bei einer besetzten Stelle erscheinen eine kurze Konfetti-Animation und Links zu den eingestellten Personen. Die Einstellung für reduzierte Bewegung wird berücksichtigt. Beim Wiederöffnen bleiben die Einstellungsdaten erhalten. Ändert sich die Kandidatenliste vor dem Bestätigen mehrerer Absagen, fordert Kit Sie zur erneuten Prüfung auf.

Wenn es um eine Stelle ruhig wird

Kit prüft veröffentlichte Stellen täglich. Wurde 30 Tage lang keine Teamaktivität erfasst, erinnert Kit die zuständigen Personalverantwortlichen privat daran, zu prüfen, ob die Suche noch läuft. Gibt es keine berechtigte zuständige Person, geht die Erinnerung an berechtigte Hiring-Admins. Auch Stellen ohne Bewerbungen werden geprüft; Entwürfe, pausierte und geschlossene Stellen sind ausgenommen.

Bewertungen, Einstellungsentscheidungen, bestätigte Nachrichten und Rückfragen des Recruiting-Teams, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, Anrufe und Nachfassaktionen, vom Team gewährte Fristverlängerungen, manuelle Notizen, die Bearbeitung von Antworten und bestätigte Kandidatenimporte zählen als Teamaktivität. Auch Änderungen, die Ihr Team in Kit an der Stelle, ihrer Pipeline oder den Teamzuweisungen vornimmt, zählen dazu, auch über MCP oder den Assistenten. Bewerbungen, Antworten von Kandidaten, Seitenaufrufe, Hintergrundaktualisierungen und die Zahlungsabwicklung zählen nicht. Ein anstehendes Vorstellungsgespräch, ein Angebot mit künftigem Ablaufdatum oder eine noch laufende Aufgabenfrist verschiebt die Erinnerung.

Die Erinnerung erscheint in Kit und berücksichtigt Ihre Einstellungen für Hiring-E-Mails und Ruhezeiten. Jede empfangende Person wird pro Ruhephase einmal erinnert, ohne öffentliche Slack-Eskalation oder Nachrichten an Kandidaten. Ändert sich die Zuständigkeit, können die neu zuständigen Personalverantwortlichen oder Hiring-Admins die Erinnerung für dieselbe Ruhephase erhalten. Auf der Stellenseite startet Suche läuft weiter einen neuen Zeitraum von 30 Tagen. Schließen prüfen öffnet den oben beschriebenen Ablauf, damit Sie über das weitere Vorgehen entscheiden können. Kit schließt Stellen niemals automatisch.