Planifier des rendez-vous depuis les réponses

Avant de proposer un rendez-vous

Les propositions de rendez-vous utilisent le même système de disponibilité que la planification des entretiens. Avant de les activer :

1. Créez un planning de disponibilité actif pour l’hôte.
2. Connectez Google Calendar si l’hôte souhaite retirer de la page de réservation les créneaux correspondant à des événements occupés.
3. Connectez Google Meet si Kit doit créer un espace vidéo après la réservation.
4. Dans la campagne, choisissez l’hôte du rendez-vous et activez Offer a meeting when prospects show interest (Proposer un rendez-vous lorsque les prospects manifestent leur intérêt).
5. Gardez la connexion SMTP validée : les confirmations destinées aux prospects sont envoyées par la connexion d’envoi du compte.

Si aucun hôte n’est sélectionné, Kit choisit le premier membre du compte. Désignez l’hôte explicitement si ce choix par défaut prête à confusion. Sans planning actif, Kit rédige la réponse sans lien de réservation au lieu de proposer des créneaux indisponibles.

De la réponse à la réservation

Lorsqu’une réponse admissible appelle un rendez-vous, l’IA peut créer une proposition de 15, 20, 30, 45 ou 60 minutes et insérer son lien de réservation dans la réponse suggérée. La réponse reste soumise à une revue humaine ; le lien n’est envoyé qu’après votre approbation du message.

Le lien de réservation reste valable 14 jours et ne fonctionne que pour cette proposition. Kit limite les répétitions à trois propositions ouvertes par prospect. Les propositions non réservées depuis plus de 30 jours sont annulées lors du nettoyage.

Sur la page de réservation, le prospect consulte les créneaux dans son fuseau horaire. Kit combine les horaires hebdomadaires de l’hôte, les exceptions par date, les marges, le délai de prévenance, l’horizon de réservation et la vérification des conflits Google Calendar si elle est activée. La réservation finale vérifie de nouveau la disponibilité sous verrou afin d’empêcher deux personnes de retenir le même créneau auprès du même hôte.

Les limites du nombre de rendez-vous définies dans le planning de disponibilité ne s’appliquent pas encore aux réservations Outreach. Surveillez séparément le volume de ces rendez-vous ; ne comptez pas sur une limite quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle pour masquer ou refuser des créneaux.

Après la confirmation

La confirmation déclenche quatre actions :

• Elle enregistre l’horaire choisi et ferme le parcours de réservation à usage unique.
• Elle envoie au prospect et à l’hôte une invitation de calendrier .ics.
• Elle tente de créer un espace Google Meet lorsque l’intégration est disponible.
• Elle fournit au prospect un lien distinct pour replanifier ou annuler.

Un échec de Google Meet n’annule pas la réservation : l’invitation de calendrier reste la solution de repli. Convenez directement avec le prospect d’un autre moyen de rejoindre la réunion si nécessaire.

Lors d’une replanification, Kit vérifie le nouveau créneau, incrémente la séquence de l’événement de calendrier, invalide l’ancien lien de gestion et envoie des invitations mises à jour avec un nouveau lien. Une annulation invalide le lien et transmet une annulation de calendrier aux deux parties. Les liens de gestion expirent après 90 jours.

Confidentialité et accès

Les pages publiques exigent des liens signés et temporaires. Elles interdisent l’indexation et l’archivage, et n’envoient aucun en-tête référent lorsque le prospect suit un lien de réunion externe. L’adresse IP de confirmation et l’identifiant du navigateur sont chiffrés au repos. Une réservation est aussi refusée si sa campagne, son prospect, son hôte et son compte ne correspondent plus.

Considérez un lien de réservation ou de gestion transféré comme un accès jusqu’à son expiration ou au changement d’état du rendez-vous. Ne collez pas ces liens dans des tickets partagés ni dans des notes publiques.

Checklist de configuration

• L’hôte de la campagne est bien la personne qui doit recevoir le rendez-vous
• L’hôte dispose d’un planning actif avec le bon fuseau horaire, les bons horaires et les bonnes marges
• Les calendriers utilisés pour détecter les conflits sont connectés et à jour
• La connexion SMTP est validée et un e-mail de confirmation a été testé
• Google Meet est connecté, ou une autre solution de repli pour le lien de réunion est prévue
• Une réservation de test, sa replanification et son annulation produisent toutes les mises à jour attendues dans le calendrier