Importer des CV en masse

Pourquoi c’est important

Un recrutement démarre rarement avec un pipeline vide. Il y a ce dossier de CV rapporté d’un salon de l’emploi, cette présélection d’un cabinet reçue par e-mail, ces quarante candidatures d’un poste ouvert l’an dernier. Rien de tout cela n’est dans Kit — et c’est justement parce qu’il faudrait tout ressaisir à la main que rien n’y entre.

L’outil d’import prend le dossier entier d’un seul coup — et, avec lui, la partie du travail que personne n’apprécie. Chacun de ces fichiers est une personne dont vous détenez désormais les données, et qui n’a jamais rien cliqué sur votre portail carrière. Kit vous impose de dire d’où viennent les fichiers avant d’en enregistrer un seul.

Où arrivent les CV

Vous choisissez d’abord la destination, et elle s’applique à tout le lot :

• Une offre d’emploi — ouvrez l’offre depuis Recrutement > Offres d’emploi et choisissez Importer des CV, dans le menu ⋯ de l’offre ou sur sa carte Candidatures. Vous choisissez l’étape d’arrivée de tout le monde : une présélection peut ainsi atterrir directement en Entretien plutôt qu’en haut de l’entonnoir.
• Le vivier de talents — partez de Recrutement > Vivier de talents. Aucun poste n’est associé. Utilisez cette destination pour les CV que vous voulez retrouver plus tard, pas pour des personnes que vous évaluez aujourd’hui. Consultez Vivier de talents pour le fonctionnement de cette liste.

Le choix se fait avant le téléversement et ne peut plus changer en cours de lot. Si la moitié du dossier relève d’une offre, lancez deux imports.

Téléverser les fichiers

Glissez un dossier sur la zone de dépôt, ou cliquez pour parcourir vos fichiers. Les fichiers sont téléversés et lus un par un, avec un compteur de progression en temps réel : un fichier lent ne bloque jamais les autres.

Contrainte	Limite
Fichiers par import	200
Taille maximale	10 Mo par fichier
Formats acceptés	PDF et .docx

Le format .doc, l’ancien format Word, est refusé — enregistrez d’abord le fichier en PDF.

Kit vérifie ce qu’un fichier contient, pas son nom. Renommer photo.png en cv.pdf ne le fait pas passer : le fichier est rejeté au téléversement, avec le motif affiché à côté.

La zone de préparation

Le téléversement n’enregistre rien dans votre pipeline. Chaque fichier devient une ligne dans une zone de préparation visible de votre équipe seulement, et c’est là que se fait la vérification.

Statut de la ligne	Signification
En attente	Dans la file, pas encore lu
Lecture en cours	L’IA lit ce fichier en ce moment
Prêt	Nom, e-mail, téléphone, poste et entreprise sont revenus — vérifiez-les
Pas un CV	Lisible, mais ce n’est pas un CV
Illisible	Fichier corrompu, scanné sans texte ou protégé par mot de passe
Non lu	L’enrichissement par IA est désactivé ou les crédits sont épuisés — saisissez les champs vous-même

L’IA ne lit que l’identité : nom, e-mail, téléphone, poste actuel, entreprise actuelle. Elle n’attribue aucun score, aucun classement, aucune note. L’extraction complète du CV s’exécute ensuite, une fois les fiches créées.

Chaque ligne doit comporter une adresse e-mail avant que le lot puisse être finalisé. Les lignes qui n’en ont pas sont signalées, et le bouton de confirmation reste désactivé tant que vous ne les avez pas renseignées — ou écartées.

Fermer l’onglet ne présente aucun risque. Seuls les fichiers dont le téléversement n’était pas terminé sont perdus — tout ce qui figure déjà dans la zone de préparation vous attend sous Recrutement > Imports à votre retour.

Fusionner les doublons

Un lot contient presque toujours des personnes que Kit connaît déjà. Ces lignes sont signalées : Kit ne crée jamais discrètement un second exemplaire de quelqu’un, et n’écarte jamais discrètement une ligne au motif qu’elle semble familière. Pour chaque ligne signalée, vous choisissez :

• Joindre ce CV à la fiche existante — le fichier rejoint la fiche que vous avez déjà
• Importer comme nouvelle personne — vous avez décidé qu’il s’agit de deux personnes différentes
• Ignorer — cette ligne n’est pas importée du tout

L’appariement se fait sur l’adresse e-mail : un CV dont Kit n’a pu lire aucun e-mail ne peut être apparié à rien. Renseignez d’abord l’e-mail, et la correspondance apparaît.

Provenance et base légale

Un CV importé n’est accompagné d’aucun justificatif de consentement — personne n’a coché de case, puisque personne n’était là. Avant de finaliser le lot, vous consignez donc la provenance des fichiers (votre propre boîte de réception, une ancienne offre, une recommandation, un événement, ou une source que vous décrivez vous-même) et vous attestez d’une base légale pour leur conservation.

Les deux sont enregistrés avec chaque fiche créée par l’import et affichés sur chaque profil : dans un an, « pourquoi détenons-nous le CV de cette personne ? » trouvera sa réponse sur la page, pas dans les souvenirs de chacun.

À quoi ressemble une fiche importée

Kit n’appelle jamais ces fiches des « candidatures » — nulle part où quelqu’un pourrait le lire. La page du candidat affiche Importé le 14 mars par Anna Kowalska, avec la provenance que vous avez consignée, le nom du fichier d’origine et un lien vers l’import.

Rien n’indique à la personne que sa candidature a progressé, car rien n’a progressé. Le premier e-mail qu’elle recevra de vous est celui que Kit envoie quand vous la faites passer à une étape — l’instant où un inconnu entend parler de votre entreprise pour la première fois. Relisez cet e-mail avant de cliquer.

Finaliser l’import

La confirmation dresse le bilan : combien de fiches ont été créées, combien de CV ont été fusionnés avec des fiches existantes, combien de lignes vous avez ignorées et combien ont échoué.

À partir de ce moment, ce sont des fiches ordinaires — même pipeline, même processus d’examen et même gestion des étapes, mêmes règles de conservation et d’anonymisation que tout le monde (Confidentialité et consentement des candidats) — et elles apparaissent dans les exports de données comme n’importe quel autre candidat.

Crédits IA

La lecture consomme les crédits IA de votre compte, environ deux appels par fichier. Si les crédits sont épuisés ou l’abonnement inactif, les lignes reviennent Non lu : l’import fonctionne quand même, vous saisissez les champs vous-même, et la lecture reprend automatiquement au retour des crédits. Consultez le solde dans les paramètres IA.

Permissions

Action	Qui peut l’effectuer
Lancer un import vers une offre d’emploi	Les administrateurs, et les responsables du recrutement sur cette offre
Lancer un import vers le vivier de talents	Administrateurs uniquement
Consulter et modifier les fiches importées	Tous les membres de l’équipe

Consultez Rôles d’équipe pour le périmètre de chaque rôle.

En bref

• Choisissez la destination avant de téléverser — une offre avec son étape, ou le vivier de talents
• Enregistrez les fichiers .doc en PDF, et gardez chaque fichier sous 10 Mo
• Renseignez chaque e-mail manquant avant de confirmer, pour que les doublons puissent être appariés
• Traitez chaque doublon signalé : joindre, importer comme nouvelle personne, ou ignorer
• Consignez la provenance et attestez d’une base légale que vous pourriez défendre
• Relisez l’e-mail de passage d’étape avant de faire progresser une personne importée — c’est votre premier contact