Rappels et échéances

Pourquoi c’est important

Publier un programme ne représente que la moitié du travail : un auditeur veut la preuve que chaque personne concernée a réellement terminé, dans les délais. Relancer les retardataires à la main, c’est précisément la corvée que le module Formation de Kit vise à supprimer. Une fois qu’un programme est en ligne et que les personnes sont invitées, Kit assure le suivi à votre place : il envoie un petit ensemble fixe d’e-mails de rappel à toute personne n’ayant pas terminé, et s’arrête dès qu’elle a terminé.

Les e-mails de rappel

Kit envoie jusqu’à trois types de rappel sur la durée d’une inscription. Deux sont rythmés en fonction de l’échéance et ne sont envoyés qu’une fois chacun au maximum ; le troisième relance l’unique étape que les participants oublient le plus souvent — la signature de l’attestation — et se répète jusqu’à ce qu’elle soit faite. Chaque rappel n’est adressé qu’aux personnes qui en ont encore besoin, et cesse dès que ce n’est plus le cas.

Rappel	Quand il est envoyé	Ce qu’il dit
Relance	Environ un jour après l’envoi de l’invitation	Une incitation cordiale à se lancer, pour toute personne qui n’a pas encore ouvert la formation.
Dernier rappel	Environ un jour avant l’échéance	Un ultime rappel signalant que la formation arrive à échéance, pour toute personne n’ayant pas encore terminé.
Signer l’attestation	À partir d’environ deux jours après qu’une personne a regardé toutes les diapositives et réussi le quiz sans avoir encore signé l’attestation, puis de nouveau tous les quelques jours	Un rappel indiquant qu’il reste une étape obligatoire — signer l’attestation — avec un lien direct vers la page de validation.

Chaque rappel ramène le destinataire directement à sa formation dans le portail, dans sa propre langue.

Pourquoi le rappel d’attestation existe

Réussir le contrôle des connaissances n’est pas la ligne d’arrivée. Une inscription n’est terminée qu’une fois que le participant a vu toutes les diapositives, réussi le quiz et signé l’attestation. Il est facile de réussir le quiz, de voir un écran de félicitations et de croire que c’est terminé — de sorte que toute personne qui s’arrête là reste En cours et apparaît comme Non terminé dans le registre d’achèvement, même avec un score parfait.

Le rappel d’attestation comble ce manque. Il vise précisément ces personnes — contenu terminé, attestation non signée — à partir d’environ deux jours après qu’elles ont cessé de répondre, puis de nouveau tous les quelques jours, jusqu’à trois fois. Dès qu’elles signent, les rappels s’arrêtent et l’inscription est marquée comme terminée. Consultez Contrôle des connaissances et attestation pour savoir comment l’achèvement est enregistré.

Aperçu vidéo

Lorsqu’un programme comporte une vidéo — un extrait de diapositive d’introduction ou la vidéo du contrôle des connaissances — Kit intègre un court aperçu animé de celle-ci dans l’invitation et dans les rappels liés à l’échéance (la relance et le dernier rappel). Il s’agit d’une petite boucle légère destinée à attirer le regard et à donner un avant-goût du contenu avant de cliquer. Le rappel d’attestation, lui, n’inclut pas cet aperçu : à ce stade, la personne a déjà tout regardé et n’a plus qu’à signer. Les programmes sans vidéo omettent simplement l’aperçu ; les e-mails restent nets et complets.

Consultez Modifier les diapositives pour savoir comment associer une vidéo à une diapositive.

Un rythme pensé pour éviter les dossiers de spam

Les rappels sont préparés une fois par jour, le matin. Plutôt que de déclencher tous les e-mails au même instant — ce qui peut ressembler à un envoi de spam aux yeux des fournisseurs de messagerie — Kit les diffuse progressivement : chaque message est programmé un peu après le précédent, réparti naturellement sur les heures qui suivent. Les grands groupes partent tout de même le même matin, mais sous la forme d’un flux régulier plutôt que d’une seule salve. Vous n’avez rien à configurer ; ce rythme est automatique.

Quand les rappels sont actifs

Les rappels sont activés par défaut pour chaque compte : un programme publié avec des participants invités commence donc à effectuer son suivi automatiquement — il n’y a rien à activer.

En bref

• Le programme est publié (les programmes en brouillon n’envoient pas de rappels)
• Les participants ont été invités
• Une vidéo est associée si vous souhaitez l’aperçu dans l’e-mail (facultatif)

Voir aussi

• Présentation de la formation à la sécurité
• Modifier les diapositives
• Contrôle des connaissances et attestation