Rappels et échéances

Rappels pour les formations non terminées

Une fois les participants invités à un programme publié, Kit envoie des rappels à ceux qui ne l’ont pas terminé. L’envoi dépend de leur avancement, de l’échéance et du réglage des rappels du compte.

Les e-mails de rappel

Kit envoie quatre types de rappel :

Rappel	Quand il est envoyé	Destinataires
Relance	À partir d’environ un jour après l’invitation, une fois au maximum	Les participants qui n’ont pas terminé la formation, y compris ceux qui l’ont commencée
Dernier rappel	Le jour de l’échéance ou la veille, une fois au maximum	Les participants qui n’ont pas terminé la formation
Signer l’attestation	À partir d’environ deux jours après la fin du contenu, puis à au moins trois jours d’intervalle, jusqu’à trois fois	Les participants dont la seule étape restante est la signature
Formation en retard	À partir de deux jours après l’échéance, après la relance initiale ; jusqu’à trois fois, à au moins une semaine d’intervalle	Les participants qui n’ont pas terminé le contenu

Chaque e-mail contient un lien vers la formation. Kit revérifie que le rappel est encore nécessaire avant de l’envoyer.

Pourquoi le rappel d’attestation existe

Réussir le contrôle des connaissances n’est pas la ligne d’arrivée. Une inscription n’est terminée qu’une fois que le participant a vu toutes les diapositives, réussi le quiz et signé l’attestation. Il est facile de réussir le quiz, de voir un écran de félicitations et de croire que c’est terminé, de sorte que toute personne qui s’arrête là reste En cours et apparaît comme Non terminé dans le registre d’achèvement, même avec un score parfait.

Le rappel d’attestation comble ce manque. Il vise précisément ces personnes (contenu terminé, attestation non signée) à partir d’environ deux jours après qu’elles ont cessé de répondre, puis de nouveau tous les quelques jours, jusqu’à trois fois. Dès qu’elles signent, les rappels s’arrêtent et l’inscription est marquée comme terminée. Consultez Contrôle des connaissances et attestation pour savoir comment l’achèvement est enregistré.

Aperçu vidéo

Lorsqu’un programme comporte une vidéo (un extrait de diapositive d’introduction ou la vidéo du contrôle des connaissances), Kit intègre un court aperçu animé de celle-ci dans l’invitation et dans les rappels liés à l’échéance (la relance et le dernier rappel). Il s’agit d’une petite boucle légère destinée à attirer le regard et à donner un avant-goût du contenu avant de cliquer. Le rappel d’attestation, lui, n’inclut pas cet aperçu : à ce stade, la personne a déjà tout regardé et n’a plus qu’à signer. Les programmes sans vidéo omettent l’aperçu ; les e-mails restent nets et complets.

Consultez Modifier les diapositives pour savoir comment associer une vidéo à une diapositive.

Calendrier d’envoi

Kit prépare les rappels une fois par jour et les répartit sur une fenêtre d’environ six heures, au lieu de tous les mettre en file au même instant. La remise effective dépend aussi de la file de tâches et du fournisseur de messagerie. Aucune configuration séparée n’est nécessaire.

Quand les rappels sont actifs

Les rappels sont activés par défaut pour chaque compte : un programme publié avec des participants invités commence donc à effectuer son suivi automatiquement ; il n’y a rien à activer.

En bref

• Le programme est publié (les programmes en brouillon n’envoient pas de rappels)
• Les participants ont été invités
• Une vidéo est associée si vous souhaitez l’aperçu dans l’e-mail (facultatif)

Voir aussi

• Présentation de la formation à la sécurité
• Modifier les diapositives
• Contrôle des connaissances et attestation