Recordatorios y fechas límite
Cómo Kit da un empujón automático a los participantes que no han terminado su formación, y cómo se escalonan y personalizan esos correos de recordatorio.
Por qué importa
Publicar un programa es solo la mitad del trabajo: un auditor quiere pruebas de que cada persona asignada terminó de verdad, y a tiempo. Perseguir a los rezagados a mano es justo el trabajo repetitivo que el módulo de Formación de Kit viene a eliminar. Una vez que un programa está activo y las personas están invitadas, Kit hace el seguimiento por ti: envía un conjunto pequeño y fijo de correos de recordatorio a quien no haya completado la formación, y deja de hacerlo en cuanto la termina.
Los correos de recordatorio
Kit envía hasta tres tipos de recordatorio a lo largo de la vida de una inscripción. Dos se escalonan según la fecha límite y se envían como máximo una vez cada uno; el tercero insiste en el único paso que más se suele olvidar —firmar la declaración— y se repite hasta que la persona lo completa. Cada recordatorio va solo a quien todavía lo necesita, y deja de enviarse en cuanto ya no es así.
| Recordatorio | Cuándo se envía | Qué dice |
|---|---|---|
| Empujón | Aproximadamente un día después de que sale la invitación | Un aviso amable para empezar, dirigido a quien aún no ha abierto la formación. |
| Último aviso | Aproximadamente un día antes de la fecha límite | Un recordatorio final de que la formación vence pronto, para quien sigue sin terminarla. |
| Firma la declaración | A partir de unos dos días después de que alguien haya visto todas las diapositivas y superado el cuestionario pero aún no haya firmado la declaración, y luego cada pocos días | Un aviso de que queda un paso obligatorio —firmar la declaración— con un enlace directo a la página para firmarla. |
Cada recordatorio enlaza al destinatario directamente con su formación en el portal, en su propio idioma.
Note
Quien ya no necesita un recordatorio nunca lo recibe. Si terminas antes de la fecha límite, el correo de último aviso simplemente no se envía; en cuanto firmas la declaración, los recordatorios de firma se detienen al instante.
Por qué existe el recordatorio para firmar la declaración
Superar la comprobación de conocimientos no es la meta. Una inscripción se completa solo cuando el participante ha visto todas las diapositivas, ha superado el cuestionario y ha firmado la declaración. Es fácil aprobar el cuestionario, ver una pantalla de felicitación y dar por hecho que has terminado, así que quien se queda ahí sigue En curso y aparece como Incompleto en el registro de finalización, aun con una puntuación perfecta.
El recordatorio para firmar la declaración cierra esa brecha. Se dirige exactamente a esas personas —contenido terminado, declaración sin firmar— a partir de unos dos días después de que dejaron de dar señales, y luego cada pocos días, hasta tres veces. En cuanto firman, los recordatorios se detienen y la inscripción se marca como completada. Consulta Comprobación de conocimientos y declaración para saber cómo se registra la finalización.
Adelanto del vídeo
Cuando un programa tiene un vídeo adjunto —un clip de una diapositiva de introducción o el vídeo de la comprobación de conocimientos—, Kit incrusta una breve vista previa animada de ese vídeo en la invitación y en los recordatorios de fecha límite (el empujón y el último aviso). Es un bucle pequeño y ligero pensado para llamar la atención y dar a la gente un anticipo del contenido antes de que hagan clic. El recordatorio para firmar la declaración omite la vista previa: para entonces la persona ya lo ha visto todo y solo necesita firmar. Los programas sin ningún vídeo simplemente omiten la vista previa; los correos siguen viéndose limpios y completos.
Consulta Editar diapositivas para saber cómo adjuntar un vídeo a una diapositiva.
Escalonados para no caer en la carpeta de spam
Los recordatorios se preparan una vez al día, por la mañana. En lugar de disparar todos los correos en el mismo instante —lo que puede parecerles a los proveedores de correo un envío masivo de mensajes basura—, Kit los escalona en un goteo: cada mensaje se programa un poco después del anterior, repartidos de forma natural a lo largo de las horas siguientes. Los grupos grandes salen igualmente la misma mañana, solo que como un flujo constante en vez de una única ráfaga. No tienes que configurar nada; este escalonado es automático.
Cuándo están activos los recordatorios
Los recordatorios están habilitados por defecto en todas las cuentas, así que un programa publicado con participantes invitados empieza a hacer el seguimiento automáticamente: no hay nada que activar.
Checklist
- El programa está publicado (los programas en borrador no envían recordatorios)
- Se ha invitado a los participantes
- Hay un vídeo adjunto si quieres el adelanto en el correo (opcional)