Programación externa con Calendly
Permite que los candidatos reserven entrevistas en vivo por su cuenta en tus tipos de eventos de Calendly — una alternativa opcional, por etapa, a la programación integrada de Kit.
Por qué es importante
La programación integrada de Kit reserva entrevistas sin ninguna herramienta externa. Si tu equipo ya gestiona las entrevistas con Calendly —con tipos de eventos, enrutamiento y recordatorios ya configurados— puedes dejar que los candidatos reserven esos tipos de eventos directamente desde su portal de Kit.
Calendly es complementario y opcional. Lo activas por cada etapa de entrevista en vivo; la programación nativa de Kit sigue siendo la opción predeterminada en todo lo demás y nunca se ve afectada.
Tip
¿Cuál debería usar? Usa por defecto la programación nativa de Kit: no necesita ninguna cuenta adicional ni un plan de pago, y mantiene la disponibilidad, la detección de conflictos y los modos de equipo dentro de Kit. Recurre a Calendly solo cuando las reservas de tus entrevistadores ya vivan ahí.
Requisitos previos
La persona que conecta Calendly debe ser Owner o Admin de la organización en Calendly con un plan de pago. Kit depende de los webhooks de la organización (para cambiar automáticamente el portal del candidato a «confirmado») y de enlaces de programación de un solo uso, ambos restringidos a cuentas Owner/Admin con plan de pago. Una cuenta gratuita o de nivel miembro puede autorizar, pero la conexión queda en estado de error.
Conectas Calendly una vez por cuenta de Kit, como admin de Kit. Los entrevistadores no conectan su cuenta por separado.
Conectar Calendly
- Ve a Integraciones > Calendly
- Haz clic en Conectar Calendly
- Autoriza a Kit en la pantalla de OAuth de Calendly (leer tipos de eventos, crear enlaces de un solo uso, recibir notificaciones de reservas)
- Vuelves a Kit y se muestra Conectado
Kit registra el webhook de reservas automáticamente: no hay nada que configurar en Calendly.
Activar Calendly en una etapa
- Abre Oferta de empleo > Etapas y selecciona una etapa de entrevista en vivo
- En Configuración de la entrevista, establece Proveedor de programación en Calendly
- Elige uno de tus tipos de eventos en el campo Tipo de evento de Calendly
- Guarda
| Proveedor | Qué hacen los candidatos |
|---|---|
| Disponibilidad de Kit (predeterminado) | Eligen entre los horarios disponibles de tu equipo en el portal de Kit |
| Calendly | Reservan el tipo de evento de Calendly que seleccionaste para la etapa |
Si Calendly no está conectado, la etapa te pide que lo conectes antes de poder elegir un tipo de evento. Cambiar una etapa a Calendly deja las demás etapas intactas.
Lo que ve el candidato
En una etapa con Calendly activado, el candidato recibe una breve introducción de Kit y un botón Elija un horario que abre un enlace de Calendly de un solo uso en una pestaña nueva. Reserva con normalidad y el portal de Kit cambia a confirmado mediante el webhook, incluso si nunca regresa a la pestaña original. No se requiere cuenta de Calendly.
Una reserva de Calendly se convierte en una entrevista normal de Kit, así que las notificaciones, la cronología de la candidatura, la asignación de entrevistadores y las invitaciones de calendario se comportan exactamente igual que en las entrevistas nativas.
Reprogramar y cancelar
En las entrevistas de Calendly, el enlace Reprogramar de la pantalla de confirmación abre la propia interfaz de Calendly en una pestaña nueva: Calendly sigue siendo la fuente única de referencia. Kit escucha el webhook resultante y actualiza la entrevista en su lugar: una reprogramación mueve la entrevista existente (sin duplicados) y envía notificaciones para el nuevo horario. (Las entrevistas nativas, en cambio, se reprograman a través del selector de horarios del portal de Kit.)
Desconectar
Ve a Integraciones > Calendly y haz clic en Desconectar. Esto elimina el webhook de Calendly. Las etapas nativas nunca se ven afectadas. Las etapas de Calendly no pueden generar nuevos enlaces de reserva hasta que vuelvas a conectar.
Solución de problemas
| Problema | Causa | Solución |
|---|---|---|
| La conexión muestra un error | La cuenta que conecta no es Owner/Admin de la organización con un plan de pago, o el token expiró | Vuelve a conectar usando una cuenta Owner/Admin de Calendly con un plan de pago |
| El botón de conexión falla de inmediato | El OAuth de Calendly no está configurado en este entorno | Contacta con soporte |
| No aparecen tipos de eventos al configurar una etapa | Calendly no está conectado, o no tienes tipos de eventos | Conecta Calendly; crea un tipo de evento en Calendly |
| El portal no cambió a confirmado | El webhook de reservas no llegó a Kit | Confirma que la integración muestra Conectado; vuelve a conectar para volver a registrar el webhook |
| El candidato ve «programación no disponible» | No se pudo crear el enlace de un solo uso | Revisa la conexión y vuelve a conectar si es necesario |
Lista de comprobación rápida
- El usuario que conecta es Owner/Admin de la organización en Calendly con un plan de pago
- Conecta Calendly una vez en Integraciones > Calendly
- En una etapa de entrevista en vivo, establece el proveedor en Calendly y elige un tipo de evento
- Prueba el flujo del candidato: confirma que el portal cambia a «confirmado» después de reservar