Planowanie rozmów przez Calendly

Dlaczego warto

Wbudowane planowanie w Kit rezerwuje rozmowy bez żadnego zewnętrznego narzędzia. Jeśli twój zespół już prowadzi rozmowy przez Calendly, korzystając z gotowych typów wydarzeń, reguł kierowania i przypomnień, możesz pozwolić kandydatom rezerwować te wydarzenia bezpośrednio z portalu w Kit.

Calendly jest opcjonalnym sposobem rezerwacji. Włączasz go osobno dla każdego etapu rozmowy na żywo; pozostałe etapy nadal korzystają z dotychczasowych ustawień.

Wymagania wstępne

Calendly łącz jako właściciel (Owner) lub administrator (Admin) organizacji w Calendly. Webhooki organizacji i jednorazowe linki do rezerwacji są dostępne tylko dla tych ról.

Synchronizacja rezerwacji w czasie rzeczywistym wymaga dodatkowo płatnego planu Calendly (Standard, Teams lub Enterprise), bo opiera się na webhookach Calendly. Połączenie możesz autoryzować także na planie darmowym lub Basic. Pozostanie ono w stanie Połączono, bez błędu. Niedostępna jest wtedy automatyczna synchronizacja przez webhooki: Kit pokazuje na karcie połączenia pomarańczowy komunikat Wymaga planu Standard, a portal Kit nie pokaże automatycznie potwierdzenia rezerwacji, dopóki nie przejdziesz na wyższy plan. Rozwiązaniem jest wybór wyższego planu Calendly i ponowne sprawdzenie połączenia. Nie trzeba łączyć konta od nowa (zobacz sekcję „Rozwiązywanie problemów” poniżej).

Calendly łączysz raz na konto Kit, jako administrator Kit. Poszczególni prowadzący nie podłączają własnych kont.

Łączenie Calendly

1. Przejdź do Integracje > Calendly
2. Kliknij Połącz Calendly
3. Autoryzuj Kit na ekranie OAuth w Calendly (odczyt typów wydarzeń, tworzenie jednorazowych linków, odbieranie powiadomień o rezerwacjach)
4. Wracasz do Kit ze statusem Połączono

Kit rejestruje webhook rezerwacji automatycznie. W Calendly nie ma nic do konfigurowania.

Włączanie Calendly na etapie

1. Otwórz Ogłoszenie o pracę > Etapy i wybierz etap rozmowy na żywo
2. W sekcji Ustawienia rozmowy ustaw Narzędzie do planowania na Calendly
3. W polu Typ wydarzenia Calendly wybierz jeden ze swoich typów wydarzeń
4. Zapisz

Narzędzie	Co robi kandydat
Dostępność w Kit (domyślnie)	Wybiera spośród wolnych terminów twojego zespołu w portalu Kit
Calendly	Rezerwuje typ wydarzenia Calendly wybrany dla danego etapu

Jeśli Calendly nie jest połączone, Kit poprosi cię o połączenie, zanim będzie można wybrać typ wydarzenia. Przełączenie jednego etapu na Calendly nie wpływa na pozostałe etapy.

Co widzi kandydat

Na etapie z włączonym Calendly kandydat widzi krótkie wprowadzenie od Kit oraz przycisk Wybierz termin, który otwiera jednorazowy link Calendly w nowej karcie. Kandydat rezerwuje termin w Calendly, a po odebraniu webhooka Kit zapisuje rozmowę jako potwierdzoną. Kandydat nie musi wracać do pierwotnej karty ani zakładać konta Calendly.

Rezerwacja przez Calendly staje się zwykłą rozmową w Kit, więc powiadomienia, oś czasu aplikacji, przypisanie prowadzącego i zaproszenia kalendarzowe działają dokładnie tak samo jak przy rozmowach rezerwowanych w Kit.

Zmiana terminu i anulowanie

W rozmowach przez Calendly link Zmień termin na ekranie potwierdzenia otwiera własny interfejs Calendly w nowej karcie. Kit pobiera aktualny termin z Calendly przez webhook i od razu aktualizuje rozmowę: zmiana terminu przesuwa istniejącą rozmowę (bez duplikatu) i wysyła powiadomienia o nowym terminie. (Termin rozmowy rezerwowanej w Kit zmienia się w widoku wyboru terminów w portalu Kit.)

Odłączanie

Przejdź do Integracje > Calendly i kliknij Odłącz. To usuwa webhook Calendly. Etapy korzystające z wbudowanego planowania pozostają bez zmian. Etapy z Calendly nie będą mogły tworzyć nowych linków do rezerwacji, dopóki nie połączysz konta ponownie.

Rozwiązywanie problemów

Problem	Przyczyna	Rozwiązanie
Połączenie pokazuje czerwoną plakietkę Błąd	Zapisany token wygasł lub został cofnięty	Połącz konto Calendly ponownie
Karta pokazuje pomarańczowy komunikat Wymaga planu Standard, a status nadal wskazuje Połączono	Twój plan Calendly jest niższy niż Standard, więc webhooki i synchronizacja rezerwacji w czasie rzeczywistym są niedostępne. Samo połączenie działa poprawnie.	Wybierz wyższy plan Calendly (Standard, Teams lub Enterprise), a potem kliknij Sprawdź połączenie. Ponowne łączenie nic nie da, bo problem wynika z ograniczenia planu.
Kliknięcie Połącz Calendly od razu kończy się błędem	OAuth Calendly nie jest skonfigurowany w tym środowisku	Skontaktuj się z pomocą techniczną
Brak typów wydarzeń przy konfiguracji etapu	Calendly nie jest połączone albo nie masz żadnych typów wydarzeń	Połącz Calendly; utwórz typ wydarzenia w Calendly
Portal nie pokazuje potwierdzenia rozmowy	Webhook rezerwacji nie dotarł do Kit, często dlatego, że plan blokuje webhooki	Jeśli karta pokazuje pomarańczowy komunikat Wymaga planu Standard, wybierz wyższy plan i kliknij Sprawdź połączenie. W przeciwnym razie sprawdź, czy status wskazuje Połączono, i połącz ponownie, żeby zarejestrować webhook od nowa.
Kandydat widzi informację, że planowanie jest niedostępne	Nie udało się utworzyć jednorazowego linku	Sprawdź połączenie i w razie potrzeby połącz ponownie

W skrócie

• Łączący użytkownik jest w Calendly Owner/Admin organizacji na płatnym planie
• Połącz Calendly raz w Integracje > Calendly
• Na etapie rozmowy na żywo ustaw dostawcę planowania na Calendly i wybierz typ wydarzenia
• Przetestuj rezerwację jako kandydat i sprawdź, czy portal pokazuje potwierdzenie rozmowy po rezerwacji