Zarządzanie dostępnością

Dlaczego to ważne

Harmonogram dostępności określa, kiedy kandydaci mogą rezerwować rozmowy. Wystarczy go ustawić raz, a Kit automatycznie pokazuje kandydatom tylko wolne terminy. Zmiany można wprowadzić w dowolnym momencie. Obowiązują natychmiast dla wszystkich przyszłych rezerwacji.

Tworzenie pierwszego harmonogramu

Przejdź do Twoje konto > Dostępność i kliknij Nowy harmonogram.

Nazwa i strefa czasowa

Nadaj harmonogramowi opisową nazwę, np. „Standardowe godziny” lub „Dostępność na rozmowy”. Przy tworzeniu wielu harmonogramów czytelne nazwy ułatwią przełączanie się między nimi.

Strefa czasowa określa, jak Kit interpretuje godziny. Ustawienie 9:00 w strefie Pacific Time oznacza, że kandydaci w Nowym Jorku zobaczą 12:00. Kit przelicza godziny automatycznie.

Harmonogram domyślny

Pierwszy harmonogram jest automatycznie oznaczany jako domyślny. Przy tworzeniu kolejnych harmonogramów można wyznaczyć inny jako domyślny. Przy rezerwacji Kit wybiera aktywny harmonogram powiązany z twoim kontem, z pierwszeństwem dla domyślnego.

Godziny tygodniowe

Godziny tygodniowe określają stałe godziny dostępności. Kliknij Dodaj termin dla każdego bloku dostępnego czasu.

Ustawianie godzin

Dla każdego dnia tygodnia:

1. Wybierz dzień (poniedziałek, wtorek itd.)
2. Ustaw godzinę rozpoczęcia (np. 9:00)
3. Ustaw godzinę zakończenia (np. 17:00)
4. Kliknij Dodaj

Można dodać wiele bloków na dzień. Na przykład, jeśli przerwa obiadowa trwa od 12:00 do 13:00, utwórz dwa bloki:

• 9:00–12:00
• 13:00–17:00

Nakładające się bloki

Kit zapisuje bloki czasowe osobno i nie pozwala, by się nakładały. Przy próbie dodania bloku, który nakłada się na inny blok w tym samym dniu (na przykład 9:00-13:00, gdy istnieje już blok 12:00-17:00), Kit odrzuca zapis i pokazuje błąd „Przedział czasowy nakłada się z innym przedziałem”. Najpierw edytuj lub usuń kolidujący blok.

Bloki sąsiadujące, które stykają się dokładnie na granicy (np. 9:00-12:00 i 12:00-17:00), są dozwolone i pozostają dwoma osobnymi blokami. Kit nie scala ich w jeden. Kit wyznacza terminy osobno w każdym bloku. Jeśli rozmowa miałaby przekraczać granicę między blokami, połącz godziny w jeden blok, aby taki termin mógł się pojawić.

Kopiowanie między dniami

Kliknij Kopiuj godziny przy skonfigurowanym dniu i wybierz dni docelowe. Możesz na przykład ustawić poniedziałek, a następnie skopiować jego godziny na wtorek, środę, czwartek i piątek.

Wyłączanie dni

Aby oznaczyć dzień jako niedostępny, nie dodawaj dla niego żadnych godzin. Kandydaci nie zobaczą terminów w dniach bez skonfigurowanych godzin.

Zalecane	Niezalecane
Pozostaw sobotę/niedzielę puste, jeśli rozmowy nie odbywają się w weekendy	Dodawanie godzin 9-17 i ręczne blokowanie każdego weekendu za pomocą wyjątków
Utwórz jeden blok 9-17 na cały dzień	Niepotrzebne dzielenie dnia na bloki godzinowe (9-10, 10-11, 11-12…)
Dodaj przerwę obiadową jako lukę między dwoma blokami	Zakładanie, że kandydaci „wiedzą”, że nie należy rezerwować rozmowy w czasie twojej przerwy

Wyjątki dla dat

Wyjątki dla dat pozwalają zablokować konkretne daty lub dodać niestandardową dostępność odbiegającą od wzorca tygodniowego.

Blokowanie wolnego czasu

Aby oznaczyć datę jako niedostępną:

1. Kliknij Dodaj wyjątek
2. Wybierz datę
3. Wybierz Niedostępny
4. Opcjonalnie dodaj notatkę (niewidoczną dla kandydatów)

Zastosowania:

• Urlopy i święta
• Udział w konferencjach
• Dni z nadmiarem innych zobowiązań

Niestandardowe godziny dla konkretnych dat

Aby ustawić inne godziny dla konkretnej daty:

1. Kliknij Dodaj wyjątek
2. Wybierz datę
3. Wybierz Niestandardowe godziny
4. Dodaj bloki czasowe (tak samo jak dla godzin tygodniowych)

Zastosowania:

• Rozszerzona dostępność w kluczowych dniach rekrutacji
• Dostępność tylko przez pół dnia
• Jednorazowa dostępność poza normalnym harmonogramem

Priorytet wyjątków

Wyjątki dla dat zawsze mają pierwszeństwo przed godzinami tygodniowymi. Jeśli godziny tygodniowe wskazują 9-17, ale wyjątek na 25 grudnia oznacza ten dzień jako niedostępny, żadne terminy nie pojawią się 25 grudnia, niezależnie od wzorca tygodniowego.

Limity spotkań

Limity spotkań pozwalają zapisać maksymalną liczbę rozmów rekrutacyjnych, jakie przyjmiesz w danym okresie: dziennie, tygodniowo i miesięcznie. Chodzi o to, by kandydaci nie zapełnili całego kalendarza rozmowami jedna po drugiej.

Ustawianie limitów

Można ustawić osobne limity dzienne, tygodniowe i miesięczne:

1. Włącz okres, który chcesz ograniczyć (dzień, tydzień lub miesiąc)
2. Ustaw maksymalną liczbę rozmów dla tego okresu
3. Zapisz

Na przykład, aby zapisać limit 3 rozmów dziennie:

• Okres: dzień
• Maksymalna liczba rozmów: 3

Zapisane limity pojawiają się na stronie podsumowania harmonogramu.

Łączenie limitów

Można włączyć kilka okresów jednocześnie. Typowy schemat:

• Dziennie: maksymalnie 4 rozmowy
• Tygodniowo: maksymalnie 12 rozmów (czas na inne obowiązki)

Zapisanie kilku limitów nie zmienia obecnie dostępnych terminów.

Zalecane	Niezalecane
Ustawienie realistycznych limitów uwzględniających poziom energii	Ustawianie limitów tak wysokich, że nie mają znaczenia (np. 20 dziennie)
Regulowanie obciążenia już teraz za pomocą godzin tygodniowych i buforów	Zakładanie, że zapisane limity spotkań już blokują kandydatom rezerwacje

Bufory czasowe

Bufory zostawiają odstęp przed rozmową, po niej lub z obu stron. Możesz go wykorzystać na dojazd, przygotowanie albo przerwę.

Bufor przed rozmową

Czas blokowany przed każdą rozmową. Przy 15-minutowym buforze przed rozmową 14:00-15:00 Kit sprawdza również, czy wolny jest przedział 13:45-14:00. Nie tworzy osobnego wydarzenia na czas bufora.

Bufor po rozmowie

Czas blokowany po każdej rozmowie. Przy 15-minutowym buforze po rozmowie 14:00-15:00 Kit sprawdza również przedział 15:00-15:15.

Typowe wartości

Bufor	Zastosowanie
0 minut	Rozmowy wideo jedna po drugiej bez potrzeby przygotowania
10-15 minut	Krótka przerwa między rozmowami
30 minut	Rozmowy stacjonarne wymagające dojazdu lub szczegółowego przygotowania

Bufory zmniejszają liczbę dostępnych terminów, ponieważ Kit uwzględnia dodatkowy czas wokół każdej rozmowy. Znajdź równowagę między potrzebą oddechu a udostępnieniem kandydatom wystarczającej liczby terminów.

Okna planowania

Okna planowania kontrolują, z jakim wyprzedzeniem kandydaci mogą rezerwować terminy i ile czasu na przygotowanie jest wymagane przed rozmową.

Minimalne wyprzedzenie (w godzinach)

Najkrótszy czas między rezerwacją a rozpoczęciem rozmowy. Wartość domyślna: 24 godziny.

Jeśli kandydat sprawdza dostępność dziś o 15:00, a minimalne wyprzedzenie wynosi 24 godziny, Kit nie pokaże terminów wcześniejszych niż jutro o 15:00.

Maksymalna liczba dni do przodu

Najdalsza data, na którą kandydaci mogą rezerwować. Wartość domyślna: 60 dni.

Jeśli kandydat sprawdza dostępność 1 stycznia, a maksimum wynosi 30 dni, nie może zarezerwować niczego po 31 stycznia.

Dlaczego warto to ustawić

• Minimalne wyprzedzenie zapobiega rezerwacjom w ostatniej chwili i daje czas na przygotowanie
• Maksymalna liczba dni do przodu pozwala uniknąć rezerwacji na kilka miesięcy naprzód, gdy priorytety mogą już być inne

Zalecane	Niezalecane
Ustawienie minimalnego wyprzedzenia na co najmniej typowy czas przygotowania do spotkania	Zezwalanie na rezerwacje w tym samym dniu, chyba że przygotowanie rzeczywiście nie jest potrzebne
30-60 dni jako maksimum, aby zachować równowagę między elastycznością kandydata a możliwością planowania	Ustawianie maksimum na 365 dni, gdy nie da się przewidzieć dostępności z takim wyprzedzeniem

Wiele harmonogramów

Przy pracy na kilku kontach lub przy różnych godzinach dostępności twórz osobne harmonogramy.

Kiedy korzystać z wielu harmonogramów

• Praca konsultingowa dla kilku firm z innymi godzinami dla każdej
• Harmonogram „standardowy” i „rozszerzony” na potrzeby pilnej rekrutacji
• Eksperymentowanie z różnymi ustawieniami bez utraty bieżącej konfiguracji

Przełączanie harmonogramów

Każdy harmonogram jest automatycznie powiązany ze wszystkimi kontami. Nie wybierasz harmonogramu osobno dla etapu rozmowy. Kit korzysta z aktywnego harmonogramu powiązanego z kontem, z pierwszeństwem dla domyślnego.

Możesz mieć jeden domyślny harmonogram użytkownika. Zmiana domyślnego dotyczy twoich harmonogramów także na pozostałych kontach.

Duplikowanie harmonogramów

Aby utworzyć wariant istniejącego harmonogramu:

1. Otwórz harmonogram do skopiowania
2. Kliknij Duplikuj
3. Nadaj nową nazwę
4. Wprowadź modyfikacje

Duplikowanie kopiuje wszystkie godziny tygodniowe, wyjątki dla dat i limity spotkań. Przydatne do tworzenia wariantów sezonowych lub testowania nowych ustawień.

W skrócie

• Utwórz pierwszy harmonogram dostępności z czytelną nazwą
• Ustaw godziny tygodniowe na każdy dzień dostępności na rozmowy
• Dodaj wyjątki dla dat na nadchodzące urlopy lub święta
• Zapisz limity spotkań na przyszłość (uwaga: nie są jeszcze egzekwowane)
• Skonfiguruj bufory, jeśli potrzebny jest czas na przygotowanie między rozmowami
• Ustaw minimalne wyprzedzenie (zalecane co najmniej 24 godziny)
• Połącz Google Calendar, aby zapobiec podwójnym rezerwacjom
• Przetestuj, przeglądając widok rezerwacji kandydata w ogłoszeniu o pracę