Zarządzanie dostępnością

Dlaczego to ważne

Harmonogram dostępności kontroluje, kiedy kandydaci mogą rezerwować rozmowy. Wystarczy go ustawić raz, a Kit automatycznie pokazuje kandydatom tylko wolne terminy. Zmiany można wprowadzić w dowolnym momencie — obowiązują natychmiast dla wszystkich przyszłych rezerwacji.

Tworzenie pierwszego harmonogramu

Przejdź do Your Account > Availability i kliknij New Schedule.

Nazwa i strefa czasowa

Nadaj harmonogramowi opisową nazwę, np. „Standardowe godziny” lub „Dostępność na rozmowy”. Przy tworzeniu wielu harmonogramów czytelne nazwy ułatwią przełączanie się między nimi.

Strefa czasowa określa, jak Kit interpretuje godziny. Ustawienie 9:00 w strefie Pacific Time oznacza, że kandydaci w Nowym Jorku zobaczą 12:00. Kit przelicza godziny automatycznie.

Harmonogram domyślny

Pierwszy harmonogram jest automatycznie oznaczany jako domyślny. Przy tworzeniu kolejnych harmonogramów można wyznaczyć inny jako domyślny. Harmonogram domyślny jest używany po dodaniu do etapu rozmowy, chyba że jawnie wybrano inny.

Godziny tygodniowe

Godziny tygodniowe definiują regularny wzorzec dostępności. Kliknij Add Hours dla każdego bloku dostępnego czasu.

Ustawianie godzin

Dla każdego dnia tygodnia:

1. Wybierz dzień (poniedziałek, wtorek itd.)
2. Ustaw godzinę rozpoczęcia (np. 9:00)
3. Ustaw godzinę zakończenia (np. 17:00)
4. Kliknij Add

Można dodać wiele bloków na dzień. Na przykład, jeśli przerwa obiadowa trwa od 12:00 do 13:00, utwórz dwa bloki:

• 9:00 - 12:00
• 13:00 - 17:00

Nakładające się bloki

Kit trzyma bloki czasowe osobno i nie pozwala, by się nakładały. Przy próbie dodania bloku, który nakłada się na inny blok w tym samym dniu — na przykład 9:00-13:00, gdy istnieje już blok 12:00-17:00 — Kit odrzuca zapis i pokazuje błąd „Przedział czasowy nakłada się z innym przedziałem”. Najpierw edytuj lub usuń kolidujący blok.

Bloki sąsiadujące, które stykają się dokładnie na granicy (np. 9:00-12:00 i 12:00-17:00), są dozwolone i pozostają dwoma osobnymi blokami — Kit nie scala ich w jeden. Kandydaci w obu przypadkach widzą tę samą ciągłą dostępność, więc nie trzeba łączyć ich ręcznie.

Kopiowanie między dniami

Użyj rozwijanej listy Copy from, aby skopiować godziny z innego dnia. Typowy schemat: ustaw godziny dla poniedziałku, a następnie skopiuj na wtorek do piątku.

Wyłączanie dni

Aby oznaczyć dzień jako niedostępny, nie dodawaj dla niego żadnych godzin. Kandydaci nie zobaczą terminów w dniach bez skonfigurowanych godzin.

Zalecane	Niezalecane
Pozostaw sobotę/niedzielę puste, jeśli rozmowy nie odbywają się w weekendy	Dodawanie godzin 9-17 i ręczne blokowanie każdego weekendu wyjątkami dat
Utwórz jeden blok 9-17 na cały dzień	Tworzenie bloków godzinowych (9-10, 10-11, 11-12…) — zbyt skomplikowane
Dodaj przerwę obiadową jako lukę między dwoma blokami	Zakładanie, że kandydaci „wiedzą”, by nie rezerwować w porze lunchu

Wyjątki dla dat

Wyjątki dla dat pozwalają zablokować konkretne daty lub dodać niestandardową dostępność odbiegającą od wzorca tygodniowego.

Blokowanie wolnego czasu

Aby oznaczyć datę jako niedostępną:

1. Kliknij Add Override
2. Wybierz datę
3. Wybierz Unavailable
4. Opcjonalnie dodaj notatkę (niewidoczną dla kandydatów)

Zastosowania:

• Urlopy i święta
• Udział w konferencjach
• Dni z nadmiarem innych zobowiązań

Niestandardowe godziny dla konkretnych dat

Aby ustawić inne godziny dla konkretnej daty:

1. Kliknij Add Override
2. Wybierz datę
3. Wybierz Custom Hours
4. Dodaj bloki czasowe (tak samo jak dla godzin tygodniowych)

Zastosowania:

• Rozszerzona dostępność w kluczowych dniach rekrutacji
• Skrócone godziny w dni połówkowe
• Jednorazowa dostępność poza normalnym harmonogramem

Priorytet wyjątków

Wyjątki dla dat zawsze mają pierwszeństwo przed godzinami tygodniowymi. Jeśli godziny tygodniowe wskazują 9-17, ale wyjątek na 25 grudnia oznacza ten dzień jako niedostępny, żadne terminy nie pojawią się 25 grudnia, niezależnie od wzorca tygodniowego.

Limity spotkań

Limity spotkań pozwalają zapisać maksymalną liczbę rozmów rekrutacyjnych, jakie przyjmiesz w danym okresie — dziennie, tygodniowo i miesięcznie. Chodzi o to, by kandydaci nie zapełnili całego kalendarza rozmowami jedna po drugiej.

Ustawianie limitów

Można ustawić limit dla każdego okresu — dziennie, tygodniowo i miesięcznie:

1. Włącz okres, który chcesz ograniczyć (dzień, tydzień lub miesiąc)
2. Ustaw maksymalną liczbę rozmów dla tego okresu
3. Zapisz

Na przykład, aby zapisać limit 3 rozmów dziennie:

• Okres: dzień
• Maksymalna liczba rozmów: 3

Zapisane limity pojawiają się na stronie podsumowania harmonogramu.

Łączenie limitów

Można włączyć kilka okresów jednocześnie. Typowy schemat:

• Dziennie: maksymalnie 4 rozmowy
• Tygodniowo: maksymalnie 12 rozmów (czas na inne obowiązki)

Gdy egzekwowanie zostanie uruchomione, wszystkie włączone okresy będą obowiązywać łącznie.

Zalecane	Niezalecane
Ustawienie realistycznych limitów uwzględniających poziom energii	Ustawianie limitów tak wysokich, że nie mają znaczenia (np. 20 dziennie)
Regulowanie obciążenia już teraz za pomocą godzin tygodniowych i buforów	Zakładanie, że zapisane limity spotkań już blokują kandydatom rezerwacje

Bufory czasowe

Bufory dodają odstęp przed i/lub po rozmowach. Służą do uwzględnienia czasu na dojazd, przygotowanie lub zmianę kontekstu.

Bufor przed rozmową

Czas blokowany przed każdą rozmową. Przy ustawieniu 15-minutowego bufora i rezerwacji kandydata na 14:00-15:00, Kit zablokuje również 13:45-14:00 w kalendarzu.

Bufor po rozmowie

Czas blokowany po każdej rozmowie. Przy ustawieniu 15-minutowego bufora i rezerwacji kandydata na 14:00-15:00, Kit zablokuje również 15:00-15:15.

Typowe wartości

Bufor	Zastosowanie
0 minut	Rozmowy wideo jedna po drugiej bez potrzeby przygotowania
10-15 minut	Krótki czas na zmianę kontekstu
30 minut	Rozmowy stacjonarne wymagające dojazdu lub szczegółowego przygotowania

Bufory zmniejszają liczbę dostępnych terminów, ponieważ Kit rezerwuje dodatkowy czas wokół każdej rozmowy. Warto znaleźć równowagę między potrzebą oddechu a udostępnieniem kandydatom wystarczającej liczby terminów.

Okna planowania

Okna planowania kontrolują, z jakim wyprzedzeniem kandydaci mogą rezerwować terminy i ile czasu na przygotowanie jest wymagane przed rozmową.

Minimalne wyprzedzenie (w godzinach)

Najkrótszy czas między rezerwacją a rozpoczęciem rozmowy. Wartość domyślna: 24 godziny.

Jeśli kandydat próbuje zarezerwować termin „dziś o 15:00”, a minimalne wyprzedzenie wynosi 24 godziny, Kit nie pokaże żadnych terminów wcześniejszych niż jutrzejsza 15:00.

Maksymalna liczba dni do przodu

Najdalsza data, na którą kandydaci mogą rezerwować. Wartość domyślna: 60 dni.

Jeśli kandydat sprawdza dostępność 1 stycznia, a maksimum wynosi 30 dni, nie może zarezerwować niczego po 31 stycznia.

Dlaczego warto to ustawić

• Minimalne wyprzedzenie zapobiega rezerwacjom w ostatniej chwili i daje czas na przygotowanie
• Maksymalna liczba dni do przodu zachowuje elastyczność kalendarza — bez zobowiązań na rozmowy za kilka miesięcy, gdy priorytety mogą się zmienić

Zalecane	Niezalecane
Ustawienie minimalnego wyprzedzenia na co najmniej typowy czas przygotowania do spotkania	Zezwalanie na rezerwacje w tym samym dniu, chyba że przygotowanie rzeczywiście nie jest potrzebne
30-60 dni jako maksimum, aby zachować równowagę między elastycznością kandydata a możliwością planowania	Ustawianie maksimum na 365 dni — zbyt duża niepewność przy tak odległym horyzoncie

Wiele harmonogramów

Przy pracy na kilku kontach lub przy bardzo różnych wzorcach dostępności warto tworzyć wiele harmonogramów.

Kiedy korzystać z wielu harmonogramów

• Praca konsultingowa dla kilku firm z innymi godzinami dla każdej
• Harmonogram „standardowy” i „rozszerzony” na potrzeby pilnej rekrutacji
• Eksperymentowanie z różnymi ustawieniami bez utraty bieżącej konfiguracji

Przełączanie harmonogramów

Każdy harmonogram jest automatycznie powiązany ze wszystkimi kontami. Przy konfiguracji etapu rozmowy można wybrać, który harmonogram ma być używany.

Tylko jeden harmonogram na konto może być oznaczony jako domyślny. Domyślny jest używany po dodaniu do etapu bez jawnego wyboru harmonogramu.

Duplikowanie harmonogramów

Aby utworzyć wariant istniejącego harmonogramu:

1. Otwórz harmonogram do skopiowania
2. Kliknij Duplicate
3. Nadaj nową nazwę
4. Wprowadź modyfikacje

Duplikowanie kopiuje wszystkie godziny tygodniowe, wyjątki dla dat i limity spotkań. Przydatne do tworzenia wariantów sezonowych lub testowania nowych ustawień.

W skrócie

• Utwórz pierwszy harmonogram dostępności z czytelną nazwą
• Ustaw godziny tygodniowe na każdy dzień dostępności na rozmowy
• Dodaj wyjątki dla dat na nadchodzące urlopy lub święta
• Zapisz limity spotkań na przyszłość (uwaga: nie są jeszcze egzekwowane)
• Skonfiguruj bufory, jeśli potrzebny jest czas na przygotowanie między rozmowami
• Ustaw minimalne wyprzedzenie (zalecane co najmniej 24 godziny)
• Połącz Google Calendar, aby zapobiec podwójnym rezerwacjom
• Przetestuj, przeglądając widok rezerwacji kandydata w ogłoszeniu o pracę