Zadania szkoleniowe w Vanta

Dlaczego warto

Vanta śledzi szkolenie z bezpieczeństwa jako zadanie personelu i co roku otwiera je ponownie. Kit nie przesyła ukończeń do Vanta, więc Vanta traktuje Kit jako źródło szkolenia typu Custom. Vanta przypisuje szkolenie każdej osobie, a potem prosi ją o przesłanie dowodu ukończenia. Tym dowodem jest certyfikat ukończenia z Kit.

Krok	Gdzie	Kto
Opublikuj program, zaproś uczestników	Kit	Administrator szkoleń
Ustaw Kit jako szkolenie Custom	Vanta	Administrator Vanta
Ukończ szkolenie, pobierz certyfikat	Portal Kit	Pracownik
Prześlij certyfikat, kliknij Submit	Vanta	Pracownik albo administrator w jego imieniu
Wyeksportuj rejestr ukończeń	Kit	Administrator szkoleń

1. Przygotuj program w Kit

1. Opublikuj program. Zaproszenia działają tylko dla opublikowanego programu.

2. Zapraszaj na adresy e-mail z Vanta. Do portalu zaloguje się tylko zaproszony adres, więc użyj tego samego e-maila, który każda osoba ma w Vanta. Ktoś, kto wejdzie z linku Vanta z niezaproszonym adresem, zobaczy komunikat o wysłanym linku, ale żaden nie dotrze. Dodaj też ID pracownika: trafi do eksportu rejestru. Zobacz Uczestnicy, ukończenie i ponowna certyfikacja.

3. Wpisz kolejny krok do portalu. Na stronie programu otwórz Treść portalu i uzupełnij Wiadomość po ukończeniu. Uczestnicy widzą ją tuż nad przyciskiem Pobierz certyfikat:

   Pobierz poniżej swój certyfikat, a potem prześlij go do zadania szkoleniowego w Vanta pod adresem app.vanta.com/onboarding i kliknij Submit.

   Konta Vanta w UE i Australii używają app.eu.vanta.com i app.aus.vanta.com.

2. Wskaż Vanta portal Kit

W Vanta, jako administrator:

1. Przejdź do Personnel → People → Groups i otwórz grupę. Każdy należy do grupy domyślnej.
2. W zakładce Tasks kliknij Trainings.
3. W Manage trainings włącz kategorię szkolenia.
4. Wybierz Custom (w nowszych kontach Custom training), kliknij Add training i wybierz Custom training.
5. Wpisz adres URL https://startupkit.app/training/portal/login oraz instrukcję, na przykład: „Ukończ szkolenie w Kit, pobierz certyfikat ze strony ukończenia, prześlij tutaj PDF i kliknij Submit.”
6. Zapisz. Nowsze konta pytają dwa razy: Save w oknie modalnym, potem Save na stronie grupy i potwierdzenie przeglądu.

Szablon Kit	Kategoria szkolenia w Vanta
SOC 2, ISO 27001	General security awareness
HIPAA	HIPAA
GDPR	GDPR

3. Co robi każda osoba

1. Otwiera zadanie szkoleniowe w Vanta w sekcji My security tasks i przechodzi z linku do Kit.
2. Loguje się magic linkiem albo przez Google, kończy szkolenie i podpisuje oświadczenie.
3. Klika Pobierz certyfikat na stronie ukończenia.
4. Przesyła PDF do zadania w Vanta i klika Submit.

Certyfikat zawiera imię i nazwisko, program i jego wersję, datę ukończenia, wynik sprawdzianu wiedzy, sposób weryfikacji tożsamości, podpisane oświadczenie oraz identyfikator zapisu dowodowego tcr_…, który audytor może prześledzić z powrotem do Kit.

Osoby bez loginu do Vanta. Przesyłanie pliku wymaga w Vanta roli Employee. Dla osoby, która jej nie ma, pobierz certyfikat akcją Certyfikat przy jej wierszu na stronie Rejestr ukończeń, a potem prześlij go z jej profilu na stronie People w Vanta.

4. Zachowaj rejestr na audyt

Certyfikaty zamykają pojedyncze zadania. Rejestr dowodzi ukończenia przez wszystkich uczestników. Na stronie Rejestr ukończeń programu kliknij Eksportuj CSV, żeby dostać siedem kolumn szkoleniowych Vanta, albo Eksportuj PDF, żeby dostać firmowy rejestr. Dołącz go do dowodów szkolenia z bezpieczeństwa w Vanta albo przekaż wprost audytorowi.

Po rocznym cyklu każda osoba pojawia się w eksporcie dwa razy: w ukończonym wierszu z zeszłego roku i w otwartym wierszu z tego roku. To historia, nie duplikat.

Ponowna certyfikacja i przypomnienia

Oba narzędzia otwierają szkolenie ponownie rok po ostatnim ukończeniu. Kit zaprasza osobę do nowego cyklu, Vanta otwiera jej zadanie. Nowy certyfikat ma nową datę, więc cały przebieg powtarza się bez zmian.

Każde narzędzie wysyła własne przypomnienia. Przypomnienia Kit ustają, gdy osoba skończy szkolenie w Kit; przypomnienia Vanta, gdy prześle certyfikat. Wiadomość po ukończeniu, która od razu prosi o przesłanie pliku, nie pozwala tym dwóm stanom się rozjechać.

W skrócie

• Program opublikowany; uczestnicy zaproszeni na adresy e-mail używane w Vanta
• Wiadomość po ukończeniu mówi, żeby przesłać certyfikat do Vanta
• Grupa w Vanta ma kategorię ustawioną na Custom z adresem URL portalu Kit
• Jedna osoba przetestowała całość: zadanie w Vanta → szkolenie w Kit → certyfikat → Submit
• Rejestr wyeksportowany przed terminem audytu