Prowadzenie weryfikacji referencji

Zanim kandydat trafi na ten etap

Użyj etapu reference_check z włączonym zbieraniem referencji. Ustaw wymagany próg ukończonych odpowiedzi od jednej do pięciu i zdecyduj, czy co najmniej jedna wskazana osoba musi być przełożonym. Domyślnie wymagane są dwie ukończone odpowiedzi, w tym jedna od przełożonego.

Opis etapu powinien wyjaśniać kandydatowi, po co zbierasz referencje i kiedy zespół zamierza z nich skorzystać. Kandydat przed wyrażeniem zgody zobaczy też dokładny zestaw pytań.

Klucze etapu opisuje Konfiguracja szablonu procesu.

Wskazanie osób i zgoda kandydata

Gdy kandydat wejdzie na etap, jego portal pokaże przycisk Podaj referencje. Kandydat wpisuje imię i nazwisko oraz e-mail każdej osoby referencyjnej, relację zawodową, poziom stażu, czas wspólnej pracy, a opcjonalnie także stanowisko i firmę.

Przed wysłaniem Kit wymaga potwierdzenia, że każda osoba zgodziła się na kontakt, oraz zgody na zadanie wyświetlonego zestawu pytań. Kit zapisuje treść zgody, czas, kontekst prośby i wersję zestawu pytań. Dane kontaktowe osób referencyjnych są szyfrowane. Tymczasowa kopia wskazania jest usuwana po utworzeniu osobnych próśb.

Kandydat musi wskazać co najmniej tyle osób, ile wynosi próg odpowiedzi, i nie więcej niż sześć. Jeśli konfiguracja tego wymaga, co najmniej jedna osoba musi być przełożonym. System odrzuca duplikat i ponowną aktywną prośbę do tej samej osoby.

Wysyłanie próśb

Otwórz aplikację kandydata i wybierz Wyślij prośby o referencje. Kit wysyła każdej osobie wskazanej przez kandydata osobny link o ograniczonym zakresie i zapisuje stan dostarczenia. Zależnie od ustawień etapu i zweryfikowanego nadawcy używa adresu konta do referencji albo adresu platformy. Wskazania kandydata nie tworzą ręcznej prośby, którą trzeba samodzielnie skopiować i wysłać.

Sprawdź odbiorców przed wysłaniem. Link dla osoby referencyjnej daje dostęp do jednej prośby. Nie wklejaj go do wspólnej notatki o kandydacie ani nie przekazuj innej osobie.

Co widzi osoba referencyjna

Prośba podaje kandydata, firmę i stanowisko. Osoba referencyjna może sprawdzić zakres zgody kandydata, odpowiedzieć na krótkie pytanie o ponowne zatrudnienie i porównanie, udzielić odpowiedzi pisemnych albo odmówić bez podawania powodu. Kit nigdy nie prosi o hasło, plik ani dane płatności.

Linki wygasają 21 dni po utworzeniu prośby. Codzienne zadanie może wysłać maksymalnie dwa przypomnienia w odstępie co najmniej pięciu dni. Prośby ukończone, odrzucone, niedostarczone lub wygasłe nie otrzymują automatycznych przypomnień.

Szybka odpowiedź z e-maila pozostaje tymczasowa, dopóki osoba nie potwierdzi pełnej odpowiedzi. Jeśli automatyczny skaner linków albo sprzeczne kliknięcia sprawiają, że wybór jest niejednoznaczny, Kit usuwa go i prosi o odpowiedź w formularzu.

Ocena wyniku

Panel referencji w aplikacji pokazuje relację i czas wspólnej pracy, odpowiedź dotyczącą ponownego zatrudnienia, kanał odpowiedzi oraz stan: oczekujący, tymczasowy, odmowa, błąd dostarczenia lub wygaśnięcie. Po osiągnięciu progu odpowiedzi pokazuje też znaczniki porównania i ostrzeżenie o rozbieżności. Pisemne odpowiedzi z formularza są przechowywane, ale obecnie nie są wyświetlane w tym panelu. Kandydat widzi jedynie, czy każda osoba odpowiedziała.

Weryfikacja referencji kończy się dopiero wtedy, gdy liczba w pełni ukończonych odpowiedzi osiągnie skonfigurowany próg. Samo wskazanie osoby ani tymczasowe kliknięcie nie są liczone. Traktuj wynik jako jedno ze źródeł. Kit sygnalizuje rozbieżność i ostrzega, gdy mała liczba odpowiedzi osłabia wartość zbiorczą.

Sytuacje wyjątkowe

• Brak odpowiedzi: poczekaj na rozłożone w czasie przypomnienia albo skontaktuj się zwykłym kanałem.
• Błąd dostarczenia lub wygaśnięcie: Kit nie może zastąpić ani ponownie otworzyć wysłanego zestawu wskazań. Skontaktuj się z kandydatem poza Kit i zapisz wyjątek w aplikacji. Nie używaj martwego linku.
• Odmowa: Kit zatrzymuje przypomnienia, ale po wysłaniu zestawu nie może dodać zastępstwa. Skontaktuj się z kandydatem poza Kit i zapisz wyjątek. Nie używaj odrzuconej prośby ponownie.
• Nieprawidłowy zakres pytań: nie korzystaj ponownie ze zgody na wcześniejszą prośbę. Kit obecnie nie potrafi wystawić poprawionej prośby po wysłaniu. Obsłuż wyjątek poza Kit zgodnie z zatwierdzonym procesem.

Checklist

• Włącz zbieranie referencji i wybierz próg odpowiedzi
• Potwierdź, czy wymagana jest referencja od przełożonego
• Sprawdź opis dla kandydata i wyświetlane pytania
• Przed wysłaniem sprawdź adresy osób referencyjnych
• Monitoruj stany próśb i problemy z dostarczeniem w panelu aplikacji
• Oceń dostępne odpowiedzi o ponownym zatrudnieniu, znaczniki porównania i ostrzeżenie o rozbieżności